Technologie für elektronische Notarsignaturen und Dokumentenversiegelung muss eine Signatur erzeugen, die der rechtlichen Definition Ihres Zuständigkeitsbereichs entspricht, und das resultierende Dokument versiegeln, sodass spätere Änderungen erkennbar sind. Bei Fehlern in einem dieser Schritte tragen Sie die Haftung, nicht der Anbieter. Dieser Rahmen dient dazu, eine Plattform auf die Einhaltung Ihrer Anforderungen zu prüfen, bevor Sie sie mit Ihrem Siegel versehen.
Was qualifiziert eine elektronische Signatur für notarielle Zwecke?
Eine qualifizierte elektronische Signatur unterscheidet sich rechtlich von einem einfachen Unterschriftenfeld, und diese Unterscheidung ist entscheidend für die Rechtssicherheit Ihrer Beglaubigung. In der EU definiert die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) als eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einem qualifizierten Signaturerstellungsgerät erstellt und durch ein qualifiziertes Zertifikat eines beaufsichtigten Vertrauensdiensteanbieters abgesichert wird. Artikel 25 Absatz 2 verleiht nur dieser Kategorie die uneingeschränkte rechtliche Gleichstellung mit einer handschriftlichen Unterschrift in allen Mitgliedstaaten.
Der Rat der Notariate der Europäischen Union, der 22 nationale Kammern vertritt, hat unmissverständlich klargestellt, dass diese Hürde nicht gesenkt werden darf: „Wenn eine handschriftliche Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist, kann diese nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Der EU-Standard darf diesem Prinzip nicht nachgeben, indem er auch fortgeschrittene elektronische Signaturen für grenzüberschreitende elektronische Rechtsgeschäfte zulässt.“ Eine einfache elektronische Signatur bietet keine verifizierte Identitätsbindung und nutzt kein dediziertes Signaturgerät, weshalb sie für notarielle Beurkundungen ungeeignet ist. Die Regelungen einzelner US-Bundesstaaten führen auf anderem Wege zum selben Ergebnis: Texas und Florida verlangen, dass der Notar mit einem asymmetrischen PKI-Zertifikat gemäß dem X.509-Standard signiert, nicht mit einem generischen Produkt für elektronische Signaturen. Der kalifornische Secretary of State veröffentlicht Vorschriften für digitale Signaturen gemäß den Technologiestandards des Bundesstaates, und Abschnitt 165 des Government Code legt den Rahmen für deren Anwendung in der kalifornischen Staatsverwaltung fest.
Wie eine manipulationssichere Dokumentenversiegelung den notariellen Beurkundungsnachweis schützt
Die manipulationssichere Versiegelung verbindet das signierte Dokument mit Ihrem Siegel durch einen kryptografischen Hashwert, der zum Zeitpunkt der Unterzeichnung generiert wird. Jede spätere Änderung hebt diese Verbindung auf und wird bei einer Prüfung sichtbar. Das Florida Department of State definiert die Anforderung eindeutig: „Manipulationssichere Technologie bedeutet Technologie, die es einer Person, die einen Datensatz prüft, ermöglicht festzustellen, ob die Integrität einer elektronischen notariellen Urkunde, die logisch mit einem Datensatz verknüpft ist, oder die Verknüpfung der notariellen Urkunde mit diesem elektronischen Dokument manipuliert wurde.“
In der Praxis bedeutet dies, dass die Plattform das Dokument vor dem Hinzufügen Ihrer Signatur mit einem Fingerabdruck versieht. Dieser Fingerabdruck wird dann zusammen mit Ihrem Zertifikat und einem vertrauenswürdigen Zeitstempel versiegelt und bei jedem Öffnen erneut überprüft. Ändert sich auch nur ein Zeichen nach der Ausführung, schlägt die Verifizierung fehl. Sie müssen nicht wissen, welches Hash-Verfahren ein Anbieter verwendet, um dies zu testen. Bitten Sie ihn, Ihnen zu zeigen, was mit dem Verifizierungsergebnis passiert, wenn ein signiertes PDF bearbeitet und erneut geöffnet wird. Unser Artikel darüber , wie kryptografische Zeitstempel digitale Notarsiegel und elektronische Signaturen sichern, beschreibt die Funktionsweise detaillierter.
Kerntechnologie-Fähigkeiten, die eine Notariatspraxis benötigt
Ein professionelles System muss eine Akte vom Erstkontakt bis zum fertigen, versiegelten Datensatz automatisch erfassen, ohne dass Sie bereits vom Klienten übermittelte Daten erneut eingeben müssen. Das bedeutet, dass die folgenden Komponenten nahtlos zusammenarbeiten und nicht als separate Werkzeuge fungieren, die Sie selbst zusammenfügen.
- Kundenaufnahme Ein Formular, das vor dem eigentlichen Termin den Dokumententyp, die beteiligten Parteien und den Gerichtsstand erfasst.
- ID-Vorprüfung: Die Erfassung der Anmeldeinformationen und die vorläufige Identitätsprüfung werden vom Kunden im Voraus durchgeführt, sodass Sie nur noch bestätigen müssen, anstatt bei Null zu beginnen.
- Buchungsplanung , die Ihren Kalender blockiert und den Termin ohne Anruf bestätigt.
- Zahlungsabwicklung Eine Kartenzahlung, die auf der Buchungsseite vorgenommen wird und direkt Ihrem eigenen Konto gutgeschrieben wird, nicht einem Sammelkonto oder einem Konto eines Drittanbieters.
- Elektronische Signatur Ein Signaturverfahren, das den qualifizierten oder fortgeschrittenen Standard erfüllt, den Ihre Gerichtsbarkeit für den betreffenden Vorgang tatsächlich vorschreibt.
- Versiegelung Die oben beschriebene manipulationssichere Bindung wird zum Zeitpunkt der Ausführung angebracht.
- E-Journal-Management: Ein Protokoll des Vorgangs, das den Aufbewahrungsvorschriften Ihrer Gerichtsbarkeit entspricht und auf Anfrage vorgelegt werden kann.
Bei korrekter Handhabung macht dies den Unterschied aus, ob man einem Kunden dreimal wegen eines gescannten Ausweises hinterherlaufen muss oder eine bereits ausgefüllte Datei öffnet. Unsere Anleitungen zur Automatisierung der Kundenaufnahme mit Ausweisvorprüfung, Terminplanung und Zahlungsabwicklung sowie zur sicheren Zahlungsabwicklung ohne Offenlegung von Transaktionsdaten erläutern jeden einzelnen Schritt detaillierter.
Anpassung der Technologie an die jeweiligen Rechtsvorschriften
Für notarielle Fernbeglaubigungen gelten keine einheitlichen Regeln. Eine Plattform, die an einem Ort den Vorschriften entspricht, kann an einem anderen Ort Ihre Befugnisse einschränken. Die folgenden Punkte sollten Sie überprüfen, bevor Sie ein System konfigurieren. Sie sind nicht als verbindliche Aussage darüber zu verstehen, was Ihr spezifisches Gesetz erlaubt, sondern zeigen lediglich die generellen Grenzen auf.
| Vereinigte Staaten | Fernbeglaubigungen per Online-Verfahren sind nur dort zulässig, wo der Staat dies genehmigt hat und nur nachdem der Notar seine persönliche Berechtigung zur Durchführung dieser Beglaubigungen vor Ort bestätigt hat. |
|---|---|
| europäische Union | Die eigentliche Urkunde verbleibt im Notariat. Kunden können die Anmeldung, die Identitätsprüfung und die Vorbereitung der Unterzeichnung zwar aus der Ferne erledigen, die Urkunde selbst wird jedoch nicht aus der Ferne vollzogen. |
| Vereinigtes Königreich | Für elektronisch durchgeführte notarielle Beurkundungen gelten die Regeln des Faculty Office für Notare in England und Wales, die festlegen, wie Identität, Geschäftsfähigkeit und Absicht überprüft werden. |
| Hongkong | Der Einsatz von Technologie beschränkt sich auf die Annahme von Dokumenten im Empfangsbereich, die Übermittlung von Dokumenten und die erste Identitätsprüfung. Die Durchführung erfordert die physische Anwesenheit des Notars. |
| Vereinigte Arabische Emirate | Digitale Portale der Geschäftsleitung können Entwürfe und Belege zur Vorprüfung entgegennehmen, die formelle Beglaubigung erfolgt jedoch innerhalb des staatlich beaufsichtigten Justizsystems. |
Bevor Sie sich in einem laufenden Verfahren darauf verlassen, prüfen Sie bitte die aktuelle Rechtslage bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. DieInitiative der National Association of Secretaries of State (NAS) zur elektronischen Fernbeglaubigung erfasst, welche US-Bundesstaaten diese Praxis derzeit zulassen. Spezifische Anforderungen an die Beurkundung stellt das texanische Staatssekretariat online zur Verfügung. Unser Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften für Online-Beglaubigungen in verschiedenen Bundesstaaten erklärt Ihnen, wie Sie Ihre jeweilige Rechtslage prüfen können.
Sicherheitsmaßnahmen zur Wahrung der Datensatzintegrität
Datensätze müssen im Ruhezustand verschlüsselt werden. Dies ist eine Mindestanforderung, kein Unterscheidungsmerkmal zwischen Anbietern. Achten Sie neben der Verschlüsselung auf Zugriffskontrollen, die einschränken, wer innerhalb einer Plattform Ihr elektronisches Journal einsehen oder exportieren kann, sowie auf ein Prüfprotokoll, das jede an einer Datei vorgenommene Aktion protokolliert, nicht nur die Signatur.
Die Aufbewahrungsfristen variieren stark je nach Bundesstaat, und Ihre Plattform muss Aufzeichnungen mindestens so lange speichern, ohne dass Sie die Backups selbst verwalten müssen. New York verpflichtet Notare, das elektronische Journal und die audiovisuelle Aufzeichnung von Fernbeurkundungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Florida sieht dieselbe 10-jährige Mindestfrist vor. Der texanische Regierungsgesetzbuch § 406.108 legt eine Mindestaufbewahrungsfrist von 5 Jahren für Journaleinträge und Konferenzaufzeichnungen fest. Der neuere kalifornische Standard, der seit dem 1. Januar 2025 gemäß Abschnitt 8231.18 des Regierungsgesetzbuchs gilt, ergänzt die Aufbewahrungsfristen um spezifische Sicherheits- und Technologieanforderungen. Unser Artikel zur Wahrung der Integrität elektronischer Journale mit manipulationssicheren Funktionen beschreibt, worauf Sie achten sollten, wenn eine Plattform diese Daten in Ihrem Auftrag speichert.
Bewertung einer Plattform im Hinblick auf Ihre Compliance-Verpflichtungen
Bewerten Sie ein System anhand der Vorgaben Ihrer Aufsichtsbehörde, nicht anhand der Werbetexte eines Anbieters. Ziehen Sie die tatsächliche Regelung Ihres zuständigen Landesamts, Ihrer Notarkammer oder Ihrer Fakultät heran und prüfen Sie die Plattform Zeile für Zeile, anstatt sich auf ein Konformitätssiegel auf einer Verkaufsseite zu verlassen.
Fragen, die Sie jedem System stellen sollten, bevor Sie die Akte eines Kunden darauf unterzeichnen.
- Entspricht das Signaturzertifikat dem von Ihrer Aufsichtsbehörde festgelegten Standard, und kann Ihnen die Plattform die Zertifikatsdetails anzeigen, nicht nur eine signierte PDF-Datei?
- Steht Ihre Signaturberechtigung ausschließlich unter Ihrer Kontrolle, ohne dass Mitarbeiter, Arbeitgeber oder die Plattform selbst Zugriff darauf haben oder diesen delegiert wurde?
- Entspricht die Aufbewahrungsfrist für das Journal den Mindestvorgaben Ihrer Gerichtsbarkeit oder übertrifft sie diese, und können Sie den vollständigen Datensatz auf Anfrage exportieren?
- Erfasst das Audit-Protokoll die Ergebnisse der Identitätsprüfung, die Sitzungsmetadaten und einen Zeitstempel, der mit der signierten Datei verknüpft ist, und nicht nur den Signaturzeitstempel?
- Wo genau findet die notarielle Beurkundung in diesem Arbeitsablauf statt, und entspricht dies den Bestimmungen Ihrer Gerichtsbarkeit, die eine Fernbeurkundung tatsächlich erlauben?
Kann ein Anbieter die zweite und fünfte Frage nicht konkret und nachvollziehbar beantworten, ist das ein Grund, weiterzusuchen, und kein Detail, das man blindlings akzeptieren sollte.
Umstellung von manueller Dateneingabe auf Ein-Knopf-Überprüfung
Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass der Kunde die Unterlagen ausfüllt, bevor Sie die Akte überhaupt öffnen. Kundenaufnahme, Identitätsprüfung, Terminvereinbarung und Zahlung erfolgen in der Freizeit des Kunden. Wenn Sie sich dann hinsetzen, bestätigen Sie lediglich Identität und Absicht, anstatt Details aus einem Telefonat abzutippen oder ein fehlendes Dokument per E-Mail anzufordern. Unsere Übersicht über den Ablauf der Online-Beglaubigung – von der Kundenaufnahme bis zur Beglaubigung – erläutert diesen gesamten Prozess Schritt für Schritt.
Diese Umstellung ändert nichts an den Anforderungen des notariellen Amtes. Sie ändert lediglich den Umfang der manuellen Begleitarbeiten. Eine Seite, die erläutert, wie qualifizierte Unterschriften und fälschungssichere Siegel im Arbeitsalltag eines Notars aussehen, finden Sie hier: Elektronische Signatur und Dokumentenversiegelung für Notare, konforme digitale Beglaubigung erklärt .
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur für Notare?
In der EU ist eine qualifizierte elektronische Signatur eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einem qualifizierten Signaturerstellungsgerät erstellt und durch ein qualifiziertes Zertifikat eines beaufsichtigten Vertrauensdiensteanbieters abgesichert wird. Sie ist gemäß Artikel 25 Absatz 2 der eIDAS-Verordnung einer handschriftlichen Unterschrift in allen Mitgliedstaaten rechtlich uneingeschränkt gleichgestellt. In den USA verlangen Bundesstaaten wie Texas und Florida für die Online-Beglaubigung ein asymmetrisches PKI-Digitalzertifikat gemäß dem X.509-Standard.
Wie funktioniert die manipulationssichere Versiegelung von Dokumenten?
Die manipulationssichere Versiegelung verwendet einen kryptografischen Hashwert, der zum Zeitpunkt der Signatur generiert wird, um das Dokument mit Ihrem Siegel zu verknüpfen. Die Plattform erstellt vor der Signatur einen Fingerabdruck des Dokuments, versiegelt diesen Fingerabdruck mit Ihrem Zertifikat und einem vertrauenswürdigen Zeitstempel und überprüft ihn bei jedem weiteren Öffnen. Ändert sich nach der Ausführung auch nur ein Zeichen, schlägt die Verifizierung des Siegels fehl.
Welche Anforderungen gelten in den USA für die Online-Beglaubigung?
In den USA ist die Online-Beglaubigung nur dann zulässig, wenn der jeweilige Bundesstaat dies genehmigt hat und der Notar seine persönliche Befugnis zur Durchführung dieser Handlung bestätigt hat. Zu den üblichen Anforderungen gehören die Identitätsprüfung, die audiovisuelle Aufzeichnung, die manipulationssichere Versiegelung und bestimmte Aufbewahrungsfristen für die Urkunden, beispielsweise 10 Jahre in Florida und New York oder 5 Jahre in Texas.
Wie lange muss ein Notar elektronische Journalaufzeichnungen aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Rechtsordnung. New York und Florida schreiben eine Mindestaufbewahrungsdauer von 10 Jahren für das elektronische Protokoll und die audiovisuelle Aufzeichnung von Fernaktivitäten vor. Texas sieht gemäß Government Code § 406.108 eine Mindestaufbewahrungsdauer von 5 Jahren vor. Kalifornien hat spezifische Technologie- und Sicherheitsanforderungen eingeführt, die seit dem 1. Januar 2025 gelten.
