Configuração remota de autenticação online: um guia claro para notários e escritórios de advocacia.

Configurar um serviço de autenticação notarial online remota (RON) em conformidade com as normas significa confirmar se o seu estado autoriza o RON, selecionar uma plataforma que atenda às regras estaduais de verificação de identidade e registro, estabelecer um fluxo de trabalho seguro desde o recebimento da solicitação até o lançamento no livro de registro e testar tudo antes da sua primeira sessão com um cliente real. Ignorar qualquer uma dessas etapas pode levar à rejeição de autenticações, reclamações de fiança ou suspensões de comissão. Este guia apresenta um roteiro passo a passo, desde a obtenção da licença até a sua primeira sessão com um cliente real.

O que é autenticação notarial online remota e por que o RIN está desatualizado.

A autenticação notarial remota online (RON, na sigla em inglês) é um ato notarial realizado por meio de uma sessão audiovisual bidirecional ao vivo, na qual o tabelião verifica a identidade do signatário, aplica uma assinatura e um selo eletrônicos com certificado digital e cria um registro inviolável da transação. Ao contrário da autenticação notarial eletrônica presencial (IPEN, na sigla em inglês), que exige que o signatário e o tabelião estejam no mesmo local físico, a RON não requer espaço compartilhado.

A autenticação remota com tinta (RIN, na sigla em inglês) é diferente. Na RIN, o tabelião e o signatário se conectam por vídeo, mas o signatário imprime, assina com tinta líquida e envia o documento fisicamente pelo correio ou o entrega pessoalmente. A RIN foi permitida como medida temporária durante a pandemia em estados que não possuíam leis permanentes sobre autenticação remota com tinta.

Confirme se o seu estado autoriza o RON antes de prosseguir.

Antes de escolher uma plataforma, revise a legislação e o adendo da comissão sobre RON (Remote Online Telefônico) do seu estado. Os requisitos para RON, as listas de tecnologias aprovadas e os limites de taxas variam, portanto, fluxos de trabalho criados para um estado podem não ser aplicáveis a outro.

De acordo com aAssociação Nacional de Secretários de Estado , Alabama, Geórgia, Mississippi e Carolina do Sul não promulgaram leis permanentes de autenticação remota online (RON). A Califórnia aprovou a legislação sobre RON (SB 696) em 2023, mas a implementação completa está prevista para 1º de janeiro de 2030. Os tabeliães desses estados devem seguir o cronograma da Secretaria de Estado, em vez de presumir a disponibilidade total do serviço.

Como as regras variam de estado para estado, não utilize os requisitos de um único estado como modelo. Comece consultando o diretório da NASS e, em seguida, verifique as leis e o código administrativo do seu estado, como os Estatutos da Flórida ou as disposições sobre RON da Virgínia. Antes de investir em uma plataforma, confirme estes cinco pontos:

• Necessidade de um registo RON separado ou de um adendo para além da comissão padrão.
• Requisitos estaduais para treinamento ou exame específico de RON.
• Se o seu estado mantém uma lista de fornecedores de tecnologia aprovados ou permite plataformas que atendam aos critérios legais.
• Valores da fiança e do seguro de erros e omissões, e se sua fiança atual cobre atos de telemarketing remoto.
• Limites de tarifas e regras sobre sobretaxas de tecnologia ou conveniência.

Esses valores provêm de leis estaduais ou diretrizes de agências, incluindo as normas de registro notarial online do Texas e o programa de cartório remoto e eletrônico do Arizona . Verifique as normas do seu estado antes de definir suas taxas ou prazos de retenção.

Escolha uma plataforma que atenda aos requisitos de RON (Remote Online Automated) do seu estado.

Uma plataforma em conformidade com as normas faz mais do que simplesmente permitir a assinatura na tela. Ela deve gerar os documentos e registros específicos exigidos pelo seu estado, prontos para auditoria ou contestação judicial. Avalie os fornecedores usando uma lista de verificação fixa, não demonstrações de vendas.

Solicite aos fornecedores que mapeiem explicitamente cada funcionalidade à legislação que ela atende. Analise as plataformas listadas pela National Notary Association . Se você lida com documentos de hipoteca, verifique se a certificação MISMO RON está atualizada. Confirme o status da certificação com os fornecedores, pois a lista da MISMO é atualizada com frequência. Se o seu estado mantém uma lista de fornecedores aprovados, como Michigan ou Wisconsin, suas opções se limitam a essa lista.

Verificação de identidade e melhoria da experiência do usuário.

A maioria das leis de RON exige verificação de identidade em várias etapas: análise de credenciais de um documento de identidade emitido pelo governo, análise de conhecimento prévio (KBA, na sigla em inglês) e uma sessão audiovisual ao vivo para comparação visual. A Flórida exige a apresentação remota de um documento de identidade emitido pelo governo com análise de credenciais e KBA; Texas, Virgínia, Washington e Arizona utilizam padrões semelhantes. Virgínia e Washington também permitem conhecimento pessoal ou testemunhas idôneas como alternativas.

A análise de credenciais (KBA) gera perguntas de identidade a partir de fontes de dados públicas e privadas. Os signatários devem responder corretamente dentro de um número determinado de tentativas. Os limites de aprovação variam de acordo com o estado; consulte a documentação de conformidade da sua plataforma. Quando a análise de credenciais ou a KBA falham, as leis geralmente permitem o recurso ao conhecimento pessoal ou a testemunhas idôneas, quando permitido.

Reduza as falhas preparando os clientes antes das sessões com uma lista de verificação:

• Tenha em mãos um documento de identidade com foto, válido e emitido pelo governo, que esteja em bom estado de conservação.
• Participe da reunião a partir de um local silencioso e bem iluminado, com uma conexão de internet estável.
• Use um dispositivo com câmera e microfone funcionando; evite redes Wi-Fi públicas.
• Mantenha um telefone ou dispositivo de reserva à mão caso o link da base de conhecimento precise ser reenviado.
• Saiba qual é o documento a ser assinado e certifique-se de que todos os co-signatários estejam prontos na sessão, no horário marcado.

Você pode automatizar lembretes usando seu sistema de confirmação de compromissos. Veja como um fluxo de trabalho dedicado para e-mail e caixa de saída mantém as listas de verificação consistentes.

Configure o hardware, o espaço de trabalho e a rede para sessões confiáveis.

Interrupções de sessão ou imagens de identificação de baixa qualidade podem invalidar as autenticações. Trate sua tecnologia como infraestrutura de conformidade. Use pelo menos uma webcam HD de 1080p, um fone de ouvido ou microfone externo para reduzir o ruído e iluminação frontal que mostre claramente todos os participantes.

Mantenha um fundo simples e sem distrações para evitar confusão sobre o local onde a autenticação ocorreu. Prefira uma conexão Ethernet cabeada em vez de Wi-Fi e tenha um plano B, como um ponto de acesso móvel, para evitar interrupções. Antes de cada sessão, teste a câmera, o áudio, a conectividade da plataforma e certifique-se de que haja espaço suficiente para as gravações. Um nobreak (UPS) básico evita a perda de dados durante quedas de energia. Para escritórios com vários cartórios, padronize os equipamentos e procedimentos para evitar vulnerabilidades em auditorias.

Garantir a segurança, a privacidade e o registro adequado de dados.

Criptografe todas as gravações, registros e documentos de identidade durante o armazenamento e a transmissão. Limite o acesso apenas a pessoal autorizado. Habilite a autenticação multifator (MFA) em contas da plataforma, e-mail e qualquer armazenamento em nuvem.

Mantenha os sistemas operacionais atualizados e habilite a criptografia de disco completo nas estações de trabalho. Mantenha backups automatizados de registros e gravações separados dos dispositivos principais.

Seu diário eletrônico deve capturar esses dados a cada autenticação notarial:

• Data, hora e fuso horário
• tipo de ato notarial
• Título ou descrição do documento
• Nome e tipo de identificação do signatário
• Método de comprovação de identidade utilizado (análise de credenciais, conhecimento da base de conhecimento, conhecimento pessoal, testemunha credível)
• Taxa cobrada
• ID da sessão da plataforma e referência da gravação
• Notas sobre irregularidades ou recusas

Guarde gravações e entradas de diário conforme exigido pela legislação estadual, por exemplo, cinco anos no Texas, dez anos na Flórida. Confirme se sua plataforma permite exportar ambos simultaneamente para solicitações regulatórias ou judiciais. Elabore um plano conciso de resposta a incidentes, especificando os procedimentos de notificação, prazos e etapas de preservação de evidências em caso de perda do dispositivo ou intimações. Utilize um diário estruturado e um registro de sessão para agilizar as respostas.

Crie um fluxo de trabalho de sessão completo e repetível.

Fluxos de trabalho consistentes garantem conformidade e eficiência, seja em transações com um único signatário ou com múltiplas partes. Treine cada tabelião para seguir a mesma sequência:

1. Agendamento e verificações prévias: Coletar dados do signatário, tipo de documento e fuso horário; enviar com antecedência a lista de verificação pré-sessão e o termo de consentimento.
2. Recebimento de documentos : Confirmar se os documentos estão completos, formatados para assinatura eletrônica e não estão excluídos pela legislação estadual.
3. Coleta de documentos de identificação e obtenção de consentimento : Capture documentos de identificação emitidos pelo governo para análise de credenciais e obtenha o consentimento registrado para o processo de autenticação notarial remota (RON) antes da autenticação formal.
4. Verificação técnica pré-voo: Verificar a qualidade do áudio, vídeo e conexão de internet de todos os participantes antes do início da gravação.
5. Sessão ao vivo : Execute o KBA (Key Business Assessment), confirme visualmente a identidade, administre juramentos e testemunhe assinaturas em tempo real.
6. Assinatura eletrônica, selo eletrônico e finalização: Aplique a assinatura e o selo do certificado digital e, em seguida, bloqueie o documento para torná-lo inviolável.
7. Emitir cópias e realizar lançamentos contábeis. Enviar cópias autenticadas, preencher os lançamentos contábeis e confirmar o armazenamento e a retenção adequados dos registros.
8. Pagamento e recebimento: Cobrar taxas dentro dos limites estaduais e emitir recibos detalhados.

Para sessões com múltiplas assinaturas ou testemunhas, inclua todos na mesma chamada, verifique a identidade de cada um separadamente e registre a ordem das assinaturas. Clientes recorrentes podem ignorar os e-mails de pré-verificação após a verificação da identidade e configuração do dispositivo, mas ainda devem concluir a Análise de Base de Conhecimento e a análise de credenciais em novos documentos.

O termo de consentimento deve declarar que o signatário concorda em participar remotamente, compreende que a sessão será gravada e consente com a assinatura e o selo eletrônicos. Adapte este termo com a assessoria de um advogado; este texto não constitui aconselhamento jurídico formal.

Definir políticas, gerir taxas e reduzir riscos.

Estabeleça políticas por escrito antes de aceitar reservas. Defina os documentos aceitáveis, os motivos de recusa, o tratamento de verificações de antecedentes ou credenciais reprovadas, o reagendamento e a retenção de registros além dos mínimos legais.

Defina taxas iguais ou inferiores ao limite máximo estabelecido pelo seu estado. Divulgue claramente quaisquer taxas adicionais de tecnologia antes das sessões, pois muitos estados limitam as taxas notariais, mas tratam as taxas de conveniência ou de entrega de forma diferente. Não cobre taxas de deslocamento para serviços de autenticação remota online (RON), visto que não há deslocamento; cobrá-las pode gerar reclamações. Analise seus serviços e estrutura de preços em relação ao limite máximo estabelecido pelo seu estado antes de publicar.

Confirme a cobertura da sua fiança e obtenha um seguro de erros e omissões específico para autenticação remota (RON), visto que as fianças notariais padrão para atos presenciais podem não cobrir autenticações remotas. Documente cada recusa ou falha na verificação de identidade; registros adequados fundamentam sua defesa em caso de litígios. Alguns documentos, como certos testamentos, fideicomissos ou instrumentos imobiliários específicos, são excluídos da autenticação remota em alguns estados. Verifique as exclusões do seu estado antes de autenticar documentos incomuns e recuse em vez de arriscar.

Teste seu sistema, treine a equipe e inicie as operações.

Realize diversas sessões de teste com colegas ou voluntários antes de implementar o sistema em produção. Teste todas as etapas: pesquisa na base de conhecimento, análise de credenciais, gravação, aplicação do selo eletrônico, preenchimento do diário e exportação. Falhas durante os testes irão se repetir com os clientes.

Prepare um pacote de documentação conciso: procedimentos operacionais padrão, informações para o cliente, roteiros de consentimento e um guia de referência rápida para cenários de falha na verificação de identidade. Treine toda a sua equipe no mesmo protocolo para garantir experiências consistentes para o cliente, independentemente do tabelião de plantão.

Monitore mensalmente as seguintes métricas: taxa de sucesso da sessão, duração média da sessão e taxa de falha na verificação de identidade. Um aumento nas falhas geralmente indica uma lacuna na preparação do cliente, que pode ser resolvida com instruções pré-sessão mais claras.

Atendimento a signatários internacionais e transfronteiriços

A autenticação notarial remota não é automaticamente aceita em outros países. Confirme se o país ou instituição de destino aceita uma autenticação notarial remota emitida nos EUA antes de agendar. As autenticações notariais nos EUA dependem de certificados digitais emitidos pelo estado e vinculados à comissão do notário. O sistema eIDAS da UE utiliza Assinaturas Eletrônicas Qualificadas (QES) emitidas por provedores de confiança credenciados; esses sistemas não são intercambiáveis por padrão.

Documentos autenticados sob o sistema RON dos EUA podem exigir apostilas ou autenticação adicional no exterior, dependendo do destino e do tipo de documento.

Para signatários internacionais que comparecem perante um notário dos EUA, a análise de credenciais é mais complexa, pois muitas plataformas são otimizadas para documentos de identidade nacionais. Verifique se a sua plataforma é compatível com passaportes e documentos de identidade estrangeiros antes de agendar e reserve um tempo extra para a verificação de identidade.

Documentos como escrituras de imóveis, certos documentos de inventário ou aqueles que exigem apostila frequentemente enfrentam desafios de aceitação em diferentes jurisdições, independentemente da qualidade da autenticação remota online (RON). Discuta esses pontos antecipadamente para alinhar as expectativas do cliente.

Antes da sua primeira sessão internacional, obtenha por escrito os requisitos da parte receptora e guarde uma cópia. Faça um teste com um colega que faça a assinatura para evitar surpresas.