So führen Sie digitale Identitätsprüfungsverfahren in einer Notarkanzlei ein

Digitale Verfahren zur Identitätsprüfung in einer Notarkanzlei einzuführen bedeutet, die Aufnahme neuer Mandanten um eine automatisierte Analyse von Ausweisdokumenten, biometrische Echtheitsprüfungen und eine wissensbasierte Authentifizierung zu ergänzen und das Ergebnis anschließend in einem manipulationssicheren elektronischen Register festzuhalten. Die genauen Schritte hängen von der jeweiligen Rechtsordnung ab. In den Vereinigten Staaten sind notarielle Online-Beurkundungen nur dort zulässig, wo das Recht des Bundesstaates sie erlaubt und der Notar über eine gültige Zulassung für Online-Beurkundungen verfügt. In der EU findet die notarielle Amtshandlung weiterhin in den Kanzleiräumen des Notars statt; digitale Werkzeuge dienen nur der Aufnahme und Vorbereitung. Im Vereinigten Königreich gelten die Regeln des Faculty Office, während Rechtsordnungen wie Hongkong und die Vereinigten Arabischen Emirate eine digitale Aufnahme neuer Mandanten erlauben.

Dieser Leitfaden behandelt die Gestaltung eines Ablaufs zur Identitätsprüfung beim Notar, die Auswahl von Nachweisarten, die Einbindung in die Mandantenaufnahme, den Umgang mit fehlgeschlagenen Prüfungen und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Wenn Sie mit einem System, das diese Schritte unterstützt, beginnen möchten, zeigen Ihnen die folgenden Abschnitte unmittelbar, was Sie konfigurieren müssen.

Einen rechtskonformen Ablauf zur Identitätsprüfung gestalten

Ein rechtskonformer Ablauf führt den Mandanten nacheinander durch vier Prüfstufen: Erfassung von Identitätsnachweisen, automatisierte Analyse des Ausweisdokuments, biometrische Prüfung der lebenden Person und Eintragung des Ergebnisses in das Register. Jede Stufe muss ein positives oder negatives Ergebnis liefern, bevor der Mandant zur notariellen Amtshandlung übergeht. Der Ablauf muss so gestaltet sein, dass ein Fehlschlag auf jeder Stufe einen festgelegten Ausnahmeweg auslöst statt eines improvisierten Umwegs.

Der Vorgang beginnt damit, dass der Mandant einen Identitätsnachweis über eine automatisierte Schnittstelle zur Ausweiserfassung einreicht. Diese liest die maschinenlesbare Zone und gegebenenfalls Daten eines eingebetteten Chips aus. Anschließend gleicht das System das Bild des Ausweisdokuments mit Vorlagen der ausstellenden Behörden ab. Eine biometrische Abgleichsoftware vergleicht ein live aufgenommenes Selbstporträt mit dem Ausweisfoto und prüft dabei auf Täuschungsversuche. Falls die jeweilige Rechtsordnung eine wissensbasierte Authentifizierung verlangt, beantwortet der Mandant dynamische Fragen, die anhand von Daten aus Wirtschaftsauskunfteien und öffentlichen Registern erstellt werden. Jedes Ergebnis wird mit Zeitstempel, Art des Ausweisdokuments und verwendetem Prüfverfahren protokolliert.

Wie sich dies in den umfassenderen Aufbau einer Notarkanzlei einfügt, erläutert unser Leitfaden zur Einrichtung notarieller Online-Beurkundungen Schritt für Schritt.

Mehrere Arten von Identitätsnachweisen für gestaffelte Prüfungen auswählen

Eine einzelne Nachweisart reicht nicht aus. Ein gestaffelter Ansatz kombiniert das Scannen von Dokumenten, den biometrischen Abgleich und die wissensbasierte Authentifizierung, um sich auf mehreren Ebenen gegen Täuschung und Fälschung abzusichern. Die NIST-Richtlinien zur Identitätsfeststellung bilden den Rahmen, auf den sich die meisten US-Bundesstaaten bei zulässigen Kombinationen von Nachweisen beziehen.

Scannen von Dokumenten und Analyse von Ausweisdokumenten

Die automatisierte Analyse von Ausweisdokumenten untersucht die Sicherheitsmerkmale eines amtlichen Ausweises: Hologramme, Mikroschrift, UV-Merkmale und maschinenlesbare Zonen. Das System liest die mittels optischer Zeichenerkennung erfassten Daten aus und überprüft, sofern das Dokument dies unterstützt, den eingebetteten NFC-Chip. Das britische Faculty Office hat ausdrücklich klargestellt, dass einfache eingescannte Bilder nicht ausreichen. In seinem Standard for Verifying Identity Using Digital Checks erklärt die Aufsichtsbehörde:

Eine eingescannte Kopie eines Reisepasses etwa ist kein sicheres Mittel zur Identitätsprüfung, da das Dokument leicht gefälscht worden sein könnte. Die Nutzung der biometrischen und maschinenlesbaren Bestandteile eines Reisepasses bietet dagegen ein hohes Maß an Sicherheit, wenn auch keine absolute Sicherheit.

The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury

Bei der Analyse von Ausweisdokumenten müssen daher der Chip und die maschinenlesbaren Daten ausgelesen und überprüft werden; ein Foto des Dokuments darf nicht genügen.

Biometrische Lebenderkennung

Biometrische Abgleichsysteme vergleichen ein live aufgenommenes Selbstporträt mit dem Foto auf dem Ausweisdokument. Entscheidend ist die Erkennung von Täuschungsversuchen: Sie unterscheidet eine lebende Person von einem ausgedruckten Foto, einer 3D-Maske, einer abgespielten Videoaufnahme oder einem digital eingespeisten Kamerabild. ISO/IEC 30107-3 definiert die Prüfkennzahlen: Die Attack Presentation Classification Error Rate (APCER) misst, wie oft ein Täuschungsversuch das System überlistet, und die Bona Fide Presentation Classification Error Rate (BPCER) misst, wie oft eine berechtigte Person zurückgewiesen wird. Für notarielle Tätigkeiten sollte das System zur Lebenderkennung von einem akkreditierten unabhängigen Prüflabor auf Stufe 2 oder 3 bewertet worden sein.

Wissensbasierte Authentifizierung und ihre Grenzen

Bei der wissensbasierten Authentifizierung (KBA) werden anhand von Daten aus Wirtschaftsauskunfteien und öffentlichen Registern dynamische Fragen erstellt. Der Mandant muss sie innerhalb einer bestimmten Frist beantworten können; die Fragen sollen nur für die Person mit der betreffenden Identität beantwortbar sein. Die Schwächen der KBA sind dokumentiert. Laut NIST Special Publication 800-63-3 stellt KBA kein zulässiges Geheimnis zur digitalen Identitätsfeststellung dar, da sich die Antworten durch Datenschutzverletzungen oder aus öffentlichen Registern ermitteln lassen.

Bei KBA kommt es zudem häufig zu Fehlentscheidungen. Bei Erstprüfungen liegen die Ablehnungsquoten für berechtigte Antragsteller zwischen 15 % und 30 %. Überproportional betroffen sind ältere Menschen, kürzlich Eingewanderte und Personen mit wenigen Einträgen in ihrer Kreditauskunft. NIST empfiehlt KBA inzwischen nicht mehr und bevorzugt alternative Wege zur Identitätsfeststellung. Ihr Ablauf muss Ersatzverfahren unterstützen, wenn KBA fehlschlägt.

Die Identitätsprüfung in Mandantenaufnahme und Terminbuchung einbinden

Eine sichere Mandantenaufnahme für Notare setzt voraus, dass die Identitätsprüfung direkt in die Terminplanung und Datenerhebung eingebunden ist. So kann ein Mandant keinen Notartermin buchen, ohne die Ausweisprüfung abzuschließen. Das verhindert Termine mit unvollständigen Unterlagen und gibt Ihnen Zeit, Ausnahmefälle vor dem Termin zu klären. Das Aufnahmeformular sollte die Art des Ausweisdokuments abfragen, bei der Buchung die automatisierte Erfassung auslösen und den Kalender so steuern, dass nur verifizierte Mandanten einen Termin auswählen können.

Die Einbindung funktioniert folgendermaßen: Der Mandant füllt das Aufnahmeformular aus, lädt sein Ausweisdokument hoch oder scannt es, durchläuft die biometrische Prüfung und erhält nur dann eine Buchungsbestätigung, wenn alle Prüfungen erfolgreich sind. Schlägt eine Prüfung fehl, leitet das System den Mandanten auf einen Ausnahmeweg weiter, statt den Termin zu bestätigen. Dadurch sinkt die Zahl der Termine, zu denen Mandanten nicht erscheinen, weil sie bei der Identitätsprüfung am Unterzeichnungstisch gescheitert wären. Wenn Ihre derzeitige Lösung Ausweisprüfungen vor der Buchung nicht unterstützt, können Sie entsprechende Tarife vergleichen.

Mehr darüber, wie die automatisierte Aufnahme in den gesamten Ablauf passt, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Automatisierung der Mandantenaufnahme mit vorgezogener Ausweisprüfung, Terminplanung und Zahlungen.

Mit fehlgeschlagenen Prüfungen und Sonderfällen umgehen

Legen Sie eindeutige Verfahren für fehlgeschlagene Prüfungen fest, bevor Sie das System in Betrieb nehmen. Wenn ein Mandant die automatisierten Prüfungen nicht besteht, muss ein festgelegter Weg bereitstehen, der nicht standardmäßig eine manuelle Freigabe vorsieht. Sie sollten genau wissen, wann ein manuelles Eingreifen angebracht ist und wann der Termin abgelehnt werden muss.

Mandanten ohne üblichen amtlichen Ausweis

Manche Mandanten besitzen keinen üblichen amtlichen Ausweis. Dazu gehören kürzlich Eingewanderte, Personen, deren Ausweisdokumente verloren gingen oder gestohlen wurden, sowie Mandanten in einer Übergangssituation. Wenn die Rechtsvorschriften Ihrer Rechtsordnung eine Identitätsbestätigung durch einen glaubwürdigen Zeugen zulassen, muss der Ablauf dies unterstützen. Gemäß Florida Statutes § 117.209 und ähnlichen Bestimmungen anderer Bundesstaaten kann ein glaubwürdiger Zeuge, der die betroffene Person persönlich kennt und über einen gültigen Ausweis verfügt, deren Identität während der Sitzung mit Audio- und Videoübertragung unter Eid bestätigen. Im Register müssen Name, Anschrift und eidesstattliche Bestätigung des Zeugen festgehalten werden.

Konfigurieren Sie Ihr System so, dass der Weg über einen glaubwürdigen Zeugen eine bewusste, protokollierte Ausnahme und kein stillschweigender Ersatzweg ist. Der Zeuge muss selbst eine Identitätsprüfung durchlaufen, bevor der Termin fortgesetzt wird.

Manipulationssichere Identitätsnachweise für die Einhaltung von Prüfungsvorgaben aufbewahren

Das elektronische Register muss das Ergebnis jeder Identitätsprüfung in einem Format speichern, das Manipulationen erkennbar macht. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Nach 19 NYCRR § 182.9, Florida Statutes § 117.245 und Texas Government Code § 406.108 müssen für jede notarielle Amtshandlung bestimmte Angaben zur Einhaltung der Vorschriften im Register festgehalten werden.

Speichern Sie keine unzulässigen Daten. Nach den Gesetzen der Bundesstaaten dürfen biometrische Rohaufzeichnungen und Sozialversicherungsnummern nicht in Registereinträge aufgenommen werden. Das Register hält das Ergebnis der Prüfung fest, nicht die zugrunde liegenden biometrischen Daten.

Die Aufbewahrungsfristen sind lang. Florida, New York und Kalifornien schreiben jeweils eine zehnjährige Aufbewahrung elektronischer Register und von Audio-Video-Aufzeichnungen vor. Das britische Faculty Office verlangt zwölf Jahre. Texas sah für Aufzeichnungen notarieller Online-Beurkundungen ursprünglich eine Mindestfrist von fünf Jahren vor; jüngste Gesetzesreformen verlängern die Fristen jedoch schrittweise in Richtung zehn Jahre. Nach dem Gesetz Floridas muss die Aufzeichnung ununterbrochen und unbearbeitet sein:

Der Dienstleister für notarielle Online-Beurkundungen muss eine ununterbrochene und unbearbeitete Kopie der Aufzeichnung der Audio-Video-Kommunikation aufbewahren, während der eine notarielle Online-Beurkundung vorgenommen wird.

The Florida Legislature

Ausführlicher behandeln wir die Integrität von Aufzeichnungen in unserem Leitfaden zur Wahrung der Integrität elektronischer Register durch Merkmale, die Manipulationen erkennbar machen.

Regeln der einzelnen Rechtsordnungen für die digitale Identitätsprüfung

Welche Schritte ein Mandant aus der Ferne erledigen kann und welche die persönliche Anwesenheit beim Notar erfordern, ist je nach Rechtsordnung unterschiedlich. Betrachten Sie notarielle Fernbeurkundungen daher nicht als überall zulässig, sondern prüfen Sie die Regeln der jeweiligen Rechtsordnung.

• 2020-01-01Floridas dauerhaftes Gesetz über notarielle Online-Beurkundungen tritt in Kraft und legt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist sowie Regeln für eine mehrstufige Analyse von Ausweisdokumenten fest
• 2023-01-25New York führt 19 NYCRR Part 182 ein und schreibt damit elektronische Register und eine zehnjährige Aufbewahrung vor
• 2023-09-30Kalifornien verabschiedet SB 696 und schafft damit einen gesetzlichen Rahmen sowie eine in mehreren Stufen eingeführte zehnjährige Aufbewahrungspflicht
• 2026-06-26Das britische Faculty Office veröffentlicht den Standard for Verifying Identity Using Digital Checks, der die Prüfung von Chips und maschinenlesbaren Daten verlangt

Vereinigte Staaten: notarielle Online-Beurkundung, wo sie zulässig ist

In den USA sind notarielle Online-Beurkundungen auf Bundesstaaten beschränkt, in denen entsprechende Gesetze in Kraft sind und der Notar über eine aktive, bestätigte Zulassung für Online-Beurkundungen verfügt. Der California Secretary of State hat Hinweise für Kunden veröffentlicht, die klarstellen, dass notarielle Fernbeurkundungen trotz des bestehenden gesetzlichen Rahmens erst möglich sind, wenn das technische Zertifizierungsverfahren des Bundesstaates abgeschlossen ist. Notare müssen ihre eigene Berechtigung prüfen, bevor sie Fernleistungen anbieten. Das Florida Department of State veröffentlicht entsprechende Hinweise für Notare in Florida, die Online-Beurkundungen anbieten.

EU: Vorbereitung und Vornahme der Amtshandlung

In den kontinentaleuropäischen Zivilrechtssystemen muss die eigentliche notarielle Beurkundung weiterhin in den Kanzleiräumen des Notars stattfinden. Digitale Werkzeuge können vor dem Abschluss zur Erfassung von Identitätsdaten, zur digitalen Mandantenaufnahme und zur Vorbereitung von Dokumenten eingesetzt werden. Für die notarielle Amtshandlung selbst ist jedoch die persönliche Anwesenheit der betroffenen Person erforderlich. Diese Unterscheidung zwischen Vorbereitung und Vornahme der Amtshandlung ist grundlegend. Eine aus der Ferne durchgeführte digitale Identitätsprüfung unterstützt die Vorbereitung, erfüllt aber nicht die Anforderungen an die Vornahme der Amtshandlung.

Vereinigtes Königreich: Regeln des Faculty Office

In England und Wales arbeiten Notare nach den Vorgaben und Leitlinien des Faculty Office. Der Standard for Verifying Identity Using Digital Checks von 2026 erlaubt digitale Vorabprüfungen, bei denen biometrische Chips und maschinenlesbare Daten ausgelesen werden; einfache Scans werden dagegen nicht akzeptiert. Die persönliche Überprüfung anhand von Originalausweisen bleibt eine zulässige Vorgehensweise.

Hongkong und Vereinigte Arabische Emirate: nur digitale Mandantenaufnahme

In Hongkong und den Vereinigten Arabischen Emiraten kann die digitale Prüfung die Mandantenaufnahme erleichtern. Sie ersetzt jedoch nicht die gesetzlich vorgeschriebenen Formvorschriften für die Vornahme der Amtshandlung. Der digitale Ablauf dient der Vorbereitung; die notarielle Amtshandlung richtet sich nach dem jeweiligen örtlichen Recht.

Eine Aufschlüsselung der Anforderungen der einzelnen Rechtsordnungen finden Sie in unserem Leitfaden zu digitalen Verfahren zur Identitätsprüfung für Notare nach Rechtsordnung.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte sind für eine rechtskonforme digitale Mandantenaufnahme bei notariellen Amtshandlungen erforderlich?

Eine rechtskonforme Mandantenaufnahme erfordert vier aufeinanderfolgende Prüfstufen: Erfassung von Identitätsnachweisen, automatisierte Analyse des Ausweisdokuments, biometrische Prüfung der lebenden Person und Eintragung des Ergebnisses in das Register. Jede Stufe muss ein positives oder negatives Ergebnis liefern, bevor der Mandant zur notariellen Amtshandlung übergeht.

Welche Standards gelten für die Identitätsfeststellung bei notariellen Online-Beurkundungen?

Die Standards zur Identitätsfeststellung bei notariellen Online-Beurkundungen, auf die sich die meisten US-Bundesstaaten beziehen, folgen den NIST-Richtlinien zur Identitätsfeststellung. Sie verlangen gestaffelte Nachweise durch eine Kombination aus Dokumentenscan, biometrischem Abgleich und wissensbasierter Authentifizierung. NIST empfiehlt KBA als eigenständiges Verfahren zur Identitätsfeststellung inzwischen nicht mehr.

Wie sollte ein Notar mit einer fehlgeschlagenen Identitätsprüfung umgehen?

Veranlassen Sie eine manuelle Prüfung, wenn das Ausweisdokument echt ist, der biometrische Übereinstimmungswert aber aufgrund der Beleuchtung oder Kameraqualität unter dem erforderlichen Grenzwert liegt oder wenn eine Namensabweichung auf unterschiedliche Bindestrichschreibweisen oder Umschriften zurückzuführen ist. Lehnen Sie den Termin ab, wenn die Prüfung der Sicherheitsmerkmale des Ausweisdokuments fehlschlägt oder die biometrische Prüfung einen Täuschungsversuch erkennt.

Wie lange muss ein Notar Aufzeichnungen über Identitätsprüfungen aufbewahren?

Florida, New York und Kalifornien schreiben jeweils eine zehnjährige Aufbewahrung elektronischer Register und von Audio-Video-Aufzeichnungen vor. Das britische Faculty Office verlangt zwölf Jahre. Texas sah ursprünglich eine Mindestfrist von fünf Jahren vor; jüngste Gesetzesreformen verlängern die Fristen jedoch schrittweise in Richtung zehn Jahre.

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung digitaler Verfahren zur Identitätsprüfung finden Sie auf der Registrierungsseite. Dort können Sie jede der oben beschriebenen Prüfstufen konfigurieren.