Настройка дистанционного онлайн-нотариального заверения: понятное руководство для нотариусов и юридических фирм.

Для организации соответствующей требованиям практики дистанционного онлайн-нотариального заверения (РО) необходимо убедиться, что ваш штат разрешает РО, выбрать платформу, соответствующую правилам вашего штата по проверке личности и ведению учета, установить безопасный рабочий процесс от приема документов до внесения записи в журнал, а также протестировать все перед первым подписанием документов. Пропуск любого из этих шагов может привести к отклонению нотариальных заверений, претензиям по гарантийным обязательствам или приостановлению действия лицензии. Это руководство представляет собой пошаговый план от получения лицензии до первого сеанса работы в режиме реального времени.

Что такое дистанционное онлайн-нотариальное заверение и почему RIN устарел.

Дистанционное онлайн-нотариальное заверение (РОЗ) — это нотариальный акт, проводимый в режиме реального времени посредством двусторонней аудиовизуальной связи, в ходе которого нотариус проверяет личность подписанта, ставит электронную подпись и печать, подтвержденные цифровым сертификатом, и создает защищенную от подделки запись о сделке. В отличие от электронного нотариального заверения при личном присутствии (IPEN), которое требует физического присутствия подписанта и нотариуса в одном месте, РОЗ не требует совместного использования пространства.

Дистанционное нотариальное заверение чернилами (ДН) отличается от обычного. При ДН нотариус и подписывающий общаются по видеосвязи, но подписывающий распечатывает документ, ставит подпись чернилами и отправляет его по почте или доставляет лично. ДН было разрешено в качестве временной меры во время пандемии в штатах, где отсутствовали постоянные законы о дистанционном нотариальном заверении.

Перед тем как продолжить, убедитесь, что в вашем штате разрешена услуга RON (Remote Online — дистанционное оповещение).

Перед выбором платформы ознакомьтесь с законом о дистанционном бронировании и дополнительным соглашением комиссии вашего штата. Требования к дистанционному бронированию, списки утвержденных технологий и ограничения на размер сборов различаются, поэтому рабочие процессы, разработанные для одного штата, могут не подойти для другого.

Согласно даннымНациональной ассоциации секретарей штатов , в Алабаме, Джорджии, Миссисипи и Южной Каролине не приняты постоянные законы о дистанционном нотариальном обслуживании. Калифорния приняла закон о дистанционном нотариальном обслуживании (SB 696) в 2023 году, но его полное внедрение запланировано на 1 января 2030 года. Нотариусам в этих штатах следует следовать графику, установленному секретарем штата, а не предполагать полную доступность.

Поскольку правила разных штатов различаются, не используйте требования одного штата в качестве шаблона. Начните с каталога NASS, затем ознакомьтесь с законодательством и административным кодексом вашего штата, например, с законами Флориды или положениями о RON в Вирджинии. Прежде чем инвестировать в платформу, подтвердите следующие пять пунктов:

• Необходимость отдельной регистрации RON или дополнения к ней, помимо стандартной комиссии.
• Государственные требования к обучению или экзамену по правилам RON.
• Независимо от того, ведет ли ваш штат список утвержденных поставщиков технологий или разрешает использование платформ, соответствующих установленным законом критериям.
• Размеры гарантийного залога и страхования от ошибок и упущений, а также покрывает ли ваш текущий гарантийный залог действия, связанные с RON (Registered Religious Actions).
• Ограничения на размер комиссионных сборов и правила в отношении дополнительных сборов за использование технологий или удобство.

Эти данные взяты из законов штатов или руководящих указаний ведомств, включая правила ведения онлайн-нотариальных записей в Техасе и программу дистанционного и электронного нотариального заверения в Аризоне . Перед установлением тарифов или сроков хранения информации проверьте правила вашего штата.

Выберите платформу, которая соответствует требованиям вашего штата к регистрации телефонных номеров (RON).

Соответствующая требованиям платформа должна не только обеспечивать подписание документов на экране. Она должна генерировать конкретные документы и записи, требуемые вашим штатом, готовые к аудиту или юридическому оспариванию. Оценивайте поставщиков, используя фиксированный контрольный список, а не демонстрации товаров.

Попросите поставщиков услуг четко сопоставить каждую функцию с соответствующим законодательным актом. Изучите платформы, перечисленные Национальной ассоциацией нотариусов . Если вы работаете с ипотечными документами, проверьте наличие действующей сертификации MISMO RON. Подтвердите статус сертификации у поставщиков услуг, поскольку список MISMO часто обновляется. Если в вашем штате, например, в Мичигане или Висконсине, существует утвержденный список поставщиков услуг, ваш выбор ограничен этим списком.

Проверка личности и улучшение взаимодействия с подписантом.

Большинство законов о дистанционном досмотре требуют многоуровневой проверки личности: анализ удостоверения личности государственного образца, проверка знаний и навыков, а также видеосвязь для визуального сравнения. Во Флориде требуется дистанционное предъявление удостоверения личности государственного образца с анализом документов и проверкой знаний; в Техасе, Вирджинии, Вашингтоне и Аризоне используются аналогичные стандарты. В Вирджинии и Вашингтоне в качестве альтернативы допускается использование личных знаний или заслуживающих доверия свидетелей.

KBA генерирует вопросы для проверки личности на основе общедоступных и частных источников данных. Подписанты должны правильно ответить в течение установленного количества попыток. Проходные пороги различаются в зависимости от штата; полагайтесь на документацию по соответствию вашей платформы. В случае неудачи анализа учетных данных или KBA, законодательство часто допускает использование личных знаний или заслуживающих доверия свидетелей, если это разрешено.

Сократите количество неудач, подготовив клиентов перед сессиями с помощью контрольного списка:

• При себе необходимо иметь действующее удостоверение личности с фотографией, выданное государственным органом, в неповрежденном состоянии.
• Присоединяйтесь из тихой, хорошо освещенной комнаты со стабильным интернет-соединением.
• Используйте устройство с работающей камерой и микрофоном; избегайте использования общедоступных сетей Wi-Fi.
• Держите телефон или резервное устройство наготове на случай, если потребуется повторно отправить ссылку на KBA.
• Ознакомьтесь с документом, который необходимо подписать, и убедитесь, что все соподписанты готовы к участию в сессии вовремя.

Вы можете автоматизировать напоминания, используя свою систему подтверждения встреч. Узнайте, как выделенный рабочий процесс электронной почты и исходящих сообщений обеспечивает согласованность контрольных списков.

Настройте оборудование, рабочее пространство и сеть для обеспечения надежных сеансов.

Отмена сеансов или низкое качество изображений удостоверений личности могут привести к аннулированию нотариальных заверений. Рассматривайте свою технику как инфраструктуру для обеспечения соответствия требованиям. Используйте как минимум веб-камеру с разрешением 1080p HD, гарнитуру или внешний микрофон для снижения уровня шума, а также фронтальное освещение, обеспечивающее четкую видимость всех участников.

Чтобы избежать путаницы относительно места проведения нотариального заверения, поддерживайте простой, свободный от лишних предметов фон. Предпочтительнее использовать проводное Ethernet-соединение, а не Wi-Fi, и имейте резервный вариант, например, мобильную точку доступа, чтобы предотвратить обрывы связи. Перед каждой сессией проверяйте камеру, звук, подключение к платформе и убедитесь в наличии достаточного объема памяти для записи. Базовый источник бесперебойного питания (ИБП) предотвратит потерю данных во время отключения электроэнергии. В нотариальных фирмах, объединяющих несколько учреждений, стандартизируйте оборудование и процедуры, чтобы избежать уязвимостей при аудите.

Обеспечьте безопасность, конфиденциальность и надлежащее ведение документации.

Шифруйте все записи, журналы и документы, удостоверяющие личность, во время хранения и передачи. Ограничьте доступ только для авторизованного персонала. Включите многофакторную аутентификацию (МФА) для учетных записей платформы, электронной почты и любого облачного хранилища.

Регулярно обновляйте операционные системы и включайте полное шифрование диска на рабочих станциях. Поддерживайте автоматическое резервное копирование журналов и записей отдельно от основных устройств.

В вашем электронном журнале следует фиксировать следующие данные по каждому нотариальному заверению:

• Дата, время и часовой пояс
• Тип нотариального акта
• Название или описание документа
• Имя и идентификационный тип подписавшего лица
• Использованный метод подтверждения личности (анализ учетных данных, знания, личные сведения, заслуживающие доверия свидетели).
• Взимаемая плата
• Идентификатор сессии платформы и ссылка на запись.
• Примечания о нарушениях или отказах

Сохраняйте записи и журналы в соответствии с требованиями законодательства штата: например, пять лет в Техасе или десять лет во Флориде. Убедитесь, что ваша платформа может экспортировать и записи, и журналы одновременно для запросов регулирующих органов или судов. Разработайте краткий план реагирования на инциденты, определяющий процедуры уведомления, сроки и шаги по сохранению доказательств в случае потери устройства или получения повестки в суд. Используйте структурированный журнал и записи сеансов для оптимизации реагирования.

Создайте повторяемый сквозной рабочий процесс для каждой сессии.

Последовательные рабочие процессы обеспечивают соблюдение требований и эффективность, независимо от того, подписывает ли сделку один человек или участвует несколько сторон. Обучите каждого нотариуса следовать одной и той же последовательности:

1. Бронирование и предварительная проверка. Соберите данные о подписанте, тип документа и часовой пояс; заранее отправьте контрольный список перед сессией и информацию о согласии.
2. Прием документов. Подтвердите, что документы полны, отформатированы для электронной подписи и не подпадают под исключения, установленные законодательством штата.
3. Сбор и подтверждение согласия. Необходимо получить удостоверение личности, выданное государственными органами, для анализа документов и задокументировать согласие на процедуру дистанционного нотариального заверения до фактического нотариального заверения.
4. Предполетная техническая проверка. Перед началом записи проверьте качество звука, видео и интернет-соединения у всех участников.
5. В режиме реального времени запускайте KBA- сессию , визуально подтверждайте личность, принимайте присягу и засвидетельствуйте подписи.
6. Электронная подпись, электронная печать и завершение. Нанесите цифровую подпись и печать сертификата, затем заблокируйте документ, сделав его защищенным от подделки.
7. Выдача копий и внесение записей в бухгалтерский журнал. Отправка заверенных копий, заполнение бухгалтерских записей и подтверждение надлежащего хранения и учета.
8. Оплата и получение платежей. Взимайте сборы в пределах установленных штатом лимитов и выдавайте детализированные квитанции.

Для сеансов с участием нескольких подписантов или свидетелей необходимо включить всех в один звонок, проверить личность каждого отдельно и зарегистрировать порядок подписей. Повторные клиенты могут пропустить электронные письма с предварительной проверкой после подтверждения личности и настройки устройства, но должны будут пройти анализ базы знаний и учетных данных для новых документов.

В тексте согласия должно быть указано, что подписывающее лицо соглашается участвовать дистанционно, понимает, что сессия будет записана, и дает согласие на электронную подпись и печать. Дополните этот текст юридическим консультантом; это не является официальной юридической консультацией.

Разработка политики, управление сборами и снижение рисков.

Прежде чем принимать заказы, разработайте письменные правила. Определите, какие документы принимаются, на каких основаниях может быть отказано, как обрабатываться заявки, не прошедшие проверку KBA или учетных данных, как переносить заказы и как хранить записи сверх установленных законом минимумов.

Установите размер сборов на уровне или ниже установленного в вашем штате лимита. Четко указывайте любые отдельные сборы за использование технологий до начала сессий, поскольку во многих штатах установлены ограничения на нотариальные сборы, но к сборам за удобство или курьерские услуги применяются другие правила. Не взимайте плату за проезд для нотариусов, поскольку поездка не требуется; взимание такой платы может привести к жалобам. Перед публикацией проверьте свои услуги и структуру ценообразования на соответствие установленному в вашем штате лимиту.

Уточните наличие страхового полиса и оформите специальную страховку от ошибок и упущений, связанных с дистанционным нотариальным заверением, поскольку стандартные нотариальные полисы для личных встреч могут не покрывать дистанционное нотариальное заверение. Документируйте каждый отказ или неудачную проверку личности; надлежащая документация поможет вам в случае возникновения споров. Некоторые документы, такие как определенные завещания, трасты или конкретные инструменты, связанные с недвижимостью, в некоторых штатах исключены из процедуры дистанционного нотариального заверения. Проверьте исключения вашего штата, прежде чем заверять необычные документы, и откажитесь, а не гадайте.

Протестируйте свою систему, обучите персонал и запустите работу.

Перед запуском в эксплуатацию проведите несколько тестовых сессий с коллегами или волонтерами. Протестируйте все этапы: базу знаний, анализ учетных данных, запись, подачу электронной печати, заполнение журнала и экспорт. Сбои, выявленные во время тестирования, будут повторяться у клиентов.

Подготовьте краткий пакет документации: стандартные операционные процедуры, информацию для клиента, сценарии согласия и краткое справочное руководство по сценариям неудачной проверки личности. Обучите весь персонал единому протоколу, чтобы обеспечить единообразное обслуживание клиентов независимо от того, какой нотариус дежурит.

Отслеживайте эти показатели ежемесячно: процент успешных сеансов, средняя продолжительность сеанса и процент неудачных попыток подтверждения личности. Увеличение числа неудачных попыток обычно указывает на недостаточную подготовку клиента, которую можно устранить с помощью более четких инструкций перед сеансом.

Работа с международными и трансграничными участниками соглашений.

Дистанционное нотариальное заверение не принимается автоматически при выезде за границу. Перед назначением встречи убедитесь, что страна назначения или учреждение принимает дистанционное нотариальное заверение, выданное в США. Нотариальное заверение в США основано на выданных штатом цифровых сертификатах, привязанных к полномочиям нотариуса. В рамках европейской системы eIDAS используются квалифицированные электронные подписи (QES), выданные аккредитованными поставщиками доверительных услуг; эти системы по умолчанию не взаимозаменяемы.

В зависимости от страны назначения и типа документа, документы, заверенные нотариусом США (RON), могут потребовать апостиля или дополнительной аутентификации за границей.

Для иностранных лиц, обращающихся к нотариусу в США, проверка документов затруднена, поскольку многие платформы оптимизированы для национальных удостоверений личности. Перед назначением встречи убедитесь, что ваша платформа поддерживает иностранные паспорта и удостоверения личности, и выделите дополнительное время на проверку документов.

Документы, такие как акты купли-продажи недвижимости, некоторые документы по наследству или документы, требующие апостиля, часто сталкиваются с проблемами принятия в разных юрисдикциях, независимо от качества RON (Registered Unlimited). Обсудите эти моменты заранее, чтобы установить ожидания клиента.

Перед первой международной сессией получите письменные требования принимающей стороны и сохраните копию. Проведите пробный запуск с коллегой, выступающим в качестве подписанта, чтобы избежать неожиданностей.