Die Einrichtung eines Kundenportals für Online-Fernbeglaubigungen bedeutet, jede vorbereitende Aufgabe auf den Unterzeichner zu verlagern, bevor Sie sich anmelden. Der Kunde lädt Dokumente hoch, durchläuft die Identitätsprüfung, bucht den Termin, bezahlt und fügt über Ihr Portal seine elektronische Signatur hinzu. Sie öffnen eine fertige Akte, prüfen die Identitätsnachweise, führen die Audio-Video-Livesitzung durch und bringen Ihr Siegel an. Das Portal übernimmt die Vorbereitung; Sie nehmen die notarielle Handlung vor.
Bevor Sie etwas konfigurieren, müssen Sie Ihre Befugnis zur Durchführung von Online-Fernbeglaubigungen bestätigen. In den USA sind Online-Fernbeglaubigungen nur zulässig, wenn der Bundesstaat sie genehmigt und der Notar seine eigene Zulassung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde bestätigt hat. Ihre herkömmliche Bestellung ist eine Voraussetzung, reicht aber allein nicht aus.
Bestätigung Ihrer Bestellung und Zulassung, bevor Sie etwas einrichten
Der erste Schritt besteht darin, bei Ihrem Secretary of State des Bundesstaats oder einer entsprechenden Aufsichtsbehörde zu überprüfen, dass Sie über eine aktive Bestellung und eine spezifische Zulassung zur Durchführung notarieller Fernhandlungen verfügen. Diesen Schritt können Sie nicht überspringen. Eine reguläre Bestellung zum Notary Public verleiht nicht automatisch die Befugnis für Online-Fernbeglaubigungen. Sie müssen einen separaten Antrag oder eine Registrierung einreichen; die Anforderungen unterscheiden sich je nach Zuständigkeitsbereich.
Gemäß Texas Government Code Chapter 406 Subchapter C muss ein Antragsteller über eine aktive Bestellung verfügen, einen Online-Antrag ausfüllen und vor der Durchführung von Handlungen ein elektronisches Siegel und ein digitales Zertifikat erhalten. Florida verlangt von Notaren, einen staatlich anerkannten zweistündigen Schulungskurs zu absolvieren, eine Bürgschaft und eine Versicherung gegen Fehler und Unterlassungen abzuschließen sowie ihre Technologie-Dienstleister beim Department of State zu registrieren. In New York müssen Notare gemäß 19 NYCRR Part 182 sich über das staatliche Lizenzierungsportal als Electronic Notary registrieren und vor der Durchführung von Ferntransaktionen ein elektronisches Muster ihrer Unterschrift und ihres Amtssiegels beim Department of State hinterlegen.
Zuständigkeitsgrenzen außerhalb der USA
In der EU verbleibt die notarielle Handlung im Büro des Notars, und die Fernvorbereitung durch einen Kunden beschränkt sich auf Erfassung, Identität und Unterzeichnung. Im Vereinigten Königreich gelten die Regeln der jeweiligen Kammer. Hongkong und die VAE verlangen persönliche Anwesenheit am Schalter, und Fernportale sind auf die administrative Erfassung oder offizielle gerichtlich beaufsichtigte Plattformen beschränkt.
Warum ein Portal mit eigener Marke die Rolle des Notars vom Sachbearbeiter zum Amtsträger verändert
Wenn Sie die Erfassung von E-Mails in ein Portal unter Ihrer eigenen Domain verlagern, übertragen Sie die Vorbereitungslast auf den Kunden. Sie müssen keine Dokumente mehr nachverfolgen, Daten erneut eingeben oder Ausweise manuell prüfen. Stattdessen öffnen Sie eine vollständige Akte und prüfen sie. Ihre Zeit fließt in die eigentliche notarielle Handlung und das dafür erforderliche Ermessen.
Ein Notarportal mit eigener Marke bedeutet auch, dass das Kundenerlebnis auf Ihrer Domain stattfindet, nicht auf einer Landingpage eines Drittanbieters. Der Unterzeichner interagiert durchgehend mit Ihrer Kanzlei. Sie steuern, welche Felder der Kunde ausfüllt, welche Dokumente er hochlädt und welche Bedingungen vor der Buchung eines Termins erfüllt sein müssen. Diese Kontrolle ermöglicht den restlichen Arbeitsablauf. Die Automatisierung der Kundenerfassung über Ihr eigenes Portal stellt sicher, dass Ihr Kalender keine unvollständigen Vorgänge erreicht.
Einrichtung der Kundenerfassung und Identitätsvorprüfungen außerhalb der Sitzung
Das Portal muss so konfiguriert sein, dass der Kunde vor dem Termin Dokumente hochlädt, biografische Angaben eingibt und die Erfassung der Identitätsnachweise abschließt. Hier wird die Unterscheidung zwischen Kundenaufgaben und Notaraufgaben entscheidend. Der Kunde muss vor der Sitzung Folgendes erledigen: Dokumente hochladen, die Identitätsvorprüfung abschließen, buchen, bezahlen und unterschreiben. Während der Livesitzung darf nur der Notar Identitätsnachweise prüfen, die Unterzeichnung bezeugen sowie Unterschrift und Siegel anbringen.
Die Identitätsprüfung für Online-Fernbeglaubigungen beruht auf einem zweistufigen Verfahren, das vor der Livesitzung erfolgen muss. Der erste Schritt ist die automatisierte Analyse des Ausweisdokuments, die Echtheit, Gültigkeit und maschinenlesbare Daten eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises bestätigt. Der zweite Schritt ist die dynamische wissensbasierte Authentifizierung, kurz KBA.
Gemäß Maryland Code State Government Section 18-223 und ähnlichen Gesetzen in Florida und Texas erfordert die dynamische KBA ein Quiz mit mindestens 5 Fragen aus proprietären und öffentlichen Datenbanken, mit mindestens 5 Antwortmöglichkeiten je Frage. Der Unterzeichner muss mindestens 80 Prozent erreichen, um zu bestehen, und das gesamte Quiz innerhalb eines strikten Zeitfensters von 2 Minuten abschließen. Ihnen als Notar ist es gesetzlich untersagt, die Quizfragen oder Antworten einzusehen.
Was geschieht, wenn die Identitätsprüfung eines Kunden fehlschlägt?
Besteht ein Unterzeichner das erste KBA-Quiz nicht, setzen gesetzliche Vorschriften strenge Grenzen für Wiederholungsversuche. Gemäß Ohio Administrative Code Rule 111:6-1-05 und ähnlichen Bestimmungen in Texas und Maryland darf der Unterzeichner innerhalb von 24 Stunden ein zweites Quiz versuchen. Bei der Wiederholung müssen mindestens 40 bis 60 Prozent der Fragen durch neue ersetzt werden. Besteht der Unterzeichner auch den zweiten Versuch nicht, muss das Portal ihn sperren und eine weitere Authentifizierung bei demselben Notar für mindestens 24 Stunden untersagen.
Diese Sperre erfolgt automatisch. Das Portal übernimmt sie, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung, die das Scheitern und die Wartezeit erläutert, und Ihr Kalender bleibt frei, bis der Unterzeichner es erneut versuchen kann. Das schützt Sie davor, in Identitätsstreitigkeiten hineingezogen zu werden, und hält den Fehlschlag aus Ihren Unterlagen heraus. Wenn Sie diese Methoden zur digitalen Identitätsprüfung verstehen, bevor Sie das Portal konfigurieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Erfassungsablauf vom ersten Tag an den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Die während dieses Prozesses erfassten Identitätsnachweise, einschließlich der Ergebnisse der Ausweisdokumentanalyse und des KBA-Bestehensnachweises, werden Teil des Sitzungsprotokolls. Das Portal speichert diese Nachweise und verknüpft sie mit der Kundenakte, sodass Sie sie während der Livesitzung prüfen und in Ihrem Journaleintrag darauf Bezug nehmen können. Sie können loslegen mit einem Portal, das diese Vorprüfungen automatisch erledigt, damit fehlgeschlagene Identitätsprüfungen nie auf Ihrem Schreibtisch landen.
Regelkonforme Buchung ohne manuelles Hin und Her automatisieren
Die Terminplanung muss in das Portal integriert sein, damit der Kunde erst dann einen verfügbaren Termin auswählt, wenn Erfassung und Identitätsvorprüfungen abgeschlossen sind. Das Portal sollte Ihren Kalender keinem Kunden zugänglich machen, der den Dokumentenupload und die Identitätsprüfung noch nicht abgeschlossen hat. Diese Reihenfolge verhindert, dass unvollständige Vorgänge auf Ihrer Agenda landen.
Wenn der Kunde die Buchungsseite erreicht, hat das Portal bereits seine Dokumente, biografischen Angaben und Identitätsnachweise erfasst. Die Buchung erfasst den gesamten notwendigen Kontext für Ihren Kalender: Dokumenttyp, Name des Unterzeichners, Art der angeforderten notariellen Handlung und Status der Identitätsprüfung. Sie sehen diesen Kontext beim Öffnen der Akte, nicht erst nach Beginn der Sitzung. Ein individuell angepasstes Buchungsportal stellt sicher, dass jeder Termin in Ihrem Kalender mit diesem Kontext versehen ist.
Zahlungen sicher einziehen, bevor der Termin beginnt
Die Kartenzahlung muss direkt auf der Buchungsseite eingebunden sein, damit die Mittel vor der Sitzung gesichert sind. Der Kunde zahlt bei der Buchung, nicht nach dem Termin. Dadurch entfallen Rechnungsstellungen nach dem Termin und die damit verbundenen Einzugsprobleme. Der Transaktionsdatensatz wird automatisch mit der Kundenakte verknüpft, sodass Zahlung, Identitätsnachweise und Dokument beim Öffnen an einem Ort liegen.
Der Zahlungsdienstleister wickelt die Transaktion sicher ab. Ihre Aufgabe ist es, vor Beginn der Sitzung zu bestätigen, dass die Zahlung eingegangen ist. Das Portal sollte den Zahlungsstatus neben dem Status der Identitätsprüfung und des Dokumentenuploads anzeigen, damit Sie auf einen Blick prüfen können, ob alles in Ordnung ist. Wenn Sie verstehen möchten, wie die Zahlungsabwicklung in eine umfassendere Compliance passt, behandelt Vertraulichkeit und Compliance bei der Zahlungsabwicklung die für Ihre Tätigkeit geltenden Verpflichtungen.
Erfassung elektronischer Signaturen und manipulationssichere Versiegelung einbinden
Das Portal ermöglicht dem Kunden, seine Signatur vorab auf dem Dokument anzubringen, während Ihre Unterschrift und Ihr digitales Siegel ausschließlich für die Livesitzung vorbehalten bleiben. Die Signatur des Kunden wird im Dokument vorbereitet, doch die notarielle Handlung selbst – Ihre Unterschrift und Ihr Siegel – kann nicht asynchron erfolgen. Staatliche Gesetze untersagen Unterzeichnern strikt, notarielle Handlungen einseitig vorzunehmen.
Nach den RON-Gesetzen von Texas, Florida und New York müssen Sie eine Live-Audio-Video-Konferenz in Echtzeit und mit gleichzeitiger beidseitiger Kommunikation durchführen. Während dieser Sitzung müssen Sie den Unterzeichner visuell mit dem Bild auf seinem amtlichen Ausweisdokument vergleichen, seine geistige Geschäftsfähigkeit und Freiheit von Zwang beurteilen, einen Eid oder eine Versicherung mündlich abnehmen oder eine förmliche Anerkennung entgegennehmen, die Unterzeichnung oder Bestätigung beobachten und das amtliche elektronische Siegel sowie die digitale Signatur unmittelbar anbringen. Das Portal automatisiert die notarielle Handlung nicht. Sie unterschreiben und versiegeln das Dokument während der Livesitzung weiterhin selbst.
Das elektronische Siegel und die Signatur müssen durch einen standardmäßigen kryptografischen Hash unter Verwendung eines asymmetrischen kryptografischen Systems mit digitalem Zertifikat gesichert sein. Die eingesetzte Technologie macht das Dokument manipulationssicher, sodass jede Änderung am Datensatz nach Anbringung Ihres digitalen Zertifikats leicht erkennbar ist und die kryptografische Signatur ungültig macht. Wenn jemand das Dokument nach Ihrer Versiegelung verändert, ist die Manipulation sofort sichtbar. Einen tieferen Einblick in die Funktionsweise dieser Technologie bietet die Bewertung von Technologien für elektronische Signaturen und Versiegelungen, die die Compliance-Anforderungen erläutert.
E-Journale und Sitzungsaufzeichnungen digital verwalten
Das Portal erstellt den Journaleintrag automatisch aus den erfassten Daten. Die vom Kunden während der Erfassung eingegebenen Angaben, die Identitätsnachweise aus Ausweisdokumentanalyse und KBA, die Dokumentdetails, der Zahlungsnachweis und der Zeitstempel der Sitzung werden alle ohne erneute Dateneingabe in den Journaleintrag übernommen. Sie prüfen den Eintrag auf Richtigkeit und sperren ihn nach der Sitzung.
Der Nachweis zur Identität umfasst die Ergebnisse der automatisierten Ausweisdokumentanalyse und den KBA-Bestehensnachweis. Diese werden als Teil des elektronischen Journaleintrags gespeichert und mit der Audio-Video-Aufzeichnung der Sitzung verknüpft. Der Journaleintrag muss für den durch die Vorschriften Ihres Bundesstaats vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Zuständigkeitsbereich erheblich. Texas und Virginia verlangen mindestens 5 Jahre. Florida und New York verlangen mindestens 10 Jahre. Laut dem Handbook for Virginia Notaries Public schreibt Virginia die Aufbewahrung der elektronischen Aufzeichnung für mindestens 5 Jahre vor. Das Gesetz von Florida ist eindeutig:
Das gemäß Unterabschnitt (1) erforderliche elektronische Journal und die gemäß Unterabschnitt (2) erforderlichen Aufzeichnungen von Audio-Video-Kommunikationen müssen mindestens 10 Jahre nach dem Datum der notariellen Handlung aufbewahrt werden.
Florida Legislature
Die Regelung von New York ergänzt eine Kontrollanforderung. Laut dem New York Department of State muss die Kontrolle über Sicherheitsaspekte wie Passwörter, Token-Geräte, biometrische Daten, PINs, Phrasen und Software auf geschützter Hardware unter der alleinigen Kontrolle des Notary Public verbleiben. Das bedeutet, dass Ihr digitales Siegel, Ihre Zugangsdaten und Ihr Zugang zum Journal unter Ihrer Kontrolle bleiben müssen. Das Portal kann das Journal speichern, doch die Sicherheit Ihres Siegels und Ihrer Signatur liegt in Ihrer Verantwortung.
Nach der Sitzung prüfen Sie den Journaleintrag auf Vollständigkeit, bestätigen, dass Identitätsnachweise, Dokument, Zahlung und Aufzeichnung alle beigefügt sind, und sperren den Eintrag. Nach der Sperrung wird der Eintrag manipulationssicher. Bewährte Verfahren für die Verwaltung von E-Journalen können Ihnen helfen, Aufbewahrungs- und Sperrregeln einzurichten, die den Anforderungen Ihres Bundesstaats entsprechen. Sie können Tarife vergleichen, um ein Portal zu finden, das die Aufbewahrungsfrist Ihres Zuständigkeitsbereichs unterstützt.
Die vollständige Akte öffnen: Ihre abschließende Prüfung und Handlung
Hier zahlt sich die Einrichtung aus. Sie melden sich an, und die Akte ist bereits vollständig. Erfassung, Identitätsprüfung, Buchung, Zahlung und die Signatur des Kunden liegen alle vor. Sie müssen nichts nachverfolgen. Sie prüfen die Unterlagen, bestätigen die Identitätsnachweise und treten in die Livesitzung ein.
- Akte öffnen und Unterlagen prüfenBestätigen Sie, dass das Dokument hochgeladen ist, die Signatur des Kunden vorbereitet wurde, die Identitätsprüfung bestanden ist und die Zahlung eingegangen ist.
- Identitätsnachweise prüfenPrüfen Sie die Ergebnisse der Ausweisdokumentanalyse und den in der Akte gespeicherten KBA-Bestehensnachweis.
- Audio-Video-Livesitzung startenVergleichen Sie den Unterzeichner visuell mit seinem amtlichen Ausweisdokument, beurteilen Sie Geschäftsfähigkeit und Freiheit von Zwang und nehmen Sie den Eid ab oder die Anerkennung entgegen.
- Ihre Unterschrift und Ihr digitales Siegel anbringenBringen Sie das amtliche elektronische Siegel und die digitale Signatur während der Livesitzung an. Das Dokument wird an diesem Punkt manipulationssicher.
- Journaleintrag prüfen und sperrenBestätigen Sie, dass der Eintrag mit allen erforderlichen Daten und Aufzeichnungen vollständig ist, und sperren Sie ihn für die von Ihrem Bundesstaat vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist.
Das Portal hat alles bis zu Schritt eins erledigt. Die Schritte zwei bis fünf sind Ihre Aufgabe. Das ist der entscheidende Unterschied: Der Kunde bereitet die Akte vor, und Sie nehmen die Handlung vor. Starten Sie kostenlos mit einem Portal, das auf dieser Arbeitsteilung basiert, und Ihre erste Fernsitzung wird vollständig und bereit für Ihre Prüfung eintreffen. Um zu verstehen, wie die Einrichtung eines Kundenportals für Online-Fernbeglaubigungen auf Ihren spezifischen Bundesstaat und Ihre Tätigkeit zutrifft, verfolgt die National Association of Secretaries of State den Zulassungsstatus jedes Bundesstaats, und der Colorado Secretary of State veröffentlicht die Anforderungen seines Programms für Online-Fernbeglaubigungen.
Ihre nächste Fernsitzung trifft vollständig ein
Wenn Ihr Portal Erfassung, Identitätsprüfung, Buchung, Zahlung und Kundensignaturen erledigt, bevor Sie sich anmelden, öffnen Sie eine fertige Akte und verwenden Ihre Zeit für die notarielle Handlung selbst. Preise anzeigen, um den Tarif zu finden, der zu Ihrer Tätigkeit und Ihrem Zuständigkeitsbereich passt.
