Online notariële dienstverlening op afstand opzetten: een duidelijke handleiding voor notarissen en notarissenkantoren

Het opzetten van een conforme praktijk voor online notariële diensten op afstand (RON) betekent dat u moet controleren of uw staat RON toestaat, een platform moet kiezen dat voldoet aan de identiteitsverificatie- en archiveringsregels van uw staat, een veilige workflow moet opzetten van de eerste aanvraag tot de eerste notariële akte, en alles moet testen voordat u uw eerste live ondertekenaar ontvangt. Het overslaan van een van deze stappen kan leiden tot afgewezen notariële akten, claims op de borgsom of schorsing van uw bevoegdheid. Deze handleiding biedt een stapsgewijs plan, van de vergunningsaanvraag tot uw eerste live sessie.

Wat online notariële diensten op afstand inhouden en waarom RIN verouderd is.

Notariële bekrachtiging op afstand (RON) is een notariële handeling die wordt uitgevoerd via een live, tweeweg audiovisuele sessie, waarbij de notaris de identiteit van de ondertekenaar verifieert, een elektronische handtekening en zegel plaatst die worden ondersteund door een digitaal certificaat, en een fraudebestendig document van de transactie opstelt. In tegenstelling tot elektronische notariële bekrachtiging in persoon (IPEN), waarbij de ondertekenaar en de notaris zich op dezelfde fysieke locatie moeten bevinden, is voor RON geen gedeelde ruimte nodig.

Notariële bekrachtiging op afstand met inkt (Remote Ink Notarization, RIN) is anders. Bij RIN maken de notaris en de ondertekenaar via videoverbinding verbinding, maar de ondertekenaar print het document, zet het op papier en ondertekent het met inkt, waarna het document fysiek wordt verzonden of afgeleverd. RIN was tijdens de pandemie als tijdelijke maatregel toegestaan in staten zonder permanente wetgeving voor notariële bekrachtiging op afstand.

Controleer of RON in uw staat is toegestaan voordat u verdergaat.

Raadpleeg de RON-wetgeving en het addendum van de commissie in uw staat voordat u een platform kiest. RON-vereisten, goedgekeurde technologielijsten en maximumtarieven variëren, dus workflows die voor de ene staat zijn ontwikkeld, zijn mogelijk niet overdraagbaar naar een andere staat.

Volgens deNational Association of Secretaries of State hebben Alabama, Georgia, Mississippi en South Carolina geen permanente wetgeving voor RON (Remote Online Notarization) aangenomen. Californië heeft in 2023 wetgeving voor RON (SB 696) aangenomen, maar de volledige implementatie is gepland voor 1 januari 2030. Notarissen in Californië zouden de planning van de staatssecretaris moeten volgen in plaats van ervan uit te gaan dat de wetgeving volledig beschikbaar is.

Omdat de regels per staat verschillen, moet u de vereisten van één enkele staat niet als sjabloon gebruiken. Begin met de NASS-directory en raadpleeg vervolgens de wet- en regelgeving van uw staat, zoals de Florida Statutes of de RON-bepalingen van Virginia. Controleer voordat u in een platform investeert de volgende vijf punten:

• Een aparte RON-registratie of -aanvulling bovenop de standaardcommissie is nodig.
• Staatsvereisten voor RON-specifieke training of examen.
• Of uw staat nu een lijst met goedgekeurde technologieleveranciers bijhoudt of platforms toestaat die aan wettelijke criteria voldoen.
• De hoogte van de borgsom en de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, en of uw huidige borgsom ook dekking biedt voor RON-handelingen.
• Maximale tarieven en regels met betrekking tot toeslagen voor technologie of gemak.

Deze cijfers zijn afkomstig uit staatswetten of richtlijnen van overheidsinstanties, waaronder de regels voor online notariële archivering in Texas en het programma voor notariële diensten op afstand en e-notarissen in Arizona . Controleer de regels van uw eigen staat voordat u uw tarieven of bewaartermijnen vaststelt.

Kies een platform dat voldoet aan de RON-vereisten van uw staat.

Een conform platform doet meer dan alleen digitaal ondertekenen mogelijk maken. Het moet de specifieke documenten en registraties genereren die uw staat vereist, klaar voor controle of juridische betwisting. Evalueer leveranciers aan de hand van een vaste checklist, niet op basis van verkoopdemonstraties.

Vraag leveranciers om elke functie expliciet te koppelen aan de wet waaraan deze voldoet. Bekijk de platforms die vermeld staan bij de National Notary Association . Als u hypotheekdocumenten behandelt, controleer dan of ze een actuele MISMO RON-certificering hebben. Bevestig de certificeringsstatus bij leveranciers, aangezien de MISMO-lijst regelmatig wordt bijgewerkt. Als uw staat een lijst met goedgekeurde aanbieders hanteert, zoals Michigan of Wisconsin, zijn uw keuzes beperkt tot die lijst.

Identiteitsverificatie en verbetering van de ondertekeningservaring

De meeste wetten voor verificatie op afstand vereisen een gelaagde identiteitsverificatie: analyse van de gegevens op een overheidsidentiteitsbewijs, kennis- en gedragsanalyse (KBA), plus een live audiovisuele sessie voor visuele vergelijking. Florida vereist het op afstand presenteren van een overheidsidentiteitsbewijs met gegevensanalyse en KBA; Texas, Virginia, Washington en Arizona hanteren vergelijkbare normen. Virginia en Washington staan ook persoonlijke kennis of geloofwaardige getuigen als alternatief toe.

KBA genereert identiteitsvragen op basis van openbare en particuliere gegevensbronnen. Ondertekenaars moeten binnen een bepaald aantal pogingen de juiste antwoorden geven. De drempelwaarden voor het behalen van een voldoende variëren per staat; raadpleeg de nalevingsdocumentatie van uw platform. Wanneer de authenticatieanalyse of KBA mislukt, bieden wetten vaak de mogelijkheid om terug te vallen op persoonlijke kennis of geloofwaardige getuigen, indien toegestaan.

Verminder het aantal mislukkingen door cliënten vóór de sessies voor te bereiden met een checklist:

• Zorg dat u een geldig en onbeschadigd identiteitsbewijs met foto bij de hand hebt, uitgegeven door de overheid.
• Neem deel vanuit een rustige, goed verlichte ruimte met een stabiele internetverbinding.
• Gebruik een apparaat met een werkende camera en microfoon; vermijd openbare wifi-netwerken.
• Zorg dat u een telefoon of een ander reserveapparaat bij de hand hebt voor het geval de KBA-link opnieuw moet worden verzonden.
• Zorg dat u het te ondertekenen document kent en dat eventuele medeondertekenaars op tijd aanwezig zijn tijdens de sessie.

Je kunt herinneringen automatiseren met je afspraakbevestigingssysteem. Ontdek hoe een speciale workflow voor e-mail en uitgaande berichten ervoor zorgt dat checklists consistent blijven.

Configureer hardware, werkruimte en netwerk voor betrouwbare sessies.

Afgebroken sessies of identiteitsfoto's van slechte kwaliteit kunnen notariële akten ongeldig maken. Beschouw uw technologie als een infrastructuur voor naleving van de regelgeving. Gebruik minimaal een 1080p HD-webcam, een headset of externe microfoon om ruis te verminderen en verlichting aan de voorzijde die alle deelnemers duidelijk in beeld brengt.

Zorg voor een rustige, opgeruimde achtergrond om verwarring over de locatie van de notariële akte te voorkomen. Gebruik bij voorkeur een bekabelde ethernetverbinding in plaats van wifi en zorg voor een back-up, zoals een mobiele hotspot, om onderbrekingen te voorkomen. Test vóór elke sessie de camera, audio en platformconnectiviteit en zorg voor voldoende opslagruimte voor de opname. Een eenvoudige UPS (Uninterruptible Power Supply) voorkomt gegevensverlies tijdens stroomuitval. Standaardiseer voor notariskantoren met meerdere medewerkers de apparatuur en procedures om kwetsbaarheden bij audits te voorkomen.

Zorg voor beveiliging, privacy en een correcte registratie.

Versleutel alle opnames, logboeken en identiteitsdocumenten tijdens opslag en verzending. Beperk de toegang tot alleen geautoriseerd personeel. Schakel multifactorauthenticatie (MFA) in voor platformaccounts, e-mail en alle cloudopslag.

Zorg ervoor dat besturingssystemen up-to-date zijn en schakel volledige schijfversleuteling in op werkstations. Maak geautomatiseerde back-ups van logboeken en opnames, gescheiden van de hoofdapparaten.

Uw e-journaal dient de volgende gegevens per notariële akte vast te leggen:

• Datum, tijd en tijdzone
• Notariële akte type
• Titel of beschrijving van het document
• Naam en identificatietype van de ondertekenaar
• Gebruikte methode voor identiteitsverificatie (analyse van referenties, kennis- en gedragsanalyse, persoonlijke kennis, geloofwaardige getuige)
• Kosten in rekening gebracht
• Platformsessie-ID en opnamereferentie
• Aantekeningen over onregelmatigheden of weigeringen

Bewaar opnames en logboekvermeldingen zoals vereist door de wetgeving van de betreffende staat, bijvoorbeeld vijf jaar in Texas en tien jaar in Florida. Controleer of uw platform beide documenten tegelijk kan exporteren voor verzoeken van toezichthouders of de rechtbank. Stel een kort incidentresponsplan op met daarin de meldingsprocedures, tijdlijnen en stappen voor het bewaren van bewijsmateriaal in geval van verlies van het apparaat of dagvaardingen. Gebruik een gestructureerd logboek en sessieverslag om de reacties te stroomlijnen.

Ontwikkel een herhaalbare, complete sessieworkflow.

Consistente werkprocessen garanderen naleving en efficiëntie, ongeacht of er één ondertekenaar is of een transactie met meerdere partijen. Train elke notaris om dezelfde volgorde aan te houden:

1. Reservering en voorcontrole: Verzamel gegevens van de ondertekenaar, het type document en de tijdzone; stuur vooraf een checklist en toestemmingsverklaring toe.
2. Documentencontrole: Controleer of de documenten compleet zijn, geschikt zijn voor elektronische ondertekening en niet door de staatswetgeving zijn uitgesloten.
3. Identificatie en toestemming vastleggen: Leg een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs vast voor analyse van de gegevens en verkrijg schriftelijke toestemming voor de RON-procedure vóór de definitieve notariële bekrachtiging.
4. Technische controle vóór aanvang van de opname: Controleer de kwaliteit van de audio, video en internetverbinding van alle deelnemers voordat de opname begint.
5. Tijdens de live sessie kunt u KBA uitvoeren, de identiteit visueel bevestigen, eden afleggen en handtekeningen in realtime bekrachtigen.
6. Elektronisch ondertekenen, digitaal verzegelen en voltooien: Voeg de digitale certificaatondertekening en het zegel toe en vergrendel het document vervolgens in een fraudebestendige staat.
7. Verstrek kopieën en journaalposten. Verstuur gecertificeerde kopieën, vul de journaalposten in en bevestig de juiste opslag en bewaring van de documenten.
8. Betaling en ontvangstbewijs: Incasseer de kosten binnen de staatsgrenzen en geef gespecificeerde ontvangstbewijzen af.

Bij sessies met meerdere ondertekenaars of getuigen, dient u iedereen in hetzelfde gesprek te betrekken, elke identiteit afzonderlijk te verifiëren en de volgorde van de ondertekening vast te leggen. Terugkerende klanten kunnen de e-mails voor de pre-check overslaan nadat de identiteit is geverifieerd en het apparaat is ingesteld, maar moeten nog steeds de KBA- en referentieanalyse voor nieuwe documenten voltooien.

In de toestemmingsverklaring moet worden vermeld dat de ondertekenaar ermee instemt om op afstand deel te nemen, begrijpt dat de sessie wordt opgenomen en instemt met een elektronische handtekening en zegel. Pas deze tekst aan in overleg met een juridisch adviseur; dit is geen formeel juridisch advies.

Beleid vaststellen, kosten beheren en risico's beperken.

Stel schriftelijke beleidsregels op voordat u boekingen accepteert. Definieer acceptabele documenten, weigeringsgronden, de afhandeling van mislukte KBA- of legitimatiecontroles, het verzetten van afspraken en de bewaartermijn van gegevens die verder gaat dan de wettelijk vastgestelde minimumvereisten.

Stel de tarieven vast op of onder het maximumbedrag dat in uw staat is vastgesteld. Vermeld eventuele aparte technologiekosten duidelijk voorafgaand aan de sessies, aangezien veel staten een maximumbedrag voor notariële kosten hanteren, maar kosten voor bijvoorbeeld koeriersdiensten anders behandelen. Breng geen reiskosten in rekening voor RON (Record on Notarial), aangezien er geen reizen plaatsvinden; het in rekening brengen van reiskosten kan leiden tot klachten. Controleer uw diensten en prijsstructuur aan de hand van het maximumbedrag in uw staat voordat u ze publiceert.

Controleer uw borgstelling en sluit een specifieke beroepsaansprakelijkheidsverzekering af voor notariële akten op afstand (RON), aangezien standaard notarisborgstellingen voor handelingen in persoon mogelijk geen dekking bieden voor notariële akten op afstand. Documenteer elke weigering of mislukte identiteitsverificatie; goede documentatie ondersteunt uw verdediging in geval van geschillen. Sommige documenten, zoals bepaalde testamenten, trusts of specifieke onroerendgoedakten, zijn in sommige staten uitgesloten van RON. Controleer de uitsluitingen in uw staat voordat u ongebruikelijke documenten notarieel bekrachtigt en weiger liever dan te gokken.

Test je systeem, train je personeel en start de activiteiten.

Voer meerdere testsessies uit met collega's of vrijwilligers voordat u live gaat. Test alle stappen: KBA, referentieanalyse, registratie, e-zegeltoepassing, logboekafhandeling en export. Fouten tijdens het testen zullen zich ook bij klanten voordoen.

Stel een beknopt documentatiepakket samen: standaardwerkprocedures, informatieverstrekking aan cliënten, toestemmingsformulieren en een beknopte handleiding voor scenario's waarin de identiteitsverificatie mislukt. Train al uw medewerkers volgens hetzelfde protocol om een consistente ervaring voor cliënten te garanderen, ongeacht welke notaris dienst heeft.

Houd maandelijks de volgende statistieken bij: het slagingspercentage van de sessies, de gemiddelde sessieduur en het percentage mislukte identiteitsverificaties. Een toename van het aantal mislukkingen wijst meestal op een tekortkoming in de voorbereiding van de cliënt, die u kunt aanpakken met duidelijkere instructies voorafgaand aan de sessie.

Het afhandelen van internationale en grensoverschrijdende ondertekenaars.

Notariële akten op afstand worden niet automatisch over de grenzen heen geaccepteerd. Controleer of het land of de instelling van bestemming een in de VS gevestigde notaris op afstand accepteert voordat u een afspraak maakt. Notariële akten in de VS zijn gebaseerd op door de staat uitgegeven digitale certificaten die gekoppeld zijn aan de bevoegdheid van een notaris. Het eIDAS-raamwerk van de EU maakt gebruik van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) die worden uitgegeven door geaccrediteerde vertrouwensaanbieders; deze systemen zijn niet standaard uitwisselbaar.

Documenten die onder het Amerikaanse RON-systeem zijn notarieel bekrachtigd, vereisen mogelijk een apostille of aanvullende authenticatie in het buitenland, afhankelijk van de bestemming en het type document.

Voor internationale ondertekenaars die voor een Amerikaanse notaris verschijnen, is de verificatie van de identiteitsbewijzen lastiger omdat veel platforms geoptimaliseerd zijn voor binnenlandse identiteitsbewijzen. Controleer of uw platform buitenlandse paspoorten en identiteitsbewijzen ondersteunt voordat u een afspraak maakt en plan extra tijd in voor identiteitscontroles.

Documenten zoals eigendomsakten, bepaalde nalatenschapsdocumenten of documenten waarvoor een apostille vereist is, worden vaak in verschillende rechtsgebieden niet geaccepteerd, ongeacht de kwaliteit van het RON (Record of Entitlement). Bespreek dit vooraf om de verwachtingen van de cliënt duidelijk te maken.

Vraag vóór uw eerste internationale sessie de eisen van de ontvangende partij schriftelijk vast te leggen en bewaar een kopie. Oefen een proefsessie met een collega die als ondertekenaar optreedt om verrassingen te voorkomen.