Einrichtung der Online-Fernbeglaubigung: Ein klarer Leitfaden für Notare und Kanzleien

Die Einrichtung einer gesetzeskonformen Online-Notarisierungspraxis erfordert die Bestätigung, dass Ihr Bundesland Online-Notarisierungen zulässt, die Auswahl einer Plattform, die den Anforderungen Ihres Bundeslandes hinsichtlich Identitätsprüfung und Dokumentation entspricht, die Einrichtung eines sicheren Arbeitsablaufs von der Auftragsannahme bis zur Dateneingabe sowie die Durchführung umfassender Tests vor der ersten Live-Unterzeichnung. Das Auslassen eines dieser Schritte kann zur Ablehnung von Beglaubigungen, Bürgschaftsansprüchen oder zur Suspendierung der Zulassung führen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung von der Lizenzierung bis zu Ihrer ersten Live-Sitzung.

Was ist Online-Fernbeglaubigung und warum ist RIN veraltet?

Die Online-Beglaubigung (RON) ist ein notarieller Akt, der in einer interaktiven audiovisuellen Live-Sitzung durchgeführt wird. Der Notar überprüft die Identität des Unterzeichners, versieht ihn mit einer elektronischen Signatur und einem Siegel, die durch ein digitales Zertifikat geschützt sind, und erstellt einen fälschungssicheren Nachweis der Transaktion. Im Gegensatz zur persönlichen elektronischen Beglaubigung (IPEN), bei der sich Unterzeichner und Notar am selben Ort befinden müssen, ist für die Online-Beglaubigung kein gemeinsamer Raum erforderlich.

Die Fernbeglaubigung mit Tinte (RIN) funktioniert anders. Bei der RIN verbinden sich Notar und Unterzeichner per Video, der Unterzeichner druckt das Dokument jedoch aus, unterschreibt es mit Tinte und sendet es per Post oder liefert es persönlich aus. RIN war während der Pandemie in Bundesstaaten ohne dauerhafte Gesetze zur Fernbeglaubigung mit Tinte (RON) als vorübergehende Maßnahme zulässig.

Vergewissern Sie sich vor dem Fortfahren, dass Ihr Bundesstaat RON zulässt.

Prüfen Sie vor der Auswahl einer Plattform die RON-Gesetzgebung und die zugehörigen Kommissionszusätze Ihres Bundesstaates. RON-Anforderungen, Listen zugelassener Technologien und Gebührenobergrenzen variieren, daher lassen sich für einen Bundesstaat entwickelte Arbeitsabläufe möglicherweise nicht auf andere Bundesstaaten übertragen.

Laut derNational Association of Secretaries of State haben Alabama, Georgia, Mississippi und South Carolina noch keine dauerhaften Gesetze zur Online-Notarisierung (RON) erlassen. Kalifornien verabschiedete 2023 ein entsprechendes Gesetz (SB 696), dessen vollständige Umsetzung jedoch erst für den 1. Januar 2030 geplant ist. Notare in Kalifornien sollten sich daher an den Zeitplan des jeweiligen Staatssekretärs halten und nicht von einer uneingeschränkten Verfügbarkeit ausgehen.

Da die Regelungen der einzelnen Bundesstaaten unterschiedlich sind, sollten Sie die Anforderungen eines einzelnen Bundesstaates nicht als Vorlage verwenden. Beginnen Sie mit dem NASS-Verzeichnis und konsultieren Sie anschließend die Gesetze und Verwaltungsvorschriften Ihres Bundesstaates, wie beispielsweise die Florida Statutes oder die RON-Bestimmungen von Virginia. Bevor Sie in eine Plattform investieren, sollten Sie diese fünf Punkte überprüfen:

• Notwendigkeit einer separaten RON-Registrierung oder eines Zusatzes über die Standardkommission hinaus.
• Staatliche Anforderungen an RON-spezifische Schulungen oder Prüfungen.
• Ob Ihr Bundesstaat eine Liste zugelassener Technologieanbieter führt oder Plattformen zulässt, die gesetzliche Kriterien erfüllen.
• Die Höhe der Bürgschaft und der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sowie die Frage, ob Ihre aktuelle Bürgschaft auch RON-Handlungen abdeckt.
• Gebührenobergrenzen und Regelungen für Technologie- oder Komfortzuschläge.

Diese Angaben basieren auf Landesgesetzen oder behördlichen Richtlinien, darunter die texanischen Vorschriften zur Online-Notarisierung und das eNotarprogramm von Arizona . Bitte prüfen Sie die Bestimmungen Ihres Bundesstaates, bevor Sie Gebühren oder Aufbewahrungsfristen festlegen.

Wählen Sie eine Plattform, die die RON-Anforderungen Ihres Bundesstaates erfüllt.

Eine konforme Plattform bietet mehr als nur die Möglichkeit zur Online-Unterzeichnung. Sie muss die von Ihrem Bundesland geforderten Dokumente und Aufzeichnungen generieren, die für Audits oder rechtliche Auseinandersetzungen geeignet sind. Bewerten Sie Anbieter anhand einer festen Checkliste, nicht anhand von Verkaufsdemonstrationen.

Bitten Sie Anbieter, jede Funktion explizit dem entsprechenden Gesetz zuzuordnen. Prüfen Sie die von der National Notary Association (NAA) gelisteten Plattformen. Wenn Sie Hypothekendokumente bearbeiten, vergewissern Sie sich, dass die MISMO-RON-Zertifizierung aktuell ist. Bestätigen Sie den Zertifizierungsstatus bei den Anbietern, da die MISMO-Liste häufig aktualisiert wird. Falls Ihr Bundesstaat, wie beispielsweise Michigan oder Wisconsin, eine Liste zugelassener Anbieter führt, sind Ihre Auswahlmöglichkeiten auf diese Liste beschränkt.

Identitätsprüfung und Verbesserung der Benutzererfahrung

Die meisten Gesetze zur elektronischen Identitätsprüfung (RON) verlangen eine mehrstufige Identitätsprüfung: die Analyse eines amtlichen Ausweises, die Überprüfung der Identitätsnachweise (KBA) sowie eine audiovisuelle Live-Sitzung zum visuellen Vergleich. Florida schreibt die Vorlage eines amtlichen Ausweises per Fernzugriff mit anschließender Analyse der Identitätsnachweise und KBA vor; Texas, Virginia, Washington und Arizona verwenden ähnliche Standards. Virginia und Washington akzeptieren alternativ auch persönliche Kenntnisse oder glaubwürdige Zeugen.

KBA generiert Identitätsfragen aus öffentlichen und privaten Datenquellen. Unterzeichner müssen diese innerhalb einer festgelegten Anzahl von Versuchen korrekt beantworten. Die Bestehensgrenzen variieren je nach Bundesland; konsultieren Sie die Compliance-Dokumentation Ihrer Plattform. Schlägt die Überprüfung der Anmeldeinformationen oder die KBA fehl, erlauben Gesetze häufig die Verwendung persönlicher Kenntnisse oder glaubwürdiger Zeugen, sofern dies zulässig ist.

Reduzieren Sie Fehler, indem Sie Klienten vor den Sitzungen mithilfe einer Checkliste vorbereiten:

• Halten Sie einen gültigen, von einer Behörde ausgestellten Lichtbildausweis bereit, der unbeschädigt ist.
• Nehmen Sie aus einem ruhigen, gut beleuchteten Raum mit stabiler Internetverbindung teil.
• Verwenden Sie ein Gerät mit funktionierender Kamera und Mikrofon; vermeiden Sie öffentliche WLAN-Netze.
• Halten Sie ein Telefon oder ein Ersatzgerät bereit, falls der KBA-Link erneut gesendet werden muss.
• Informieren Sie sich über das zu unterzeichnende Dokument und sorgen Sie dafür, dass alle Mitunterzeichner rechtzeitig zur Sitzung bereit sind.

Sie können Terminerinnerungen mithilfe Ihres Terminbestätigungssystems automatisieren. Erfahren Sie, wie ein dedizierter E-Mail- und Postausgangs-Workflow für einheitliche Checklisten sorgt.

Konfigurieren Sie Hardware, Arbeitsbereich und Netzwerk für zuverlässige Sitzungen

Abgebrochene Sitzungen oder schlecht aufgelöste Ausweisbilder können die Gültigkeit von Beglaubigungen beeinträchtigen. Behandeln Sie Ihre Technik als Compliance-Infrastruktur. Verwenden Sie mindestens eine 1080p-HD-Webcam, ein Headset oder ein externes Mikrofon zur Geräuschreduzierung sowie eine Frontbeleuchtung, die alle Teilnehmer gut sichtbar macht.

Sorgen Sie für einen schlichten, aufgeräumten Hintergrund, um Verwechslungen bezüglich des Beurkundungsortes zu vermeiden. Bevorzugen Sie eine kabelgebundene Ethernet-Verbindung gegenüber WLAN und halten Sie eine Backup-Lösung wie einen mobilen Hotspot bereit, um Verbindungsabbrüche zu verhindern. Testen Sie vor jeder Sitzung Kamera, Audio und Plattformverbindung und stellen Sie sicher, dass ausreichend Speicherplatz für die Aufnahmen vorhanden ist. Eine einfache unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) verhindert Datenverlust bei Stromausfällen. Notariatskanzleien mit mehreren Notaren sollten ihre Ausrüstung und Verfahren standardisieren, um Sicherheitslücken bei Audits zu vermeiden.

Gewährleisten Sie Sicherheit, Datenschutz und ordnungsgemäße Dokumentation

Alle Aufzeichnungen, Protokolle und Ausweisdokumente müssen während der Speicherung und Übertragung verschlüsselt werden. Der Zugriff ist ausschließlich autorisierten Personen zu gewähren. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist für Plattformkonten, E-Mails und Cloud-Speicher zu aktivieren.

Halten Sie die Betriebssysteme auf dem neuesten Stand und aktivieren Sie die vollständige Festplattenverschlüsselung auf den Arbeitsstationen. Erstellen Sie automatische Backups von Journalen und Aufzeichnungen getrennt von den Hauptgeräten.

Ihr elektronisches Journal sollte folgende Datenpunkte pro Beglaubigung erfassen:

• Datum, Uhrzeit und Zeitzone
• Art der notariellen Handlung
• Dokumenttitel oder -beschreibung
• Name und Identifikationsart des Unterzeichners
• Verwendete Methode zur Identitätsprüfung (Analysierung von Qualifikationsnachweisen, Wissensbasierte Analyse, persönliche Kenntnisse, glaubwürdige Zeugen)
• Gebühr wird erhoben
• Plattform-Sitzungs-ID und Aufzeichnungsreferenz
• Anmerkungen zu Unregelmäßigkeiten oder Ablehnungen

Bewahren Sie Aufzeichnungen und Tagebucheinträge gemäß den jeweiligen Landesgesetzen auf (z. B. fünf Jahre in Texas, zehn Jahre in Florida). Stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform beides zusammen für behördliche oder gerichtliche Anfragen exportieren kann. Entwickeln Sie einen kurzen Notfallplan, der Benachrichtigungsverfahren, Fristen und Maßnahmen zur Beweissicherung im Falle von Geräteverlust oder Vorladungen festlegt. Nutzen Sie ein strukturiertes Tagebuch und Sitzungsprotokoll, um die Reaktionszeiten zu verkürzen.

Erstellen Sie einen wiederholbaren, durchgängigen Sitzungsworkflow.

Einheitliche Arbeitsabläufe gewährleisten Compliance und Effizienz, unabhängig davon, ob es sich um einen Einzelunterzeichner oder einen Mehrparteienabschluss handelt. Schulen Sie jeden Notar darin, die gleiche Abfolge einzuhalten:

1. Buchung und Vorabprüfungen: Angaben zum Unterzeichner, Dokumenttyp und Zeitzone erfassen; Checkliste für die Vorbereitung und Einwilligungserklärung vorab versenden.
2. Dokumentenprüfung Prüfen Sie, ob die Dokumente vollständig sind, für die elektronische Signatur formatiert sind und nicht durch Landesrecht ausgeschlossen sind.
3. Erfassung von Ausweisdokumenten und Einholung der Einwilligung: Vor der eigentlichen Beglaubigung werden amtliche Ausweisdokumente zur Überprüfung der Berechtigung erfasst und die Einwilligung zum RON-Verfahren schriftlich eingeholt.
4. Technischer Vorflugcheck: Vor Beginn der Aufnahme die Audio-, Video- und Internetverbindungsqualität aller Teilnehmer überprüfen.
5. Live-Sitzung: Führen Sie KBA durch, bestätigen Sie die Identität visuell, nehmen Sie Eide ab und bezeugen Sie Unterschriften in Echtzeit.
6. Elektronische Signatur, elektronisches Siegel und Abschluss: Bringen Sie die digitale Zertifikatssignatur und das Siegel an und sperren Sie das Dokument anschließend in einen manipulationssicheren Zustand.
7. Ausfertigungen und Journaleinträge erstellen. Beglaubigte Kopien versenden, vollständige Journaleinträge erstellen und die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Speicherung der Aufzeichnungen bestätigen.
8. Zahlung und Quittung Gebühren innerhalb der staatlichen Grenzen einziehen und detaillierte Quittungen ausstellen.

Bei Sitzungen mit mehreren Unterzeichnern oder Zeugen sollten alle in einem Anruf zusammengeführt, die Identität jeder Person separat überprüft und die Reihenfolge der Unterschriften protokolliert werden. Stammkunden können die E-Mails zur Vorabprüfung nach erfolgter Identitätsprüfung und Geräteeinrichtung überspringen, müssen aber weiterhin die Wissensdatenbank- und Berechtigungsprüfung für neue Dokumente durchführen.

Die Einwilligungserklärung sollte festhalten, dass der Unterzeichner der Fernteilnahme zustimmt, die Aufzeichnung der Sitzung versteht und der elektronischen Signatur und Siegelung zustimmt. Passen Sie diese Formulierung mit einem Rechtsanwalt an; sie stellt keine formelle Rechtsberatung dar.

Richtlinien festlegen, Gebühren verwalten und Risiken reduzieren

Erstellen Sie schriftliche Richtlinien, bevor Sie Buchungen annehmen. Definieren Sie akzeptable Dokumente, Ablehnungsgründe, den Umgang mit fehlgeschlagenen KBA- oder Berechtigungsprüfungen, Umbuchungen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen über die gesetzlichen Mindestfristen hinaus.

Die Gebühren sollten maximal der in Ihrem Bundesland geltenden Höchstgrenze entsprechen. Technische Gebühren sind vorab offenzulegen, da viele Bundesländer zwar die Notargebühren deckeln, Service- oder Kuriergebühren jedoch anders behandeln. Für Online-Beglaubigungen (RON) sind keine Reisekosten zu erheben, da keine Anreise erforderlich ist; dies birgt das Risiko von Beschwerden. Überprüfen Sie Ihre Dienstleistungen und Preisstruktur vor der Veröffentlichung anhand der in Ihrem Bundesland geltenden Höchstgrenze.

Prüfen Sie Ihren Versicherungsschutz und schließen Sie eine spezielle Berufshaftpflichtversicherung für Online-Notarbeglaubigungen ab, da Standard-Notarhaftpflichtversicherungen für persönliche Beglaubigungen Online-Beglaubigungen möglicherweise nicht abdecken. Dokumentieren Sie jede Ablehnung oder fehlgeschlagene Identitätsprüfung; ordnungsgemäße Aufzeichnungen sichern Ihre Verteidigung im Streitfall. Bestimmte Dokumente, wie beispielsweise bestimmte Testamente, Treuhandverträge oder spezifische Immobilienurkunden, sind in einigen Bundesstaaten von Online-Beglaubigungen ausgeschlossen. Prüfen Sie die Ausschlussklauseln Ihres Bundesstaates, bevor Sie ungewöhnliche Dokumente beglaubigen, und lehnen Sie lieber ab, als zu raten.

Testen Sie Ihr System, schulen Sie Ihre Mitarbeiter und nehmen Sie den Betrieb auf.

Führen Sie vor der Live-Schaltung mehrere Testsitzungen mit Kollegen oder Freiwilligen durch. Testen Sie alle Schritte: Wissensdatenbank-Analyse, Berechtigungsprüfung, Aufzeichnung, Anwendung des elektronischen Siegels, Journalvervollständigung und Export. Fehler, die während der Tests auftreten, werden auch bei den Kunden auftreten.

Erstellen Sie ein kurzes Dokumentationspaket: Standardarbeitsanweisungen, Kundeninformationen, Einwilligungsformulare und eine Kurzanleitung für fehlgeschlagene Identitätsprüfungen. Schulen Sie alle Ihre Mitarbeiter nach demselben Protokoll, um ein einheitliches Kundenerlebnis unabhängig vom jeweiligen Notar zu gewährleisten.

Verfolgen Sie diese Kennzahlen monatlich: Erfolgsquote der Sitzungen, durchschnittliche Sitzungsdauer und Fehlerquote bei der Identitätsprüfung. Eine Zunahme von Fehlern deutet in der Regel auf eine unzureichende Vorbereitung des Kunden hin, die Sie durch klarere Anweisungen vor der Sitzung beheben können.

Umgang mit internationalen und grenzüberschreitenden Unterzeichnern

Fernbeglaubigungen werden nicht automatisch grenzüberschreitend akzeptiert. Bitte prüfen Sie vor der Terminvereinbarung, ob das Zielland oder die Zielinstitution eine in den USA ausgestellte Fernbeglaubigung akzeptiert. US-amerikanische Beglaubigungen basieren auf staatlich ausgestellten digitalen Zertifikaten, die an die Beglaubigungsbefugnis eines Notars gebunden sind. Das EU-weite eIDAS-System verwendet qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die von akkreditierten Vertrauensanbietern ausgestellt werden; diese Systeme sind standardmäßig nicht austauschbar.

Für Dokumente, die gemäß US RON notariell beglaubigt wurden, können je nach Bestimmungsort und Dokumententyp im Ausland Apostillen oder zusätzliche Beglaubigungen erforderlich sein.

Für internationale Unterzeichner, die vor einem US-Notar erscheinen, gestaltet sich die Überprüfung der Ausweispapiere schwieriger, da viele Plattformen für inländische Ausweise optimiert sind. Vergewissern Sie sich vor der Terminvereinbarung, dass Ihre Plattform ausländische Pässe und Ausweise akzeptiert, und planen Sie zusätzliche Zeit für die Identitätsprüfung ein.

Dokumente wie Grundbuchauszüge, bestimmte Nachlassdokumente oder solche, die eine Apostille erfordern, stoßen in verschiedenen Rechtsordnungen häufig auf Akzeptanzprobleme, unabhängig von der Qualität der elektronischen Beglaubigung. Besprechen Sie dies im Vorfeld, um die Erwartungen Ihrer Mandanten zu klären.

Vor Ihrer ersten internationalen Sitzung sollten Sie die Anforderungen des Empfängers schriftlich festhalten und eine Kopie aufbewahren. Führen Sie einen Probelauf mit einem Kollegen durch, der die Rolle des Unterzeichners übernimmt, um Überraschungen zu vermeiden.