Ein elektronisches Notariatsregister, in dem Manipulationen erkennbar sind, verwendet kryptografische Hash-Verfahren. Dadurch wird jede Änderung an einem abgeschlossenen Eintrag sichtbar, sodass die staatlichen Vorschriften zur Aktenführung ohne manuelle Prüfung erfüllt werden. Jeder US-Bundesstaat, der notarielle Online-Beglaubigungen per Fernzugriff zulässt, verlangt, dass das Register sicher gesichert wird, ausschließlich unter der Kontrolle der Notarin oder des Notars steht und unabhängig überprüft werden kann. Dieser Leitfaden behandelt die Einrichtung von Feldern, die automatische Erfassung von Online-Sitzungen, die Zugriffsbeschränkung und die Aufbewahrung der Unterlagen für die in Ihrem Zuständigkeitsbereich vorgeschriebene Dauer.
Was Manipulationserkennbarkeit bei elektronischen Notariatsregistern bedeutet
Eine Technologie zur Manipulationserkennung ist ein elektronischer Mechanismus, der nachträgliche Änderungen sichtbar macht. Die National Association of Secretaries of State definiert dies klar: "Manipulationserkennung bedeutet, dass jede Änderung an einem elektronischen Dokument erkennbar sein muss." Vorschriften der Bundesstaaten verankern diesen Grundsatz. Nevada verlangt, dass bei einem elektronischen Dokument jede Änderung nach dessen Fertigstellung erkennbar ist. Florida schreibt vor, dass notarielle Aufzeichnungen mithilfe einer Technologie zur Manipulationserkennung unabhängig überprüfbar sein müssen, und Colorado verlangt manipulationssichere elektronische Register mit sicherer Datensicherung.
In der Praxis dient dazu eine Hash-Kette. Wenn Sie einen Registereintrag abschließen, berechnet das System einen kryptografischen Hash – eine aus dem Inhalt des Eintrags erzeugte Zeichenfolge fester Länge – und verknüpft ihn mit dem Hash des vorherigen Eintrags. Wird auch nur ein einziges Zeichen in einem früheren Eintrag geändert, ist die Kette unterbrochen. Der Hash des nächsten Eintrags stimmt dann nicht mehr überein, und die Manipulation wird bei jeder Überprüfung sichtbar. Das unterscheidet ein vorschriftsmäßiges elektronisches Register von einer Tabellenkalkulation, in der jede Zelle spurlos überschrieben werden kann.
Warum Tabellenkalkulationen die Vorschriften nicht erfüllen
Eine gewöhnliche Tabellenkalkulation hat weder eine Hash-Kette noch einen abgeschlossenen Zustand oder ein Prüfprotokoll für Änderungen. Jede Zelle kann überschrieben werden, ohne Spuren zu hinterlassen. Staatliche Vorschriften verlangen, dass Änderungen erkennbar sind. Eine Tabellenkalkulation erfüllt diese Anforderung nicht.
Hier ist die Unterscheidung zwischen einem unveränderlichen Datensatz und einem prüfbaren Protokoll wichtig. Ein unveränderlicher Datensatz kann nach seinem Abschluss nicht mehr geändert werden. Ein prüfbares Protokoll erfasst jede durchgeführte Aktion, einschließlich Korrekturen. Die meisten staatlichen Vorschriften verlangen beides: Der abgeschlossene Eintrag selbst muss Manipulationen erkennen lassen, und das System muss protokollieren, wer wann auf das Register zugegriffen und was die Person getan hat. Sofern Korrekturen zulässig sind, werden sie als neue Einträge mit Querverweisen auf das Original angehängt, niemals durch spurloses Überschreiben vorgenommen.
Registerfelder vorschriftsgemäß einrichten
Jeder Zuständigkeitsbereich in den USA verlangt bestimmte Kerndaten für jeden Registereintrag. Richten Sie diese als Pflichtfelder in Ihrer Vorlage für das elektronische Register ein, damit das System unvollständige Einträge nicht abschließen kann.
| Feld | Zu erfassende Angaben |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit | Genauer Zeitstempel der Sitzung, synchronisiert mit der Uhr der Signaturplattform |
| Name und Anschrift der beteiligten Person | Vollständiger rechtlicher Name und Wohnanschrift jeder beteiligten Person |
| Dokumentart | Titel oder Beschreibung des notariell beglaubigten Dokuments |
| Identifizierungsmethode | Art des vorgelegten Ausweises, Ergebnisse der Ausweisprüfung und der Identitätsfeststellung |
| Art der notariellen Amtshandlung | Bestätigung, eidesstattliche Erklärung, Überprüfung oder andere zulässige Amtshandlung |
| Kommunikationstechnologie | Angabe der für die Sitzung verwendeten Plattform |
| Verknüpfung zur audiovisuellen Aufzeichnung | Querverweis oder logische Verknüpfung zur gespeicherten Aufzeichnungsdatei |
Nach Texas Government Code § 406.108 und Florida Statutes § 117.245 müssen Einträge zu notariellen Online-Beglaubigungen per Fernzugriff alle genannten Angaben enthalten, darunter die Ergebnisse der Ausweisprüfung und eine logische Verknüpfung zur audiovisuellen Aufzeichnung. Stellen Sie jedes Feld in der Vorlage so ein, dass leere Eingaben abgewiesen werden. Wenn Ihr System benutzerdefinierte Felder zulässt, fügen Sie ein Feld für den Fingerabdruck oder die Erfassung biometrischer Daten hinzu, sofern Ihr Zuständigkeitsbereich dies verlangt. Kalifornien verhängt eine zivilrechtliche Geldbuße von 2.500 US-Dollar, wenn ein vorgeschriebener Fingerabdruck nicht abgenommen wird.
Ordnen Sie jedem Feld eine konkrete Datenquelle zu, damit nichts erneut eingegeben werden muss. Der Name der beteiligten Person sollte aus der Sitzung zur Identitätsprüfung übernommen werden. Der Zeitstempel sollte von der Serveruhr der Signaturplattform stammen. Die Dokumentart sollte aus den Metadaten der hochgeladenen Datei oder einem strukturierten Aufnahmeformular übernommen werden. Bei der manuellen Eingabe entstehen Fehler, und unvollständige, nicht unmittelbar erstellte Einträge gehören zu den häufigsten Gründen für Disziplinarmaßnahmen. Wenn Sie neben der Einrichtung Ihres Registers auch Ihren Aufnahmeprozess gestalten, erläutert der Leitfaden zur Automatisierung der Kundenaufnahme zur Fehlervermeidung die Einrichtung dieses Prozesses.
Einträge für notarielle Online-Beglaubigungen per Fernzugriff automatisieren
Bei der automatischen Registerführung werden die Sitzung zur Identitätsprüfung und der Signaturvorgang direkt mit dem Registereintrag verknüpft. So entfallen die erneute manuelle Eingabe und die damit verbundenen Fehler. Wenn eine Sitzung zur notariellen Online-Beglaubigung endet, sollte das System den Eintrag automatisch erstellen und Zeitstempel, Angaben zur beteiligten Person, Ergebnisse der Ausweisprüfung und Verweis auf die Aufzeichnung direkt aus der Sitzung übernehmen.
Das wichtigste technische Detail ist die Synchronisierung der Zeitstempel. Die Serveruhr der Signaturplattform und die Uhr des Registers müssen übereinstimmen. Weichen sie voneinander ab, stimmt der Zeitstempel des Registereintrags möglicherweise nicht mit dem eingebetteten Zeitcode der audiovisuellen Aufzeichnung überein. Diese Abweichung kann eine Aufsichtsbehörde oder die Gegenseite als Beweismittel nutzen. Richten Sie das Register so ein, dass es seinen Zeitstempel aus derselben maßgeblichen Quelle bezieht wie die Sitzungsplattform, und protokollieren Sie die Synchronisierung im Prüfprotokoll.
Notarielle Online-Beglaubigungen per Fernzugriff sind nur dort rechtsgültig, wo der jeweilige Bundesstaat sie zulässt und die Notarin oder der Notar die eigene Zulassung dafür bestätigt hat. Prüfen Sie vor der Einrichtung der Automatisierung, ob Ihr Bundesstaat diese Beglaubigungen erlaubt und ob Sie über die erforderliche Zulassung verfügen. Die Checkliste dazu, was eine US-Notarin oder ein US-Notar vor dem ersten Online-Termin benötigt, führt Sie durch diese Prüfung. Sobald Sie zugelassen sind, können Sie die Preise ansehen für Plattformen, die eine automatische Registerführung unterstützen, und mit der Einrichtung beginnen.
Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle einrichten
Zugriffskontrollen beschränken, wer Registereinträge einsehen, neue Einträge anhängen oder Einträge verwalten darf. Prüfprotokolle erfassen jede Aktion im System. Die Gesetze der Bundesstaaten schreiben die ausschließliche Kontrolle ausdrücklich vor. Texas verlangt, dass die Notarin oder der Notar das Register unter ausschließlicher Kontrolle führt und Sicherungskopien vor unbefugter Nutzung schützt. Florida verlangt Passwörter oder Codes, über die allein die Notarin oder der Notar verfügt. New York erlaubt die Speicherung durch Dritte nur, wenn die Daten durch eine Passwortauthentifizierung geschützt sind und dem Secretary of State unverzüglich vorgelegt werden können.
Eine Notarin oder ein Notar muss jeweils ein aktives, fortlaufend geführtes Register über alle in notarieller Funktion vorgenommenen Amtshandlungen führen. Das Register ist an einem verschlossenen und gesicherten Ort unter der unmittelbaren und ausschließlichen Kontrolle der Notarin oder des Notars aufzubewahren.
California Secretary of State, State Notary Commissioning Authority
Richten Sie die Berechtigungen so ein, dass Mitarbeitende neue Einträge anhängen, abgeschlossene Einträge aber nicht bearbeiten können. Die Bearbeitungsfunktion für abgeschlossene Einträge sollte vollständig deaktiviert sein. Falls Ihr Zuständigkeitsbereich Korrekturen erlaubt, sollten diese stattdessen als eigene Korrektureinträge mit Verweis auf das Original protokolliert werden. Eine Korrektur sollte einen eigenen Hash und Zeitstempel sowie die Identität der Person enthalten, die sie vorgenommen hat. Der ursprüngliche Eintrag bleibt unverändert, und Manipulationen an ihm bleiben erkennbar.
Erstellen Sie Prüfberichte vor jeder behördlichen Kontrolle. Der Bericht sollte jede Anmeldung, jeden eingesehenen und angehängten Eintrag sowie jede Korrektur ausweisen. Nevada verlangt von elektronisch arbeitenden Notarinnen und Notaren, Registereinträge innerhalb von 10 Tagen nach einer Anfrage des Secretary of State vorzulegen. Erstellen Sie die Berichtsvorlage jetzt, damit Sie sie nicht unter Zeitdruck zusammenstellen müssen. Für Kanzleien und Büros, die neben notariellen Amtshandlungen auch Zahlungen abwickeln, gelten die Grundsätze zur Wahrung der Vertraulichkeit und Einhaltung von Vorschriften bei der Zahlungsabwicklung ebenso für die Zugriffskontrolle des Registers.
Sichere Speicherung für die langfristige Aufbewahrung
Die Aufbewahrungsfristen für elektronische Notariatsregister reichen je nach Zuständigkeitsbereich von fünf Jahren bis zur dauerhaften Hinterlegung. Texas verlangt, Aufzeichnungen über notarielle Online-Beglaubigungen mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Florida, New York und Colorado schreiben jeweils 10 Jahre vor. Kalifornien verlangt, dass Notarinnen und Notare alle Register innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf, Niederlegung oder Widerruf ihrer Zulassung beim County Clerk abgeben.
Verschlüsseln Sie gespeicherte Daten mit AES-256, dem symmetrischen Verschlüsselungsstandard, auf den sich staatliche Leitlinien zur elektronischen Beglaubigung und bundesweite Programme für digitale Sicherheiten beziehen. Verschlüsseln Sie Daten bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder TLS 1.3, wie in der NIST Special Publication 800-52 festgelegt. Digitale Zertifikate zur manipulationssicheren Verknüpfung sollten dem X.509-Standard entsprechen und RSA-Schlüssel mit mindestens 2048 Bit oder ECDSA-Schlüssel mit SHA-256-Hashing verwenden.
Trennen Sie aktive Betriebsdaten von archivierten Aufzeichnungen. Das aktive Register, dem täglich neue Einträge hinzugefügt werden, befindet sich in der Arbeitsumgebung mit kontrolliertem Zugriff. Sobald eine Gruppe von Einträgen für die Aufbewahrung abgeschlossen ist, werden die archivierten Einträge in einen separaten, gesicherten Speicher mit eingeschränktem Zugriff verschoben. Diese Trennung verhindert, dass ältere Aufzeichnungen bei der täglichen Arbeit versehentlich verändert werden, und erleichtert die Bereitstellung von Daten für Prüfungen. Wo örtliche Datenschutzgesetze es verlangen, speichern Sie personenbezogene Kundendaten getrennt von den Registermetadaten und verknüpfen Sie sie nur über einen internen Verweis, den die Notarin oder der Notar bei Bedarf auflösen kann.
Datensicherung und Wiederherstellung wichtiger Aufzeichnungen
Sicherungskopien müssen die Metadaten zur Manipulationserkennung der Originalaufzeichnungen bewahren. Andernfalls verliert eine wiederhergestellte Datei ihren Wert als Nachweis der Vorschriftsmäßigkeit. Die an die notarielle Praxis angepasste 3-2-1-Regel bedeutet: drei Kopien des Registers auf zwei verschiedenen Speichermedien, davon eine an einem anderen Standort. Gesichert werden nicht nur die Daten, sondern auch die Hash-Kette, das Prüfprotokoll und die kryptografischen Signaturen, die sie miteinander verknüpfen.
- Automatische tägliche Sicherungen einrichtenLegen Sie fest, dass das System jede Nacht eine vollständige Sicherung der Registerdatenbank, des Prüfprotokolls und der Hash-Kette erstellt. Prüfen Sie, ob die Sicherung sämtliche kryptografischen Metadaten enthält.
- Sicherungskopien auf getrennten Medien speichernBewahren Sie eine Sicherungskopie in einem lokalen verschlüsselten Speicher und eine weitere in einem geografisch getrennten, gesicherten Speicher auf. Beide müssen zugriffsgeschützt und im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt sein.
- Wiederherstellung vierteljährlich testenStellen Sie die Sicherungskopie in einer Testumgebung wieder her und gleichen Sie die Hash-Werte mit dem Original ab. Stimmt die wiederhergestellte Hash-Kette nicht überein, ist die Sicherung beschädigt und muss vor dem nächsten Aufbewahrungszyklus neu erstellt werden.
- Wiederherstellungsverfahren dokumentierenHalten Sie jeden Schritt der Wiederherstellung schriftlich fest: wer sie durchführt, wie die Überprüfung erfolgt und wie das wiederhergestellte Register wieder in Betrieb genommen wird. Aufsichtsbehörden können diese Dokumentation bei einer Kontrolle anfordern.
Florida und Texas verlangen beide Sicherungskopien, die vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. New York verlangt, dass bei der Speicherung durch Dritte die Daten dem Secretary of State unverzüglich vorgelegt werden können. Eine Sicherungskopie, die Sie nie getestet haben, können Sie nicht verlässlich bereitstellen. Sie können Tarife vergleichen, die eine automatische Überprüfung von Sicherungskopien umfassen und so den Aufwand für manuelle Tests verringern.
Exportformate für behördliche Prüfungen
Wenn eine Aufsichtsbehörde Ihr Register anfordert, entscheidet das Exportformat darüber, ob die Aufzeichnungen überprüft werden können. Zwei Formate erfüllen die Anforderungen der meisten staatlichen Kontrollen: PDF/A für abgeschlossene, schreibgeschützte Kopien einzelner Einträge oder bestimmter Zeiträume und CSV mit Hash-Prüfung für die Prüfung größerer Datenmengen.
PDF/A ist der PDF-Standard für die Langzeitarchivierung. Er bindet alle Schriftarten und Ressourcen ein und verhindert so, dass externe Abhängigkeiten das Dokument mit der Zeit unbrauchbar machen. Exportieren Sie jeden Eintrag oder eine Gruppe von Einträgen als PDF/A, wobei der kryptografische Hash sichtbar abgedruckt oder als Metadatum eingebettet ist. Die Aufsichtsbehörde kann den Hash dann neu berechnen und mit dem im Register gespeicherten Wert vergleichen.
Ein CSV-Export mit Hash-Prüfung eignet sich für umfangreiche Prüfungen. Jede Zeile steht für einen Eintrag. Die letzte Spalte enthält dessen Hash. Die Aufsichtsbehörde importiert die CSV-Datei, berechnet den Hash für jede Zeile aus den Felddaten neu und markiert alle Zeilen, bei denen der berechnete Hash nicht mit dem gespeicherten übereinstimmt. Dieses Format ist bei langen Zeiträumen schneller, setzt aber voraus, dass die Werkzeuge der Behörde die Hash-Prüfung unterstützen. Bieten Sie bei der Beantwortung einer Anfrage beide Formate an.
Erstellen Sie die Exportvorlagen, bevor Sie sie benötigen. Die Vorlagefrist von 10 Tagen in Nevada lässt keine Zeit, das Format unter Druck erst festzulegen. Testen Sie den Export mit Ihrem eigenen Werkzeug zur Hash-Prüfung, stellen Sie sicher, dass das Prüfprotokoll zusammen mit den Einträgen exportiert wird, und speichern Sie die Vorlagen so, dass Mitarbeitende sie finden können. Der Leitfaden zur Einrichtung notarieller Online-Beglaubigungen per Fernzugriff beschreibt den gesamten Aufbau der Praxis – von der Einrichtung des Registers über die Automatisierung der Kundenaufnahme bis zur Vorbereitung der Sitzungen.
Richten Sie Ihr Register mit Manipulationserkennung sicher ein
Sobald das System eingerichtet ist, erfolgen die Registerkonfiguration, die Zugriffskontrolle und die Überprüfung der Sicherungskopien in einem einheitlichen Ablauf. Sie können mit der Standardvorlage zur Einhaltung der Vorschriften beginnen und Aufbewahrungsfrist und Felder an die Vorgaben Ihres Bundesstaats anpassen.
