Соответствие нотариальных требований различным юрисдикциям: руководство по онлайн-нотариальному заверению в нескольких штатах.

Соответствие требованиям нотариального права в разных юрисдикциях требует применения самых строгих правил, учитывающих четыре фактора: штат, в котором вы уполномочены, физическое местонахождение подписанта, применимое право документа и любые требования получателя документа, такие как регистраторы или кредиторы. Любая ошибка может привести к отклонению или признанию нотариального заверения недействительным. Решение заключается в внедрении профилей юрисдикций в вашу платформу для автоматического применения правильных правил к каждой транзакции.

По данным LegalClarity, по состоянию на сентябрь 2026 года в 47 штатах, а также в округе Колумбия, действуют постоянные законы о дистанционном онлайн-нотариальном заверении (RON). Закон Калифорнии о дистанционном нотариальном заверении, принятый в 2023 году, вступит в силу только 1 января 2030 года или после сертификации технологии государственным секретарем. Следовательно, калифорнийские нотариусы в настоящее время не могут на законных основаниях осуществлять дистанционное онлайн-нотариальное заверение.

Определение требований к нотариальным услугам в различных юрисдикциях.

Соблюдение требований означает юридическую проверку трех различных мест для обеспечения их действительности перед нотариальным заверением:

• Место проведения нотариального заверения: государство, где вы уполномочены и физически присутствуете во время совершения акта.
• Местонахождение подписавшего: штат или страна, где физически находится подписавший, что может потребовать дополнительных проверок согласия или удостоверения личности.
• Применимое право: юрисдикция, законодательство которой регулирует данный документ и определяет принятие нотариального заверения.

К распространенным нотариальным методам относятся:

Дистанционное онлайн-нотариальное заверение (РОН)

Нотариус и лицо, подписывающее документы, находятся в разных физических местах, используя аудио- и видеосвязь в режиме реального времени для проставления электронных подписей и печатей на цифровых документах.

Электронное нотариальное заверение при личном присутствии (IPEN)

Лицо, подписывающее документ, и нотариус физически находятся вместе, но действие и подписание осуществляются электронным способом. Подробную информацию можно найти в обзоре IPEN Национальной ассоциации нотариусов .

Дистанционное нотариальное заверение чернилами (RIN)

Устаревший гибридный метод, при котором подписывающий использует чернила на бумаге, одновременно участвуя в видеоконференции; в основном устарел после пандемии, если иное не разрешено законодательством штата.

Правила создаются и обеспечиваются множеством органов власти: законодательные органы принимают законы, государственные секретари издают административные правила и занимаются регистрацией, суды и регистраторы оценивают приемлемость документов, а кредиторы устанавливают стандарты закрытия сделок.

Многоуровневые правила, регулирующие соблюдение требований нотариального заверения.

Для соответствия требованиям необходимо соблюдать самые строгие стандарты на всех четырех уровнях:

1. Законодательство определяет, кто может совершать нотариальные заверения и при каких условиях, часто основываясь на пересмотренном Едином законе о нотариальных действиях (RULONA).
2. Административные правила Государственного секретаря устанавливают технические детали, такие как методы подтверждения личности и форматы сертификатов; например, подробные стандарты электронных технологий нотариального заверения в Пенсильвании, разработанные Государственным департаментом Пенсильвании .
3. Межштатное признание позволяет большинству штатов принимать действительные нотариальные заверения, оформленные в соответствии с законами других штатов, но условия могут различаться, как поясняется в руководстве по межштатному онлайн-нотариальному заверению в Неваде .
4. Стандарты регистраторов и кредиторов устанавливают требования к форматированию и протоколу закрытия сделки; округа могут отклонять документы, не соответствующие стандартам электронной регистрации, а кредиторы часто требуют соблюдения требований MISMO RON eClosing.

Для принятия документа необходимо пройти проверку по всем четырем уровням защиты в месте его регистрации или доставки.

Где и для кого можно заверить документы онлайн?

Физическое заверение нотариальных документов возможно только в штате, где вы имеете право выдавать такие документы. Во многих штатах, где действует правило дистанционного заверения (RON), допускается дистанционное заверение для лиц, находящихся за пределами штата или за границей, при соблюдении других условий. В некоторых штатах оказание услуг ограничено территорией их собственных границ или территорией США.

Например, на странице секретаря штата Техас и в административном правиле Техаса (Texas Admin Rule 1 Tex. Admin. Code §87.41) четко указана разрешенная трансграничная сфера деятельности, которую необходимо проверить, прежде чем предлагать услуги в нескольких штатах.

Допустимая ситуация: нотариус, уполномоченный в Вирджинии, осуществляет дистанционное заверение документов для лица, подписавшего документ в Калифорнии; законы Вирджинии разрешают заверение документов лицами из других штатов и регулируют действительность нотариального заверения. Однако штат подписавшего документа и получатель документа могут добавлять свои правила, поэтому перед назначением встречи уточните возможность заверения.

Международные нотариальные заверения требуют особого внимания. Действия, совершаемые в США через румынский терминал (RON) в интересах иностранных организаций, обычно требуют апостиля или консульской легализации. В рамках европейской системы eIDAS различаются электронные подписи, и расширенная электронная подпись (AES) в румынском терминале США может не иметь той же юридической силы, что и квалифицированная электронная подпись (QES). Если подтверждение принятия запроса на нотариальное заверение невозможно, следует отклонить запрос.

Подтверждение личности, соответствующее требованиям аудита.

Законы о дистанционном опознании обычно требуют одновременного подтверждения личности как минимум двумя компонентами, включая:

• Аутентификация на основе знаний (KBA) с использованием общедоступных и кредитных данных в качестве вопросов.
• Анализ учетных данных, проверяющий подлинность удостоверения личности по криминалистическим базам данных.
• Биометрическая проверка или проверка на живость, сопоставляющая живое изображение с удостоверением личности.

В соответствии с рекомендациями NNA, IPEN обычно требует прямой физической проверки личности и может не требовать проверки базы знаний.

Журналы аудита должны фиксировать, какие методы были использованы, результаты «пройдено/не пройдено», временные метки, IP-адрес и местоположение устройства, подписывающего документы, а также записи учетных данных. Настройте рабочие процессы для каждой юрисдикции таким образом, чтобы они точно отражали требуемые проверки личности в каждом штате.

Электронные подписи, электронные печати и нотариально заверенные документы с защитой от подделки.

Электронные печати должны подтверждать вашу личность как нотариуса и доказывать целостность документа. В соответствии со стандартами США обычно используются цифровые сертификаты X.509, содержащие информацию о вашей комиссии, в отличие от европейских уровней eIDAS.

Заверенные документы должны представлять собой PDF-файлы с защитой от подделки, которые становятся недействительными при изменении после подписания, как того требуют правила, подобные тем, что содержатся в стандарте онлайн-нотариального заверения штата Техас.

Доверенная временная метка фиксирует время нотариального заверения и поддерживает долговременную проверку (аналогично PAdES-LTV), поэтому подписи остаются проверяемыми после истечения срока действия сертификата. Данные печати должны включать сведения о месте проведения судебного разбирательства (округ и штат), поскольку они сначала проверяются регистраторами или судами.

Требования к электронным журналам, записям и хранению данных.

В вашем электронном журнале необходимо регистрировать полную информацию по каждому действию: дату/время, тип действия и документа, подтверждение личности, сборы и ссылки на записи. Сроки хранения документов в разных штатах сильно различаются; уточняйте и устанавливайте сроки хранения, поручая это штату, а не применяя единое национальное правило. В некоторых штатах требуется многолетнее хранение, в других — бессрочное хранение записей.

Для безопасного хранения данных необходимы шифрование в состоянии покоя и при передаче, доступ на основе ролей и возможность экспорта для проведения аудита или получения запросов в суд. В некоторых штатах требуется размещение данных на серверах США. Перед выбором платформы или хостинга уточните эти требования.

Размер сборов, раскрытие информации и обязательства по согласию подписавшего лица в зависимости от штата.

Ограничения на размер сборов за дистанционное зачисление денежных средств различаются в зависимости от штата. В некоторых штатах допускаются дополнительные сборы за использование технологий или удобство, в других — нет. Всегда проверяйте текущие ограничения на размер сборов в вашем штате на официальном сайте секретаря штата и регулярно обновляйте информацию.

Указывайте размер комиссий отдельно по видам, например, нотариальные сборы отдельно от платы за удобство использования платформы, поскольку в большинстве штатов эти категории различаются.

Перед нотариальным заверением получите согласие подписавшего лица на запись, подтвердите, что оно понимает процедуру, и сообщите о своем праве отказать в услуге, если возникнут вопросы. Разместите письменные правила отмены и возврата средств на видном месте до бронирования и регистрируйте все возвраты средств вместе с бухгалтерскими записями для обеспечения контроля за процессом.

Настройка элементов управления платформой для обеспечения соответствия требованиям нотариального права в нескольких штатах.

Используйте профили юрисдикций на своей платформе для автоматического обеспечения соблюдения требований:

1. Создайте профиль для каждого штата, в котором разрешены определенные типы действий, стандарты идентификации, ограничения на размер сборов и правила сохранения прав.
2. Ограничьте доступные типы нотариального заверения и отметьте разрешения на подписание документов лицами из других штатов или из-за рубежа для каждого профиля.
3. Настройте рабочие процессы проверки личности (KBA, анализ учетных данных, проверка работоспособности) в соответствии с правилами юрисдикции.
4. Загрузите корректную электронную печать и цифровой сертификат, соответствующие требованиям штата, обеспечив при этом защиту от подделки и вывод в формате PDF с указанием времени.
5. Настройте поля электронного журнала и сроки хранения в соответствии с законодательством штата.
6. Настройте лимиты платежей и выделите отдельные строки с указанием комиссионных сборов в соответствии с ограничениями, установленными штатом.
7. Назначьте доступ на основе ролей, чтобы сотрудники видели данные только в тех юрисдикциях, для которых у них есть разрешение.
8. Настройте фирменную символику домена и маршрутизацию электронной почты для каждой юрисдикции, чтобы укрепить доверие и поддерживать корректную коммуникацию.

В тех штатах, где это требуется, необходимо завершить официальную регистрацию на платформе RON или получить одобрение поставщика услуг (например, в Техасе, Флориде) до принятия заказов.

Запуск нотариальной деятельности в новом штате: контрольный список соответствия требованиям.

Перед началом продвижения услуг в новом штате необходимо подтвердить следующее:

1. Вы являетесь действующим нотариусом, имеющим право выступать по договору о предоставлении нотариальных полномочий в штате.
2. Ваша платформа или сервис должны быть зарегистрированы в офисе государственного секретаря штата, если это требуется.
3. Ваша электронная печать и цифровой сертификат соответствуют правилам форматирования данного штата.
4. Ваш процесс проверки личности проходит проверку в соответствии с правилами штата.
5. Ваш журнал и порядок хранения записей соответствуют действующему законодательству данного штата.

К распространённым ошибкам относятся указание неверного места проведения в свидетельствах, отсутствие необходимых согласий или раскрытия информации, проведение недопустимых проверок личности и несоблюдение недостаточных сроков хранения записей из-за ошибочного применения правил других штатов.

При нотариальном заверении сделок с недвижимостью убедитесь, что регистрационный орган принимает документы, заверенные и зарегистрированные в электронном виде, и что все участвующие кредиторы принимают стандарты электронного закрытия сделок MISMO RON. Подтвердите это до назначения встречи.

Если правила неоднозначны, следует запросить письменное консультативное заключение у государственного секретаря или соответствующего органа, а не предполагать их соответствие. Например, административное правило Флориды 1N-7.001 содержит подробные технические стандарты, которые лучше всего подтвердить в письменной форме.

Начните с создания профиля юрисдикции для штата, в котором вы будете вводить систему в эксплуатацию, проведите полную тестовую сессию, а затем добавляйте другие штаты только после подтверждения того, что все средства контроля соответствуют своим требованиям.