Was ein US-Notar vor seinem ersten Termin zur Fernbeglaubigung online einrichten muss

Bevor ein Notar in den USA eine Online-Fernbeglaubigung durchführt, muss er über eine aktive herkömmliche Amtsbestellung verfügen, eine separate Fernzulassung seines Bundesstaats einholen und prüfen, ob seine Technologie die gesetzlichen Anforderungen an Audio-Video-Aufzeichnung und manipulationssichere Versiegelung erfüllt. Der Kunde bereitet die Akte vorab vor, indem er Dokumente hochlädt, Ausweisdaten übermittelt und die Identitätsprüfung abschließt. Der Notar tritt dann der Live-Sitzung bei, um die vollständige Aufnahme zu prüfen, die Identität zu bestätigen, die Unterschrift zu bezeugen und die notarielle Bescheinigung mit seinem eigenen digitalen Siegel auszufertigen.

RON ist nur dort legal, wo das Recht des Bundesstaats dies zulässt, und nur, wenn der Notar seine eigene Zulassung bestätigt hat. Die folgenden Schritte entsprechen der Abfolge, die ein Notar von der Amtsbestellung bis zur versiegelten Urkunde durchläuft.

Bestätigung Ihrer Amtsbestellung und staatlichen Zulassung

Ihre grundlegende Amtsbestellung als Notar allein erlaubt keine Online-Fernbeglaubigung. Bevor Sie eine RON-Handlung vornehmen, müssen Sie bei der für Amtsbestellungen zuständigen Stelle Ihres Bundesstaats einen separaten Antrag, eine Registrierung oder eine Erweiterung der Amtsbestellung abschließen.

Die Anforderungen der Bundesstaaten für die Zulassung unterscheiden sich. In Florida muss ein Notar gemäß Florida Statutes § 117.225 und Florida Administrative Code Rule 1N-7.001 einen staatlich anerkannten Ausbildungskurs absolvieren, eine Bürgschaft in Höhe von 25.000 US-Dollar sowie eine Berufshaftpflichtversicherung in Höhe von 25.000 US-Dollar abschließen und eine Registrierung beim Department of State einreichen. In Texas muss ein aktiver Notar gemäß Texas Government Code § 406.105 und 1 TAC § 87.11 beim Secretary of State einen Antrag als Online-Notar stellen und ein elektronisches Siegel zusammen mit einem digitalen X.509-Zertifikat hinterlegen. In Virginia muss ein bestellter Notar gemäß Code of Virginia § 47.1-5 und den Electronic Notarization Assurance Standards des Secretary of the Commonwealth eine elektronische Notaramtsbestellung beantragen, konforme Werkzeuge registrieren sowie ein elektronisches Siegel und eine digitale Signatur bereitstellen.

Wenden Sie sich direkt an Ihren Secretary of State oder die zuständige Bestellungsstelle, um die aktuellen Anforderungen zu erfahren, da sich RON-Gesetze häufig ändern. Eine abgelaufene oder nicht bestätigte Amtsbestellung untersagt Ihnen die Durchführung jeglicher RON-Sitzungen. Einige Bundesstaaten haben ihre Verfahren zur Erweiterung der Amtsbestellung kürzlich aktualisiert. Prüfen Sie daher das aktuelle Verfahren, statt sich auf ältere Hinweise zu verlassen.

Sie können den vollständigen Leitfaden zur Einrichtung der Online-Fernbeglaubigung lesen, um zu verstehen, wie der Aufbau der Praxis von Anfang bis Ende zusammenspielt.

Einrichtung der sicheren digitalen Umgebung

Ihre Hardware und Software müssen die staatlichen Mindeststandards für synchrone Audio-Video-Aufzeichnung in beide Richtungen, Verschlüsselung und manipulationssichere Versiegelung erfüllen. Die staatlichen Vorschriften legen die erforderlichen Funktionen fest, nicht bestimmte Marken oder Produkte.

Die Technologie muss Live-Audio-Video-Kommunikation unterstützen, die gesamte Sitzung von Anfang bis Ende aufzeichnen und diese Aufzeichnung in einem sicheren, manipulationssicheren Format speichern. Das elektronische Siegel und die digitale Signatur müssen an ein digitales X.509-Zertifikat einer Public Key Infrastructure (PKI) gebunden sein, sodass jede spätere Änderung des Dokuments erkennbar wird. Die Bewertung von Technologien für elektronische Signaturen und Versiegelung auf Konformität bedeutet, zu bestätigen, dass die gewählten Werkzeuge Datensätze erzeugen, die diese gesetzlichen Schwellenwerte erfüllen.

Prüfen Sie, ob Ihre Einrichtung die vollständige Audio-Video-Aufzeichnung kontinuierlich erfasst, das Journalsystem nachträgliche Änderungen verhindert und die Versiegelungstechnologie ein kryptografisch überprüfbares Ergebnis erzeugt. Kryptografische Zeitstempel schützen das digitale Siegel vor späteren Streitigkeiten, indem sie die Signatur an eine verifizierte Zeit binden.

Pflichten des Kunden vor dem Termin

Der Kunde bereitet die Transaktionsakte vor Beginn der Live-Sitzung vor. Diese Vorbereitung macht die Akte für die Prüfung durch den Notar bereit, schließt die notarielle Handlung jedoch nicht ab. Die Grenze zwischen der Vorbereitung durch den Kunden und der Ausführung durch den Notar ist streng und gesetzlich festgelegt.

Nach staatlichen Modellen, darunter Texas 1 TAC § 87.70, Florida Statutes § 117.265 und Pennsylvania 57 Pa.C.S. § 306.1, muss der Kunde eigenständig:

• Das vollständige, noch nicht ausgefertigte elektronische Dokument hochladen.
• Prüfen, ob seine Geräte synchrone Audio-Video-Übertragung in beide Richtungen unterstützen.
• Einen amtlichen Lichtbildausweis zur automatisierten Analyse einreichen.
• Eine dynamische Identitätsprüfung mittels wissensbasierter Authentifizierung abschließen.
• Eine gegebenenfalls für die Buchung erforderliche Zahlung leisten.

Der Notar darf weder im Namen des Kunden vorbereiten noch unterschreiben. Die Arbeit des Kunden erzeugt eine vollständige Aufnahmeakte, die der Notar anschließend in der Live-Sitzung prüft. Die Automatisierung der Kundenaufnahme durch Vorabprüfung des Ausweises, Terminplanung und Zahlungen trägt dazu bei, dass die Akte vollständig und bereit eingeht. Bei der Zahlungsabwicklung müssen Vertraulichkeit und Konformität durchgehend gewahrt werden.

Standards der Identitätsprüfung und Arten von Nachweisen

Sofern der Beteiligte dem Notar nicht persönlich bekannt ist oder von einem qualifizierten glaubwürdigen Zeugen vorgestellt wird, verlangen RON-Gesetze zwei getrennte Prüfmechanismen: automatisierte Dokumentenanalyse und dynamische wissensbasierte Authentifizierung. Beide müssen erfolgreich sein, bevor die notarielle Handlung fortgesetzt werden kann.

Automatisierte Dokumentenanalyse

Bei der Dokumentenanalyse werden algorithmische Prüfungen öffentlicher und proprietärer Quellen eingesetzt, um die Echtheit, das Format und die eingebetteten Sicherheitsmerkmale eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises zu bestätigen. Das System untersucht Strichcodes, maschinenlesbare Zonen, Hologramme und andere Merkmale, um zu prüfen, ob das Dokument selbst echt ist. Der Texas Secretary of State erläutert diese Anforderungen gemäß 1 TAC § 87.70.

Dynamische wissensbasierte Authentifizierung

Die dynamische KBA erstellt ein Quiz aus Datensätzen kommerzieller und öffentlicher Datenbanken. Der Unterzeichner muss Fragen beantworten, die aus seiner Kredithistorie und Daten öffentlicher Register stammen. Gemäß Texas 1 TAC § 87.70(b) und Florida Statutes § 117.295(3)(a) muss das KBA-Quiz mindestens fünf Fragen mit mindestens fünf Multiple-Choice-Antwortmöglichkeiten pro Frage enthalten. Der Unterzeichner muss innerhalb eines Zeitfensters von zwei Minuten mindestens 80 % richtig beantworten.

Wenn der Unterzeichner das erste Quiz nicht besteht, erlauben staatliche Vorschriften innerhalb von 24 Stunden einen Wiederholungsversuch. Bei der Wiederholung müssen mindestens 60 % der Fragen ersetzt werden. Ein zweites Nichtbestehen löst eine obligatorische 24-stündige Sperre aus, während der die Fernbeglaubigung nicht mit demselben Online-Notar fortgesetzt werden kann. Einen umfassenderen Überblick über Prüfmethoden in verschiedenen Rechtsordnungen bietet digitale Methoden zur Identitätsprüfung für die Online-Fernbeglaubigung.

Was nur der Notar während der Sitzung tun muss

Die notarielle Handlung selbst bleibt eine persönliche Aufgabe des Notars. Die Automatisierung übernimmt die Dokumentenanalyse und Dokumentenweiterleitung, doch nur der Notar führt die Handlungen aus, die die Beglaubigung ausmachen.

Während der synchronen Aufzeichnung muss der Notar die vom Kunden vorbereitete vollständige Aufnahmeakte prüfen, die Identität des Unterzeichners durch visuellen Vergleich mit dem Ausweis bestätigen, die Geschäftsfähigkeit und Bereitschaft des Unterzeichners beurteilen, erforderliche Eide oder Versicherungen mündlich abnehmen und bezeugen, wie der Kunde elektronisch unterschreibt. Der Ausschuss zur Ausarbeitung des Revised Uniform Law on Notarial Acts der Uniform Law Commission erläutert, dass der Notar durch synchrone Audio- und visuelle Kommunikation die Geschäftsfähigkeit der Person sowie die Frage beurteilen kann, ob deren Handlungen wissentlich und freiwillig erfolgen.

Ein Notar hat bei der Erfüllung seiner Pflichten grundsätzlich angemessene Sorgfalt walten zu lassen. Bei der Feststellung der Identität einer Person, deren Identität Gegenstand einer notariellen oder elektronisch notariellen Handlung ist, hat er ein hohes Maß an Sorgfalt walten zu lassen.

Virginia General Assembly, Code of Virginia § 47.1-14

Nach der Bezeugung der Unterschrift bringt der Notar persönlich seine elektronische Signatur und sein digitales Siegel an. Das Siegel muss an ein digitales PKI-X.509-Zertifikat gebunden sein, sodass jede spätere Änderung erkennbar manipuliert ist. Der Notar, nicht die Plattform, ist dafür verantwortlich, vor Abschluss der Handlung zu bestätigen, dass Zertifikat und Siegel ordnungsgemäß funktionieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter elektronische Signaturen und Dokumentenversiegelung für Notare.

Anforderungen an Aufbewahrung und Journaleinträge

Jede Online-Fernbeglaubigung erfordert einen zeitnahen Eintrag in ein elektronisches Journal, das bestimmte verpflichtende Datenpunkte erfasst. Das Journal muss sicher und manipulationssicher sein und auf die Audio-Video-Aufzeichnung der Sitzung verweisen.

Gemäß staatlichen Vorschriften, darunter Florida Statutes § 117.245, Texas 1 TAC § 87.50 und Virginia Code § 47.1-14, muss das elektronische Journal Folgendes erfassen:

• Datum und Uhrzeit der notariellen Handlung.
• Die Art der vorgenommenen Handlung, beispielsweise Anerkennung, Eid oder Jurat.
• Den Titel oder die Beschreibung des Dokuments.
• Den vollständigen Namen und die Adresse jedes Unterzeichners.
• Die verwendete Methode zur Identitätsprüfung.
• Einen Hinweis, dass die Beglaubigung per Fernzugriff mittels Audio-Video-Technologie durchgeführt wurde.
• Einen direkten Querverweis auf die entsprechende Audio-Video-Aufzeichnung.

Bestimmte staatliche Datenschutzgesetze untersagen ausdrücklich, vollständige behördliche Identifikationsnummern, Sozialversicherungsnummern oder biometrische Daten im Journal zu protokollieren. Texas 1 TAC § 87.50 ist ein Beispiel dafür. Erfassen Sie die Art des verwendeten Ausweises, nicht die vollständige Nummer. Ausführlichere Hinweise zu den praktischen Einzelheiten bietet bewährte Verfahren für die Verwaltung elektronischer Journale und manipulationssicherer Aufzeichnungen.

Ein Online-Notar hat ein oder mehrere sichere elektronische Journale über die von ihm durchgeführten Online-Beglaubigungen zu führen.

Florida Legislature, Florida Statutes Chapter 117 Part II

Wie lange Sie die Aufzeichnungen aufbewahren müssen

Die Aufbewahrungsfristen für RON-Journale und Audio-Video-Aufzeichnungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Die Aufteilung besteht hauptsächlich zwischen Anforderungen von fünf und zehn Jahren.

Das Mustergesetz Revised Uniform Law on Notarial Acts legt für Audio-Video-Aufzeichnungen eine standardmäßige Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren fest. Bestätigen Sie die Anforderung Ihres eigenen Bundesstaats direkt, da das Aufbewahrungsrecht bestimmt, wie lange Sie Speicherung und Zugriff gewährleisten müssen. Die praktische Seite behandelt die Wahrung der Integrität elektronischer Notarjournale und erläutert, wie manipulationssichere Funktionen gespeicherte Aufzeichnungen über die gesamte Aufbewahrungsfrist schützen.

Umgang mit fehlgeschlagener Identitätsprüfung

Wenn die Dokumentenanalyse den Ausweis ablehnt oder der Unterzeichner die dynamische KBA zweimal nicht besteht, ist die Abfolge der Identitätsprüfung rechtlich ungültig. Gemäß Florida Statutes § 117.295 und Texas 1 TAC § 87.70 darf der Notar die Transaktion nicht fortsetzen.

Soweit Journalvorschriften Ablehnungen behandeln, etwa die Standards und Verwaltungsrichtlinien nach Virginia Code § 47.1-14, muss der Notar den fehlgeschlagenen Versuch oder die Weigerung, die notarielle Handlung vorzunehmen, erfassen und den Grund für den Abbruch angeben, ohne die Bescheinigung auszufertigen. Diese Dokumentation schützt den Notar vor Haftung, wenn er fortfährt, obwohl das Gesetz dies untersagt.

Versuchen Sie nicht, eine fehlgeschlagene Prüfung durch Berufung auf persönliche Kenntnis zu umgehen, wenn das Gesetz Ihres Bundesstaats sowohl Dokumentenanalyse als auch KBA verlangt. Lesen Sie die Vorschrift Ihres Bundesstaats sorgfältig, da die Anforderungen für Ausnahmen wegen persönlicher Kenntnis unterschiedlich sind.

Um zu sehen, wie der gesamte Prozess zusammenspielt, können Sie den Leitfaden zur Einrichtung der Online-Fernbeglaubigung lesen, der den Aufbau der Praxis von Anfang bis Ende erläutert.