Voor notarissen betekent veilig betalingen innen dat het innen van geld gescheiden blijft van de verwerking van kaartgegevens. Een cliëntenportaal int de vergoeding, terwijl een gereguleerde dienst de kaartgegevens verwerkt. Zo slaan de eigen systemen van de notaris nooit gevoelige kaarthoudergegevens op. Deze scheiding beperkt de aansprakelijkheid, ondersteunt de naleving van regelgeving en beschermt de financiële privacy van cliënten.
Dit artikel beschrijft de technische mogelijkheden en voorzieningen voor naleving van regelgeving die een notaris nodig heeft om veilig online vergoedingen te innen. Er worden geen specifieke betalingsverwerkers, softwareproducten of leveranciers genoemd.
Betalingen accepteren op de boekingspagina
Betalingen accepteren op de boekingspagina maakt het proces eenvoudiger, maar de betalingsregeling moet aansluiten bij het soort dienst en de lokale regels. Een portaal kan een aanbetaling innen om een afspraak vast te leggen of bij een eenvoudige notariële handeling volledige vooruitbetaling vereisen. Geautomatiseerde planning en boekingen voor notarissen verminderen de administratieve last doordat de agenda rechtstreeks aan de betaalomgeving wordt gekoppeld.
Het portaal moet de betaling verwerken via gehoste invoervelden of een doorverwijzing naar een gevalideerde betaalpagina. De server van de notaris krijgt het volledige kaartnummer nooit te zien. Deze scheiding vormt de basis voor veilige online betalingen aan notarissen. U kunt aan de slag door een portaal in te richten dat de verwerking van kaartgegevens volledig uitbesteedt.
Financiële gegevens van cliënten beschermen
Bescherm de financiële gegevens van cliënten door ervoor te zorgen dat de database van de notaris geen gevoelige kaarthoudergegevens bevat. Het portaal moet gegevens tijdens de overdracht versleutelen en opgeslagen gegevens door middel van tokenisatie beschermen.
Bij tokenisatie worden kaartgegevens vervangen door een willekeurige tekenreeks. De database van de notaris bevat daardoor geen gevoelige gegevens. Volgens de PCI Security Standards Council komen portalen die alle functies voor de verwerking van kaarthoudergegevens uitbesteden aan gevalideerde derden in aanmerking voor de Self-Assessment Questionnaire A (SAQ A). Daardoor blijven de nalevingsverplichtingen van de notaris beperkt tot administratieve basismaatregelen.
Voor de bescherming van transactiegegevens bij notarissen moeten gevoelige financiële gegevens worden afgeschermd in alle logboeken en registers die zichtbaar zijn voor gebruikers zonder beheerdersrechten. Een medewerker die de boekingsagenda raadpleegt, mag alleen een afgeschermde referentie zien, geen volledig kaartnummer. Vertrouwelijkheid en naleving van regelgeving bij de verwerking van betalingen zijn afhankelijk van deze toegangscontrole.
Transactiegegevens vastleggen voor naleving van notariële voorschriften
Koppel elke betalingsregistratie aan een specifieke notariële handeling in het elektronische register, zodat de vergoedingen transparant zijn. De betalingsregistratie moet verwijzen naar de unieke identificatiecode van de handeling. Zo ontstaat een controleerbaar verband tussen de geïnde vergoeding en de verrichte dienst.
In verschillende Amerikaanse rechtsgebieden moeten notarissen gespecificeerde kwitanties verstrekken waarop wettelijk vastgestelde notariële vergoedingen gescheiden zijn van aanvullende kosten. De General Assembly of Illinois schrijft voor dat notariële vergoedingen apart van alle andere kosten worden vermeld. Het Office of the Secretary of State in Texas vereist een gespecificeerde kwitantie waarop de vergoeding voor online notariële dienstverlening apart van de gebruikelijke vergoedingen wordt vermeld.
Alle notarissen moeten gespecificeerde kwitanties verstrekken en gegevens bijhouden van vergoedingen die zij voor verleende diensten hebben ontvangen. Notariële vergoedingen moeten op de gespecificeerde kwitantie afzonderlijk en duidelijk onderscheiden van eventuele andere kosten worden vermeld.
General Assembly of Illinois, 5 ILCS 312/3-104(e)
Voor betalingsverwerking bij online notariële dienstverlening op afstand (RON) die aan de voorschriften voldoet, is dit detailniveau vereist. Het beheren van elektronische registers en registraties die manipulatie zichtbaar maken zorgt ervoor dat het transactielogboek ongewijzigd blijft.
Betalingen afstemmen en volgen
Koppel ontvangen bedragen met unieke referentiecodes aan afgeronde notariële handelingen. Het portaal genereert voor elke boeking een code. De betalingsverwerker koppelt deze code aan de transactie. Dit vereenvoudigt de boekhouding en voorkomt dat inkomsten verloren gaan.
De afstemming van notariële vergoedingen moet voldoen aan de regels van het betreffende rechtsgebied over het moment waarop vergoedingen verschuldigd worden. In EU-lidstaten met een continentaal rechtsstelsel worden notariële vergoedingen wettelijk verschuldigd zodra de handeling is afgerond. Volgens het Duitse Federale Ministerie van Justitie mogen notarissen vóór de uitvoering een voorschot op de kosten vragen, maar moeten zij dit na de handeling formeel verantwoorden.
Terugbetalingen en geschillen afhandelen
Handel terugboekingen en verzoeken om terugbetaling af via de betalingsverwerker om te voorkomen dat de identiteit van cliënten of de inhoud van documenten openbaar wordt. De geschillenprocedure moet voldoen aan de eisen van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
Om de financiële privacy van cliënten in notarisportalen te beschermen, mogen geschillendossiers alleen naar de transactiecode verwijzen. De notaris mag geen documenttitels of namen van ondertekenaars opnemen in notities over geschillen. The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury verplicht notarissen duidelijke informatie over hun vergoedingen te verstrekken, wat een transparante afhandeling van geschillen ondersteunt.
Notarissen moeten consumenten informeren over zowel hun vergoedingen als de dienstverlening die de consument en cliënt kunnen verwachten.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury
Regels per rechtsgebied voor het online innen van vergoedingen
Online notariële dienstverlening op afstand is alleen toegestaan als de Amerikaanse staat die de notaris heeft benoemd dit uitdrukkelijk toestaat en de notaris heeft bevestigd zelf bevoegd te zijn. In de VS gelden per staat maximumbedragen voor notariële vergoedingen. Volgens de Texas Secretary of State en de Florida Legislature bedraagt de maximale wettelijk vastgestelde vergoeding voor een online notariële handeling $25. Virginia staat op grond van Code of Virginia § 47.1-19 een vergoeding van $25 toe voor elektronische handelingen.
- 2018-07-01Texas staat online notariële dienstverlening op afstand toe met een maximale vergoeding van $25
- 2020-01-01De RON-wet van Florida treedt in werking en stelt de maximale vergoeding voor een notariële handeling op afstand vast op $25
- 2024-07-01Virginia verhoogt de gebruikelijke vergoeding voor notariële handelingen op papier tot $10 en handhaaft het maximum van $25 voor elektronische handelingen
- 2026-07-01The Faculty Office laat de Notaries (Accounts) Rules 2026 voor Engeland en Wales in werking treden
In de EU vindt de notariële handeling op het kantoor van de notaris plaats. Een cliëntenportaal kan worden gebruikt voor het verzamelen van gegevens, identiteitsverificatie en voorbereiding op de ondertekening. In het VK is de notariële handeling onderworpen aan de regels van The Faculty Office. Volgens de Notaries (Accounts) Rules 2026 gelden bedragen die vóór het versturen van de factuur zijn ontvangen als cliëntengelden. De notaris moet deze bedragen aanhouden op een afzonderlijke bankrekening voor cliëntengelden, gescheiden van de eigen zakelijke rekeningen. Naleving van notariële voorschriften in verschillende rechtsgebieden vereist dat deze regels worden gecontroleerd voordat een vergoeding wordt geïnd.
In 2025 staan Hongkong en de VAE alleen portaalfuncties voor de voorbereidende afhandeling toe; de notariële handeling zelf moet nog steeds persoonlijk plaatsvinden.
Beveilig uw betalingsproces voor notariële diensten
U kunt veilig betalingen innen en aan de voorschriften blijven voldoen door een portaal in te richten dat de verwerking van kaartgegevens uitbesteedt en transacties aan uw elektronische register koppelt. Vergelijk de abonnementen om de juiste oplossing voor uw praktijk te vinden.
