Het opzetten van een online notariële akte op afstand begint met het controleren of uw staat een wet heeft die online notariële akte op afstand toestaat en of uw individuele bevoegdheid, naast uw standaard notariële bevoegdheid, een aparte machtiging voor notariële akte op afstand omvat. Zodra deze twee feiten zijn bevestigd, is de workflow sequentieel en wettelijk vastgelegd: de cliënt stelt een compleet dossier samen voordat de sessie begint, en de taak van de notaris tijdens de live afspraak is om dat dossier te controleren, de persoon op de camera te verifiëren en de akte te verrichten.
Bevestig uw eigen bevoegdheid voordat u een ondertekening op afstand accepteert.
Een standaard notarisbevoegdheid omvat niet automatisch de bevoegdheid om op afstand notariële diensten te verlenen. In elke staat waar notariële diensten op afstand via internet zijn toegestaan, moet de notaris zich apart registreren en vaak voorbeelden van elektronische zegels en digitale certificaatgegevens indienen bij het bevoegde bureau, voordat hij of zij ook maar één handeling op afstand kan verrichten.
Wat moet je als eerste controleren?
Controleer twee dingen bij de Secretaris van Staat of het notariaat van uw staat: dat uw staat een permanente wetgeving voor notariële diensten op afstand heeft, en dat uw specifieke notariële dossier een actieve machtiging op afstand toont, en niet slechts een standaardmachtiging.
De wettelijke basis verschilt per staat, maar het patroon is hetzelfde. Texas vereist registratie onder Subhoofdstuk C van Hoofdstuk 406 van de Government Code, Pennsylvania onder 57 Pa.CS § 306.1, Colorado onder CRS § 24-21-514.5 en Florida onder Hoofdstuk 117, Deel II. Meer dan 45 staten hebben nu permanente wetgeving voor notariële diensten op afstand (RON), maar de details van de registratie, de vereiste openbaarmaking van apparatuur en de verlengingscyclus variëren. Beschouw daarom de vereisten van uw eigen staat als de enige die van belang zijn voor uw praktijk. Een notaris die is beëdigd in een staat die dit niet toestaat, mag in het geheel geen handelingen op afstand verrichten, ongeacht waar de cliënt zich bevindt.
Stel de vereisten voor de cliënt voorafgaand aan de afspraak vast, zodat het dossier compleet aankomt.
De cliënt, en niet de notaris, doet het voorbereidende werk vóór de afspraak: het uploaden van het document, het invullen van een intakeformulier en het doorlopen van identiteitscontroles die plaatsvinden voordat de notaris überhaupt deelneemt aan het gesprek. Deze structurele verandering maakt werken op afstand op grote schaal beheersbaar. In plaats van dat de notaris via drie aparte e-mails achter een ondertekenaar aan moet om een document, een identiteitsbewijs met foto en een afspraakmoment te regelen, opent de notaris een sessie met een reeds bestaand dossier.
- Document uploaden: De ondertekenaar dient het te notariëren document voorafgaand aan de afspraak in, zodat de notaris het kan controleren voordat het gesprek begint.
- Registratie van inloggegevens: De ondertekenaar fotografeert of scant een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs voor geautomatiseerde verificatie, een stap die plaatsvindt vóór de live sessie.
- Authenticatie op basis van kennis: De ondertekenaar beantwoordt dynamische identiteitsvragen, een voorcontrole die moet worden doorstaan voordat de notaris mag overgaan tot de daadwerkelijke zitting.
- Afspraakplanning: De ondertekenaar boekt een tijdslot, waardoor de notaris een vaste afspraak heeft in plaats van een eindeloze e-mailwisseling.
Volgens kaders zoals 1 Tex. Admin. Code § 87.70 en Fla. Stat. § 117.245 moeten deze stappen voltooid zijn voordat de audiovisuele sessie begint. Een werkwijze waarbij de onboarding van de klant als een toegangspoort wordt beschouwd in plaats van als een bijzaak, zorgt ervoor dat er elke keer een compleet dossier wordt aangeleverd, in plaats van dat er midden in een gesprek een ontbrekende handtekeningpagina wordt ontdekt.
Controleer het identiteitsbewijs en bewaar de documenten zoals de wet vereist.
De taak van de notaris in deze fase is vergelijken, niet verzamelen. Tegen de tijd dat de live sessie begint, zijn de resultaten van de authenticatieanalyse en de kennisgebaseerde authenticatie al beschikbaar. De notaris vergelijkt de persoon op het scherm met het geanalyseerde identiteitsbewijs en bevestigt dat de twee overeenkomen. Wat de notaris daarna moet bewaren, is een verslag van de controle en de bevindingen: het type getoonde identificatiebewijs, de uitkomst van de identiteitscontrole en een aantekening of verwijzing naar de audiovisuele opname van de sessie zelf.
Dit alles vereist niet dat de notaris een specifieke methode voor identiteitscontrole in het register noemt of goedkeurt. De wet gaat erom welk bewijsmateriaal is gecontroleerd en dat daarvan een verslag bestaat, niet om het merk van het instrument dat het bewijsmateriaal heeft geproduceerd. Dat verslag wordt onderdeel van het permanente dossier van de notariële akte en moet bewaard blijven zolang het register zelf moet worden bijgehouden.
Maak de elektronische journaalpost aan en bewaar deze gedurende de voorgeschreven periode.
Elke notariële akte op afstand genereert een aantekening in het register met een vaste set gegevenspunten, en die aantekening moet jarenlang bewaard worden, niet slechts enkele maanden. Modelteksten, afkomstig uit de herziene uniforme wetgeving inzake notariële akten en overgenomen in de wetgeving van de staten, vereisen de datum en tijd van de akte, het type akte, een beschrijving van het document, de volledige naam en het adres van elke ondertekenaar, het getoonde identiteitsbewijs, een verwijzing naar de audiovisuele opname en de eventueel in rekening gebrachte kosten.
Bewaartermijnen zijn wettelijk vastgelegd en verschillen per staat. In Texas moeten elektronische aantekeningen in het register en audiovisuele opnames ten minste 5 jaar na de datum van de akte worden bewaard, volgens artikel 406.108 van de Texas Government Code . Florida hanteert een langere termijn: zoals de wet stelt, "moeten het elektronische register dat vereist is onder lid (1) en de opnames van audiovisuele communicatie die vereist zijn onder lid (2) ten minste 10 jaar na de datum van de notariële akte worden bewaard", aldus het ministerie van Buitenlandse Zaken van Florida . Colorado en Pennsylvania hanteren dezelfde minimumtermijn van 10 jaar.
| Staat | Minimale retentie |
|---|---|
| Texas | 5 jaar |
| Florida | 10 jaar |
| Colorado | 10 jaar |
| Pennsylvania | 10 jaar |
Omdat deze termijnen verschillen, moet een notaris die in een andere staat werkt of van plan is zijn praktijk te verplaatsen, de bewaartermijn controleren die geldt in de staat waar de akte is verricht, en niet in de staat waar de notaris zich jaren later bevindt. Een fraudebestendige, van een tijdstempel voorziene notariële registratie is hierbij ook belangrijk. De manier waarop elektronische notariële registratie doorgaans is gestructureerd, kan helpen om aan deze bewaartermijnen te voldoen zonder dat de notaris aparte papieren en digitale systemen hoeft te beheren.
Een mislukte identiteitsverificatie afhandelen zonder de naleving van de regelgeving te schenden.
Als een ondertekenaar niet slaagt voor de op kennis gebaseerde authenticatie, moet de notaris de sessie beëindigen in plaats van op een vermoeden verder te gaan. Volgens 1 Tex. Admin. Code § 87.70 en vergelijkbare regels gebaseerd op NASS- en RULONA-standaarden, moet een ondertekenaar minimaal 80% van de vijf meerkeuzevragen over zijn identiteit binnen 2 minuten correct beantwoorden om te slagen. Bij een eerste mislukking is een herkansing binnen 24 uur mogelijk, waarbij de meeste vragen worden vervangen. Bij een tweede mislukking is de zaak voor die dag afgesloten.
Zoals de staatssecretaris van Texas het formuleert: "Als de opdrachtgever de eerste poging niet haalt, mag hij of zij de quiz binnen 24 uur eenmaal opnieuw doen. Als de opdrachtgever ook de tweede poging niet haalt, is het hem of haar gedurende minimaal 24 uur verboden om het opnieuw te proberen bij dezelfde notaris." De verplichting van de notaris is op dat moment om de sessie te beëindigen, te weigeren de notariële akte te verlenen en de weigering in het register te noteren, met vermelding van de reden. Er is geen ruimte voor discretionaire bevoegdheid om een mislukte identiteitscontrole te overrulen op basis van een telefoontje of een bekende stem. De blokkering is procedureel, geen beslissing die de notaris op dat moment mag nemen.
Voer de notariële akte uit: getuige, onderteken en verzegel.
Zodra de identiteit is bevestigd, is alles wat daarna gebeurt uitsluitend de verantwoordelijkheid van de notaris. De cliënt kan de handtekening, de eed of het zegel niet van tevoren invullen. Deze stappen vinden alleen live plaats, in aanwezigheid van de notaris tijdens het gesprek. De notaris neemt de vereiste eed of verklaring af, ziet de ondertekenaar het document in realtime ondertekenen, plaatst het officiële elektronische zegel en het digitale certificaat en genereert het fraudebestendige document dat de handtekening, het zegel en de sessie met elkaar verbindt.
Dit is het deel van het proces waar de notaris persoonlijk aansprakelijk voor is, en het is bewust beperkt gehouden. Het uploaden van de documenten door de cliënt, het vastleggen van de identiteit en de op kennis gebaseerde authenticatie zijn voorbereidend. De handeling van de notaris, namelijk het bekrachtigen en verzegelen, is de notariële akte zelf. Het fraudebestendige verzegelingsmechanisme dat wordt gebruikt om het elektronische document te beveiligen, maakt het voltooide document later controleerbaar. Het is verstandig om te begrijpen hoe dit proces van tijdstempeling en verzegeling werkt vóór uw eerste live sessie, in plaats van tijdens de sessie zelf.
Notariële diensten op afstand via internet stoppen bij de grens van uw staat.
Notariële diensten op afstand zijn in de VS alleen mogelijk in staten waar de wetgevende macht van de betreffende staat dit heeft toegestaan en waar de notaris heeft bevestigd dat zijn of haar registratie geldig is. Er bestaat geen federale wetgeving die deze vereiste opheft. Een bevoegdheid van een staat die dit toestaat, verleent geen bevoegdheid om op afstand notariële diensten te verlenen in een staat die dit kader niet hanteert, en een notaris mag er nooit van uitgaan dat bevoegdheden worden overgedragen enkel omdat een cliënt zich toevallig fysiek ergens anders bevindt.
Buiten de VS lopen de regels sterk uiteen. In de Europese Unie vindt de notariële akte zelf over het algemeen plaats op het kantoor van de notaris. Richtlijn (EU) 2019/1151 staat notariële handelingen op afstand toe voor de oprichting van bedrijven en de registratie van filialen, maar voor materiële handelingen zoals de overdracht van onroerend goed of erfopvolging is de fysieke aanwezigheid van de notaris nog steeds vereist wanneer de identiteit, handelingsbekwaamheid of intentie in twijfel wordt getrokken. In Engeland en Wales werken notarissen volgens de regels van het Faculty Office, die de notariële akte beschouwen als plaatsvindend waar de notaris zich fysiek bevindt, en niet waar de cliënt zich toevallig bevindt. Optreden op afstand is alleen toegestaan na een gedocumenteerde risicobeoordeling volgens de bijgewerkte gedragscode van het Faculty Office. In Hongkong en de Verenigde Arabische Emiraten is werken op afstand over het algemeen beperkt tot de intake aan de balie en niet tot de notariële akte zelf. Notarissen die in deze rechtsgebieden werkzaam zijn, dienen de actuele lokale praktijkrichtlijnen te raadplegen voordat zij ervan uitgaan dat een stap op afstand is toegestaan.
Dit is geen kwestie van gemak. Een notaris die een handeling op afstand verricht buiten de wettelijke bevoegdheid van zijn of haar staat, of die ervan uitgaat dat de Amerikaanse regels voor notariële handelingen op afstand in het buitenland van toepassing zijn, heeft een handeling verricht zonder rechtsgeldigheid, ongeacht hoe zorgvuldig de sessie zelf is verlopen.
Wat u moet bevestigen vóór uw eerste sessie.
Voordat u uw eerste ondertekening op afstand accepteert
- Uw staat heeft een permanente wetgeving voor RON (Remote Online Notarization) en uw individuele bevoegdheidsverklaring toont een actieve machtiging voor werken op afstand die is geregistreerd bij de Secretaris van Staat of het notariaat.
- Tijdens het intakegesprek met de cliënt worden de documenten, het identiteitsbewijs en de resultaten van de identiteitscontrole verzameld voordat de sessie van start gaat.
- Uw journaalpostformaat legt alle gegevens vast die de wetgeving van uw staat vereist, en uw archiveringssysteem kan deze gegevens gedurende de volledige wettelijke periode bewaren.
- Je weet precies wat er procedureel gebeurt als een op kennis gebaseerde authenticatiecontrole twee keer mislukt.
Voor notarissen die de volledige technische opbouw van deze procedure in kaart brengen, beschrijft de handleiding voor het opzetten van online notariële diensten op afstand hoe een praktijk de onderdelen voor de intake, het register en de verzegeling samenstelt waarop deze workflow is gebaseerd.
Veelgestelde vragen
Valt notariële dienstverlening op afstand via internet onder een standaard notarisbevoegdheid?
Nee. Een standaard notariële bevoegdheid omvat niet automatisch bevoegdheid op afstand. In elke staat waar notariële bekrachtiging op afstand via internet is toegestaan, moet de notaris zich apart registreren en vaak voorbeelden van elektronische zegels en digitale certificaatgegevens indienen bij het bevoegde bureau voordat hij of zij ook maar één handeling op afstand kan verrichten.
Wat moet de klant voltooien voordat de sessie op afstand begint?
De cliënt moet het te notariëren document uploaden, een intakeformulier invullen, een foto of scan van een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs maken voor geautomatiseerde verificatie, een kennisgebaseerde authenticatie doorlopen en een afspraak boeken. Deze stappen moeten voltooid zijn voordat de audiovisuele sessie begint.
Hoe lang moet een notaris het elektronisch register en de audiovisuele opname bewaren?
De bewaartermijnen zijn wettelijk vastgelegd en verschillen per staat. In Texas geldt een minimale bewaartermijn van 5 jaar volgens artikel 406.108 van de Texas Government Code. Florida, Colorado en Pennsylvania hanteren een minimum van 10 jaar. Een notaris dient de geldende bewaartermijn te controleren in de staat waar de akte is opgesteld.
Wat gebeurt er als een ondertekenaar twee keer niet slaagt voor de op kennis gebaseerde authenticatie?
De notaris moet de sessie beëindigen, weigeren de akte te bekrachtigen en de weigering in het register vastleggen. Volgens 1 Tex. Admin. Code § 87.70 en vergelijkbare regels mag een ondertekenaar die bij een tweede poging niet slaagt, gedurende ten minste 24 uur geen nieuwe poging wagen bij dezelfde notaris. Deze blokkering is procedureel en de notaris heeft geen bevoegdheid om deze op te heffen.
Kan de klant het document vooraf ondertekenen of van een zegel voorzien voordat het live gesprek plaatsvindt?
Nee. De cliënt kan de handtekening, de eed of het zegel niet vooraf invullen. Deze stappen vinden alleen live plaats, in aanwezigheid van de notaris tijdens het gesprek. De notaris neemt de vereiste eed af, ziet de ondertekenaar het document in realtime ondertekenen en plaatst het elektronische zegel en het digitale certificaat.
