Voor een succesvolle implementatie van technologie voor elektronische handtekeningen en het verzegelen van documenten is een platform nodig dat gekwalificeerde digitale handtekeningen, een cryptografisch gekoppeld zegel dat wijzigingen zichtbaar maakt en een auditlog biedt. Die auditlog moet voor elke handeling het IP-adres, de apparaatvingerafdruk en het tijdstempel van de ondertekenaar vastleggen. Het doel is risico's te beperken. U moet technologie kiezen die voldoet aan de wettelijke vereisten in uw rechtsgebied, zonder de bewijskracht van de notariële handeling aan te tasten.
Notariële handelingen op afstand via internet zijn alleen toegestaan waar de wetgeving van de betreffende staat dit toestaat en de notaris heeft bevestigd zelf daartoe bevoegd te zijn. In de Europese Unie vindt de notariële handeling nog steeds fysiek op kantoor plaats. Digitale hulpmiddelen worden gebruikt voor de intake, identiteitsverificatie en voorbereiding van de ondertekening. In het Verenigd Koninkrijk gelden de regels van de Faculty Office. Hongkong en de VAE staan alleen digitale hulpmiddelen voor de dienstverlening aan cliënten toe. Een platform dat geen rekening houdt met deze verschillen tussen rechtsgebieden, stelt uw praktijk bloot aan aansprakelijkheidsrisico's.
Conforme methoden voor ondertekening en verzegeling kiezen
Kies een platform met gekwalificeerde digitale handtekeningen die voldoen aan de technologische eisen voor notariële handelingen op afstand via internet in uw rechtsgebied. Het verschil tussen soorten handtekeningen is een kwestie van rechtskracht. Een eenvoudige elektronische handtekening, zoals een getypte naam of een aangekruist selectievakje, biedt niet het cryptografische bewijs dat nodig is om aan de wettelijke eisen voor een notariële handeling te voldoen.
Volgens EU-verordening nr. 910/2014 (eIDAS) worden elektronische handtekeningen ingedeeld in eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen. Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening, aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en ondersteund door een gekwalificeerd certificaat van een erkende vertrouwensdienstverlener, is juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening. In Amerikaanse staten die notariële handelingen op afstand via internet toestaan, vereisen de wetten dat elektronische handtekeningen en zegels zodanig logisch verbonden zijn met de elektronische notariële verklaring dat zij onafhankelijk kunnen worden geverifieerd.
Controleer bij de beoordeling van een platform of het actuele cryptografische standaarden ondersteunt. Volgens National Institute of Standards and Technology (NIST) FIPS 186-5 zijn RSA, ECDSA en EdDSA goedgekeurde algoritmen voor digitale handtekeningen. Het verouderde DSA wordt niet langer aanbevolen voor het aanmaken van handtekeningen. RSA-sleutels moeten minimaal 2048 bits lang zijn om een aanvaardbaar basisbeveiligingsniveau te waarborgen. Noem geen softwareleveranciers in uw aanbestedingsdocumenten. Beschrijf in plaats daarvan de vereiste functies. Als u hulp nodig hebt om die functies voor uw rechtsgebied vast te stellen, kunt u aan de slag gaan met een platform dat ze voor u configureert.
Digitale verzegeling en het zichtbaar maken van wijzigingen configureren
Een digitaal zegel dat aan de eisen voldoet, verbindt de handtekening van de notaris, een betrouwbaar tijdstempel en de inhoud van het document onomkeerbaar met elkaar. De norm voor digitale zegels is dat wijzigingen zichtbaar worden, niet dat wijzigingen onmogelijk zijn. Een zegel dat wijzigingen zichtbaar maakt, laat zien of een document na verzegeling is gewijzigd. Een zegel dat wijzigingen onmogelijk zou maken, zou elke wijziging volledig voorkomen. Dat is technisch onmogelijk bij een digitaal bestand dat wordt verspreid. Uw platform moet elke latere wijziging in het elektronische document zichtbaar maken.
Verschillende Amerikaanse staten schrijven deze mogelijkheid voor. California Senate Bill 696, van kracht sinds 1 januari 2024, vereist dat elektronische handtekeningen en zegels onafhankelijk verifieerbaar zijn en latere wijzigingen zichtbaar maken. In Ohio vereist Administrative Code Rule 111:6-1-05 dat notarissen die online werken een notariële handeling weigeren als de gebruikte technologie niet cryptografisch kan garanderen dat wijzigingen zichtbaar worden. De wetswijzigingen van South Dakota uit 2024 bevatten vergelijkbare definities voor elektronische zegels die wijzigingen zichtbaar maken. Tijdens de configuratie moet u controleren of het zegel is gekoppeld aan de cryptografische hash van het document en niet slechts als zichtbare laag over het document is geplaatst. U kunt abonnementen vergelijken om te controleren of het gekozen abonnement dit niveau van cryptografische verzegeling ondersteunt.
Herkomst en integriteit aantonen
Om herkomst en integriteit aan te tonen, is een volledige auditlog nodig die voor elke stap van de transactie het IP-adres, de apparaatvingerafdruk en het tijdstempel vastlegt. De auditlog documenteert het beheer van het document vanaf het uploaden door de cliënt tot en met het definitieve verzegelde document. Zo ontstaat het bewijs dat nodig is om aan te tonen wie wat heeft ondertekend en wanneer.
Uw platform moet elke gebeurtenis registreren. Dat omvat de resultaten van de identiteitsverificatie van de ondertekenaar, het moment waarop het document werd geopend, het exacte tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst en het aanbrengen van het digitale zegel. De plicht van de notaris om de wil en het bewustzijn van de ondertekenaar te verifiëren, geldt ook bij digitale handelingen. Bevestig vóór het aanbrengen van het zegel de identiteit en de wil van de ondertekenaar via de video- of communicatiemiddelen van het platform.
De wettelijke eisen voor elektronische registers zijn specifiek. Florida, Texas en Californië schrijven metagegevensvelden voor, waaronder de datum en het tijdstip van de notariële handeling, het soort notariële handeling, de titel of beschrijving van het elektronische document, de naam en het adres van elke betrokken partij en de methode van identiteitsverificatie. Raadpleeg voor meer inzicht in de werking van deze identiteitscontroles in verschillende rechtsgebieden onze gids over methoden voor digitale identiteitsverificatie voor notarissen per rechtsgebied. Het platform dat u kiest, moet deze metagegevens automatisch vastleggen en koppelen aan de auditlog van het verzegelde document. Als u wilt zien hoe een systeem dat aan de eisen voldoet deze gegevens beheert, kunt u gratis beginnen.
Het werkproces voor digitale notariële handelingen integreren
Neem ondertekening en verzegeling op in het proces van intake tot afronding om het handmatig opnieuw invoeren van gegevens en de kans op menselijke fouten te beperken. In een werkproces voor digitale notariële handelingen dat aan de eisen voldoet, worden de resultaten van de identiteitsverificatie rechtstreeks met de ondertekeningsmodule gesynchroniseerd. Wanneer de identiteit van een cliënt is geverifieerd, moet het platform die verificatiegegevens overnemen in de notariële verklaring zonder dat de notaris ze opnieuw hoeft in te typen.
De intake vormt de basis van een werkproces dat aan de eisen voldoet. Door de intake van cliënten te automatiseren, wordt het werkproces van de notaris efficiënter en neemt het aantal fouten af. Een goed geïntegreerd systeem gebruikt de gegevens die tijdens de intake zijn verzameld om de registratie in het register en de notariële verklaring vooraf in te vullen. Lees hierover meer in ons artikel over het automatiseren van de intake van cliënten om het werkproces van notarissen te stroomlijnen en fouten te verminderen. De notaris moet de vooraf ingevulde gegevens nog steeds op juistheid controleren voordat het zegel wordt aangebracht. Het werkproces moet ook worden geïntegreerd met betalingsverwerking en transactiebeveiliging voor cliëntenportalen van notarissen, zodat de kosten vóór de handeling worden geïnd.
De integriteit van digitale handtekeningen verifiëren
Bij de verificatie van de integriteit van een digitale handtekening wordt vastgesteld dat een ondertekend document niet is gewijzigd sinds het zegel werd aangebracht en dat de handtekening van de genoemde ondertekenaar is. Het platform doet dit door de cryptografische hash van de documentinhoud te vergelijken met de hash die op het moment van ondertekening is vastgelegd. Als de twee hashes overeenkomen, is het document intact. Als ze verschillen, is het zegel verbroken en is het document ongeldig.
Voor de notaris moet deze verificatie op verzoek kunnen worden herhaald. Als een rechtbank, een bedrijf dat eigendomstitels onderzoekt of een ontvanger om bewijs van integriteit vraagt, moet het platform het verificatierapport opnieuw kunnen genereren zonder afhankelijk te zijn van toegang tot een leveranciersserver waarvoor bedrijfseigen technologie nodig is. Het verificatierapport moet de identiteit van de ondertekenaar, de gebruikte tijdstempelautoriteit, het handtekeningalgoritme en de uitkomst van de hashvergelijking tonen. Dit bewijs ondersteunt de notariële handeling nog lang nadat de sessie is afgelopen.
Documentversies en archieven beheren
Beheer conceptversies en definitieve versies om te voorkomen dat een niet-verzegeld concept per ongeluk notarieel wordt bekrachtigd. Het platform moet een duidelijk onderscheid afdwingen tussen concepten en definitieve, verzegelde documenten. Zodra een document is verzegeld, moet het worden vergrendeld en als alleen-lezen worden gearchiveerd. Een veilige strategie voor langdurige archivering moet ervoor zorgen dat documenten toegankelijk blijven en hun cryptografische integriteit in de loop der tijd behouden.
Bewaartermijnen verschillen sterk per rechtsgebied. In de Verenigde Staten vereisen Florida, Texas en Californië dat elektronische registers en audiovisuele opnamen ten minste 10 jaar worden bewaard. In Engeland en Wales vereisen de Notaries Practice Rules 2019, uitgevaardigd door de Master of the Faculties, dat notariële akten in openbare vorm permanent worden bewaard, terwijl documenten van handelingen in onderhandse vorm minimaal 12 jaar moeten worden bewaard. De toezichthouder heeft verklaard:
De Faculty Office zal notarissen niet verplichten met elektronische documenten te werken of gebruik te maken van verschijning op afstand. Zij respecteert het standpunt van notarissen die hiervoor niet kiezen, omdat zij zich niet vertrouwd voelen met de technologie of omdat zij deze te riskant vinden.
Master of the Faculties, toezichthouder op notarissen in Engeland en Wales
De bewaartermijn wordt bepaald door lokale wetgeving. U moet documenten bewaren gedurende de termijn die uw rechtsgebied voorschrijft. Voor registers is dat doorgaans 10 jaar of langer. Uw archiveringsstrategie moet rekening houden met de bruikbaarheid van het cryptografische zegel op lange termijn. Raadpleeg voor uitgebreider advies over dit onderwerp onze aanbevelingen voor het beheren van elektronische registers en documenten waarin wijzigingen zichtbaar blijven binnen een notarispraktijk.
Veelgestelde vragen
Zijn notariële handelingen op afstand via internet in elke Amerikaanse staat legaal?
Nee. Notariële handelingen op afstand via internet zijn alleen toegestaan waar de wetgeving van de betreffende staat dit toestaat en de notaris heeft bevestigd zelf daartoe bevoegd te zijn. U moet de specifieke wettelijke vereisten van uw staat controleren voordat u een notariële handeling op afstand via internet verricht.
Wat is het verschil tussen een zegel dat wijzigingen zichtbaar maakt en een zegel dat wijzigingen onmogelijk maakt?
Een zegel dat wijzigingen zichtbaar maakt, laat zien of een document na verzegeling is gewijzigd. Een zegel dat wijzigingen onmogelijk zou maken, zou elke wijziging volledig voorkomen. Dat is technisch onmogelijk bij een digitaal bestand dat wordt verspreid. Technologische standaarden voor notarissen vereisen zegels die wijzigingen zichtbaar maken.
Welke cryptografische algoritmen zijn goedgekeurd voor digitale handtekeningen?
Volgens NIST FIPS 186-5 zijn RSA, ECDSA en EdDSA goedgekeurde algoritmen voor digitale handtekeningen. Het verouderde DSA wordt niet langer aanbevolen voor het aanmaken van handtekeningen. RSA-sleutels moeten minimaal 2048 bits lang zijn.
Kunnen digitale hulpmiddelen de notariële handeling in de EU vervangen?
Nee. In de Europese Unie vindt de notariële handeling nog steeds fysiek op kantoor plaats. Digitale hulpmiddelen worden gebruikt voor de intake, identiteitsverificatie en voorbereiding van de ondertekening, maar de handeling zelf wordt niet online verricht.
Hoe lang moeten notarissen elektronische registers bewaren?
Bewaartermijnen verschillen per rechtsgebied. In de Verenigde Staten vereisen Florida, Texas en Californië dat elektronische registers en audiovisuele opnamen ten minste 10 jaar worden bewaard. In Engeland en Wales moeten documenten van handelingen in onderhandse vorm minimaal 12 jaar worden bewaard, terwijl akten in openbare vorm permanent worden bewaard. U moet documenten bewaren gedurende de termijn die uw rechtsgebied voorschrijft.
Configureer uw werkproces voor digitale notariële handelingen volgens de geldende eisen
Kies een platform dat gekwalificeerde digitale handtekeningen, cryptografisch gekoppelde zegels die wijzigingen zichtbaar maken en auditspecifieke logboeken per rechtsgebied ondersteunt. Zorg dat uw praktijk voldoet aan de wettelijke eisen voor digitale notariële handelingen.
