Notarielle Bestimmungen in verschiedenen Rechtsordnungen: Leitfaden für die Online-Beglaubigung in mehreren Bundesstaaten

Die Einhaltung der notariellen Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen erfordert die Anwendung der strengsten anwendbaren Regeln unter Berücksichtigung von vier Faktoren: dem Bundesstaat, in dem Sie bestellt sind, dem physischen Aufenthaltsort des Unterzeichners, dem auf das Dokument anwendbaren Recht und etwaigen Anforderungen des Dokumentenempfängers, wie z. B. Grundbuchämtern oder Kreditgebern. Jeder Fehler kann zur Ablehnung oder Ungültigkeit der Beglaubigung führen. Die Lösung besteht darin, Rechtsordnungsprofile in Ihre Plattform zu integrieren, um die korrekten Regeln für jede Transaktion automatisch durchzusetzen.

Laut LegalClarity verfügen ab September 2026 47 Bundesstaaten sowie der District of Columbia über dauerhafte Gesetze zur Online-Beglaubigung . Das kalifornische Online-Beglaubigungsgesetz, das 2023 verabschiedet wurde, tritt jedoch erst am 1. Januar 2030 oder nach der technischen Zertifizierung durch den Secretary of State in Kraft. Daher ist es kalifornischen Notaren derzeit nicht gestattet, Online-Beglaubigungen durchzuführen.

Definition der Notarpflichten in verschiedenen Rechtsordnungen

Die Einhaltung der Vorschriften bedeutet, dass drei verschiedene Standorte rechtlich behandelt werden müssen, um die Gültigkeit vor der notariellen Beglaubigung sicherzustellen:

• Ort der Beurkundung: der Staat, in dem Sie bestellt wurden und während der Beurkundung physisch anwesend sind.
• Standort des Unterzeichners: der Staat oder das Land, in dem sich der Unterzeichner physisch befindet, was gegebenenfalls zusätzliche Zustimmungs- oder Identitätsprüfungen erforderlich macht.
• Anwendbares Recht: die Gerichtsbarkeit, deren Recht das Dokument regelt und die über die Annahme der notariellen Beglaubigung entscheidet.

Gängige notarielle Methoden sind:

Fernbeglaubigung online (RON)

Notar und Unterzeichner befinden sich an getrennten Orten und nutzen Live-Audio-Video, um elektronische Signaturen und Siegel auf digitalen Dokumenten zu erstellen.

Elektronische Beglaubigung vor Ort (IPEN)

Unterzeichner und Notar befinden sich zwar physisch zusammen, die Handlung und die Unterschriften erfolgen jedoch elektronisch. Weitere Informationen finden Sie in der IPEN-Übersicht der National Notary Association .

Fernbeglaubigung mit Tinte (RIN)

Eine veraltete Hybridmethode, bei der der Unterzeichner Tinte auf Papier verwendet, während er per Video zu sehen ist; nach der Pandemie weitgehend überholt, es sei denn, dies ist durch Landesrecht ausdrücklich erlaubt.

Regeln werden von verschiedenen Behörden geschaffen und durchgesetzt: Gesetzgeber verfassen Gesetze, Staatssekretäre erlassen Verwaltungsvorschriften und verwalten Registrierungen, Gerichte und Grundbuchämter beurteilen die Zulässigkeit von Dokumenten, und Kreditgeber legen Abschlussstandards fest.

Mehrstufige Regeln zur Einhaltung der notariellen Beglaubigungsvorschriften

Die Einhaltung der Vorschriften erfordert die Erfüllung des strengsten Standards von vier Ebenen:

1. Die Gesetze legen fest, wer die elektronische Beurkundung (RON) vornehmen darf und unter welchen Bedingungen, wobei häufig das überarbeitete einheitliche Gesetz über notarielle Handlungen (RULONA) zugrunde liegt.
2. Die Verwaltungsvorschriften des Außenministeriums legen technische Details wie Methoden zum Identitätsnachweis und Zertifikatsformate fest; beispielsweise die detaillierten Standards für elektronische Beglaubigungstechnologie in Pennsylvania gemäß dem Pennsylvania Department of State .
3. Die zwischenstaatliche Anerkennung ermöglicht es den meisten Staaten, gültige, nach den Gesetzen anderer Staaten durchgeführte elektronische Beglaubigungen anzuerkennen, jedoch variieren die Bedingungen, wie im Nevada cross-state online notariellen Leitfaden erläutert wird.
4. Die Standards der Grundbuchämter und Kreditgeber legen Formatierungs- und Abschlussprotokollvorgaben fest; Landkreise können Dokumente ablehnen, die den eRecording-Standards nicht entsprechen, und Kreditgeber verlangen häufig die Einhaltung der MISMO RON eClosing-Vorgaben.

Alle vier Annahmeebenen müssen durchlaufen werden, wo das Dokument erfasst oder zugestellt wird.

Wo und für wen Sie online beglaubigen können

Sie dürfen Beglaubigungen nur in dem Bundesstaat vornehmen, in dem Sie die Beglaubigung durchgeführt haben. Viele Bundesstaaten, die die elektronische Beglaubigung (RON) erlauben, ermöglichen unter bestimmten Voraussetzungen auch Fernbeglaubigungen für Unterzeichner außerhalb ihres Bundesstaates oder im Ausland. Einige Bundesstaaten beschränken die Beglaubigung auf ihr Gebiet oder auf die USA.

Beispielsweise legen die Webseite des texanischen Staatssekretariats (Texas SOS) und die dazugehörige Verwaltungsvorschrift unter Texas Admin Rule 1 Tex. Admin. Code §87.41 den zulässigen grenzüberschreitenden Geltungsbereich klar fest, den Sie überprüfen müssen, bevor Sie Dienstleistungen in mehreren Bundesstaaten anbieten.

Ein zulässiges Szenario: Ein in Virginia bestellter Notar führt eine elektronische Beglaubigung (RON) für einen Unterzeichner in Kalifornien durch. Die Gesetze Virginias erlauben die Beglaubigung durch Unterzeichner aus anderen Bundesstaaten und regeln deren Gültigkeit. Da jedoch der Bundesstaat des Unterzeichners und der Empfänger des Dokuments zusätzliche Bestimmungen haben können, sollte die Akzeptanz vor der Terminvereinbarung geklärt werden.

Internationale Beglaubigungen erfordern besondere Sorgfalt. US-amerikanische elektronische Urkunden (RON) für ausländische Unternehmen benötigen in der Regel eine Apostille oder konsularische Legalisation. Das EU-eIDAS-System unterscheidet zwischen elektronischen Signaturen; eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) einer US-amerikanischen RON hat möglicherweise nicht dieselbe Rechtskraft wie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Kann die Annahme nicht bestätigt werden, lehnen Sie den Beglaubigungsantrag ab.

Identitätsnachweis, der Prüfungen standhält

RON-Gesetze verlangen üblicherweise mindestens zwei Komponenten zur Identitätsprüfung gleichzeitig, darunter:

• Wissensbasierte Authentifizierung (KBA) mittels Fragen zu öffentlichen Daten und Kreditdaten.
• Analyse von Anmeldeinformationen zur Überprüfung der Identitätsauthentizität anhand forensischer Datenbanken.
• Biometrische oder Lebenderkennungsprüfungen, bei denen ein Live-Bild mit dem Ausweis abgeglichen wird.

IPEN erfordert in der Regel eine direkte physische ID-Prüfung und benötigt gemäß den NNA-Richtlinien möglicherweise keine KBA.

Die Prüfprotokolle müssen die ausgeführten Methoden, die Ergebnisse (bestanden/nicht bestanden), Zeitstempel, die IP-Adresse und den Standort des Unterzeichnergeräts sowie die Anmeldeinformationen erfassen. Konfigurieren Sie die Workflows pro Zuständigkeitsbereich so, dass sie die jeweils erforderlichen Identitätsprüfungen des Bundesstaates präzise widerspiegeln.

Elektronische Signaturen, elektronische Siegel und fälschungssichere notariell beglaubigte Dokumente

Elektronische Siegel müssen Sie als Notar authentifizieren und die Integrität des Dokuments nachweisen. US-amerikanische Standards basieren üblicherweise auf X.509-Digitalzertifikaten, die Ihre Beglaubigungsdaten enthalten, im Gegensatz zu den europäischen eIDAS-Standards.

Versiegelte Dokumente müssen fälschungssichere PDFs sein, die bei einer Änderung nach der Unterzeichnung ungültig werden, wie es beispielsweise der texanische Standard für Online-Notarisierung vorschreibt.

Die vertrauenswürdige Zeitstempelung fixiert den Zeitpunkt der Beglaubigung und unterstützt die Langzeitvalidierung (ähnlich wie bei PAdES-LTV), sodass Signaturen auch nach Ablauf des Zertifikats überprüfbar bleiben. Die Siegeldaten müssen die Angaben zum Beglaubigungsort (Landkreis und Bundesland) enthalten, da diese zuerst von den Standesbeamten oder Gerichten geprüft werden.

Anforderungen an elektronische Journale, Aufzeichnungen und Datenspeicherung

Ihr elektronisches Journal muss für jeden Vorgang detaillierte Angaben enthalten: Datum/Uhrzeit, Vorgangs- und Dokumentart, Identitätsnachweis, Gebühren und Aufzeichnungsvermerke. Die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Bundesstaaten variieren stark; informieren Sie sich daher bei dem für Sie zuständigen Bundesstaat über die jeweiligen Aufbewahrungsfristen und wenden Sie keine einheitliche nationale Regelung an. Einige Bundesstaaten verlangen eine mehrjährige Aufbewahrung, andere eine unbefristete.

Sichere Datenspeicherung erfordert Verschlüsselung ruhender und übertragener Daten, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Exportfunktionen für Audits oder Vorladungen. Einige Bundesstaaten schreiben vor, dass Daten auf US-Servern gespeichert werden müssen. Prüfen Sie diese Anforderungen, bevor Sie sich für eine Plattform oder ein Hosting-Setup entscheiden.

Gebühren, Offenlegungspflichten und Einwilligungspflichten der Unterzeichner nach Bundesstaat

Die Gebührenobergrenzen für die RON-Lizenzierung variieren je nach Bundesstaat. Einige erlauben zusätzliche Technologie- oder Servicegebühren, andere nicht. Prüfen Sie daher stets die aktuellen Gebührenobergrenzen Ihres zuständigen Bundesstaates auf der offiziellen Website des Staatssekretärs und halten Sie sich regelmäßig über die aktuellen Bestimmungen auf dem Laufenden.

Gebühren sollten nach Art getrennt ausgewiesen werden, z. B. Notargebühren getrennt von Plattformgebühren, da die meisten Bundesstaaten diese unterscheiden.

Vor der notariellen Beglaubigung ist die Zustimmung des Unterzeichners zur Aufzeichnung einzuholen. Vergewissern Sie sich, dass er den Ablauf verstanden hat, und weisen Sie auf Ihr Recht hin, die Dienstleistung bei Bedenken abzulehnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre schriftlichen Stornierungs- und Rückerstattungsbedingungen vor der Buchung einsehbar sind und erfassen Sie alle Rückerstattungen in den Buchungsunterlagen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Einrichtung von Plattformkontrollen für die Einhaltung der Vorschriften für Notare in mehreren Bundesstaaten

Nutzen Sie Jurisdiktionsprofile auf Ihrer Plattform, um die Einhaltung der Vorschriften automatisch durchzusetzen:

1. Erstellen Sie für jeden beauftragenden Staat ein Profil, das zulässige Handlungsarten, Identifikationsstandards, Gebührenobergrenzen und Aufbewahrungsregeln enthält.
2. Beschränken Sie die verfügbaren Notarisierungsarten und kennzeichnen Sie Berechtigungen für Unterzeichner außerhalb des Bundesstaates oder aus dem Ausland pro Profil.
3. Konfigurieren Sie Workflows zur Identitätsprüfung (KBA, Berechtigungsanalyse, Lebendigkeitsprüfung) gemäß den jeweiligen Rechtsvorschriften.
4. Laden Sie das korrekte elektronische Siegel und das digitale Zertifikat hoch, die den staatlichen Anforderungen entsprechen, und gewährleisten Sie eine manipulationssichere, mit einem Zeitstempel versehene PDF-Ausgabe.
5. Legen Sie die Felder für das elektronische Journal und die Aufbewahrungsfristen gemäß den jeweiligen Landesgesetzen fest.
6. Konfigurieren Sie Zahlungsobergrenzen und separate Gebührenpositionen, um die staatlichen Vorgaben einzuhalten.
7. Weisen Sie rollenbasierte Zugriffsrechte zu, sodass Mitarbeiter nur Daten für die Zuständigkeitsbereiche sehen, für die sie autorisiert sind.
8. Richten Sie individuelle Domain-Branding- und E-Mail-Routing-Systeme pro Rechtsordnung ein, um Vertrauen aufzubauen und korrekte Kommunikationsaufzeichnungen zu führen.

Sofern die Bundesstaaten dies vorschreiben, müssen Sie vor der Annahme von Buchungen eine formelle Registrierung bei der RON-Plattform oder eine Genehmigung durch den Anbieter (z. B. Texas, Florida) durchführen.

Aufnahme des Notariatsbetriebs in einem neuen Bundesstaat: Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften

Bevor Sie Ihre Dienstleistung in einem neuen Bundesland anbieten, bestätigen Sie Folgendes:

1. Sie besitzen eine gültige, staatlich anerkannte Notarzulassung in diesem Bundesstaat.
2. Ihre Plattform oder Ihr Dienst ist, falls erforderlich, beim Staatssekretär registriert.
3. Ihr elektronisches Siegel und Ihr digitales Zertifikat entsprechen den Formatierungsregeln des jeweiligen Bundesstaates.
4. Ihr Workflow zur Identitätsprüfung besteht die Tests gemäß den staatlichen Vorschriften.
5. Ihre Aufbewahrungspflichten für Tagebücher und Aufzeichnungen entsprechen den geltenden Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates.

Zu den häufigsten Fehlern gehören die Angabe des falschen Veranstaltungsortes auf den Bescheinigungen, das Fehlen erforderlicher Einwilligungen oder Offenlegungen, die Durchführung unzulässiger Identitätsprüfungen und die Einhaltung unzureichender Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen durch die irrtümliche Anwendung der Vorschriften anderer Bundesstaaten.

Bei Immobilienbeglaubigungen prüfen Sie bitte, ob das zuständige Grundbuchamt elektronisch beglaubigte und eingetragene Dokumente akzeptiert und ob alle beteiligten Kreditgeber die MISMO RON eClosing-Standards anerkennen. Klären Sie dies bitte vor der Terminvereinbarung.

Sind die Vorschriften unklar, sollte man eine schriftliche Stellungnahme des Staatssekretärs oder der zuständigen Behörde einholen, anstatt von der Einhaltung auszugehen. Beispielsweise enthält die Verwaltungsvorschrift 1N-7.001 des Bundesstaates Florida detaillierte technische Standards, die am besten schriftlich bestätigt werden.

Erstellen Sie zunächst ein Zuständigkeitsprofil für Ihren Auftraggeberstaat, führen Sie eine vollständige Testsitzung durch und fügen Sie dann weitere Staaten erst hinzu, nachdem Sie bestätigt haben, dass alle Kontrollen deren Anforderungen erfüllen.