Een elektronisch notarieel register waarin wijzigingen zichtbaar zijn, gebruikt cryptografische hashes zodat elke wijziging in een afgesloten registratie zichtbaar wordt. Zo voldoet het zonder handmatige controle aan de regels voor het bijhouden van registers van de Amerikaanse staten. Elke Amerikaanse staat die notariële bekrachtiging op afstand via internet toestaat, vereist dat het register veilig wordt geback-upt, uitsluitend onder het beheer van de notaris staat en onafhankelijk kan worden geverifieerd. Deze handleiding behandelt het instellen van velden, het automatiseren van de vastlegging van sessies op afstand, het beveiligen van de toegang en het bewaren van gegevens gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn in uw rechtsgebied.
Wat het zichtbaar maken van wijzigingen betekent voor elektronische notariële registers
Technologie die wijzigingen zichtbaar maakt, is een elektronisch mechanisme dat waarneembaar bewijs toont van elke latere wijziging. De National Association of Secretaries of State omschrijft het eenvoudig: "Het zichtbaar maken van wijzigingen betekent dat elke wijziging in een elektronisch document aantoonbaar moet zijn." De regels van de staten leggen dit beginsel vast. Nevada vereist dat bij een elektronisch document elke wijziging na voltooiing zichtbaar is, Florida schrijft voor dat notariële gegevens onafhankelijk verifieerbaar zijn met technologie die wijzigingen zichtbaar maakt, en Colorado verplicht dat elektronische registers wijzigingen zichtbaar maken en veilig worden geback-upt.
In de praktijk wordt hiervoor een hashketen gebruikt. Wanneer u een registratie afsluit, berekent het systeem een cryptografische hash: een tekenreeks met een vaste lengte die wordt gegenereerd op basis van de inhoud van de registratie. Die hash wordt gekoppeld aan de hash van de vorige registratie. Verander één teken in een eerdere registratie en de keten wordt verbroken. De hash van de volgende registratie komt dan niet meer overeen, zodat iedereen die een verificatie uitvoert de manipulatie kan zien. Dit onderscheidt een elektronisch register dat aan de regels voldoet van een spreadsheet, waarin een cel zonder enig spoor kan worden overschreven.
Waarom spreadsheets niet aan de regels voldoen
Een gewone spreadsheet heeft geen hashketen, geen afgesloten status en geen auditlog van wijzigingen. Elke cel kan zonder zichtbaar spoor worden overschreven. Volgens de regels van de staten moeten wijzigingen aantoonbaar zijn, en een spreadsheet voldoet niet aan die eis.
Het onderscheid tussen een onveranderbare registratie en een controleerbaar logboek is hier van belang. Een onveranderbare registratie kan na afsluiting niet meer worden gewijzigd. In een controleerbaar logboek wordt elke uitgevoerde handeling vastgelegd, inclusief correcties. De meeste staten vereisen beide: wijzigingen in de afgesloten registratie zelf moeten zichtbaar zijn, en het systeem moet vastleggen wie wanneer toegang had tot het register en wat diegene heeft gedaan. Correcties worden, waar toegestaan, als nieuwe registraties toegevoegd met verwijzingen naar het origineel, nooit door gegevens stilzwijgend te overschrijven.
Registratievelden instellen volgens de regels
Elk Amerikaans rechtsgebied vereist dat elke registratie een aantal basisgegevens bevat. Stel deze in uw sjabloon voor het elektronische register in als verplichte velden, zodat het systeem een onvolledige registratie niet kan afsluiten.
| Veld | Wat u moet vastleggen |
|---|---|
| Datum en tijd | Exact tijdstempel van de sessie, gesynchroniseerd met de klok van het ondertekenplatform |
| Naam en adres van de betrokken partij | Volledige officiële naam en woonadres van elke betrokken partij |
| Documenttype | Titel of beschrijving van het notarieel bekrachtigde document |
| Identificatiemethode | Type getoond identiteitsbewijs, resultaten van de documentcontrole en uitkomst van de identiteitsverificatie |
| Type notariële handeling | Erkenning, verklaring onder ede, verificatie of andere toegestane handeling |
| Communicatietechnologie | Vermelding van het gebruikte sessieplatform |
| Koppeling naar audiovisuele opname | Kruisverwijzing of logische koppeling naar het opgeslagen opnamebestand |
Volgens Texas Government Code § 406.108 en Florida Statutes § 117.245 moeten registraties van notariële bekrachtiging op afstand via internet al deze gegevens bevatten, inclusief de resultaten van de documentcontrole en een logische koppeling naar de audiovisuele opname. Stel op sjabloonniveau in dat lege velden worden geweigerd. Als uw systeem aangepaste velden ondersteunt, voeg dan een veld voor een vingerafdruk of andere biometrische gegevens toe waar uw rechtsgebied dat vereist. In Californië geldt namelijk een civielrechtelijke boete van $2,500 als een verplichte vingerafdruk niet wordt afgenomen.
Koppel elk veld aan een specifieke gegevensbron, zodat niets opnieuw hoeft te worden ingevoerd. De naam van de betrokken partij moet uit de identiteitsverificatiesessie worden overgenomen. Het tijdstempel moet afkomstig zijn van de serverklok van het ondertekenplatform. Het documenttype moet uit de metagegevens van het geüploade bestand of uit een gestructureerd intakeformulier worden gehaald. Bij handmatige invoer ontstaan fouten, en onvolledige registraties die tijdens de handeling zijn gemaakt, zijn een belangrijke oorzaak van tuchtmaatregelen. Als u naast uw register ook uw intakeproces inricht, behandelt de handleiding over het automatiseren van de klantintake om fouten te verminderen hoe u de intake instelt.
Registraties voor notariële bekrachtiging op afstand via internet automatiseren
Bij automatische registratie worden de identiteitsverificatiesessie en de ondertekening rechtstreeks aan de registratie gekoppeld. Zo voorkomt u handmatige herinvoer en de fouten die daarmee gepaard gaan. Wanneer een sessie voor notariële bekrachtiging op afstand via internet wordt afgesloten, moet het systeem automatisch een registratie maken en daarbij het tijdstempel, de gegevens van de betrokken partij, de resultaten van de documentcontrole en de verwijzing naar de opname uit de sessie overnemen.
Het synchroniseren van tijdstempels is hierbij het belangrijkste technische aandachtspunt. De serverklok van het ondertekenplatform en de klok van het register moeten gelijklopen. Als ze uiteenlopen, komt het tijdstempel van de registratie mogelijk niet overeen met de tijdcode in de audiovisuele opname. Een toezichthouder of advocaat van de wederpartij kan die afwijking als bewijs aanvoeren. Stel het register zo in dat het tijdstempel uit dezelfde gezaghebbende bron wordt gehaald als die van het sessieplatform, en leg de synchronisatie vast in het auditspoor.
Notariële bekrachtiging op afstand via internet is alleen rechtsgeldig waar de staat dit toestaat en waar de notaris heeft bevestigd dat de eigen bevoegdheid dit omvat. Controleer voordat u de automatisering instelt of uw staat dit toestaat en of u over de vereiste bevoegdheid beschikt. De checklist over wat een Amerikaanse notaris nodig heeft voor de eerste afspraak voor notariële bekrachtiging op afstand via internet helpt u bij die controle. Zodra u bevoegd bent, kunt u de prijzen bekijken van platforms die automatische registratie ondersteunen en aan de slag gaan met de configuratie.
Toegangsbeheer en auditsporen invoeren
Met toegangsbeheer bepaalt u wie registraties kan bekijken, toevoegen of beheren. Auditsporen leggen elke handeling in het systeem vast. De wetgeving van de staten is duidelijk over exclusief beheer. Texas vereist dat de notaris het register uitsluitend zelf beheert en back-ups beschermt tegen ongeoorloofd gebruik. Florida vereist wachtwoorden of codes waarover alleen de notaris beschikt. New York staat opslag door derden alleen toe als deze met wachtwoordverificatie is beveiligd en de gegevens onmiddellijk aan de Secretary of State kunnen worden verstrekt.
Een notaris houdt te allen tijde één actief, chronologisch register bij van alle officiële handelingen die als notaris zijn verricht. Het register wordt bewaard op een afgesloten en beveiligde plaats, onder het rechtstreekse en exclusieve beheer van de notaris.
California Secretary of State, State Notary Commissioning Authority
Stel de rechten zo in dat medewerkers nieuwe registraties kunnen toevoegen, maar afgesloten registraties niet kunnen bewerken. De bewerkingsfunctie voor een afgesloten registratie moet volledig zijn uitgeschakeld. Als uw rechtsgebied correcties toestaat, moeten die als afzonderlijke correctieregistratie worden vastgelegd met een verwijzing naar het origineel. De correctie moet een eigen hash en tijdstempel hebben en vermelden wie haar heeft aangebracht. De oorspronkelijke registratie blijft intact en eventuele wijzigingen blijven zichtbaar.
Genereer auditrapporten voordat er een inspectie door een toezichthouder plaatsvindt. Het rapport moet elke aanmelding, elke bekeken registratie, elke toegevoegde registratie en elke aangebrachte correctie tonen. Nevada vereist dat elektronische notarissen registraties binnen 10 dagen na een verzoek van de Secretary of State verstrekken. Maak het rapportsjabloon nu, zodat u dit niet onder tijdsdruk hoeft samen te stellen. Voor praktijken die naast notariële handelingen ook betalingen verwerken, gelden de principes uit vertrouwelijkheid en naleving van de regels bij de verwerking van betalingen waarborgen net zo goed voor het toegangsbeheer van het register.
Protocollen voor veilige langdurige opslag
De bewaartermijnen voor elektronische notariële registers lopen uiteen van vijf jaar tot permanente deponering, afhankelijk van het rechtsgebied. Texas vereist dat gegevens over notariële bekrachtiging via internet ten minste 5 jaar worden bewaard. Florida, New York en Colorado schrijven elk 10 jaar voor. Californië vereist dat notarissen alle registers binnen 30 dagen na het aflopen, neerleggen of intrekken van hun bevoegdheid bij de griffier van de county inleveren.
Versleutel opgeslagen gegevens met AES-256, de standaard voor symmetrische versleuteling waarnaar wordt verwezen in richtlijnen van staten voor elektronische notariële bekrachtiging en in federale programma's voor digitale zekerheden. Versleutel gegevens tijdens de overdracht met TLS 1.2 of TLS 1.3, zoals beschreven in NIST Special Publication 800-52. Digitale certificaten waarmee gegevens zo worden gekoppeld dat wijzigingen zichtbaar zijn, moeten voldoen aan de X.509-normen en gebruikmaken van RSA-sleutels van minimaal 2048 bits of ECDSA-sleutels met SHA-256-hashing.
Scheid actuele werkgegevens van gearchiveerde registraties. Het actieve register, waaraan dagelijks nieuwe registraties worden toegevoegd, bevindt zich in de werkomgeving met gecontroleerde toegang. Zodra de bewaartermijn voor een groep registraties begint, worden gearchiveerde registraties verplaatst naar een afzonderlijke, beveiligde opslagplaats met beperkte toegang. Deze scheiding voorkomt dat oudere registraties tijdens het dagelijkse werk per ongeluk worden gewijzigd en maakt de export voor audits overzichtelijker. Waar lokale privacywetgeving dit vereist, bewaart u de persoonsgegevens van klanten gescheiden van de metagegevens van het register. Koppel ze alleen via een interne verwijzing die de notaris desgevraagd kan opzoeken.
Back-ups en herstel van belangrijke gegevens
Back-ups moeten de metagegevens van de oorspronkelijke registraties bewaren waarmee wijzigingen zichtbaar worden gemaakt. Anders voldoet een hersteld bestand niet meer aan de regels. De 3-2-1-regel, toegepast op notariële praktijken, betekent drie kopieën van het register op twee verschillende soorten opslagmedia, waarvan één kopie op een andere locatie. De kopie bevat niet alleen de gegevens, maar ook de hashketen, het auditlog en de cryptografische handtekeningen die deze met elkaar verbinden.
- Stel automatische dagelijkse back-ups inPlan in dat het systeem elke nacht een volledige back-up maakt van de registerdatabase, het auditlog en de hashketen. Controleer of alle cryptografische metagegevens in de back-up zijn opgenomen.
- Bewaar back-ups op afzonderlijke mediaBewaar één back-up op lokaal versleutelde opslag en één in een beveiligde opslagplaats op een andere geografische locatie. Beide moeten toegangsbeveiliging hebben en met AES-256 versleuteld zijn wanneer ze zijn opgeslagen.
- Test het herstel elk kwartaalHerstel de back-up in een testomgeving en vergelijk de hashes met het origineel. Als de herstelde hashketen niet overeenkomt, is de back-up beschadigd en moet deze vóór de volgende bewaartermijn opnieuw worden opgebouwd.
- Documenteer de herstelprocedureLeg elke stap van het herstelproces vast, inclusief wie het herstel uitvoert, hoe de verificatie verloopt en hoe het herstelde register weer in gebruik wordt genomen. Toezichthouders kunnen tijdens een inspectie om deze documentatie vragen.
Florida en Texas vereisen beide dat back-ups worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang. New York vereist dat gegevens die door derden worden opgeslagen onmiddellijk aan de Secretary of State kunnen worden verstrekt. Een back-up die u nooit hebt getest, kunt u niet met zekerheid verstrekken. U kunt abonnementen vergelijken met automatische verificatie van back-ups om de hoeveelheid handmatig testwerk te beperken.
Exportindelingen voor controles door toezichthouders
Wanneer een toezichthouder uw register opvraagt, bepaalt de exportindeling of de registraties kunnen worden geverifieerd. Twee indelingen voldoen aan de eisen van de meeste inspecties door Amerikaanse staten: PDF/A voor afgesloten, alleen-lezenkopieën van afzonderlijke registraties of datumbereiken, en CSV met hashverificatie voor de controle van grote hoeveelheden gegevens.
PDF/A is de PDF-standaard voor archivering. Alle lettertypen en benodigde bestanden zijn erin opgenomen, zodat externe afhankelijkheden het document na verloop van tijd niet onbruikbaar maken. Exporteer elke registratie of groep registraties als PDF/A, met de cryptografische hash afgedrukt of opgenomen als metagegeven. De toezichthouder kan de hash vervolgens opnieuw berekenen en vergelijken met de waarde die in het register is opgeslagen.
Een CSV-export met hashverificatie is geschikt voor grootschalige controles. Elke rij vertegenwoordigt één registratie. De laatste kolom bevat de hash van die registratie. De toezichthouder importeert het CSV-bestand, berekent elke hash opnieuw aan de hand van de veldgegevens en markeert elke rij waarbij de berekende hash niet overeenkomt met de opgeslagen hash. Deze indeling is sneller voor grote datumbereiken, maar vereist dat de hulpmiddelen van de toezichthouder hashverificatie ondersteunen. Bied beide indelingen aan wanneer u op een verzoek reageert.
Maak de exportsjablonen voordat u ze nodig hebt. De termijn van 10 dagen in Nevada laat geen ruimte om onder tijdsdruk de juiste opmaak uit te zoeken. Test de export met uw eigen hulpmiddel voor hashverificatie, controleer of het auditlog samen met de registraties wordt geëxporteerd en bewaar de sjablonen op een plek waar medewerkers ze kunnen vinden. Voor het volledig inrichten van de praktijk, inclusief de configuratie van het register, automatisering van de intake en het instellen van sessies, behandelt de handleiding voor het instellen van notariële bekrachtiging op afstand via internet het hele traject van begin tot eind.
Stel met vertrouwen uw register in waarin wijzigingen zichtbaar zijn
De configuratie van uw register, het toegangsbeheer en de verificatie van back-ups volgen dezelfde werkwijze zodra het systeem is ingericht. U kunt beginnen met het standaardsjabloon voor naleving van de regels en de bewaartermijn en velden aanpassen aan de regels van uw staat.
