Wat een Amerikaanse notaris moet regelen vóór de eerste afspraak voor online notariële dienstverlening op afstand

Voordat een notaris in de VS een notariële handeling op afstand via internet uitvoert, moet deze beschikken over een actieve traditionele benoeming, afzonderlijke toestemming voor werkzaamheden op afstand van de eigen staat verkrijgen en verifiëren dat de technologie voldoet aan de wettelijke vereisten voor audio-video-opname en verzegeling die manipulatie zichtbaar maakt. De cliënt bereidt het dossier vooraf voor door documenten te uploaden, identiteitsgegevens in te dienen en de identiteitsverificatie te voltooien. De notaris neemt vervolgens deel aan de live sessie om de voltooide intake te beoordelen, de identiteit te bevestigen, getuige te zijn van de handtekening en de notariële verklaring met een eigen digitaal zegel te bekrachtigen.

RON is alleen legaal waar de staatswet dit toestaat en alleen wanneer de notaris de eigen bevoegdheid heeft bevestigd. De onderstaande stappen volgen de volgorde die een notaris doorloopt, van benoeming tot het verzegelde dossier.

Uw benoeming en toestemming van de staat bevestigen

Uw basisbenoeming als notaris staat notariële handelingen op afstand via internet niet op zichzelf toe. Voordat u een RON-handeling uitvoert, moet u via de benoemende instantie van uw staat een afzonderlijke aanvraag, registratie of uitbreiding van uw benoeming voltooien.

De vereisten van staten verschillen. In Florida moet een notaris op grond van de Florida Statutes § 117.225 en Florida Administrative Code Rule 1N-7.001 een door de staat goedgekeurde opleiding volgen, een borgstelling van $25.000 en een verzekering tegen fouten en nalatigheid van $25.000 afsluiten, en een registratie indienen bij het Department of State. In Texas moet een actieve notaris op grond van Texas Government Code § 406.105 en 1 TAC § 87.11 een aanvraag voor online notaris indienen bij de Secretary of State en een elektronisch zegel samen met een X.509-digitaal certificaat indienen. In Virginia moet een benoemde notaris op grond van Code of Virginia § 47.1-5 en de Electronic Notarization Assurance Standards van de Secretary of the Commonwealth een benoeming als elektronisch notaris aanvragen, conforme hulpmiddelen registreren en een elektronisch zegel en digitale handtekening verstrekken.

Neem rechtstreeks contact op met uw Secretary of State of benoemende instantie voor de actuele vereisten, aangezien RON-wetten regelmatig veranderen. Een verlopen of niet-geverifieerde benoeming verbiedt u elke RON-sessie uit te voeren. Sommige staten hebben hun procedures voor uitbreiding van benoemingen onlangs bijgewerkt; bevestig daarom de actuele procedure in plaats van op oudere richtlijnen te vertrouwen.

U kunt de volledige installatiegids voor notariële handelingen op afstand via internet raadplegen om te begrijpen hoe de praktijkopbouw van begin tot eind in elkaar past.

De beveiligde digitale omgeving inrichten

Uw hardware en software moeten voldoen aan de minimumnormen van de staat voor synchrone tweerichtings-audio-video-opname, encryptie en verzegeling die manipulatie zichtbaar maakt. Staatsregels bepalen de vereiste mogelijkheden, niet bepaalde merken of producten.

De technologie moet live audio-videocommunicatie ondersteunen, de volledige sessie van begin tot eind opnemen en die opname opslaan in een beveiligde indeling die manipulatie zichtbaar maakt. Het elektronische zegel en de digitale handtekening moeten zijn gekoppeld aan een X.509-digitaal certificaat met Public Key Infrastructure (PKI), waardoor elke latere wijziging van het document detecteerbaar wordt. Technologie voor elektronische handtekeningen en verzegeling beoordelen op naleving betekent bevestigen dat de gekozen hulpmiddelen dossiers opleveren die aan deze wettelijke drempels voldoen.

Controleer of uw opstelling de volledige audio-video-opname continu vastlegt, of het journaalsysteem wijziging na invoer verhindert en of de verzegelingstechnologie een cryptografisch verifieerbaar resultaat oplevert. Cryptografische tijdstempeling beschermt het digitale zegel tegen latere geschillen door de handtekening aan een geverifieerd tijdstip te koppelen.

Verantwoordelijkheden van de cliënt vóór de afspraak

De cliënt bereidt het transactiedossier voor voordat de live sessie begint. Deze voorbereiding maakt het dossier gereed voor beoordeling door de notaris, maar voltooit de notariële handeling niet. De grens tussen voorbereiding door de cliënt en uitvoering door de notaris is strikt en wettelijk bepaald.

Volgens staatsmodellen, waaronder Texas 1 TAC § 87.70, Florida Statutes § 117.265 en Pennsylvania 57 Pa.C.S. § 306.1, moet de cliënt zelfstandig:

• Het volledige, niet-uitgevoerde elektronische document uploaden.
• Verifiëren dat de eigen apparatuur synchrone tweerichtings-audiovisuele transmissie ondersteunt.
• Een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs met foto indienen voor geautomatiseerde analyse.
• Dynamische identiteitsverificatie via kennisgebaseerde authenticatie voltooien.
• Eventuele voor de boeking vereiste betaling verrichten.

De notaris mag niet namens de cliënt voorbereiden of ondertekenen. Het werk van de cliënt levert een volledig intakedossier op dat de notaris vervolgens tijdens de live sessie beoordeelt. Het automatiseren van de intake van cliënten met voorafgaande ID-controle, planning en betalingen helpt ervoor te zorgen dat het dossier volledig en gereed aankomt. Bij de verwerking van betalingen moeten vertrouwelijkheid en naleving gedurende het hele proces worden gehandhaafd.

Normen voor identiteitsverificatie en soorten bewijs

Tenzij de ondertekenaar persoonlijk bekend is bij de notaris of wordt geïntroduceerd door een gekwalificeerde geloofwaardige getuige, vereisen RON-wetten twee afzonderlijke verificatiemechanismen: geautomatiseerde analyse van het identiteitsbewijs en dynamische kennisgebaseerde authenticatie. Beide moeten slagen voordat de notariële handeling kan doorgaan.

Geautomatiseerde analyse van identiteitsbewijzen

Analyse van identiteitsbewijzen gebruikt algoritmische controles van openbare en eigen bronnen om de authenticiteit, indeling en ingebedde beveiligingskenmerken van een niet-verlopen, door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs met foto te bevestigen. Het systeem inspecteert streepjescodes, machineleesbare zones, hologrammen en andere kenmerken om te verifiëren dat het identiteitsbewijs zelf echt is. De Texas Secretary of State beschrijft deze vereisten onder 1 TAC § 87.70.

Dynamische kennisgebaseerde authenticatie

Dynamische KBA genereert een quiz op basis van commerciële en openbare databasegegevens. De ondertekenaar moet vragen beantwoorden die zijn ontleend aan de kredietgeschiedenis en gegevens uit openbare registers. Op grond van Texas 1 TAC § 87.70(b) en Florida Statutes § 117.295(3)(a) moet de KBA-quiz ten minste vijf vragen bevatten, met per vraag minimaal vijf meerkeuzeopties. De ondertekenaar moet binnen twee minuten minimaal 80% correct beantwoorden.

Als de ondertekenaar niet slaagt voor de eerste quiz, staan staatsregels één herkansing binnen 24 uur toe. Bij de herkansing moet minstens 60% van de vragen worden vervangen. Bij een tweede mislukking volgt een verplichte blokkering van 24 uur, waarin de notariële handeling op afstand niet kan doorgaan met dezelfde online notaris. Zie voor een breder overzicht van verificatiemethoden in verschillende rechtsgebieden methoden voor digitale identiteitsverificatie voor notariële handelingen op afstand via internet.

Wat alleen de notaris tijdens de sessie moet doen

De notariële handeling zelf blijft persoonlijk voorbehouden aan de notaris. Automatisering verwerkt de analyse van identiteitsbewijzen en documentroutering, maar alleen de notaris verricht de handelingen die de notariële bekrachtiging vormen.

Tijdens de synchrone opname moet de notaris het volledige intakedossier beoordelen dat de cliënt heeft voorbereid, de identiteit van de ondertekenaar bevestigen door visuele vergelijking met het identiteitsbewijs, de wilsbekwaamheid en bereidheid van de ondertekenaar beoordelen, elke vereiste eed of verklaring mondeling afnemen en getuige zijn van de elektronische ondertekening door de cliënt. De opstellingscommissie van de Revised Uniform Law on Notarial Acts van de Uniform Law Commission legt uit dat de notaris door synchrone audio- en visuele communicatie de wilsbekwaamheid van de persoon kan beoordelen en kan vaststellen of diens handelingen bewust en vrijwillig worden verricht.

Een notaris moet bij de uitvoering van zijn taken in het algemeen redelijke zorgvuldigheid betrachten. Hij moet in hoge mate zorgvuldig zijn bij het vaststellen van de identiteit van een persoon wiens identiteit het onderwerp is van een notariële of elektronische notariële handeling.

Virginia General Assembly, Code of Virginia § 47.1-14

Nadat hij of zij getuige is geweest van de handtekening, brengt de notaris persoonlijk de elektronische handtekening en het digitale zegel aan. Het zegel moet zijn gekoppeld aan een PKI X.509-digitaal certificaat dat elke latere wijziging zichtbaar maakt als manipulatie. De notaris, en niet het platform, is verantwoordelijk voor het bevestigen dat het certificaat en zegel correct functioneren voordat de handeling is voltooid. Zie voor meer over deze laag elektronische handtekening en documentverzegeling voor notarissen.

Vereisten voor bewaartermijnen en journaalvermeldingen

Elke notariële handeling op afstand via internet vereist een gelijktijdige vermelding in een elektronisch journaal waarin specifieke verplichte gegevenspunten worden vastgelegd. Het journaal moet beveiligd zijn en manipulatie zichtbaar maken, en moet verwijzen naar de audio-video-opname van de sessie.

Volgens staatsregels, waaronder Florida Statutes § 117.245, Texas 1 TAC § 87.50 en Virginia Code § 47.1-14, moet het elektronische journaal het volgende vastleggen:

• De datum en tijd van de notariële handeling.
• Het type uitgevoerde handeling, zoals een erkenning, eed of jurat.
• De titel of beschrijving van het document.
• De volledige naam en het adres van elke ondertekenaar.
• De gebruikte methode voor identiteitsverificatie.
• Een vermelding dat de notariële handeling op afstand via audio-videotechnologie is uitgevoerd.
• Een directe verwijzing naar de overeenkomstige audiovisuele opname.

Bepaalde privacywetten van staten verbieden uitdrukkelijk het opnemen van volledige identificatienummers van de overheid, burgerservicenummers of biometrische gegevens in het journaal. Texas 1 TAC § 87.50 is daar een voorbeeld van. Noteer het gebruikte type identiteitsbewijs, niet het volledige nummer. Voor uitgebreidere richtlijnen behandelen best practices voor het beheren van elektronische journaals en dossiers die manipulatie zichtbaar maken de operationele details.

Een online notaris moet een of meer beveiligde elektronische journaals bijhouden van de door de online notaris uitgevoerde online notariële handelingen.

Florida Legislature, Florida Statutes Chapter 117 Part II

Hoe lang u de opnamen moet bewaren

Bewaartermijnen voor RON-journaals en audio-video-opnamen verschillen per rechtsgebied. Het onderscheid ligt hoofdzakelijk tussen vereisten van vijf en tien jaar.

De modelwet Revised Uniform Law on Notarial Acts hanteert als standaard een bewaartermijn van tien jaar voor audiovisuele opnamen. Bevestig rechtstreeks de vereiste van uw eigen staat, aangezien de bewaartermijn bepaalt hoe lang u opslag en toegang moet onderhouden. Voor de operationele kant behandelt het handhaven van de integriteit van het elektronische notarisjournaal hoe kenmerken die manipulatie zichtbaar maken opgeslagen dossiers gedurende de volledige bewaartermijn beschermen.

Omgaan met mislukte identiteitsverificatie

Als de analyse van het identiteitsbewijs het ID afwijst of de ondertekenaar twee keer niet slaagt voor dynamische KBA, is de identiteitsverificatiereeks juridisch ongeldig. Op grond van Florida Statutes § 117.295 en Texas 1 TAC § 87.70 mag de notaris niet doorgaan met de transactie.

Wanneer journaalregels weigeringen behandelen, zoals de normen en administratieve richtlijnen van Virginia Code § 47.1-14, moet de notaris de mislukte poging of weigering om de notariële handeling uit te voeren vastleggen, met vermelding van de reden voor beëindiging zonder de verklaring uit te voeren. Deze documentatie beschermt de notaris tegen aansprakelijkheid voor doorgaan terwijl de wet dit verbiedt.

Probeer een mislukte verificatie niet te omzeilen door op persoonlijke kennis te vertrouwen als de wet van uw staat zowel analyse van het identiteitsbewijs als KBA vereist. Lees de regel van uw staat zorgvuldig, omdat de vereisten voor uitzonderingen op basis van persoonlijke kennis verschillen.

Om te zien hoe het volledige proces in elkaar past, kunt u de installatiegids voor notariële handelingen op afstand via internet raadplegen, die de praktijkopbouw van begin tot eind doorloopt.