Self Service Notary
Aan de slag
← Alle handleidingen

Dagelijks werk · 8 min

Een document laten notariëren, van uploaden tot bekrachtigen.

Het complete proces: uploaden, optionele handtekening- en identiteitsaanvragen, de zegeleditor en het definitieve zegel waarmee het proces wordt afgerond.

Begin de baan

Open Work en druk op 'Een nieuwe certificering starten', of ga direct naar de wizard. Sleep een pdf-bestand, een Word-bestand of een foto naar het uploadgebied — tot 40 MB, wat voldoende is voor een scan van enkele honderden pagina's.

  1. Sleep het bestand erin, of druk op het dropgebied en selecteer het.
  2. Het document wordt gehasht en aan het grootboek gekoppeld zodra het binnenkomt — nog voordat er iets wordt ondertekend. Je ziet er een ✓ naast staan.
  3. Druk op Doorgaan.
De uploadstap van de wizard. Het bestand wordt direct na aankomst aan het grootboek gekoppeld.
De uploadstap van de wizard. Het bestand wordt direct na aankomst aan het grootboek gekoppeld.

De zes stappen van de tovenaar

De linker balk toont de volledige taak. Alleen de eerste en laatste stap zijn verplicht; alles daartussenin is optioneel en kan worden overgeslagen.

  1. Het document uploaden — verplicht, en reeds gedaan.
  2. Verzoek om handtekeningen — optioneel: vraag mensen om elektronisch te tekenen voordat je eraan begint.
  3. Verzoek om identiteitsverificatie — wordt automatisch ingevuld als uw handtekeningverzoek dit al bevat.
  4. Vraag een live sessie aan — optioneel videogesprek (beschikbaar wanneer live sessies zijn ingeschakeld voor het platform).
  5. Vraag eventueel nog iets anders aan — optioneel: vraag in je eigen woorden om extra bewijsmateriaal, zoals een tweede identiteitsbewijs of een adresbewijs.
  6. Werk aan het document — de zegeleditor, de laatste stap.
Stap 1: het document is geregistreerd en verankerd; hier kan een klant worden toegewezen.
Stap 1: het document is geregistreerd en verankerd; hier kan een klant worden toegewezen.

Vraag onderweg om handtekeningen (optioneel)

Bij stap 2 klikt u op 'Een ondertekenaar toevoegen'. Elke ondertekenaar krijgt een eigen link; u bekrachtigt het document zelf zodra zij klaar zijn.

  1. Vul de volledige naam en het e-mailadres van de ondertekenaar in.
  2. Kies hoe ze hun identiteit bewijzen: alleen een link naar een e-mailadres, een identiteitsbewijs van de overheid + een selfie (de standaardoptie), of twee verschillende identiteitsbewijzen + een selfie.
  3. Laat de optie 'Zelf handtekeningen plaatsen' uitgeschakeld en er wordt automatisch een handtekeningpagina toegevoegd aan het eind; vink deze optie aan om zelf handtekeningvakjes in de editor te plaatsen.
  4. Druk op 'Verzenden naar 1 ondertekenaar'. Op het scherm wordt nu het aantal weergegeven, bijvoorbeeld '0 van 1 ondertekend'.
Het ondertekeningsformulier: naam, e-mailadres en hoe zij hun identiteit bewijzen.
Het ondertekeningsformulier: naam, e-mailadres en hoe zij hun identiteit bewijzen.

Nog geen e-mailafzender gekoppeld?

Totdat een e-mailafzender is gekoppeld in Instellingen → E-mail, blijven verzoeken in uw Postvak Uit staan in plaats van te worden bezorgd. Er gaat niets verloren; koppel de afzender en de e-mails worden verzonden.

De zegelredacteur - de laatste stap

De editor toont het document met een kolom 'Gereedschap' ernaast. Alles wat u hier toevoegt, wordt in het verzegelde PDF-bestand opgenomen.

  1. Voeg tekst toe — vul lege plekken op elke pagina in met vooraf ingevulde velden zoals de datum van vandaag of het jaar, die u direct kunt invoegen.
  2. Notariswidgets — uw zegel- en handtekeningafbeeldingen. Upload ze eenmalig in de instellingen en ze verschijnen hier.
  3. Tekst van het certificaat — kies de tekst voor het notarieel certificaat; er zijn vier varianten beschikbaar.
  4. Verificatiebadge — de QR-code die iedereen later kan scannen om het document te verifiëren.
  5. Laatste pagina's — kies welke certificaatpagina's worden toegevoegd, zoals het certificaat van voltooiing.
  6. Voeg vervolgens mijn gekwalificeerde handtekening (QES) toe — vink dit aan om direct van verzegeling naar uw gekwalificeerde handtekening te gaan.
De zegeleditor: de pagina aan de linkerkant, de kolom met gereedschappen aan de rechterkant, de zegelknop onderaan.
De zegeleditor: de pagina aan de linkerkant, de kolom met gereedschappen aan de rechterkant, de zegelknop onderaan.

Sluit het af

Druk op 'Document verzegelen'. Een bevestigingsvenster geeft precies aan wat er gestempeld zal worden: hoeveel widgets, welke laatste pagina's, het logo, want de verzegeling is permanent.

  1. Lees de bevestiging: daarin staan alle laatste pagina's vermeld en de plaatsing van de badge.
  2. Druk op OK. Het verzegelde PDF-bestand wordt geschreven, de handeling wordt vastgelegd in uw e-journaal en u keert terug naar Werk met het voltooide document.
Weer aan het werk na verzegeling — het document toont de verzegelde staat.
Weer aan het werk na verzegeling — het document toont de verzegelde staat.

De afdichting is permanent - en dat is zo bedoeld.

Het verzegelde bestand kan daarna nooit meer worden bewerkt; die onveranderlijkheid wordt gegarandeerd door het grootboek. Wilt u iets wijzigen? Upload een nieuw document en verzegel dat.

Een document laten notariëren, van uploaden tot bekrachtigen. — Self Service Notary