Für die erfolgreiche Einführung von Technologien für elektronische Signaturen und die Versiegelung von Dokumenten ist eine Plattform erforderlich, die qualifizierte digitale Signaturen, ein kryptografisch gebundenes, manipulationserkennendes Siegel und ein Prüfprotokoll bietet, das bei jeder Aktion die IP-Adresse, den Gerätefingerabdruck und Zeitstempel der unterzeichnenden Person erfasst. Ziel ist die Risikominderung. Sie müssen eine Technologie wählen, die die gesetzlichen Anforderungen Ihrer Rechtsordnung erfüllt, ohne die Beweiskraft der notariellen Amtshandlung zu beeinträchtigen.
Eine notarielle Beurkundung per Fernzugriff ist nur dort zulässig, wo das Recht des jeweiligen Bundesstaates sie erlaubt und die notariell tätige Person ihre eigene Befugnis dazu geprüft hat. In der Europäischen Union findet die notarielle Amtshandlung weiterhin persönlich im Notariat statt. Digitale Werkzeuge unterstützen die Annahme von Mandaten, die Identitätsprüfung und die Vorbereitung der Unterzeichnung. Im Vereinigten Königreich gelten die Vorschriften des Faculty Office. Hongkong und die VAE erlauben digitale Werkzeuge nur für vorbereitende Tätigkeiten. Eine Plattform, die diese rechtlichen Grenzen nicht berücksichtigt, setzt Ihre Praxis Haftungsrisiken aus.
Rechtskonforme Signatur- und Siegelverfahren auswählen
Wählen Sie eine Plattform, die qualifizierte digitale Signaturen bietet und die technischen Anforderungen Ihrer Rechtsordnung an notarielle Beurkundungen per Fernzugriff erfüllt. Die Unterscheidung zwischen Signaturarten ist eine Frage der Rechtswirkung. Einer einfachen elektronischen Signatur, etwa einem eingetippten Namen oder einem angeklickten Kontrollkästchen, fehlt der kryptografische Nachweis, der zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an eine notarielle Amtshandlung erforderlich ist.
Nach der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS) werden elektronische Signaturen in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen unterteilt. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erzeugt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat eines akkreditierten Vertrauensdiensteanbieters beruht, ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. In US-Bundesstaaten, die notarielle Beurkundungen per Fernzugriff zulassen, müssen elektronische Signaturen und Siegel nach den gesetzlichen Vorschriften so mit der elektronischen notariellen Bescheinigung verknüpft sein, dass sie unabhängig überprüft werden können.
Prüfen Sie bei der Bewertung einer Plattform, ob sie aktuelle kryptografische Standards unterstützt. Laut National Institute of Standards and Technology (NIST) FIPS 186-5 sind RSA, ECDSA und EdDSA als Algorithmen für digitale Signaturen zugelassen. Das ältere DSA wird für die Erstellung von Signaturen nicht mehr empfohlen. RSA-Schlüssel müssen mindestens 2048 Bit lang sein, um ein akzeptables grundlegendes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Nennen Sie in Ihren Ausschreibungsunterlagen keine Softwareanbieter. Beschreiben Sie stattdessen die erforderlichen Funktionen. Wenn Sie Hilfe dabei benötigen, diese Funktionen für Ihre Rechtsordnung festzulegen, legen Sie los mit einer Plattform, die sie für Sie konfiguriert.
Digitale Siegel und Manipulationserkennung konfigurieren
Ein rechtskonformes digitales Siegel verbindet die Signatur der notariell tätigen Person, einen vertrauenswürdigen Zeitstempel und den Dokumentinhalt unumkehrbar miteinander. Der Maßstab für digitale Siegel ist die Erkennbarkeit von Manipulationen, nicht deren vollständige Verhinderung. Ein manipulationserkennendes Siegel zeigt an, ob ein Dokument nach der Versiegelung verändert wurde. Ein manipulationssicheres Siegel würde dagegen jede Veränderung verhindern, was bei einer verteilten digitalen Datei technisch unmöglich ist. Ihre Plattform muss jede nachträgliche Änderung am elektronischen Datensatz sichtbar machen.
Mehrere US-Bundesstaaten schreiben diese Funktion vor. California Senate Bill 696, in Kraft seit dem 1. Januar 2024, verlangt, dass elektronische Signaturen und Siegel unabhängig überprüft werden können und jede nachträgliche Änderung erkennbar machen. In Ohio verpflichtet Administrative Code Rule 111:6-1-05 Online-Notare, eine Beurkundung abzulehnen, wenn die eingesetzte Technologie ein manipulationserkennendes Ergebnis nicht kryptografisch gewährleisten kann. Mit Gesetzesänderungen im Jahr 2024 hat South Dakota ähnliche Definitionen für manipulationserkennende elektronische Siegel festgeschrieben. Bei der Konfiguration müssen Sie prüfen, ob das Siegel an den kryptografischen Hashwert des Dokuments gebunden ist und nicht lediglich als sichtbare Ebene darüberliegt. Sie können Tarife vergleichen, um sicherzustellen, dass Ihr gewählter Tarif diese Form der kryptografischen Versiegelung unterstützt.
Herkunft und Unversehrtheit nachweisen
Der Nachweis von Herkunft und Unversehrtheit beruht auf einem umfassenden Prüfprotokoll, das für jeden Schritt des Vorgangs die IP-Adresse, den Gerätefingerabdruck und Zeitstempel erfasst. Das Prüfprotokoll dokumentiert die lückenlose Nachweiskette vom Hochladen durch den Mandanten bis zum endgültigen versiegelten Dokument. Es liefert den erforderlichen Beleg dafür, wer was wann unterzeichnet hat.
Ihre Plattform muss jedes Ereignis protokollieren. Dazu gehören die Ergebnisse der Identitätsprüfung der unterzeichnenden Person, der Zeitpunkt, zu dem das Dokument geöffnet wurde, der genaue Zeitpunkt der Unterzeichnung und das Anbringen des digitalen Siegels. Die Pflicht der notariell tätigen Person, den Willen und das Verständnis der unterzeichnenden Person zu prüfen, gilt auch im digitalen Verfahren. Prüfen Sie vor dem Anbringen des Siegels die Identität und den Willen der unterzeichnenden Person über die Video- oder Kommunikationsfunktionen der Plattform.
Die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Verzeichnisse sind konkret. Florida, Texas und Kalifornien schreiben Metadatenfelder vor, darunter Datum und Uhrzeit der Beurkundung, Art der notariellen Amtshandlung, Titel oder Beschreibung des elektronischen Datensatzes, Name und Anschrift jeder beteiligten Person sowie die Methode der Identitätsprüfung. Wie diese Identitätsprüfungen in verschiedenen Rechtsordnungen funktionieren, erfahren Sie in unserem Leitfaden zu Methoden der digitalen Identitätsprüfung für Notare nach Rechtsordnung. Die gewählte Plattform muss diese Metadaten automatisch erfassen und mit dem Prüfprotokoll des versiegelten Dokuments verknüpfen. Wenn Sie sehen möchten, wie ein rechtskonformes System diese Daten verwaltet, können Sie kostenlos starten.
Den Ablauf der digitalen Beurkundung integrieren
Integrieren Sie Unterzeichnung und Versiegelung in den gesamten Ablauf von der Annahme bis zum Abschluss, um die erneute manuelle Dateneingabe und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Bei einem rechtskonformen digitalen Beurkundungsablauf werden die Ergebnisse der Identitätsprüfung direkt mit dem Signaturmodul synchronisiert. Sobald die Identität eines Mandanten geprüft ist, sollte die Plattform die Prüfdaten in die notarielle Bescheinigung übernehmen, ohne dass die notariell tätige Person sie erneut eingeben muss.
Die Annahme von Mandanten ist die Grundlage für einen rechtskonformen Ablauf. Die automatisierte Mandantenaufnahme vereinfacht notarielle Arbeitsabläufe und verringert Fehler. Ein gut integriertes System nutzt die bei der Aufnahme erfassten Daten, um den Eintrag im Verzeichnis und die notarielle Bescheinigung vorauszufüllen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel darüber, wie sich die Mandantenaufnahme automatisieren lässt, um notarielle Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Fehler zu verringern. Vor dem Anbringen des Siegels muss die notariell tätige Person die vorausgefüllten Daten dennoch auf Richtigkeit prüfen. Der Ablauf sollte auch die Zahlungsabwicklung und Transaktionssicherheit in Mandantenportalen von Notaren einbeziehen, damit Gebühren vor der Amtshandlung eingezogen werden.
Unversehrtheit digitaler Signaturen prüfen
Bei der Prüfung der Unversehrtheit einer digitalen Signatur wird festgestellt, ob ein unterzeichnetes Dokument seit dem Anbringen des Siegels unverändert geblieben ist und ob die Signatur von der angegebenen Person stammt. Dazu vergleicht die Plattform den kryptografischen Hashwert des Dokumentinhalts mit dem bei der Unterzeichnung erfassten Hashwert. Stimmen die beiden Hashwerte überein, ist das Dokument unversehrt. Weichen sie voneinander ab, ist das Siegel gebrochen und das Dokument ungültig.
Für die notariell tätige Person muss sich diese Prüfung bei Bedarf wiederholen lassen. Fordert ein Gericht, ein Unternehmen für Eigentumsübertragungen oder ein Empfänger einen Nachweis der Unversehrtheit an, muss die Plattform den Prüfbericht erneut erstellen können, ohne auf einen herstellereigenen Server zugreifen zu müssen. Der Prüfbericht sollte die Identität der unterzeichnenden Person, die verwendete Zeitstempelstelle, den Signaturalgorithmus und das Ergebnis des Hashwertvergleichs ausweisen. Dieser Nachweis stützt die notarielle Amtshandlung noch lange nach dem Ende der Sitzung.
Dokumentversionen und Archive verwalten
Verwalten Sie Entwurfs- und Endfassungen so, dass nicht versehentlich ein unversiegelter Entwurf beurkundet wird. Die Plattform muss Entwürfe klar von endgültigen, versiegelten Dokumenten trennen. Sobald ein Dokument versiegelt ist, sollte es gesperrt und schreibgeschützt archiviert werden. Sichere Strategien für die Langzeitarchivierung müssen die Zugänglichkeit gewährleisten und zugleich die kryptografische Unversehrtheit des Dokuments dauerhaft erhalten.
Die Aufbewahrungsvorschriften unterscheiden sich je nach Rechtsordnung erheblich. In den Vereinigten Staaten verlangen Florida, Texas und Kalifornien, dass elektronische Verzeichnisse und Audio-Video-Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. In England und Wales schreiben die vom Master of the Faculties erlassenen Notaries Practice Rules 2019 vor, dass notarielle Urkunden in öffentlicher Form dauerhaft aufbewahrt werden, während Unterlagen zu Amtshandlungen in privater Form mindestens 12 Jahre lang aufzubewahren sind. Die Aufsichtsbehörde hat erklärt:
Das Faculty Office wird Notare nicht verpflichten, mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten oder eine Zuschaltung per Fernzugriff zu nutzen. Es respektiert die Entscheidung von Notaren, die darauf verzichten, sei es, weil sie sich mit der Technologie nicht wohlfühlen, oder weil sie sie für zu riskant halten.
Master of the Faculties, Aufsichtsbehörde für öffentliche Notare in England und Wales
Die Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen lokalen Recht. Sie müssen Unterlagen für die in Ihrer Rechtsordnung vorgeschriebene Dauer aufbewahren, bei Verzeichnissen in der Regel mindestens 10 Jahre. Ihre Archivierungsstrategie muss berücksichtigen, dass das kryptografische Siegel langfristig überprüfbar bleibt. Ausführlichere Hinweise hierzu finden Sie in unseren bewährten Verfahren zur Verwaltung elektronischer Verzeichnisse und manipulationserkennender Unterlagen in einer Notariatspraxis.
Häufig gestellte Fragen
Sind notarielle Beurkundungen per Fernzugriff in jedem US-Bundesstaat zulässig?
Nein. Eine notarielle Beurkundung per Fernzugriff ist nur dort zulässig, wo das Recht des jeweiligen Bundesstaates sie erlaubt und die notariell tätige Person ihre eigene Befugnis dazu geprüft hat. Bevor Sie eine notarielle Beurkundung per Fernzugriff durchführen, müssen Sie die konkreten gesetzlichen Anforderungen Ihres Bundesstaates prüfen.
Was ist der Unterschied zwischen einem manipulationserkennenden und einem manipulationssicheren Siegel?
Ein manipulationserkennendes Siegel zeigt an, ob ein Dokument nach der Versiegelung verändert wurde. Ein manipulationssicheres Siegel würde jede Veränderung verhindern, was bei einer verteilten digitalen Datei technisch unmöglich ist. Technische Standards für notarielle Verfahren verlangen manipulationserkennende Siegel.
Welche kryptografischen Algorithmen sind für digitale Signaturen zugelassen?
Laut NIST FIPS 186-5 sind RSA, ECDSA und EdDSA als Algorithmen für digitale Signaturen zugelassen. Das ältere DSA wird für die Erstellung von Signaturen nicht mehr empfohlen. RSA-Schlüssel müssen mindestens 2048 Bit lang sein.
Können digitale Werkzeuge die notarielle Amtshandlung in der EU ersetzen?
Nein. In der Europäischen Union findet die notarielle Amtshandlung weiterhin persönlich im Notariat statt. Digitale Werkzeuge unterstützen die Annahme von Mandaten, die Identitätsprüfung und die Vorbereitung der Unterzeichnung, doch die Amtshandlung selbst erfolgt nicht online.
Wie lange müssen Notare elektronische Verzeichnisse aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. In den Vereinigten Staaten verlangen Florida, Texas und Kalifornien, dass elektronische Verzeichnisse und Audio-Video-Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. In England und Wales müssen Unterlagen zu Amtshandlungen in privater Form mindestens 12 Jahre lang aufbewahrt werden, während notarielle Urkunden in öffentlicher Form dauerhaft aufzubewahren sind. Sie müssen Unterlagen für die in Ihrer Rechtsordnung vorgeschriebene Dauer aufbewahren.
Konfigurieren Sie Ihren rechtskonformen digitalen Beurkundungsablauf
Setzen Sie eine Plattform ein, die qualifizierte digitale Signaturen, kryptografisch gebundene manipulationserkennende Siegel und auf Ihre Rechtsordnung abgestimmte Prüfprotokolle unterstützt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis die gesetzlichen Anforderungen an digitale Beurkundungen erfüllt.
