Электронная подпись и заверение документов для нотариусов: объяснение принципов цифрового нотариального заверения в соответствии с требованиями законодательства.

Электронное нотариальное заверение имеет юридическую силу только при правильном выполнении трех отдельных элементов: электронная подпись подписавшего лица отражает его намерение, цифровая подпись на основе сертификата связывает личность нотариуса с документом, и подпись содержит достаточное количество временных меток и данных об отзыве, чтобы выдержать проверку спустя годы. Путаница с этими уровнями или игнорирование последнего часто приводит к спорам по поводу цифрового нотариального заверения. Данное руководство разъясняет каждый уровень и приводит его в соответствие с соответствующими стандартами и законами.

Электронная подпись, цифровая подпись и электронная печать нотариуса: объяснение.

Электронная подпись — это любой электронный знак, сделанный с намерением подписать документ, например, напечатанное имя, кнопка «Подписать» или нарисованная на сенсорном экране подпись. Она доказывает намерение, но сама по себе не подтверждает, кто фактически подписал документ или был ли файл изменен впоследствии.

Цифровая подпись — это криптографический метод, использующий закрытый ключ для подтверждения хеша (математического отпечатка) документа. Любой может проверить это подтверждение, используя сертификат открытого ключа подписавшего. Этот процесс делает подпись проверяемой и защищенной от подделки. Каждая квалифицированная или усовершенствованная электронная подпись является цифровой подписью; не каждая электронная подпись соответствует этому определению.

Электронная печать нотариуса — это цифровая подпись, проставленная с использованием собственного сертификата нотариуса, который выдается специально уполномоченному нотариусу и часто связан с его регистрационным номером и юрисдикцией. Она отличается от отсканированного изображения резинового штампа, наклеенного на PDF-файл, которое не имеет криптографической привязки и ничего не раскрывает при последующем редактировании страницы. Изображение декоративной печати может сопровождать настоящую цифровую подпись, но подлинность подтверждается только сертификатом, расположенным под ней.

Нотариальное свидетельство — это документ (заверение, подтверждение или копия), в котором указывается, какое действие нотариус совершил, для кого и когда. Журнал аудита регистрирует клики, IP-адреса и временные метки сеанса подписания. Он предоставляет полезные подтверждающие доказательства, но не является криптографическим доказательством целостности документа, что часто вводит в заблуждение покупателей платформ.

Правовая база зависит от местонахождения лица, подписывающего документы, и нотариуса.

В Соединенных Штатах федеральный закон ESIGN Act и Единый закон об электронных транзакциях (UETA) на уровне штатов предоставляют электронным подписям тот же правовой статус, что и подписям чернилами, за исключением таких документов, как завещания, кодицилы, завещательные трасты, некоторые документы по семейному праву и уведомления об оплате коммунальных услуг, которые в большинстве штатов не подлежат электронному оформлению. Кроме того, дистанционное онлайн-нотариальное заверение (RON) постоянно разрешено в 47 штатах, за исключением Калифорнии, Миссисипи и Южной Каролины (закон Калифорнии о RON вступает в силу 1 января 2030 года). Законы штатов о RON часто требуют использования специальных технологий; например, во Флориде обязательна технология нотариального заверения, которая обнаруживает любые последующие изменения документа, в то время как Техас и Вирджиния устанавливают аналогичные требования к защите от подделки и независимой проверке печатей нотариуса.

В Европейском Союзе eIDAS определяет три уровня электронной подписи: простая, расширенная и квалифицированная. В редакции 2024 года, eIDAS 2.0, вводится европейский цифровой идентификационный кошелек, но сохраняется правило, согласно которому квалифицированная электронная подпись (QES) имеет ту же юридическую силу, что и рукописная подпись, на территории всех государств-членов. Трансграничные нотариальные заверения в рамках гражданского права и программы электронного апостиля обеспечивают дополнительные правовые уровни, рассматриваемые далее. За пределами этих регионов требования значительно различаются; нотариусам, работающим на международном уровне, следует проверять правила конкретной юрисдикции, а не предполагать, что применяются нормы США или ЕС.

Защита от подделки данных обеспечивается за счет инфраструктуры открытых ключей (PKI).

Цифровые подписи используют инфраструктуру открытых ключей (PKI), включающую в себя несколько компонентов, которые должен знать каждый нотариус:

• Хэш — это отпечаток фиксированной длины, представляющий собой точный набор байтов документа; любое изменение полностью меняет хэш.
• Ключевая пара состоит из закрытого ключа (хранится в секрете, используется для подписи) и открытого ключа (используется для проверки).
• Сертификат , выданный центром сертификации (ЦС) , связывает открытый ключ с подтвержденной личностью нотариуса и данными о его полномочиях.
• Цепочка сертификатов связывает сертификат нотариуса через промежуточные центры сертификации с доверенным корневым центром сертификации, что позволяет программам просмотра PDF-файлов определять, следует ли доверять подписи.
• Проверки OCSP и CRL позволяют проверяющим лицам узнать, был ли сертификат отозван на момент подписания.
• Достоверная метка времени , обычно используемая в соответствии с RFC 3161 IETF, доказывает, что подпись существовала в определенный момент времени независимо от часов подписывающего лица.

Если после подписания изменится хотя бы один байт в подписанном содержимом, хеш перестанет соответствовать запечатанной версии, и проверяющие пометят документ как измененный. Этот математический механизм обеспечивает фактическое доказательство подделки, а не просто водяной знак.

PAdES, XAdES, CAdES и LTV позволяют сохранять возможность проверки подписей.

Применимые стандарты зависят от формата подписанного файла. В PDF-файлах используется PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), определенный в ETSI EN 319 142-1 . В XML-документах используется XAdES , а в отдельных или упакованных в CMS подписях — CAdES . Поскольку большинство нотариально заверенных документов представляют собой PDF-файлы, PAdES является стандартом, с которым сталкивается большинство нотариусов.

PAdES имеет несколько профилей: PAdES-B (базовый) содержит только подпись и сертификат; PAdES-T добавляет метку времени RFC 3161. PAdES-LT (долгосрочный) включает в себя всю цепочку сертификатов и данные об отзыве, что позволяет проводить проверку после истечения срока действия сертификатов. PAdES-LTA добавляет периодические повторные метки времени для обеспечения возможности проверки в течение десятилетий, что объясняет, почему суды и компании, занимающиеся оформлением прав собственности, все чаще требуют его. Электронная печать нотариуса без встроенной метки LTV при подписании уязвима для ошибок «невозможно проверить» после истечения срока действия сертификата подписи, несмотря на отсутствие фальсификации.

Что касается криптографии, текущие рекомендации NIST FIPS 186-5 и NIST SP 800-57 указывают на использование ключей RSA минимум 2048 бит, при этом для обеспечения более длительной действительности предпочтительны алгоритмы RSA или эллиптических кривых с порогом 3072 бит. Их следует использовать в сочетании с SHA-256 или более надежными хешами. Уточните у поставщиков сертификатов информацию об используемых ими алгоритмах по умолчанию и размерах ключей.

Уровни подписи указывают на юридическую силу электронных подписей.

Для получения разрешений с низким уровнем риска достаточно простого подписания одним щелчком мыши; нотариально заверенные документы требуют большей уверенности, поскольку нотариальные действия должны быть независимо подтверждены. eIDAS классифицирует электронные подписи по трем уровням:

Цифровые нотариальные подписи, как правило, представляют собой как минимум расширенные электронные подписи (AES): основанные на сертификате, уникально связанные с нотариусом и применяемые с эксклюзивным контролем закрытого ключа. Квалифицированная электронная подпись (QES) включает в себя квалифицированное устройство создания подписи (аппаратное обеспечение или проверенный модуль облачной безопасности) и квалифицированный сертификат от аккредитованного поставщика доверительных услуг. Необходимость использования AES или QES зависит от юрисдикции и типа документа. Перед подписанием уточните у контрагентов или юристов, какой уровень подписи они принимают.

Основные этапы электронного нотариального заверения, соответствующие требованиям законодательства, остаются неизменными как при очном, так и при дистанционном заверении.

Электронное нотариальное заверение осуществляется по одному и тому же принципу подписания и проставления печати независимо от того, проводится ли оно в офисе или удаленно; основное различие заключается в проверке личности и фиксации сеанса подписания.

1. Прием документов и проверка личности. Для нотариального заверения в офисе это включает анализ удостоверений личности, выданных государственными органами, аутентификацию на основе знаний и двустороннюю аудиовизуальную проверку в режиме реального времени в соответствии с законодательством штата. Нотариальное заверение в офисе предполагает личное присутствие и проверку удостоверения личности.
2. Подготовка документа. Загрузите окончательный документ и зафиксируйте порядок страниц и содержимое перед началом подписания, поскольку изменения, внесенные после подписания, аннулируют печать.
3. Подписывающий ставит свою электронную подпись, зафиксированную с намерением, как правило, посредством подписи одним щелчком мыши или подписи на сенсорном экране, и логически связанную с записью документа.
4. Нотариус применяет цифровую подпись на основе сертификата и электронную печать. Нотариус использует свой сертификат уровня AES или QES для цифровой подписи и проставления цифровой печати на точных байтах окончательного документа.
5. Добавление метки времени и включение долгосрочной проверки (LTV). Добавляется метка времени RFC 3161, а подпись обновляется до PAdES-LT или LTA путем встраивания сертификатов и данных об отзыве.
6. Добавьте текст нотариального свидетельства. В присягах или подтверждениях указывается совершенное действие, с указанием электронного исполнения, если это требуется в соответствии с законодательством юрисдикции.
7. Зафиксируйте доказательства и сделайте запись в журнале. Запишите транзакцию в электронный журнал. Для RON (дистанционного электронного журнала) храните аудиовизуальную запись в соответствии с правилами штата (например, пять лет в Техасе, не менее десяти лет во Флориде).
8. Передайте подписанный оригинал и сохраните копии. Предоставьте подписанный документ сторонам и сохраните копию в соответствии с политикой хранения документов компании. Проверьте свою электронную почту и исходящие сообщения на предмет процедур доставки и подтверждения.

Как проверить электронный нотариально заверенный документ

Откройте файл в стандартной программе для просмотра PDF-файлов и проверьте панель подписи, а не изображение печати. В Adobe Acrobat Reader действительная и неизмененная подпись отображается зеленой галочкой с сообщением «Подписано, и все подписи действительны» в строке подписи. Свойства подписи показывают сертификат подписавшего, полную цепочку доверия до распознанного корневого сертификата, метку времени и, если присутствует, примечание, подтверждающее включение долгосрочной проверки (LTV) в соответствии с документацией Adobe по проверке цифровых подписей.

• Сообщение "Документ был изменен или поврежден после подписания" означает, что хеш не совпадает, указывая на изменения содержимого после подписания.
• Сообщение "Личность подписавшего неизвестна" обычно означает отсутствие промежуточного сертификата центра сертификации, а не поддельную подпись.
• Предупреждение об истечении срока действия сертификата в неизмененном документе часто означает, что данные LTV не были внедрены при подписании, поэтому метка времени не может подтвердить действительность сертификата на момент подписания.
• Уведомление об аннулировании сертификата означает, что данные OCSP или CRL указывают на аннулирование сертификата нотариуса, что требует немедленного пересмотра сделки.

Эта криптографическая проверка отличается от журналов аудита платформы, которые записывают метаданные, такие как IP-адреса и временные метки, но не доказывают целостность документа. Получателям, желающим самостоятельно проверить документы, следует направлять их к таким ресурсам, как руководство по проверке нотариально заверенных документов онлайн , а также вести собственные журналы и записи сессий в соответствии с данными панели подписи.

Принятие трансграничных соглашений требует соответствия ожиданиям получателя.

Электронная печать расширенной электронной подписи (EES), выданная американским нотариусом, не признается автоматически квалифицированной электронной подписью в ЕС. Квалифицированная электронная подпись, выданная в одном государстве-члене ЕС, признается всеми членами в рамках eIDAS, но может ввести в заблуждение получателей, незнакомых с этим форматом. Некоторые стороны, особенно государственные реестры за пределами основных юрисдикций, по-прежнему требуют оригиналы документов, прошедших ручную печать, с физическими апостилями. В таких случаях необходимо предоставить как оригинал с электронной подписью для внутреннего использования, так и заверенную бумажную копию для отправки. Страны, участвующие в программе электронного апостиля (e-APP), включая такие штаты США, как Монтана и Род-Айленд, принимают электронные апостили в виде полностью цифровых PDF-файлов, проверенных через онлайн-реестр. Обратите внимание на проприетарные форматы подписи, которые могут некорректно открываться в стандартных программах просмотра PDF-файлов, что может привести к зависимости от поставщика, чего следует избегать при составлении контрольного списка.

Управление ключевыми элементами имеет решающее значение для надежности электронных пломб.

Закрытый ключ нотариуса является единственной точкой отказа системы. Способ его выдачи и хранения так же важен, как и стандарты, поддерживаемые программным обеспечением. Центры сертификации, выдающие сертификаты для нотариусов, проверяют личность по удостоверению нотариуса перед выдачей. Этапы проверки различаются в зависимости от поставщика и не всегда подробно описываются публично, поэтому уточняйте информацию, прежде чем принимать решение.

• Храните закрытые ключи на аппаратных токенах (смарт-картах или USB-устройствах) или облачных аппаратных модулях безопасности (HSM), защищенных многофакторной аутентификацией; никогда не храните их в виде обычных файлов на ноутбуках.
• Отслеживайте и обновляйте сертификаты до истечения срока их действия; просроченные сертификаты могут остановить процесс подписания.
• Разработайте и задокументируйте процедуры экстренного отзыва ключей в случае их утери или подозрения на компрометацию, а также разберитесь во времени реагирования вашего центра сертификации на запрос об отзыве.
• В фирмах с несколькими нотариусами следует хранить индивидуальные ключи и сертификаты для каждого; использование общих учетных данных подрывает идентичность клиента.

Выбор платформы для электронной подписи и нотариального заверения документов.

Оценивайте платформы электронной подписи на основе практического опыта, а не маркетинговых заявлений. Запросите демонстрацию в режиме реального времени, показывающую подписанный файл, открытый в Adobe Acrobat Reader, с видимой проверкой LTV (пожизненной ценности клиента), а не просто скриншоты.