Sichere Zahlungsabwicklung für Notare bedeutet, die Entgegennahme von Zahlungen von der Verarbeitung der Kartendaten zu trennen. Ein Mandantenportal nimmt die Gebühr entgegen, während ein regulierter Dienst die Kartendaten erfasst. So speichern die Systeme des Notars zu keinem Zeitpunkt schützenswerte Karteninhaberdaten. Diese Trennung begrenzt Haftungsrisiken, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und schützt die finanziellen Daten der Mandanten.
Dieser Artikel beschreibt die technischen und regulatorischen Voraussetzungen, die ein Notar erfüllen muss, um Gebühren sicher online einzuziehen. Er nennt weder einen bestimmten Zahlungsdienstleister noch ein Softwareprodukt oder einen Anbieter.
Zahlungen auf der Buchungsseite annehmen
Die Zahlungsannahme direkt auf der Buchungsseite vereinfacht den Ablauf. Die Zahlungsweise muss jedoch zur Art der Dienstleistung und zu den örtlichen Vorschriften passen. Ein Portal kann eine Anzahlung zur Reservierung eines Termins entgegennehmen oder bei einer einfachen Amtshandlung die vollständige Vorauszahlung verlangen. Die Automatisierung von Terminplanung und Buchung für Notare verringert den Verwaltungsaufwand, indem sie den Kalender direkt mit dem Zahlungsdienst verbindet.
Das Portal muss die Zahlung über gehostete Eingabefelder oder durch Weiterleitung auf eine geprüfte Zahlungsseite erfassen. Der Server des Notars erhält niemals die unverschlüsselte Kartennummer. Diese Trennung ist die Grundlage für sichere Onlinezahlungen an Notare. Sie können loslegen, indem Sie ein Portal einrichten, das die Erfassung der Kartendaten vollständig auslagert.
Finanzdaten der Mandanten schützen
Schützen Sie die Finanzdaten Ihrer Mandanten, indem Sie sicherstellen, dass die Datenbank des Notars keine schützenswerten Karteninhaberdaten enthält. Das Portal muss Daten bei der Übertragung verschlüsseln und gespeicherte Daten durch Tokenisierung schützen.
Bei der Tokenisierung werden Kartendaten durch eine zufällige Zeichenfolge ersetzt. Die Datenbank des Notars enthält keine schützenswerten Daten. Laut dem PCI Security Standards Council können Portale, die sämtliche Funktionen zur Verarbeitung von Karteninhaberdaten an geprüfte Dritte auslagern, den Self-Assessment Questionnaire A (SAQ A) verwenden. Dadurch beschränken sich die Compliance-Anforderungen für den Notar auf grundlegende administrative Maßnahmen.
Zum Schutz der Transaktionsdaten des Notars müssen sensible Finanzdaten in allen Protokollen und Journalen maskiert werden, auf die Nutzer ohne Administratorrechte zugreifen können. Wer im Team den Buchungskalender prüft, sollte eine maskierte Referenz sehen, keine vollständige Kartennummer. Vertraulichkeit und Regelkonformität bei der Zahlungsabwicklung hängen von dieser Zugriffskontrolle ab.
Transaktionsdaten für die Einhaltung notarieller Vorschriften erfassen
Ordnen Sie jeden Zahlungseintrag einer bestimmten notariellen Amtshandlung im elektronischen Journal zu, damit die Gebühren transparent ausgewiesen werden. Der Zahlungseintrag muss auf die eindeutige Kennung der Amtshandlung verweisen. So entsteht eine überprüfbare Verbindung zwischen der eingezogenen Gebühr und der erbrachten Leistung.
In mehreren US-Bundesstaaten müssen Notare aufgeschlüsselte Quittungen ausstellen, die gesetzlich festgelegte Notargebühren von zusätzlichen Servicegebühren trennen. Die General Assembly of Illinois schreibt vor, dass Notargebühren getrennt von allen anderen Kosten ausgewiesen werden. Das Office of the Secretary of State in Texas verlangt eine aufgeschlüsselte Quittung, in der die Gebühr für die Onlinebeurkundung getrennt von herkömmlichen Gebühren aufgeführt ist.
Alle Notare müssen aufgeschlüsselte Quittungen ausstellen und Aufzeichnungen über die für erbrachte Leistungen angenommenen Gebühren führen. Notargebühren müssen auf der aufgeschlüsselten Quittung gesondert und klar getrennt von allen anderen erhobenen Kosten ausgewiesen werden.
General Assembly of Illinois, 5 ILCS 312/3-104(e)
Eine vorschriftsmäßige Zahlungsabwicklung für Onlinebeurkundungen per Fernzugriff (RON) erfordert diesen Detaillierungsgrad. Die Verwaltung elektronischer Journale und manipulationssicherer Aufzeichnungen stellt sicher, dass das Transaktionsprotokoll unverändert bleibt.
Abgleich und Nachverfolgung von Zahlungen
Ordnen Sie eingehende Zahlungen anhand eindeutiger Referenzcodes den abgeschlossenen Beurkundungen zu. Das Portal erstellt für jede Buchung einen Code. Der Zahlungsdienstleister fügt diesen Code der Transaktion hinzu. Das vereinfacht die Buchführung und verhindert, dass Einnahmen verloren gehen.
Die Verfahren zum Abgleich von Notargebühren müssen den örtlichen Vorschriften darüber entsprechen, wann Gebühren fällig werden. In EU-Mitgliedstaaten mit kontinentaleuropäischem Recht werden Notargebühren mit Abschluss der Amtshandlung rechtlich fällig. Nach Angaben des Bundesministeriums der Justiz in Deutschland dürfen Notare vor der Amtshandlung einen Kostenvorschuss verlangen. Dieser muss anschließend jedoch ordnungsgemäß abgerechnet werden.
Erstattungen und Streitfälle bearbeiten
Wickeln Sie Rückbuchungen und Erstattungsanträge über den Zahlungsdienstleister ab, damit weder die Identität der Mandanten noch Dokumenteninhalte offengelegt werden. Das Verfahren zur Streitbeilegung muss den Anforderungen der Berufshaftpflichtversicherung entsprechen.
Zum Schutz der finanziellen Daten von Mandanten dürfen Unterlagen zu Streitfällen in Notarportalen nur auf die Transaktionskennung verweisen. Der Notar sollte in den Notizen zu Streitfällen weder Dokumententitel noch die Namen der Unterzeichner angeben. Das Faculty Office of the Archbishop of Canterbury verpflichtet Notare zu klaren Angaben über ihre Gebühren. Das trägt zu einer transparenten Streitbeilegung bei.
Notare sind verpflichtet, Verbraucher sowohl über ihre Gebühren als auch über die Leistungen zu informieren, die Verbraucher und Mandanten erwarten können.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury
Örtliche Vorschriften für die Onlineerhebung von Gebühren
Eine Onlinebeurkundung per Fernzugriff ist nur dort zulässig, wo sie durch den Bundesstaat, der den Notar bestellt hat, ausdrücklich erlaubt ist und der Notar seine eigene Berechtigung bestätigt hat. In den USA gelten Obergrenzen für Notargebühren auf Ebene der Bundesstaaten. Laut dem Texas Secretary of State und der Florida Legislature beträgt die gesetzliche Höchstgebühr für eine notarielle Online-Amtshandlung $25. Virginia erlaubt gemäß Code of Virginia § 47.1-19 eine Gebühr von $25 für elektronische Amtshandlungen.
- 2018-07-01Texas erlaubt Onlinebeurkundungen per Fernzugriff mit einer Gebührenobergrenze von $25
- 2020-01-01Das Gesetz zu Onlinebeurkundungen per Fernzugriff in Florida tritt in Kraft und begrenzt die Gebühr für solche Amtshandlungen auf $25
- 2024-07-01Virginia erhöht die regulären Gebühren für notarielle Amtshandlungen auf Papier auf $10 und behält die Obergrenze von $25 für elektronische Amtshandlungen bei
- 2026-07-01Das Faculty Office setzt die Notaries (Accounts) Rules 2026 für England und Wales in Kraft
In der EU findet die notarielle Amtshandlung weiterhin in der Kanzlei des Notars statt. Ein Mandantenportal kann die Aufnahme von Angaben, die Identitätsprüfung und die Vorbereitung auf die Unterzeichnung übernehmen. Im Vereinigten Königreich unterliegt die notarielle Amtshandlung den Vorschriften des Faculty Office. Nach den Notaries (Accounts) Rules 2026 gelten Vorauszahlungen, die vor der Rechnungsstellung eingehen, als Mandantengelder. Der Notar muss diese Gelder auf einem separaten Mandantenkonto verwahren, getrennt von den eigenen Geschäftskonten. Die Einhaltung notarieller Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen erfordert, diese Regeln vor der Erhebung von Gebühren zu prüfen.
Stand 2025 erlauben Hongkong und die Vereinigten Arabischen Emirate lediglich Portal-Funktionen für die Vorbereitung; die notarielle Amtshandlung selbst muss weiterhin persönlich stattfinden.
Sichern Sie Ihre notarielle Zahlungsabwicklung ab
Sie können Zahlungen sicher entgegennehmen und Vorschriften einhalten, indem Sie ein Portal einrichten, das die Verarbeitung von Kartendaten auslagert und Transaktionen Ihrem elektronischen Journal zuordnet. Vergleichen Sie die Tarife, um die passende Lösung für Ihre Kanzlei zu finden.
