Die Einrichtung einer Online-Beglaubigung beginnt mit der Bestätigung, dass in Ihrem Bundesland ein Gesetz die Online-Beglaubigung zulässt und dass Ihre persönliche Beglaubigungsbefugnis zusätzlich zu Ihrer regulären notariellen Beglaubigungsbefugnis eine separate Online-Berechtigung umfasst. Sobald diese beiden Punkte bestätigt sind, verläuft der Ablauf sequenziell und gesetzlich festgelegt: Der Klient stellt vor Beginn der Sitzung alle erforderlichen Unterlagen zusammen, und die Aufgabe des Notars während des Live-Termins besteht darin, diese Unterlagen zu prüfen, die Identität der Person vor der Kamera zu bestätigen und die Beglaubigung durchzuführen.
Bestätigen Sie Ihre eigene Autorisierung, bevor Sie eine Fernsignatur akzeptieren.
Eine reguläre Notarbestellung umfasst nicht automatisch die Befugnis zur Online-Beglaubigung. In jedem Bundesstaat, der Online-Beglaubigungen zulässt, muss sich der Notar separat registrieren lassen und dem zuständigen Amt häufig elektronische Siegelmuster sowie Details zu digitalen Zertifikaten vorlegen, bevor er auch nur eine einzige Online-Beglaubigung vornehmen darf.
Was Sie zuerst überprüfen sollten
Klären Sie mit dem Secretary of State oder der Notariatskammer Ihres Bundesstaates zwei Dinge ab: dass Ihr Bundesstaat über ein dauerhaftes RON-Gesetz verfügt und dass in Ihrem spezifischen Kommissionsregister eine aktive Fernbevollmächtigung vermerkt ist und nicht nur eine Standardkommission.
Die gesetzlichen Grundlagen variieren je nach Bundesstaat, das Grundprinzip ist jedoch gleich. Texas verlangt eine Registrierung gemäß Unterkapitel C von Kapitel 406 des Government Code, Pennsylvania gemäß 57 Pa.CS § 306.1, Colorado gemäß CRS § 24-21-514.5 und Florida gemäß Kapitel 117, Teil II. Über 45 Bundesstaaten haben mittlerweile dauerhafte Gesetze zur Fernbeurkundung erlassen. Die Einzelheiten der Registrierung, die erforderlichen Angaben zur Ausrüstung und der Erneuerungszyklus sind jedoch unterschiedlich. Daher sollten Sie für Ihre Tätigkeit ausschließlich die Anforderungen Ihres Bundesstaates berücksichtigen. Ein Notar, der in einem Bundesstaat ohne entsprechende Zulassung bestellt ist, darf unabhängig vom Standort des Klienten keine Fernbeurkundungen vornehmen.
Legen Sie die Anforderungen des Kunden vor dem Termin fest, damit die Akte vollständig ankommt.
Der Klient, nicht der Notar, erledigt die Vorbereitungsarbeiten vor dem Termin: das Hochladen des Dokuments, das Ausfüllen eines Anmeldeformulars und die Identitätsprüfung, die stattfindet, bevor der Notar überhaupt am Gespräch teilnimmt. Diese strukturelle Veränderung ermöglicht die effiziente Abwicklung von Fernarbeit in großem Umfang. Anstatt dass der Notar dem Unterzeichner über drei separate E-Mails hinterherlaufen muss, um ein Dokument, einen Lichtbildausweis und einen Termin zu erhalten, öffnet er eine Sitzung mit einer bereits erstellten Datei.
- Dokumentenupload Der Unterzeichner reicht das zu beglaubigende Dokument vor dem Termin ein, damit der Notar es vor Beginn des Gesprächs prüfen kann.
- Erfassung der Anmeldeinformationen: Der Unterzeichner fotografiert oder scannt einen von der Regierung ausgestellten Ausweis zur automatisierten Überprüfung der Anmeldeinformationen. Dieser Schritt erfolgt vor der Live-Sitzung.
- Wissensbasierte Authentifizierung: Der Unterzeichner beantwortet dynamische Identitätsfragen; eine Vorabprüfung, die bestanden werden muss, bevor der Notar zur Live-Übertragung zugelassen wird.
- Terminvereinbarung: Der Unterzeichner bucht einen Termin, wodurch dem Notar eine feste Sitzung anstelle eines offenen E-Mail-Verlaufs zur Verfügung steht.
Gemäß Regelungen wie 1 Tex. Admin. Code § 87.70 und Fla. Stat. § 117.245 müssen diese Schritte vor Beginn der audiovisuellen Sitzung abgeschlossen sein. Eine Vorgehensweise, die das Onboarding von Klienten als integralen Bestandteil und nicht als nachträgliche Überlegung betrachtet, gewährleistet, dass jedes Mal eine vollständige Datei vorliegt und nicht erst mitten im Gespräch eine fehlende Unterschriftenseite festgestellt wird.
Überprüfen Sie die Identitätsnachweise und führen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen.
Die Aufgabe des Notars besteht in dieser Phase im Vergleich, nicht in der Datenerfassung. Zu Beginn der Live-Sitzung liegen die Ergebnisse der Ausweisprüfung und der wissensbasierten Authentifizierung bereits vor. Der Notar vergleicht die Person auf dem Bildschirm mit dem analysierten Ausweis und bestätigt die Übereinstimmung. Der Notar muss anschließend einen Nachweis über die durchgeführte Prüfung und deren Ergebnis aufbewahren: die Art des vorgelegten Ausweises, das Ergebnis der Identitätsprüfung sowie einen Vermerk oder Verweis auf die audiovisuelle Aufzeichnung der Sitzung.
Nichts davon verpflichtet den Notar, eine bestimmte Methode der Identitätsprüfung im Protokoll zu nennen oder zu empfehlen. Das Gesetz legt Wert darauf, welche Beweismittel geprüft wurden und dass dies dokumentiert ist, nicht auf die Marke des verwendeten Prüfgeräts. Diese Dokumentation wird Bestandteil der Akte des Notariats und muss so lange aufbewahrt werden, wie das Protokoll selbst geführt werden muss.
Erstellen Sie den elektronischen Journaleintrag und bewahren Sie ihn für den vorgeschriebenen Zeitraum auf.
Jede notarielle Fernbeurkundung erzeugt einen Journaleintrag mit festgelegten Datenpunkten, der jahrelang, nicht nur monatelang, aufbewahrt werden muss. Die dem überarbeiteten einheitlichen Gesetz über notarielle Beurkundungen entnommene und in den Landesgesetzen wiedergegebene Musterformulierung verlangt Datum und Uhrzeit der Beurkundung, die Art der durchgeführten Handlung, eine Beschreibung des Dokuments, den vollständigen Namen und die Adresse jedes Unterzeichners, den vorgelegten Identitätsnachweis, einen Vermerk über die Verlinkung zur audiovisuellen Aufzeichnung sowie gegebenenfalls die erhobene Gebühr.
Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegt und unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Texas schreibt gemäß § 406.108 des Texas Government Code vor, dass elektronische Tagebucheinträge und audiovisuelle Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre ab dem Datum der Beurkundung aufbewahrt werden müssen. Florida verlangt eine längere Frist: Laut dem Florida Department of State müssen „das gemäß Absatz (1) erforderliche elektronische Tagebuch und die gemäß Absatz (2) erforderlichen Aufzeichnungen von Audio- und Videokommunikationen mindestens zehn Jahre nach dem Datum der notariellen Beurkundung aufbewahrt werden“. Colorado und Pennsylvania sehen ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor.
| Zustand | Mindestaufbewahrung |
|---|---|
| Texas | 5 Jahre |
| Florida | 10 Jahre |
| Colorado | 10 Jahre |
| Pennsylvania | 10 Jahre |
Da diese Fristen unterschiedlich sind, muss ein Notar, der über Staatsgrenzen hinweg tätig ist oder einen Umzug seiner Kanzlei plant, die Aufbewahrungsvorschriften des Bundesstaates beachten, in dem die Beurkundung vorgenommen wurde, und nicht die des Bundesstaates, in dem er Jahre später seinen Sitz hat. Ein manipulationssicheres, mit einem Zeitstempel versehenes Format für das Notariat selbst ist hierbei ebenfalls wichtig. Die übliche Strukturierung der elektronischen Protokollführung kann dazu beitragen, diese Aufbewahrungsfristen einzuhalten, ohne dass der Notar separate Papier- und digitale Systeme verwalten muss.
Beheben Sie einen Fehler bei der Identitätsprüfung, ohne gegen die Compliance-Vorgaben zu verstoßen.
Wenn ein Unterzeichner die wissensbasierte Authentifizierung nicht besteht, muss der Notar die Sitzung abbrechen, anstatt sie aufgrund einer Vermutung fortzusetzen. Gemäß 1 Tex. Admin. Code § 87.70 und vergleichbaren, auf NASS- und RULONA-Standards basierenden Regelungen muss ein Unterzeichner mindestens 80 % von mindestens fünf Multiple-Choice-Fragen zur Identität innerhalb von zwei Minuten beantworten, um zu bestehen. Bei einem ersten Fehlschlag ist eine Wiederholung innerhalb von 24 Stunden möglich, wobei die meisten Fragen ersetzt werden. Ein zweiter Fehlschlag beendet die Angelegenheit für diesen Tag.
Wie das texanische Staatssekretariat erklärt: „Wenn der/die Antragsteller/in beim ersten Versuch scheitert, kann er/sie den Test innerhalb von 24 Stunden einmal wiederholen. Scheitert er/sie auch beim zweiten Versuch, darf er/sie es mindestens 24 Stunden lang nicht mit demselben Notar erneut versuchen.“ Der Notar ist in diesem Fall verpflichtet, die Sitzung zu beenden, die Beglaubigung abzulehnen und die Ablehnung mit Angabe des Grundes im Protokoll zu vermerken. Es besteht kein Ermessensspielraum, eine fehlgeschlagene Identitätsprüfung aufgrund eines Telefonanrufs oder einer vertrauten Stimme zu umgehen. Die Sperre ist verfahrenstechnisch bedingt und keine Ermessensentscheidung, die der Notar spontan treffen kann.
Führen Sie den notariellen Akt durch: bezeugen, unterschreiben und besiegeln
Sobald die Identität bestätigt ist, liegt die Verantwortung für alle weiteren Schritte ausschließlich beim Notar. Der Klient kann weder die Unterschrift noch den Eid oder das Siegel vorab ausfüllen. Diese Schritte erfolgen ausschließlich live in Anwesenheit des Notars während der Telefonkonferenz. Der Notar nimmt den erforderlichen Eid oder die eidesstattliche Versicherung ab, überwacht die Unterzeichnung des Dokuments durch den Unterzeichner in Echtzeit, versieht es mit dem offiziellen elektronischen Siegel und dem digitalen Zertifikat und erstellt den fälschungssicheren Datensatz, der die Unterschrift, das Siegel und die Sitzung miteinander verbindet.
Dieser Teil des Prozesses birgt die persönliche Haftung des Notars und ist bewusst eng gefasst. Das Hochladen der Dokumente durch den Klienten, die Erfassung der Identität und die wissensbasierte Authentifizierung dienen der Vorbereitung. Die Beglaubigung selbst erfolgt durch die Unterschrift des Notars und das Versiegeln des Dokuments. Der manipulationssichere Versiegelungsmechanismus, der die elektronische Aufzeichnung sichert, ermöglicht die spätere Überprüfbarkeit des fertigen Dokuments. Es empfiehlt sich, den Ablauf der Zeitstempelung und Versiegelung vor der ersten Live-Sitzung zu verstehen, anstatt erst währenddessen.
Die Online-Fernbeglaubigung endet an der Grenze Ihres Bundesstaates.
Die Online-Fernbeglaubigung in den USA ist nur dort möglich, wo die jeweilige Landesgesetzgebung sie genehmigt hat und der Notar seine Registrierung als gültig bestätigt hat. Es gibt kein Bundesgesetz zur Online-Fernbeglaubigung, das diese Voraussetzung außer Kraft setzt. Eine Beauftragung in einem Bundesstaat, der die Fernbeglaubigung genehmigt, berechtigt nicht zur Fernbeglaubigung in einem Bundesstaat, der nicht denselben Rahmen übernommen hat. Ein Notar sollte niemals von einer Übertragung der Befugnisse ausgehen, nur weil sich ein Mandant zufällig an einem anderen Ort aufhält.
Außerhalb der USA unterscheiden sich die Regelungen deutlich. In der Europäischen Union findet die notarielle Beurkundung grundsätzlich im Büro des Notars statt. Die Richtlinie (EU) 2019/1151 erlaubt zwar die Fernannahme von Dokumenten für Unternehmensgründungen und Zweigniederlassungen, doch für wesentliche Rechtsgeschäfte wie Eigentumsübertragungen oder Erbschaftsübertragungen ist weiterhin die physische Anwesenheit des Notars erforderlich, wenn Fragen zur Identität, Geschäftsfähigkeit oder Absicht bestehen. In England und Wales unterliegen Notare den Richtlinien des Faculty Office, wonach die notarielle Beurkundung dort stattfindet, wo sich der Notar physisch aufhält, und nicht dort, wo sich der Mandant befindet. Die Teilnahme an Fernverfahren ist nur nach einer dokumentierten Risikobewertung gemäß dem aktualisierten Verhaltenskodex des Faculty Office zulässig. In Hongkong und den Vereinigten Arabischen Emiraten beschränkt sich die Fernarbeit im Allgemeinen auf die administrativen Schritte der Dokumentenannahme und nicht auf die Beurkundung selbst. Notare, die in diesen Jurisdiktionen tätig sind, sollten sich daher vor der Annahme, dass Fernverfahren zulässig sind, über die jeweils geltenden lokalen Richtlinien informieren.
Das ist alles keine Frage der Bequemlichkeit. Ein Notar, der eine Fernhandlung außerhalb der gesetzlichen Befugnisse seines Bundesstaates vornimmt oder annimmt, dass ein US-amerikanischer Fernhandlungsrahmen im Ausland gilt, hat eine Handlung ohne Rechtskraft vorgenommen, unabhängig davon, wie sorgfältig die Sitzung selbst durchgeführt wurde.
Was Sie vor Ihrer ersten Sitzung klären sollten
Bevor Sie Ihre erste Fernunterzeichnung akzeptieren
- Ihr Bundesstaat verfügt über ein dauerhaftes RON-Gesetz, und Ihre individuelle Beglaubigung weist eine aktive Fernbefugnis aus, die beim Staatssekretär oder der Notarkammer hinterlegt ist.
- Im Rahmen Ihres Klientenaufnahmeverfahrens werden die Dokumente, der Ausweis und die Ergebnisse der Identitätsvorprüfung erfasst, bevor Sie die Sitzung eröffnen.
- Ihr Journaleintragsformat erfasst alle Datenpunkte, die das Gesetz Ihres Bundesstaates vorschreibt, und Ihr Aufbewahrungssystem kann diese für die gesamte gesetzlich vorgeschriebene Frist speichern.
- Sie wissen genau, was verfahrenstechnisch passiert, wenn eine wissensbasierte Authentifizierungsprüfung zweimal fehlschlägt.
Für Notare, die den gesamten technischen Aufbau dieser Abfolge planen, erklärt der Leitfaden zur Einrichtung der Online-Fernbeglaubigung, wie eine Kanzlei die für diesen Arbeitsablauf notwendigen Elemente für die Dokumentenaufnahme, das Protokoll und die Siegelung zusammenstellt.
Häufig gestellte Fragen
Umfasst eine Standard-Notarbestellung auch die Online-Beglaubigung?
Nein. Eine reguläre Beglaubigung umfasst nicht automatisch die Befugnis zur Fernbeglaubigung. In jedem Bundesstaat, der Online-Beglaubigungen zulässt, muss sich der Notar separat registrieren lassen und häufig vor der ersten Fernbeglaubigung Muster seiner elektronischen Siegel und Details seines digitalen Zertifikats beim zuständigen Amt einreichen.
Was muss der Client vor Beginn der Remote-Sitzung erledigen?
Der Kunde muss das zu beglaubigende Dokument hochladen, ein Anmeldeformular ausfüllen, einen amtlichen Ausweis für die automatische Berechtigungsprüfung fotografieren oder einscannen, eine wissensbasierte Authentifizierung bestehen und einen Termin buchen. Diese Schritte müssen vor Beginn der audiovisuellen Sitzung abgeschlossen sein.
Wie lange muss ein Notar das elektronische Journal und die audiovisuelle Aufzeichnung aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegt und unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Texas schreibt gemäß § 406.108 des Texas Government Code eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 5 Jahren vor. Florida, Colorado und Pennsylvania sehen eine Mindestfrist von 10 Jahren vor. Ein Notar muss die am Ort der Beurkundung geltende Aufbewahrungsregelung prüfen.
Was passiert, wenn ein Unterzeichner die wissensbasierte Authentifizierung zweimal nicht besteht?
Der Notar muss die Sitzung abbrechen, die Beglaubigung ablehnen und die Ablehnung im Protokoll vermerken. Gemäß 1 Tex. Admin. Code § 87.70 und vergleichbaren Bestimmungen ist es einem Unterzeichner, der auch beim zweiten Versuch scheitert, untersagt, es für mindestens 24 Stunden erneut beim selben Notar zu versuchen. Diese Sperre ist verfahrenstechnisch bedingt und kann vom Notar nicht aufgehoben werden.
Kann der Kunde das Dokument vor dem Live-Anruf vorab unterzeichnen oder vorab versiegeln?
Nein. Der Kunde kann die Unterschrift, den Eid oder das Siegel nicht im Voraus ausfüllen. Diese Schritte erfolgen ausschließlich live, während der Notar an der Telefonkonferenz teilnimmt. Der Notar nimmt den erforderlichen Eid ab, überwacht die Unterzeichnung des Dokuments in Echtzeit und bringt das elektronische Siegel und das digitale Zertifikat an.
