Hoe geautomatiseerde planning en afspraken voor notarissen de administratieve last verminderen

Automatisering van de planning en afspraken voor notarissen vervangt e-mailwisselingen, handmatige agendacontroles en herhaalde gegevensinvoer door één proces waarin cliënten zelf hun afspraak regelen. Een notaris die uren kwijt is aan het verzamelen en opnieuw invoeren van gegevens en het opvragen van documenten, kan die taken overlaten aan een geautomatiseerd afsprakenportaal en toch de volledige controle houden over de naleving van regels, de integriteit van het register en de regels van het rechtsgebied. Het resultaat: minder cliënten die niet komen opdagen, nauwkeurigere dossiers en meer tijd voor de notariële handeling zelf.

Waar handmatige planning de tijd van een notaris opslokt

Elke afspraak die per e-mail of telefoon wordt gemaakt, brengt administratieve kosten met zich mee die zich in de loop van een week met cliënten opstapelen. De notaris opent een e-mailwisseling, controleert de agenda op privé- en werkafspraken, stelt twee of drie tijdstippen voor, wacht op antwoord, bevestigt de afspraak en voert vervolgens de gegevens van de cliënt in een register of dossierbeheersysteem in. Als de cliënt de afspraak verzet, begint het hele proces opnieuw. Als twee medewerkers één agenda delen, bestaat bij elke stap het risico op een dubbele boeking.

De meest voorkomende tijdvreters lijken op zichzelf klein. Een cliënt mailt met de vraag of dinsdag om twee uur schikt. De notaris kijkt in de agenda, antwoordt bevestigend en vraagt naar het soort document en de naam van de ondertekenaar. De cliënt geeft een onvolledig antwoord. De notaris vraagt door. De cliënt stuurt een gescande pdf met de verkeerde resolutie. Tegen de tijd dat de afspraak begint, heeft de notaris meer tijd besteed aan de afstemming dan aan de notariële handeling. Bij vijftien of twintig afspraken per week worden die administratieve werkzaamheden de grootste kostenpost van de praktijk.

Fouten bij de gegevensinvoer verergeren het probleem. Een verkeerd gespelde naam van een ondertekenaar, een onjuiste geboortedatum of een documentbeschrijving die niet overeenkomt met wat de cliënt meebrengt, kan de registervermelding ongeldig maken of ertoe leiden dat het proces opnieuw moet beginnen. Het automatiseren van het verzamelen van cliëntgegevens maakt opnieuw invoeren overbodig: de cliënt voert de gegevens bij het maken van de afspraak één keer zelf in, waarna ze zonder handmatig overtypen in het afspraakdossier terechtkomen.

Wat een geautomatiseerd afsprakensysteem voor een notaris moet doen

Een effectief afsprakensysteem voor een notariskantoor moet de actuele beschikbaarheid tonen, afspraken automatisch bevestigen en aansluiten op het bestaande dossierbeheer van de praktijk, zonder een afzonderlijk, geïsoleerd bestand met cliëntgegevens te creëren. De belangrijkste functies zijn afgestemd op de eisen van het notariële werk.

• Actuele beschikbaarheid die de werkelijke agenda van de notaris weerspiegelt, inclusief verschijningen voor de rechter, kantooruren en reistijd voor afspraken op locatie.
• Automatische bevestigingen en herinneringen die bij het maken van de afspraak, 24 uur ervoor en één uur ervoor naar de cliënt worden gestuurd.
• Instelbare afspraaktypen met verschillende tijdsduren en benodigde tijdsmarges voor een erkenning van één handtekening tegenover een leningdossier met meerdere ondertekenaars.
• Invulvelden voor de namen van ondertekenaars, documentcategorieën, het soort identiteitsbewijs en eventuele bijzondere vereisten, voordat de cliënt bij de notaris komt.
• De mogelijkheid om documenten te uploaden, zodat de cliënt de te bekrachtigen akte bij het maken van de afspraak toevoegt in plaats van er onaangekondigd mee te verschijnen.

Het systeem moet de grenzen van de aansprakelijkheid van de notaris respecteren. Het mag nooit een juridische uitkomst beloven, een vast tarief garanderen of suggereren dat de afspraak zelf de notariële handeling vormt. Het maken van de afspraak is een administratieve gebeurtenis. De notariële handeling vindt plaats wanneer de notaris de identiteit controleert, de vrijwilligheid bevestigt, het zegel aanbrengt en de handeling in het register vastlegt. Een op maat ingericht afsprakenportaal houdt die twee gebeurtenissen gescheiden, maar koppelt ze duidelijk voor controledoeleinden.

Afsprakenportalen waarin cliënten zelf boeken

Via een portaal in de huisstijl van de praktijk kunnen cliënten zelf doen wat de notaris anders handmatig zou doen: een tijdstip kiezen, hun gegevens invoeren, documenten uploaden en voorbereidende identiteitscontroles doorlopen. De notaris beoordeelt de binnengekomen gegevens in plaats van ze stuk voor stuk op te vragen. Dit levert een praktijk de grootste vermindering van herhaalde communicatie op.

Het portaal moet alleen de afspraaktypen tonen die de notaris aanbiedt, met duidelijke beschrijvingen van de vereisten voor elk type. Een cliënt die een erkenning voor één pagina boekt, ziet een tijdvak van 15 minuten en een veld om het document te uploaden. Een cliënt die een herfinanciering van onroerend goed boekt, ziet een tijdvak van 45 minuten, velden voor de naam van elke ondertekenaar en instructies om een officieel identiteitsbewijs met foto mee te brengen. De cliënt vult het formulier één keer in. De notaris ziet vóór het begin van de afspraak in één oogopslag alle ingevulde gegevens op het dashboard.

Voor notariële handelingen op afstand via internet bewijst het portaal vooral bij voorafgaande identiteitscontroles zijn nut. De cliënt uploadt een foto van het identiteitsbewijs en doorloopt vóór de sessie een korte controle van het document. De notaris ontvangt het resultaat en kan vóór de sessie problemen signaleren, zoals een verlopen rijbewijs of een naam die niet overeenkomt. De methoden voor digitale identiteitscontrole verschillen per rechtsgebied. Daarom moet de notaris in het portaal kunnen instellen welke controles vereist zijn voor elk afspraaktype en elke locatie.

Agenda's synchroniseren en conflicten voorkomen

Tweerichtingssynchronisatie van agenda's voorkomt dubbele boekingen wanneer een notaris of klein team meerdere apparaten of agenda's gebruikt, of zowel kantoorafspraken als afspraken op locatie heeft. Het afsprakensysteem leest en wijzigt de bestaande agenda van elke notaris. Een verschijning voor de rechter die op een telefoon wordt ingevoerd, verschijnt daardoor binnen enkele seconden als niet-beschikbaar in het afsprakenportaal. Een nieuwe afspraak via het portaal blokkeert dat tijdvak in alle gekoppelde agenda's.

Vrijgehouden tijd rondom afspraken vormt de tweede beschermingslaag tegen conflicten. Een notaris kan het invullen van het register, de beoordeling van documenten en de identiteitscontrole niet als onmiddellijke overgangen tussen afspraken beschouwen. Een professionele werkwijze houdt vaste tijdsmarges tussen afspraken aan. Voor handelingen met één handtekening is doorgaans 10 tot 15 minuten ervoor en erna nodig voor documentcontrole, identiteitsverificatie en registratie na afloop. Voor ingewikkelde afspraken met meerdere ondertekenaars, eigendomsoverdrachten of buitenlandse akten is 30 tot 45 minuten nodig, zodat één uitgelopen afspraak niet de rest van de dagplanning verstoort. Het afsprakensysteem moet deze tijdsmarges standaard automatisch toepassen, niet als een optie die de notaris zelf moet onthouden in te stellen.

Voor een praktijk met twee tot vijf notarissen moet het systeem ook gedeelde voorzieningen beheren. Heeft de praktijk één vergaderruimte, dan moet het afsprakensysteem die als reserveerbare voorziening behandelen, zodat twee notarissen de ruimte niet voor hetzelfde tijdstip boeken. Als een junior notaris alleen bepaalde soorten handelingen verricht, moet het portaal die afspraken naar die persoon doorsturen en ze buiten de agenda van de senior notaris houden, tenzij ze uitdrukkelijk aan die laatste worden toegewezen.

Verplaatste afspraken, annuleringen en cliënten die niet komen opdagen beheren

Bij het verzetten van afspraken worden de tekortkomingen van handmatige planning het duidelijkst zichtbaar. Een cliënt mailt op maandag om een afspraak van woensdag naar vrijdag te verplaatsen. De notaris controleert de agenda, ziet dat vrijdag niet kan, stelt donderdag voor, wacht op bevestiging en past handmatig de voorlopige registervermelding, de agenda en de geplande herinneringen aan. Een geautomatiseerd systeem handelt dit binnen enkele seconden af. De cliënt kiest een nieuw tijdstip uit de actuele beschikbaarheid, het oude tijdstip komt meteen vrij voor andere afspraken en de herinneringen worden opnieuw ingepland.

De notaris moet het annuleringsbeleid zelf kunnen instellen, op basis van een eigen beslissing en niet van het systeem. Een praktijk kan kosteloos annuleren tot 24 uur voor de afspraak toestaan, bij annulering binnen 24 uur kosten in rekening brengen of voor niet nagekomen afspraken het volledige tarief rekenen. Het afsprakenportaal moet het door de notaris vastgestelde beleid toepassen, het bij het maken van de afspraak aan de cliënt tonen en het tijdstip bij annulering automatisch weer beschikbaar maken, zodat een andere cliënt het kan boeken.

Cliënten die niet komen opdagen, veroorzaken niet alleen administratief werk maar ook inkomstenverlies. Een tijdvak dat ongebruikt blijft doordat een cliënt niet verschijnt, kan alleen alsnog worden benut als het systeem de afwezigheid vaststelt, het tijdvak als beschikbaar markeert en cliënten op de wachtlijst bericht. Een automatische wachtlijst, waarbij cliënten ervoor kunnen kiezen een melding te krijgen als er eerder een plek vrijkomt, is praktisch voor drukke praktijken met een beperkte dagelijkse capaciteit.

Voldoen aan de regels voor afspraken in het betreffende rechtsgebied

Automatisering gaat niet boven de wetgeving van het betreffende rechtsgebied. Een afsprakensysteem kan een videosessie op afstand plannen, identiteitsdocumenten verzamelen en herinneringen versturen over staats- en landsgrenzen heen. De wettelijke bevoegdheid om de notariële handeling te verrichten, hangt echter volledig af van het rechtsgebied waarin de notaris is benoemd en, in veel gevallen, van de plaats waar de notaris zich op het moment van de handeling fysiek bevindt.

Verenigde Staten: toestemming voor notariële handelingen op afstand per staat

In de Verenigde Staten zijn notariële handelingen op afstand via internet alleen toegestaan als de wet van de betreffende staat dat toestaat en de notaris de eigen bevoegdheid heeft bevestigd. Geen enkele federale wet heeft de benoemingsbevoegdheid van de staten terzijde geschoven. Volgens regelingen zoals Texas Government Code § 406.101 et seq., Florida Statutes § 117.201 et seq. en New York Executive Law § 137-a moet de benoemde notaris zich op het moment van de handeling fysiek binnen de grenzen van de staat van benoeming bevinden. Volgens de wetgeving van Texas en Florida mag een ondertekenaar op afstand zich overal ter wereld bevinden, zolang de notaris binnen de staatsgrenzen is. De Florida Secretary of State en het Florida Remote Online Notary-portaal publiceren de eisen van de staat voor bevoegdheid en registratie van notariële handelingen op afstand via internet.

Een elektronische notariële bekrachtiging is niet hetzelfde als een notariële bekrachtiging op afstand via internet. In Texas mag een traditionele notaris een elektronische notariële bekrachtiging uitvoeren. Hoewel de ondertekening van het document en de notariële bekrachtiging elektronisch plaatsvinden, moeten zowel de notaris die de bekrachtiging uitvoert als degene die het document ondertekent op het moment van bekrachtiging fysiek aanwezig zijn.

Office of the Texas Secretary of State

In Californië is de Online Notarization Act in 2023 aangenomen via Senate Bill 696, maar de bepalingen voor notariële handelingen op afstand via internet worden voor Californische notarissen pas van kracht wanneer de California Secretary of State het technologieproject certificeert, of uiterlijk op 1 januari 2030. Een afsprakensysteem dat vóór die datum zulke handelingen voor een Californische notaris plant, plant een handeling die de notaris wettelijk niet mag verrichten. Het systeem moet de notaris afspraaktypen kunnen laten beperken op basis van de staat van benoeming en de actuele bevoegdheid.

Europese Unie: de handeling blijft op het kantoor

In de 22 EU-lidstaten met een notariaat naar continentaal recht die worden vertegenwoordigd door de Raad van de Notariaten van de Europese Unie, blijft de authentieke notariële akte verbonden aan het kantoor van de notaris binnen diens ambtsgebied. Zelfs waar richtlijnen zoals de EU-digitaliseringsrichtlijn 2019/1151, omgezet in nationale wetgeving zoals de Duitse DiRUG, procedures op afstand toestaan voor specifieke zaken zoals de oprichting van een vennootschap, vindt de handeling juridisch plaats op de standplaats van de notaris, met gebruik van de voorgeschreven overheidsinfrastructuur. Afsprakensystemen voor cliënten ondersteunen de voorbereidende werkzaamheden: cliëntgegevens verzamelen, documenten verzenden, de identiteit vooraf controleren en afspraken plannen. Ze vervangen de formele uitoefening van het notarisambt niet. In Duitsland laat het officiële online notarisportaal deze grens zien: cliënten kunnen de gegevensverzameling, identificatie en ondertekening digitaal voorbereiden, maar de notariële handeling zelf vindt plaats op de standplaats van de notaris.

Verenigd Koninkrijk: ambtsregels bepalen de dienstverlening op afstand

Voor Britse notarissen gelden ambtsregels voor dienstverlening op afstand. Onder het toezicht van de Master of the Faculties en het Faculty Office of the Archbishop of Canterbury wordt verschijnen op afstand geregeld door de Notaries Practice Rules en specifieke hoofdstukken van de Code of Practice over elektronische documenten en verschijnen op afstand.

Volgens het Faculty Office wordt een notariële akte naar Engels recht verleden op de plaats waar de notaris zich fysiek bevindt, niet waar de cliënt zich bevindt, ook als de cliënt partij is bij de akte en deze ondertekent. De bevoegdheid van een notaris is beperkt tot het grondgebied van Engeland en Wales. Een notaris mag daarom geen notariële akten verlijden wanneer die zich fysiek buiten Engeland en Wales bevindt.

The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury

Voor bepaalde documenten, zoals akten waarop Section 1(3) van de Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989 van toepassing is en documenten die onder de door HM Land Registry gehandhaafde regels voor eigendomsoverdracht vallen, blijft een fysiek aanwezige getuige vereist. Een getuige die via video op afstand meekijkt, kan in die gevallen een persoonlijke verschijning niet vervangen. Het afsprakensysteem moet onderscheid maken tussen afspraken die wel en niet op afstand kunnen plaatsvinden. De notaris moet dat onderscheid per documenttype en ontvangend rechtsgebied kunnen instellen.

Hongkong en de VAE: alleen voorbereidende werkzaamheden

In Hongkong worden notarissen benoemd op grond van de Legal Practitioners Ordinance en staan zij onder toezicht van de Hong Kong Judiciary en de Hong Kong Society of Notaries. Voor de waarmerking van akten en verklaringen voor gebruik in het buitenland gelden de gebruikelijke regels voor bekrachtiging naar common law. Digitaal afspraken maken en elektronische portalen blijven beperkt tot het vooraf verzamelen van gegevens en het plannen van afspraken. In de VAE regelen Federal Decree-Law No. 20 of 2022 en Cabinet Resolution No. 16 of 2024 het werk van overheidsnotarissen en particuliere notarissen. Elektronische transacties zijn toegestaan via justitiële portalen die worden beheerd door het Ministry of Justice en Dubai Courts. Het verzamelen van gegevens, beoordelen van documenten en plannen van afspraken verlopen via voorbereidende werkprocessen, maar voor het verrichten van handelingen op afstand zijn officiële identiteitscontrole en verschijning onder toezicht via erkende justitiële platforms vereist. Het elektronische notarisportaal van het UAE Ministry of Justice beheert deze officiële kanalen.

Bewaarregels voor gegevens over afspraken

Wanneer een afsprakensysteem identiteitsgegevens van cliënten, documentcategorieën, tijdstippen van afspraken en communicatiegegevens verzamelt, maken die gegevens vaak deel uit van het officiële notariële dossier of dienen ze ter ondersteuning daarvan. De wettelijke bewaartermijnen verschillen per rechtsgebied. Een notaris mag er alleen in die zin van afwijken dat documenten langer mogen worden bewaard.

Een afsprakenplatform dat sessiegegevens opslaat, moet deze minimale bewaartermijnen naleven. Als de notaris in meerdere rechtsgebieden werkzaam is, moet het systeem voor elk dossier de langste toepasselijke bewaartermijn hanteren, niet de kortste. Een afspraakdossier na drie jaar verwijderen omdat dat in het voornaamste rechtsgebied van de notaris is toegestaan, kan in strijd zijn met de bewaarplicht van het rechtsgebied waar de handeling voor dezelfde cliënt werd verricht. De veilige aanpak is om de bewaartermijn in te stellen op het hoogste toepasselijke minimum en die beslissing vast te leggen in de nalevingsdocumentatie van de praktijk.

De afspraak koppelen aan identiteitscontrole en elektronische registers

De afspraak moet de eerste schakel vormen in een keten die loopt van het verzamelen van cliëntgegevens via de identiteitscontrole tot de vermelding in het elektronische register. Zo heeft elke stap van de notariële handeling een van een tijdstempel voorziene, traceerbare koppeling met de vorige stap. Een controleur of ontvangend rechtsgebied onderzoekt deze keten bij de beoordeling van de integriteit van een notarieel dossier.

1. Bij het maken van de afspraak wordt een voorlopig dossier aangemaaktWanneer de cliënt een afspraak maakt, legt het systeem een voorlopige vermelding aan met het tijdstip van de afspraak, de gegevens van de ondertekenaar, het documenttype en eventueel geüploade stukken. Dit voorlopige dossier is de aanzet tot een registervermelding die nog niet is afgerond.
2. De identiteitscontrole begint vóór de sessieDe cliënt doorloopt via het portaal stappen voor documentcontrole en verificatie op basis van persoonlijke gegevens. De notaris ziet de resultaten bij het afspraakdossier en kan ze vóór het begin van de sessie goedkeuren, markeren of afwijzen.
3. De sessie zelf leidt tot de registervermeldingWanneer de notaris en de ondertekenaar elkaar ontmoeten, brengt de notaris het zegel aan en legt de handeling vast. Het systeem neemt de afspraakgegevens automatisch over in de registervermelding. Daardoor is handmatig overtypen niet nodig en wordt de definitieve vermelding gekoppeld aan het tijdstempel van de oorspronkelijke afspraak.
4. De bewaartermijn en het controlespoor volgen de ketenVoor de afgeronde registervermelding, de resultaten van de identiteitscontrole, de documentkopieën en de opname van de sessie (waar vereist) gelden allemaal de bewaartermijn en het controlespoor van de oorspronkelijke afspraak.

Automatisering van de planning en afspraken vermindert de administratieve belasting door het handmatig afstemmen van afspraken, de gegevensinvoer en het versturen van herinneringen over te nemen: taken die de notaris veel werktijd kosten. Ze verandert niets aan de wettelijke vereisten voor de notariële handeling, de beperkingen per rechtsgebied voor handelingen op afstand of de persoonlijke aansprakelijkheid van de notaris voor de identiteitscontrole en het vaststellen van de vrijwilligheid. Een kant-en-klaar voorbeeld van een pagina waarop een notaris de actuele beschikbaarheid kan publiceren en afspraken kan aannemen, is het afsprakenportaal waarin cliënten zelf boeken. Dat verwerkt cliëntgegevens, synchroniseert agenda's en verstuurt automatische herinneringen binnen één werkproces.