Программное обеспечение для электронного нотариального журнала: управление записями с защитой от несанкционированного доступа для соблюдения требований RON (дистанционного нотариального заверения).

Электронный журнал и защищенные от подделки записи в нотариальной практике

Электронный нотариальный журнал — это электронная запись нотариальных действий, совершенных лично с использованием электронных средств или посредством удаленного онлайн-нотариального заверения (РОЗ). Он объединяет такие данные, как личность подписавшего, информация о документе и особенности каждого нотариального заверения. Записи с защитой от подделки используют криптографические методы, позволяющие обнаруживать любые изменения после внесения записи, сохраняя целостность и возможность проверки записей. Эта защита необходима для соблюдения правовых норм и требований соответствия при проведении аудитов или судебных разбирательствах.

Например, регулирующие органы могут потребовать доказательства того, что бухгалтерские записи не были изменены после нотариального заверения. При использовании пломб, защищающих от подделки, нотариусы могут предоставлять отчеты, содержащие криптографические подписи и отметки времени, в качестве доказательства. Суды полагаются на эти записи для подтверждения подлинности нотариальных заверений, демонстрируя, что они не были изменены несанкционированно.

Понимание требований различных юрисдикций к содержанию и хранению электронных журналов.

Требования к содержимому электронного нотариального журнала и сроку его хранения различаются в зависимости от штата и страны. Как правило, в штатах требуется записывать данные о подписанте, такие как имя, тип удостоверения личности и орган, выдавший его, а также частичную версию идентификационного номера; результаты анализа учетных данных и аутентификации на основе знаний (KBA), включая результаты «прошел/не прошел» и количество попыток; тип нотариального действия; описание документа; дату и время; взимаемую плату; местоположение; используемую платформу; примечания; и идентификаторы для аудио/видеозаписей в сеансах дистанционного нотариального заверения.

Сроки хранения документов обычно составляют от 5 до 10 лет. Например, в Мичигане требуется хранить журналы и записи не менее 5 лет, а во Флориде — 10 лет. Юрисдикции, работающие в рамках eIDAS, также устанавливают международные стандарты в отношении цифровой печати и ведения документации. Нотариусам следует проверить конкретные местные законы, чтобы обеспечить полное соответствие требованиям.

В некоторых штатах действуют уникальные положения. В Техасе требуется хранить онлайн-записи нотариальных заверений не менее 5 лет после последнего нотариального заверения с участием конкретного лица. В Калифорнии, согласно статье 8231.5 Государственного кодекса, срок хранения электронных или материальных журналов составляет 5 лет. Знание этих различий крайне важно для надлежащего управления электронными журналами.

Как работает защита от подделки в электронных нотариальных журналах

Защита от несанкционированного доступа (Tamper-Evidence Pileing) сочетает в себе криптографическое хеширование, цифровые подписи и доверенные метки времени для обеспечения безопасности каждой записи в журнале. Каждая запись обрабатывается с помощью алгоритма хеширования, часто SHA-256, генерирующего уникальный код фиксированной длины, зависящий от содержимого записи; любое изменение изменяет этот хеш.

Цифровые подписи используют сертификаты X.509 для аутентификации подписи нотариуса на хеше. Доверенные метки времени, соответствующие RFC 3161, добавляют к хешу проверяемую дату и время, подтверждая, когда была записана запись. Записи связываются с помощью цепочки хешей в журналах с возможностью добавления данных, что делает последовательность неизменяемой.

Эти механизмы обеспечивают независимую проверку. Аудиторы или суды могут подтвердить целостность журнала, проверив хеши, цифровые подписи и временные метки. В отличие от простых заблокированных PDF-файлов, такой подход предотвращает незаметное изменение записей.

Контрольный список для оценки функций программного обеспечения для электронного нотариального журнала.

• Добавляемые записи в журнал, предотвращающие удаление или перезапись.
• Автоматический ввод всех необходимых данных журнала непосредственно из сеансов нотариального заверения.
• Надежное хранение документов, удостоверяющих личность, и результатов KBA, связанных с каждой записью.
• Сопоставление аудио/видеозаписей с соответствующими записями в журнале.
• Криптографическая защита от несанкционированного вскрытия для отдельных документов и комбинированных пакетов документов.
• Создание отчетов о проверке, содержащих подробную информацию о подтверждении подлинности печатей и хэш-манифестах.
• Использование технологий WORM (однократная запись, многократное чтение) или неизменяемых носителей информации.
• Управление доступом на основе ролей с поддержкой различных уровней разрешений для нотариусов, работающих в одиночку и в группах.
• Автоматизированное обеспечение соблюдения политик хранения данных, включая архивирование и запланированное удаление.
• Поддержка экспорта записей в форматы PDF/A, CSV и пакеты документов, объединяющие аудио- и видеофайлы.
• Возможности автономной и независимой проверки без зависимости от поставщика программного обеспечения.
• Варианты размещения данных соответствуют требованиям законодательства соответствующей юрисдикции.
• Подробные журналы аудита доступа и действий пользователей.
• Инструменты доступа к API и миграции для импорта существующих журналов или интеграции с другими системами.

Настройка электронных журналов и пломб, защищающих от подделки, в системе самообслуживания нотариуса.

Для начала зарегистрируйте свою практику на платформе самообслуживания нотариусов и настройте правила, специфичные для вашей юрисдикции, такие как обязательные поля и сроки хранения. Загрузите свою цифровую печать или сертификат подписи, чтобы включить криптографическую подпись бухгалтерских записей. Активируйте функции защиты от подделки и проставления временных меток для обеспечения безопасности данных.

Назначайте пользователям роли и разрешения для контроля доступа, особенно в компаниях с несколькими рабочими местами. Сопоставляйте необходимые поля журнала с правилами соответствия вашей юрисдикции в отношении дистанционного нотариального заверения и электронного нотариального заверения. Включите автоматическое создание пакетов подтверждающих документов, объединяющих данные журнала с аудиовизуальными записями и манифестами проверки.

Проведите тестовые нотариальные заверения и убедитесь, что записи правильно заверены печатью и проставлена отметка времени. Подробные инструкции по эксплуатации доступны в руководстве по ведению журнала самообслуживания и проведению сессий . Это гарантирует, что ваша программа для ведения электронного журнала полностью соответствует требованиям.

Проведение сеансов, которые автоматически заполняют соответствующий требованиям журнал дистанционного онлайн-нотариального заверения.

Начните сессию с заполнения анкеты клиента и предварительной проверки личности. Запланируйте нотариальное заверение на вашей платформе. Во время сессии дистанционного нотариального заверения используйте анализ учетных данных и аутентификацию на основе знаний (KBA) для проверки личности подписывающего лица, записывая результаты «пройдено/не пройдено» и количество попыток в журнал.

Запишите основные поля, такие как тип нотариального действия, описание документа, сборы, дата и время, платформа, местоположение (физическое или виртуальное) и примечания. Точно привяжите любые аудио/видеозаписи сессии к журналу. После сессии зашифруйте и завершите запись в журнале.

Внесение исправлений осуществляется путем добавления только новых записей с указанием причин и временных меток. Оригинальные записи остаются неизменными и не удаляются. Особые случаи, такие как неудачные попытки создания базы знаний или отказ подписанта вести полный журнал аудита, могут быть отмечены соответствующим образом.

Этот рабочий процесс автоматизирует ведение цифровой нотариальной документации, сокращает количество ошибок при ручном вводе данных и обеспечивает соответствие нормативным требованиям.

Проверка целостности бухгалтерской отчетности для целей аудита, судебных повесток и разрешения споров.

При запросе документов регулирующими органами или судами предоставьте полный пакет доказательств, включающий выдержки из журналов и связанные с ними аудио-/видеозаписи. Включите отчеты о проверке печатей, хэш-манифесты и квитанции с отметками времени. Предоставьте журналы доступа, отражающие взаимодействие пользователей с журналом.

Проверка пакета доказательств может быть выполнена независимо с использованием открытых ключей и данных о контроле временных меток, без необходимости обращения за поддержкой к поставщику. К пакету следует приложить четкое объяснение того, как были созданы и сохранены записи.

Перед передачей информации необходимо в рамках установленных законом ограничений удалить конфиденциальные сведения. Полученная таким образом защищенная от подделки запись обеспечит достоверную и готовую к аудиту историю нотариального заверения.

Безопасность, конфиденциальность и управление доступом в цифровых нотариальных журналах

Надежное шифрование защищает данные как в состоянии покоя, так и во время передачи. Эффективное управление ключами защищает цифровые сертификаты, используемые для подписи. Управление доступом на основе ролей ограничивает просмотр и редактирование записей только авторизованным персоналом. Списки разрешенных IP-адресов могут ограничивать доступ к системе только для утвержденных сетей.

Неизменяемые журналы документируют все действия пользователей в записях журнала для обеспечения прозрачности. Варианты размещения данных гарантируют соответствие локальным законам о хранении данных. Планы резервного копирования и аварийного восстановления определяют целевые точки и время восстановления для снижения рисков потери данных.

Процедуры, запускаемые при закрытии счета или истечении срока действия полномочий, сохраняют архивные записи и предотвращают несанкционированное удаление. В совокупности эти средства контроля обеспечивают безопасность вашей системы цифрового нотариального учета.

Импорт, экспорт, управление жизненным циклом хранения и получение операционных преимуществ.

Импортируйте предыдущие записи в формате CSV или JSON, используя шаблоны, чтобы объединить ваши записи в новом программном обеспечении. Функции экспорта поддерживают формат PDF/A для документов, соответствующих требованиям законодательства, CSV для анализа, а также пакеты доказательств, объединяющие аудио/видео и метаданные для упрощения аудита или передачи данных.

Политики хранения данных автоматизируют управление жизненным циклом данных, планируя удаление или архивирование в соответствии с требованиями законодательства. В некоторых юрисдикциях уничтожение данных после истечения сроков хранения является обязательным, в других же требуется долгосрочное хранение.

Переход на цифровые журналы нотариального заверения сокращает время, затрачиваемое на каждое нотариальное заверение, уменьшает усилия по подготовке к аудиту и снижает риски, связанные с утерей или изменением записей. Такая эффективность приводит к ощутимой экономии затрат и снижению рисков.

Для начала запустите бесплатный пробный период использования выбранного вами программного обеспечения для электронного журнала, включите функции защиты от несанкционированного доступа, импортируйте предыдущие записи и спланируйте процесс подключения. Руководство по электронной почте и исходящим сообщениям Self Service Notary содержит советы по управлению коммуникациями в этот переходный период.