Methoden zur digitalen Identitätsprüfung für Notare unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, und die gewählte Methode muss den spezifischen rechtlichen Anforderungen Ihrer Bestellung entsprechen. Ein Notar in Texas muss eine andere Kombination von Verfahren einsetzen als ein Notar in England oder Dubai. Dieser Leitfaden erläutert die drei wichtigsten Methoden, ihr Zusammenspiel und die Vorschriften in den USA, der EU, dem Vereinigten Königreich, Hongkong und den VAE.
Die Online-Fernbeurkundung ist nur in US-Bundesstaaten zulässig, die sie ausdrücklich genehmigt haben, und nur wenn der Notar seine eigene spezifische Zulassung bestätigt hat. In der EU bleibt die notarielle Handlung in der Kanzlei des Notars. Digitale Werkzeuge übernehmen Aufnahme, Identität und Vorbereitung der Unterzeichnung. Im Vereinigten Königreich gelten die Regeln des Faculty Office. Hongkong und die VAE erlauben digitale Prüfungen nur im Empfangsbereich.
Was dieser Artikel behandelt
- Die drei zentralen Prüfverfahren: KBA, Dokumentenanalyse und biometrische Lebenderkennung
- Wie US-Bundesstaaten, EU-Mitgliedstaaten, das Vereinigte Königreich, Hongkong und die VAE diese Verfahren jeweils unterschiedlich regeln
- Ein strukturierter Vorprüfungsablauf zur Erledigung der Identitätsschritte vor der Live-Sitzung
- Ein schrittweises Protokoll für den Fall, dass die Prüfung fehlschlägt
Die Rolle der Identitätsprüfung für die Integrität notarieller Handlungen
Die Identitätsprüfung schützt die rechtliche Wirksamkeit einer notariellen Handlung, indem sie bestätigt, dass die unterzeichnende Person diejenige ist, für die sie sich ausgibt. Notarieller Betrug beruht auf Identitätstäuschung, und die Bestellung des Notars hängt davon ab, diese zu verhindern.
Es wird zwischen der Prüfung der Person und der Prüfung des Dokuments unterschieden. Die Dokumentenanalyse prüft, ob ein amtlicher Ausweis echt und unverändert ist. Die biometrische Lebenderkennung prüft, ob die Person, die diesen Ausweis vorhält, während der Sitzung physisch anwesend und lebendig ist. Die wissensbasierte Authentifizierung prüft, ob die Person Fragen beantworten kann, die nur der tatsächliche Identitätsinhaber kennen würde. Bei einer notariellen Handlung, bei der eine erforderliche Ebene ausgelassen wird, besteht das Risiko einer Anfechtung oder Ungültigkeit.
Die Haftung trägt der Notar. Nutzt ein Unterzeichner ein gefälschtes Dokument oder gibt sich als eine andere Person aus, kann der Notar, der das vorgeschriebene Prüfprotokoll nicht befolgt hat, zivilrechtlich haften, seine Bestellung verlieren oder strafrechtlich angezeigt werden. The National Association of Secretaries of State führt Standards für elektronische Beurkundungen, die widerspiegeln, wie die einzelnen Bundesstaaten von ihren Notaren die Minderung dieses Risikos erwarten.
Gängige Techniken der digitalen Identitätsprüfung
Drei Techniken bilden das Fundament der Identitätsprüfung bei der Online-Fernbeurkundung. Die Rechtsordnungen verlangen unterschiedliche Kombinationen, doch die Methoden selbst sind branchenweit Standard.
Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
Bei KBA erhält der Unterzeichner ein zeitlich begrenztes Quiz, das aus öffentlichen und proprietären Datenquellen stammt. Der Unterzeichner muss innerhalb eines festgelegten Zeitfensters antworten. In Bundesstaaten, die KBA vorschreiben, umfasst das Quiz in der Regel mindestens fünf Fragen mit jeweils fünf möglichen Antworten, und der Unterzeichner muss mindestens 80 % erreichen. Bei Nichtbestehen darf er innerhalb von 24 Stunden einmal erneut antreten, wobei ein Teil der Fragen ersetzt wird. Ein zweites Nichtbestehen führt zu einer obligatorischen Sperre, die einen weiteren Versuch bei diesem speziellen Notar für 24 Stunden verhindert.
Dokumentenanalyse
Die Dokumentenanalyse nutzt automatisierte Technologie, um einen amtlichen Lichtbildausweis auf visuelle, physische oder kryptografische Sicherheitsmerkmale zu prüfen. Das System prüft, ob das Dokument betrügerisch oder verändert ist, und kann Datensätze mit ausstellenden Datenbanken abgleichen. Der Notar nimmt anschließend während der Live-Audio-Video-Sitzung einen Sichtvergleich vor und bestätigt, dass die Person vor der Kamera mit dem Foto auf dem analysierten Dokument übereinstimmt.
Biometrische Lebenderkennung
Die biometrische Lebenderkennung bestätigt, dass die Person vor der Kamera ein lebender Mensch und kein Foto, Videowiederholung oder Deepfake ist. Die Technologie kann den Unterzeichner auffordern, den Kopf zu bewegen, zu blinzeln oder einer Bildschirmaufforderung zu folgen. Einige Systeme verwenden einen Abgleich der Gesichtsgeometrie, um das Live-Bild mit dem Foto auf dem analysierten Dokument zu vergleichen. Die Regeln des Faculty Office in England und Wales betrachten die biometrischen und maschinenlesbaren Teile eines Reisepasses als besonders sicher, weil diese Elemente direkt abgefragt werden.
Flache Scans reichen niemals aus
Keine Rechtsordnung akzeptiert eine per E-Mail gesendete PDF- oder JPEG-Kopie eines Ausweises als Identitätsnachweis. Diese Dateien lassen sich leicht fälschen. Digitale Werkzeuge müssen maschinenlesbare, kryptografische oder biometrische Sicherheitsmerkmale des Dokuments selbst prüfen.
Unterschiede zwischen US-Rechtsordnungen bei der Identitätsprüfung für Online-Fernbeurkundungen
In den USA ist die Online-Fernbeurkundung nur dort rechtlich wirksam, wo das Recht des Bundesstaats sie ausdrücklich zulässt. Der Secretary of State jedes Bundesstaats legt fest, welche Kombination von Identitätsprüfmethoden ein Notar verwenden muss. Es gibt keinen Bundesstandard, und ein in einem Bundesstaat bestellter Notar kann nicht davon ausgehen, dass die Regeln eines anderen Bundesstaats gelten.
| Bundesstaat | KBA erforderlich | Dokumentenanalyse erforderlich | Bestehensgrenze | Wesentlicher Unterschied |
|---|---|---|---|---|
| Texas | Ja, 5 Fragen, 5 Auswahlmöglichkeiten | Ja, durch unabhängige Drittpartei | 80 % innerhalb von 2 Minuten | Zwei Fehlversuche führen bei diesem Notar zu einer Sperre von 24 Stunden |
| Florida | Ja, 5 Fragen, 5 Auswahlmöglichkeiten | Ja, automatisierte Technologie | 80 % innerhalb von 2 Minuten | Elektronisches Register wird 10 Jahre aufbewahrt |
| Virginia | Alternativer Weg | Ja, oder andere Validierungsmethoden | Nicht zutreffend (Mehrmethodenansatz) | Zwei unabhängige Validierungsmethoden statt obligatorischer KBA erforderlich |
Texas: strenge KBA und Dokumentenanalyse
Nach den Regeln des Texas Secretary of State muss die Identitätsprüfung mittels dynamischer KBA mit mindestens fünf Fragen und fünf Antwortmöglichkeiten durchgeführt werden. Der Unterzeichner muss innerhalb von zwei Minuten 80 % erreichen. Unterzeichner, die nicht bestehen, dürfen innerhalb von 24 Stunden einmal erneut antreten, wobei mindestens 60 % der Fragen ersetzt werden. Ein zweites Nichtbestehen führt zu einer obligatorischen Sperre von 24 Stunden. Die automatisierte Dokumentenanalyse muss Sicherheitsmerkmale bestätigen und Datensätze mit maßgeblichen Datenbanken abgleichen; anschließend führt der Notar während der Live-Audio-Video-Kommunikation einen Sichtvergleich durch.
Die Identitätsprüfung ist das Verfahren, durch das der Beteiligte (Unterzeichner eines Dokuments) seine Identität bestätigt. Dies geschieht durch einen Dritten, der eine dynamische wissensbasierte Authentifizierung (KBA) verwendet.
Office of the Texas Secretary of State, Notary Public Licensing Authority
Florida: grundlegende KBA und Dokumentenanalyse
Florida schreibt dieselbe KBA-Struktur vor: fünf Fragen, fünf Auswahlmöglichkeiten, zwei Minuten, 80 % zum Bestehen. Die Dokumentenanalyse muss visuelle, physische oder kryptografische Merkmale eines amtlichen Lichtbildausweises prüfen. Florida schreibt zudem eine Aufbewahrung elektronischer Register und Audio-Video-Aufzeichnungen von RON-Sitzungen für 10 Jahre vor. Der Florida Secretary of State bietet ein Portal für Online-Fernnotardienste an.
Virginia: alternative Wege
Virginia bietet alternative Wege der Identitätsprüfung, statt sich ausschließlich auf KBA zu stützen. Nach Virginia Code § 47.1-2 erfordert ein ausreichender Nachweis persönliche Kenntnis, den Eid eines glaubwürdigen Zeugen oder die Erfüllung von mindestens zwei unabhängigen Validierungsmethoden. Dazu können Dokumentenanalyse, eine vorherige persönliche Identitätsprüfung, zulässige gesetzliche Methoden oder ein über biometrische Daten abgerufenes gültiges digitales Zertifikat gehören.
Bestätigen Sie Ihre Zulassung vor Ihrer ersten Sitzung
Die Zulassung von RON durch einen Bundesstaat berechtigt nicht automatisch jeden Notar. Sie müssen Ihren eigenen Bestellungsstatus und jede zusätzliche Registrierung, die Ihr Bundesstaat verlangt, bestätigen, bevor Sie auch nur eine Fernsitzung durchführen. Was ein US-Notar vor seinem ersten Termin zur Online-Fernbeurkundung einrichten muss erläutert die Voraussetzungen.
Regulierungsrahmen der EU und des Vereinigten Königreichs für digitale Identität
In der Europäischen Union bleibt die notarielle Handlung in der Kanzlei des Notars verankert. Digitale Werkzeuge dienen der Aufnahme, Identitätsvorbereitung und dem Ablauf der Unterzeichnung. Die notarielle Handlung selbst wird nicht online durchgeführt.
EU: eIDAS und nationale notarielle Zuständigkeit
Der eIDAS-Rahmen nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und ihrer Neufassung von 2024 legt Regeln für elektronische Signaturen, Siegel und qualifizierte Vertrauensdienste fest. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. eIDAS harmonisiert jedoch weder materielle notarielle Handlungen noch die grenzüberschreitende Beurkundung öffentlicher Urkunden. Öffentliche Urkunden unterliegen weiterhin dem nationalen Notarrecht und den Standards der Notarkammern. Ein Fernmandant kann die vorläufige Aufnahme, digitale Identitätsvorprüfungen und die Unterzeichnungsvorbereitung digital abschließen, doch die öffentliche Urkunde bleibt im Zuständigkeitsbereich der Notarkanzlei.
Vereinigtes Königreich: Regeln des Faculty Office und persönliche Prüfung als Standard
In England und Wales unterliegen Notare dem Faculty Office des Erzbischofs von Canterbury. Der Standard ist die persönliche Prüfung physischer Dokumente. Digitale Identitätsprüfungen sind nur zulässig, wenn die Werkzeuge maschinenlesbare sowie kryptografische oder biometrische Sicherheitsmerkmale des Dokuments prüfen. Flache digitale Bilder oder Scans sind ausdrücklich unzureichend.
Eine eingescannte Kopie eines Reisepasses ist beispielsweise keine sichere Methode zur Identitätsprüfung, da das Dokument leicht gefälscht worden sein könnte. Die Nutzung der biometrischen und maschinenlesbaren Teile eines Reisepasses bietet dagegen ein hohes, wenn auch nicht absolutes Sicherheitsniveau.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury, Regulator of Notaries Public in England and Wales
Der Notar muss während der Sitzung physisch in England oder Wales bleiben, einen ausreichenden Anknüpfungspunkt zur Rechtsordnung herstellen und bestätigen, dass die empfangende Rechtsordnung Handlungen akzeptiert, die per Fernteilnahme vorgenommen wurden.
Hongkong und VAE: Compliance im Empfangsbereich
In Hongkong und den VAE dienen digitale Identitätsprüfwerkzeuge der Aufnahme und Aktenführung im Empfangsbereich. Die notarielle Handlung selbst bleibt an die physische Ausführung oder staatlich kontrollierte digitale Plattformen gebunden.
Hongkong: Standard der physischen Ausführung
Nach der Hong Kong Notaries Public Ordinance (Cap. 159) werden Notare vom High Court aus dem Kreis erfahrener Solicitors bestellt. Für sie gelten die Common-Law-Standards der physischen Ausführung. Die Identitätsprüfung erfolgt durch persönliche Einsichtnahme in Originaldokumente. Die digitale Fernidentitätsprüfung ist auf administrative Aufnahme im Empfangsbereich beschränkt: Erfassung von Mandanteninformationen, Scannen von Dokumenten zur vorläufigen Prüfung und Vorbereitung der Akte, bevor der Mandant persönlich erscheint.
VAE: staatlich kontrollierte Plattformen
Nach dem Bundesdekret-Gesetz Nr. 46 von 2021 und lokalen Gerichtsregelungen wie Dubai Resolution No. 137 of 2022 sind notarielle Fernhandlungen ausschließlich über offizielle, staatlich kontrollierte digitale Plattformen zulässig. Diese Plattformen sind mit dem nationalen digitalen Identitätsregister verknüpft. Private Notare dürfen außerhalb dieser zugelassenen staatlichen Portale nicht eigenständig Beurkundungen per Videoanruf durchführen. Die Nutzung digitaler Identitätsprüfung durch einen privaten Notar beschränkt sich auf die Vorbereitung im Empfangsbereich: Prüfung der Identität des Mandanten, bevor dieser in der Kanzlei erscheint oder bevor er zur Durchführung der Handlung auf die offizielle staatliche Plattform verwiesen wird.
| Rechtsordnung | Aufnahme im Empfangsbereich (zulässig) | Notarielle Fernausführung (eingeschränkt) |
|---|---|---|
| Hongkong | Erfassung von Mandanteninformationen, Scannen von Dokumenten zur vorläufigen Prüfung, Aktenvorbereitung | Physische Ausführung erforderlich; digitale Identitätsprüfung nur administrativ |
| VAE | Identitätsvorprüfung, Dokumentenupload, Aufnahmevorbereitung vor Einreichung bei der staatlichen Plattform | Nur über offizielle staatlich kontrollierte digitale Plattformen, die mit dem nationalen ID-Register verknüpft sind |
Optimierung des Vorprüfungsablaufs für Mandanten
Der Vorprüfungsablauf verlegt die Identitätsprüfung und Dokumentenaufnahme vor den Live-Termin. Der Notar prüft ein vollständiges Paket, bevor der Unterzeichner vor der Kamera erscheint, wodurch Reibungsverluste während der Sitzung reduziert und Probleme früh erkannt werden.
- Senden Sie den Aufnahmelink nach der BuchungDer Mandant erhält einen Link zu einem sicheren Portal, in dem er seinen amtlichen Ausweis hochlädt und ein gegebenenfalls erforderliches KBA-Quiz absolviert. Dies erfolgt asynchron vor dem Termin.
- Führen Sie Dokumentenanalyse und KBA automatisch durchDas System prüft den Ausweis auf Sicherheitsmerkmale und gleicht ihn mit ausstellenden Datenbanken ab. Ist KBA erforderlich, absolviert der Mandant das zeitlich begrenzte Quiz. Der Notar erhält die Ergebnisse.
- Prüfen Sie das vollständige PaketVor der Live-Sitzung bestätigt der Notar, dass die Dokumentenanalyse bestanden wurde, KBA bestanden wurde (oder nicht erforderlich war) und die hochgeladenen Dokumente der beantragten notariellen Handlung entsprechen. Die Akte wird vorbereitet.
- Führen Sie die Live-Sitzung zur visuellen Bestätigung durchWährend des Audio-Video-Anrufs führt der Notar den von den meisten RON-Gesetzen verlangten Sichtvergleich durch: Die Person vor der Kamera stimmt mit dem Foto auf dem analysierten Dokument überein.
Die asynchrone Aufnahme bedeutet, dass der Notar die Live-Sitzung mit einer vorbereiteten Akte beginnt, statt Probleme in Echtzeit zu entdecken. Automatisierung der Mandantenaufnahme zur Zeitersparnis und Fehlerreduzierung im Notariatsmanagement erläutert die Abläufe dieses Prozesses.
Rechtliche Sicherheitsaspekte und Datenverarbeitung
Die Speicherung von Identitätsdokumenten löst Pflichten nach Datenschutzgesetzen aus. In der EU regelt die Datenschutz-Grundverordnung, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und aufbewahrt werden. In Kalifornien stellt der California Consumer Privacy Act ähnliche Anforderungen. Notare müssen verstehen, welche Vorschriften für ihre Mandanten gelten, abhängig davon, wo sich diese befinden.
Identitätsdokumente, biometrische Daten und Sitzungsaufzeichnungen sind sensible personenbezogene Informationen. Die Übertragung muss verschlüsselt sein. Die Speicherung muss manipulationssicher sein, das heißt, jede Änderung eines gespeicherten Datensatzes muss erkennbar sein. Bewährte Verfahren für die Verwaltung elektronischer Register und manipulationssicherer Aufzeichnungen in einer Notariatspraxis behandelt die Dokumentationsstandards, die sowohl den Notar als auch den Mandanten schützen.
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegt. Florida verlangt 10 Jahre. Texas hat eigene Anforderungen. Der Notar muss die konkrete Aufbewahrungsvorschrift seiner Rechtsordnung kennen und sicherstellen, dass sein Speichersystem sie automatisch durchsetzt, statt sich auf manuelle Löschung zu verlassen.
Protokoll für fehlgeschlagene Prüfversuche
Wenn ein Mandant KBA oder die Dokumentenanalyse nicht besteht, darf der Notar nicht fortfahren. Raten Sie nicht. Führen Sie die Handlung nicht aus, um das Problem später zu klären. Die gesetzliche Vermutung der Identität ist entfallen, und die notarielle Handlung kann nicht abgeschlossen werden.
- Beenden Sie die Sitzung sofortWenn der Unterzeichner KBA nach allen zulässigen Versuchen nicht besteht oder die Dokumentenanalyse das Identitätsdokument ablehnt, stoppen Sie. Versuchen Sie keine Umgehung und stellen Sie keine suggestiven Fragen, um die Sitzung zu retten.
- Dokumentieren Sie das Fehlschlagen im notariellen RegisterTragen Sie Datum, Uhrzeit, behauptete Identität des Beteiligten, beantragte notarielle Handlung, konkret versuchte Prüfmethoden, Grund für den Nichtabschluss und Bestätigung der Ablehnung ein. Diese Dokumentation schützt den Notar, falls der Unterzeichner später behauptet, die Handlung hätte abgeschlossen werden müssen.
- Bewahren Sie Sitzungsaufzeichnungen und Protokolle aufAudio-Video-Aufzeichnungen und Sitzungsprotokolle des fehlgeschlagenen Versuchs müssen für die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Florida verlangt nach Fla. Stat. § 117.245 10 Jahre. Prüfen Sie die spezifische Anforderung Ihrer Rechtsordnung.
- Bieten Sie gegebenenfalls eine manuelle Prüfung oder Terminverschiebung anWenn das Fehlschlagen auf ein technisches Problem zurückzuführen war, etwa auf einen schlecht beleuchteten Raum, der zum Scheitern einer biometrischen Prüfung führte, bieten Sie eine Terminverschiebung an. War der Grund inhaltlich, etwa ein durch die Dokumentenanalyse als gefälscht markierter Ausweis, lehnen Sie die Beurkundung ab.
- Beachten Sie SperrregelnIn Texas wird ein Unterzeichner, der KBA zweimal nicht besteht, für 24 Stunden für weitere Versuche bei diesem speziellen Notar gesperrt. Setzen Sie dies nicht außer Kraft. Verweisen Sie den Unterzeichner nicht an einen anderen Notar derselben Praxis, um die Sperre zu umgehen.
Wann ein Termin verschoben werden sollte
- Technisches Versagen: schlechte Beleuchtung, Audioprobleme, Browserinkompatibilität
- Dokumentenanalyse schlägt wegen eines abgelaufenen Ausweises fehl, den der Mandant erneuern kann
- KBA schlägt aufgrund einer kürzlichen Adress- oder Namensänderung fehl, die der Mandant dokumentieren kann
Wann abgelehnt werden sollte
- Die Dokumentenanalyse kennzeichnet den Ausweis als betrügerisch oder verändert
- Die Person vor der Kamera stimmt nicht mit dem Foto auf dem Dokument überein
- Der Unterzeichner kann grundlegende Fragen zu dem Dokument, das er unterzeichnet, nicht beantworten
Die Unterscheidung zwischen technischem und inhaltlichem Fehlschlagen liegt im Ermessen des Notars. Lehnen Sie im Zweifel ab. Ein verlorener Mandant ist einer gefährdeten Bestellung vorzuziehen. Notarielle Compliance über Rechtsordnungen hinweg erläutert, wie diese Entscheidungen zu handhaben sind, wenn Ihre Praxis Mandanten in mehreren Bundesstaaten betreut.
Was als Nächstes zu tun ist
Passen Sie Ihre Prüfmethode an Ihre Rechtsordnung an, bevor Sie Ihren nächsten Fernmandanten annehmen. Bestätigen Sie, welche Kombination aus KBA, Dokumentenanalyse und biometrischer Lebenderkennung Ihr Bundesstaat oder Land verlangt. Gestalten Sie Ihren Vorprüfungsablauf so, dass Identitätsschritte, Dokumentenupload und erste Validierung vor der Live-Sitzung erfolgen, sodass Ihnen eine vorbereitete Akte zur Prüfung vorliegt. Wenn eine Prüfung fehlschlägt, befolgen Sie das Protokoll: beenden, dokumentieren, aufbewahren und entweder verschieben oder ablehnen.
Ein gebrandetes Mandantenportal, das Aufnahme, Identitätsvorprüfung, Terminplanung und sichere Dokumentenerfassung in einem Ablauf abwickelt, liefert Ihnen ein vorbereitetes Paket, bevor der Unterzeichner erscheint. Sie können Preise ansehen oder loslegen mit einer Einrichtung, die den Anforderungen Ihrer Rechtsordnung entspricht. Der Florida Senate veröffentlicht den vollständigen Gesetzestext zum Online Notarization Act, und der New York Secretary of State erläutert die Zulassungsanforderungen für Notare. Wenn Ihre Praxis Transaktionen in den VAE bearbeitet, veröffentlicht die Behörde des Abu Dhabi Global Market ihren eigenen Rahmen für elektronische Transaktionen.
