Verwaltung elektronischer Journale und manipulationssicherer Aufzeichnungen für Notare

Ein rechtskonformes elektronisches Notariatsregister erfasst jede notarielle Amtshandlung in Echtzeit, versieht jeden Eintrag mit einem kryptografischen Siegel, das nachträgliche Änderungen erkennbar macht, und bewahrt die Aufzeichnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf. Der Arbeitsablauf umfasst fünf Phasen: Einträge während der Termine erstellen, sie gegen Änderungen sichern, sie für die vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahren, sie regelmäßig prüfen und sie durch Sicherungskopien vor Verlust schützen. Die Vorschriften unterscheiden sich je nach Rechtsordnung, doch die technischen Anforderungen an die digitale Integrität bleiben gleich.

Die jeweilige Rechtsordnung bestimmt, was zulässig ist. In den USA sind notarielle Online-Beglaubigungen aus der Ferne (RON) nur dort zulässig, wo der betreffende Bundesstaat sie ausdrücklich erlaubt und der Notar seine eigene Berechtigung überprüft hat. In den kontinentaleuropäischen Rechtsordnungen der EU findet die notarielle Amtshandlung weiterhin in der Notarkanzlei statt; digitale Werkzeuge dienen der Entgegennahme von Unterlagen, der Identitätsprüfung und der Übermittlung von Dokumenten. Im Vereinigten Königreich gelten die vom Faculty Office des Erzbischofs von Canterbury erlassenen Vorschriften. Hongkong und die VAE erlauben digitale Abläufe nur bei der vorbereitenden Bearbeitung. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Vorschriften einer Rechtsordnung überall gelten.

Registereinträge während notarieller Amtshandlungen erstellen

Jeder Registereintrag muss in dem Moment erstellt werden, in dem die notarielle Amtshandlung stattfindet. Die zeitgleiche Erfassung ist rechtsordnungsübergreifend eine Grundanforderung. Nachträgliche Einträge führen zu Unstimmigkeiten, die bei Prüfungen auffallen. Der Eintrag wird unmittelbar nach der Amtshandlung versiegelt; danach wird kein Feld mehr bearbeitet.

Die manuelle Neueingabe von Registerdaten nach dem Termin ist eine häufige Fehlerquelle. Werden die Angaben zu Unterzeichnern aus Aufzeichnungen oder Dokumenten übertragen, statt sie direkt während des Termins zu erfassen, häufen sich Tippfehler. Das Register sollte die Daten direkt aus dem Ablauf des Termins übernehmen, damit der Notar jedes Feld im Verlauf der Amtshandlung bestätigen kann. Für Kanzleien, die Abläufe zur Entgegennahme von Mandantendaten einrichten, aus denen Registerdaten automatisch übernommen werden, verringert die Automatisierung der Mandantenaufnahme das Risiko von Übertragungsfehlern.

Ein Eintrag im elektronischen Register muss in der Regel folgende Angaben enthalten:

• Datum und Uhrzeit der notariellen Amtshandlung
• Vollständiger Name und Unterschrift des Unterzeichners
• Methode zur Identitätsprüfung des Unterzeichners, einschließlich der Art des Ausweisdokuments oder der verwendeten Prüfung des Identitätsnachweises
• Beschreibung und Titel des notariell bearbeiteten Dokuments
• Art der vorgenommenen notariellen Amtshandlung (Unterschriftsbestätigung, eidesstattliche Erklärung, Beglaubigung einer Kopie)
• Für die Amtshandlung erhobene Gebühr
• Bei RON: Aufenthaltsort des Unterzeichners und des Notars zum Zeitpunkt der Amtshandlung

Das kalifornische Gesetz veranschaulicht die Anforderung an die Verwahrung. Der Gesetzgeber des Bundesstaates Kalifornien schreibt vor: "Ein Notar darf jeweils nur ein aktives, fortlaufend geführtes Register über alle Amtshandlungen führen, die er in seiner Eigenschaft als Notar vornimmt. Das Register ist an einem verschlossenen und gesicherten Ort unter der unmittelbaren und ausschließlichen Kontrolle des Notars aufzubewahren."

Wenn Kanzleien während des Termins Zahlungen entgegennehmen, muss die Gebührenangabe im Register genau mit dem Transaktionsbeleg übereinstimmen. Die Einbindung einer sicheren Zahlungsabwicklung verhindert Abweichungen zwischen Registereintrag und Zahlungsbeleg.

Einträge mit Technologie zur Erkennung nachträglicher Änderungen sichern

Die Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen bedeutet, dass jede Änderung an einem Registereintrag nach dessen Versiegelung durch kryptografische Prüfung sofort sichtbar wird. Sie bedeutet nicht, dass das System Änderungsversuche verhindert. Der Unterschied ist wichtig: Die Technologie liefert einen mathematischen Nachweis, dass der aktuelle Zustand dem Zustand bei der Versiegelung entspricht. Jede Änderung, Löschung oder Einfügung lässt sich unabhängig als Veränderung nachweisen.

Das Verfahren beruht auf kryptografischem Hashing. Wird ein Registereintrag versiegelt, berechnet das System einen Hashwert aus den Daten des Eintrags. Dieser Wert wird mithilfe eines digitalen Zertifikats mit dem Datensatz verknüpft, üblicherweise nach ITU-T-X.509-Standards und NIST-FIPS-Algorithmen. Jede spätere Änderung erzeugt einen anderen Hashwert, der nicht mehr mit dem versiegelten Wert übereinstimmt. Diese Abweichung ist der Nachweis einer Manipulation.

Verwaltungsvorschriften der Bundesstaaten legen diese Anforderung ausdrücklich fest. Arizona Administrative Code R2-12-1204 definiert Technologie zur Erkennung nachträglicher Änderungen als ein elektronisches Verfahren, das logisch mit der Aufzeichnung verknüpft ist, sodass jede Änderung nach dem Anbringen von Unterschrift und Siegel unabhängig überprüft werden kann. Illinois und Oregon haben vergleichbare Standards eingeführt.

Das digitale Siegel wird auf den Registereintrag selbst angewendet, nicht nur auf das notariell bearbeitete Dokument. Wenn ein Notar eine Amtshandlung abschließt, werden zwei Dinge versiegelt: das elektronische Dokument mit der Unterschrift des Notars und der Registereintrag, der die Amtshandlung dokumentiert. Der Registereintrag erhält ein eigenes kryptografisches Siegel. Einzelheiten zum Zusammenspiel digitaler Siegel und kryptografischer Zeitstempel finden Sie im Leitfaden zur kryptografischen Zeitstempelung digitaler Notarsiegel.

Verstöße gegen diesen Standard haben konkrete Folgen. Das Pennsylvania Department of State hat gegen Notare, die elektronische Register in Formaten ohne Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen führten, 24-monatige Suspendierungen ihrer Zulassung und Geldbußen von $2,000 verhängt.

Aufbewahrungsvorschriften nach Rechtsordnung

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung und Art der Aufzeichnung. Für Registereinträge, Audio-Video-Aufzeichnungen und Termindaten gelten jeweils gesetzliche Mindestfristen. Die folgende Tabelle fasst die bestätigten Anforderungen wichtiger Rechtsordnungen mit Stand 2024 zusammen.

Die seit dem 25. Januar 2023 geltende Anforderung New Yorks betrifft alle zugelassenen Notare, die herkömmliche, elektronische oder notarielle Online-Beglaubigungen aus der Ferne vornehmen. Nach Title 19 NYCRR Part 182 müssen Aufzeichnungen einschließlich der Audio-Video-Aufzeichnungen von Fernbeglaubigungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt werden.

Texas unterscheidet zwischen Registereinträgen und Aufzeichnungen von Terminen. Nach Texas Government Code Section 406.014 muss ein Notar Aufzeichnungen über notarielle Amtshandlungen bis zum 10. Jahrestag der Beurkundung aufbewahren. Bei RON muss die Audio-Video-Aufzeichnung mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.

Florida verlangt gemäß Florida Statutes Section 117.245, wie vom Florida Department of State bestätigt, dass elektronische Registereinträge und Audio-Video-Aufzeichnungen von Fernterminen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Kalifornien verfolgt einen anderen Ansatz. Statt eine Aufbewahrungsfrist festzulegen, verlangt der Bundesstaat, dass Notare ihre Register bei Ende ihrer Zulassung dem County Clerk übergeben. Nach California Government Code Section 8209 müssen sie alle Register und Unterlagen innerhalb von 30 Tagen beim County Clerk abgeben, wenn sie ihr Amt niederlegen, ihre Zulassung verlieren, ihres Amtes enthoben werden oder ihre Zulassung ausläuft, ohne dass sie innerhalb von 30 Tagen erneut bestellt werden.

In England und Wales überwacht das Faculty Office die digitale Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Nach den Notaries Practice Rules 2019 müssen notarielle Amtshandlungen in öffentlicher Form dauerhaft aufbewahrt werden, während für Amtshandlungen in privater Form eine Mindestfrist von 12 Jahren gilt. Notare, die Aufzeichnungen in einem digitalen System aufbewahren, müssen dem Registrar die Zugangsdaten direkt mitteilen.

Ein Notar, der Aufzeichnungen gemäß den Regeln 24.3 und 24.4 mithilfe eines digitalen oder anderen elektronischen Systems aufbewahrt, muss dem Registrar alle für den Zugang zu diesem System erforderlichen Benutzernamen und Passwörter mitteilen. Der Registrar hat diese Angaben vertraulich zu behandeln.

Charles Richard George QC, Master of the Faculties of the Archbishop of Canterbury

Für Kanzleien, die in mehreren US-Bundesstaaten tätig sind, erläutert der Leitfaden zur Einhaltung notarieller Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen, wie sich unterschiedliche Anforderungen der Bundesstaaten im Blick behalten lassen.

Elektronische Register prüfen und kontrollieren

Regelmäßige Eigenprüfungen decken Lücken auf, bevor sie bei einer behördlichen Kontrolle oder einem Streitfall mit einem Mandanten zutage treten. Bei einer strukturierten Prüfung wird dreierlei kontrolliert: ob für jede notarielle Amtshandlung ein Registereintrag vorhanden ist, ob jeder Eintrag alle erforderlichen Angaben enthält und ob die Unversehrtheit des kryptografischen Siegels jedes Eintrags bestätigt werden kann.

Führen Sie die Prüfung nach einem festen Zeitplan durch: bei aktiven Kanzleien monatlich, mindestens aber vierteljährlich. Das Verfahren umfasst vier Kontrollen:

1. VollständigkeitsprüfungVergleichen Sie Ihre Terminliste mit Ihren Registereinträgen. Für jede abgeschlossene notarielle Amtshandlung sollte ein entsprechender Eintrag vorhanden sein. Kennzeichnen Sie fehlende Einträge und gehen Sie ihnen umgehend nach.
2. Prüfung der AngabenStellen Sie sicher, dass jeder Eintrag alle in Ihrer Rechtsordnung erforderlichen Angaben enthält. Prüfen Sie, ob die Methode zur Identitätsprüfung des Unterzeichners, die Dokumentbeschreibung, die Art der notariellen Amtshandlung und die erhobene Gebühr eingetragen sind. Leere Felder oder Platzhalter bedeuten, dass Vorschriften nicht vollständig erfüllt werden.
3. IntegritätsprüfungFühren Sie für jeden Eintrag die Prüfung auf nachträgliche Änderungen aus. Das System sollte bestätigen, dass der versiegelte Hashwert mit dem Hashwert des aktuellen Inhalts übereinstimmt. Jede Abweichung zeigt an, dass der Eintrag nach der Versiegelung verändert wurde.
4. Prüfung der AufbewahrungsfristenStellen Sie sicher, dass Einträge innerhalb ihrer Aufbewahrungsfrist zugänglich sind und Einträge nach Ablauf dieser Frist gemäß den Vorschriften Ihrer Rechtsordnung gelöscht werden. Dokumentieren Sie die Löschung.

Dokumentieren Sie jede Prüfung. Halten Sie fest, wann und von wem sie durchgeführt wurde, was kontrolliert wurde und welche Unstimmigkeiten festgestellt und behoben wurden. Fordert eine Aufsichtsbehörde einen Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften, belegt Ihr Prüfprotokoll Ihre fortlaufende Sorgfalt. Legen Sie los mit einem System mit integrierten Prüfberichten, damit diese Kontrollen zur Routine werden und nicht mehr von Hand erfolgen müssen.

Registerdaten wiederherstellen und sichern

Notariatsregister sind rechtlich relevante Aufzeichnungen, deren Verlust Haftungsrisiken schafft. Mehrfache Speicherung und ein erprobter Wiederherstellungsplan schützen vor Hardwareausfällen, versehentlichem Löschen und dem Verlust eines Standorts. Die Strategie sollte die Speicherung auf persönlichen Geräten von der Speicherung in einer verschlüsselten Cloud oder einem verschlüsselten Portal trennen, damit ein kompromittiertes oder verlorenes Gerät nicht auch den Verlust der Aufzeichnungen bedeutet.

Die Trennung zwischen persönlichem Gerät und Cloud-Speicher ist sowohl für die Sicherheit als auch für einen dauerhaften Zugriff wichtig. Geht der Laptop eines Notars verloren oder wird er gestohlen, sollten sich die Registereinträge aus der verschlüsselten Cloud-Kopie wiederherstellen lassen. Fällt der Cloud-Dienst aus, ermöglicht die lokale Kopie auf dem Gerät die Fortsetzung der Arbeit. Keine der beiden Kopien reicht allein aus.

Für Audio-Video-Aufzeichnungen von RON-Terminen gelten dieselben Anforderungen an die Datensicherung wie für Registereinträge. Sowohl Florida als auch New York verlangen eine zehnjährige Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen. Eine Kanzlei, die innerhalb dieses Zeitraums eine Terminaufzeichnung verliert, kann sie auf Verlangen nicht vorlegen. Der Sicherungsplan sollte Registereinträge, Terminaufzeichnungen und die unterzeichneten Dokumente selbst umfassen.

Zugriffe auf Sicherungskopien sollten protokolliert und überprüft werden. Jeder Abruf, Export oder jede Einsichtnahme in einen Registereintrag im Sicherungsspeicher sollte einen Zugriffsprotokolleintrag erzeugen. So entsteht eine Prüfspur für die Prüfspur, die belegt, dass die Aufzeichnungen aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt wurden.

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Speicherorte trennen und Zugriffe verwalten

Bei der Trennung der Speicherung auf persönlichen Geräten von der Speicherung in einer verschlüsselten Cloud oder einem verschlüsselten Portal gilt als bewährtes Verfahren: Auf dem lokalen Gerät des Notars liegt eine Arbeitskopie für die Termine des Tages, während die maßgebliche Aufzeichnung in der verschlüsselten Cloud oder dem Portal liegt. Die Cloud-Kopie wird Aufsichtsbehörden vorgelegt. Die lokale Kopie dient dem praktischen Arbeiten während des Termins.

In einer kleinen Kanzlei mit einem bis fünf Notaren sollte jeder Notar eigene Zugangsdaten für das Registersystem haben. Gemeinsam genutzte Anmeldedaten machen eine individuelle Verantwortungszuordnung unmöglich und entwerten Prüfprotokolle. Bei einer Unstimmigkeit müssen Sie feststellen können, welcher Notar welchen Eintrag wann erstellt hat.

Für Kanzleien, die ihre RON-Infrastruktur einrichten, enthält der Leitfaden dazu, was ein US-Notar vor seiner ersten notariellen Online-Beglaubigung aus der Ferne einrichten muss, eine vollständige Prüfliste für die Infrastruktur einschließlich der Registerkonfiguration.

Zeitlicher Überblick über wichtige regulatorische Änderungen nach Rechtsordnung

Mehrere Rechtsordnungen haben ihre Anforderungen an elektronische notarielle Amtshandlungen und Register kürzlich aktualisiert. Der folgende zeitliche Überblick zeigt die regulatorischen Meilensteine, die die heutige Praxis prägen.

• November 2019Das britische Faculty Office setzt die Notaries Practice Rules 2019 in Kraft; sie verlangen die Übermittlung digitaler Zugangsdaten an den Registrar
• Februar 2021Der Oregon Secretary of State erlässt die Verwaltungsvorschrift 160-100-0855 zur Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen und zur zehnjährigen Aufbewahrung
• Juni 2021Der Pennsylvania Secretary of the Commonwealth erlässt Disziplinarverfügungen wegen der Verwendung von Registern, in denen nachträgliche Änderungen nicht erkennbar sind
• Januar 2023Title 19 NYCRR Part 182 des New York Department of State tritt in Kraft und schreibt eine zehnjährige Aufbewahrung der Register vor
• Juni 2023Der Illinois Secretary of State setzt Verwaltungsvorschriften nach 14 Ill. Admin. Code 176 für digitale Siegel um, die nachträgliche Änderungen erkennbar machen
• September 2025Texas Senate Bill 693 verlängert die Aufbewahrungsfrist bis zum 10. Jahrestag der notariellen Amtshandlung