Die Vertraulichkeit und Compliance bei Notargebühren hängt davon ab, zwei Datensätze zu trennen, die in den meisten Kanzleien noch vermischt werden: den Gebühreneintrag, den der Notar für das Journal führen muss, und die Finanztransaktionsdaten, die das Zahlungssystem getrennt halten muss. Wenn auf der Buchungsseite eine Kartenzahlung entgegengenommen wird, sollte das Portal sensible Kartendaten durch ein nicht sensibles Äquivalent ersetzen, bevor etwas den Server des Notars erreicht. Das Zahlungsbuch sollte über eine Referenz mit dem E-Journal verknüpft werden, anstatt Felder gemeinsam zu nutzen. Diese Trennung schützt die Finanzdaten der Mandanten, erfüllt regionale Datenschutzstandards und schafft prüfungsbereite Unterlagen ohne manuelle Rechnungsstellung.
Geltungsbereich der Rechtsordnung
In den USA ist die Online-Fernbeurkundung nur dort verfügbar, wo ein Bundesstaat sie zulässt, und nur wenn der Notar seine eigene Zulassung bestätigt hat. In der EU bleibt die notarielle Amtshandlung im Büro des Notars; digital vorbereiten kann ein Mandant die Aufnahme, die Identitätsprüfung und die Unterzeichnung. Im Vereinigten Königreich gelten die Regeln der Faculty. Hongkong und die VAE beschränken sich auf Frontoffice-Funktionen, das heißt, das Portal übernimmt Aufnahme und Zahlung, die Amtshandlung selbst wird jedoch persönlich oder auf der offiziellen staatlichen Justizplattform vorgenommen.
Datenschutzstandards für Zahlungsdaten von Notaren
Das notarielle Journal und das Zahlungsbuch dienen unterschiedlichen rechtlichen Zwecken und müssen unterschiedliche Daten enthalten. Das Journal dokumentiert die Amtshandlung und die erhobene gesetzliche Gebühr, während das Zahlungsbuch die Finanztransaktion und die zu ihrer Abstimmung erforderlichen Karten- oder Bankmetadaten erfasst. Beide dürfen niemals vollständige Kartennummern, Sicherheitscodes oder Bankdaten gemeinsam enthalten.
Die Vorschriften der US-Bundesstaaten machen diese Trennung ausdrücklich. Nach Angaben des California Secretary of State verpflichtet Abschnitt 8206 des California Government Code Notare dazu, die für jede notarielle Amtshandlung exakt erhobene Gebühr in ihrem fortlaufenden Journal zu erfassen und Reisekosten gesondert aufzuschlüsseln, wobei das Journal unter der unmittelbaren und ausschließlichen Kontrolle des Notars bleiben muss. Texas geht weiter: Abschnitt 87.60 des 1 Texas Administrative Code verbietet ausdrücklich, Nummern von Personalausweisen oder biometrische und finanzielle Identifikatoren in Journaleinträgen zu erfassen, weil diese Einträge gemäß Abschnitt 406.014 des Texas Government Code öffentliche Unterlagen darstellen. Die Vorschriften von New York gemäß Abschnitt 182.9 der 19 NYCRR verlangen die Erfassung der für jede notarielle Amtshandlung erhobenen Gebühr und die Aufbewahrung des Journals für zehn Jahre, wie vom New York Department of State dargelegt.
Das Journal ist in einem verschlossenen und gesicherten Bereich unter der unmittelbaren und ausschließlichen Kontrolle des Notars aufzubewahren. Die fehlende Sicherung des Journals kann für den Secretary of State Anlass sein, gemäß Abschnitt 8214.1 verwaltungsrechtliche Maßnahmen gegen die vom Notar gehaltene Zulassung zu ergreifen.
California State Legislature, Government Code Abschnitt 8206
Die praktische Konsequenz für ein digitales Portal ist einfach. Der Journaleintrag zu einer Amtshandlung sollte die erhobene Gebühr, das Datum, die Art der Amtshandlung sowie den Namen des Unterzeichners und die gesetzlich vorgeschriebenen Identifikationsangaben enthalten. Kartennummern, Sicherheitscodes und Bankleitzahldaten gehören in einen separaten Finanzdatensatz, der vom Notar kontrolliert wird, aber strukturell vom Journal getrennt ist. Ein Mandant, der nach den Vorschriften über öffentliche Unterlagen eine Kopie eines Journaleintrags anfordert, sollte niemals Zahlungsmetadaten zusammen damit erhalten. Preise ansehen, um Tarife zu vergleichen, die diese Trennung standardmäßig unterstützen.
Rechtskonformität bei Zahlungstransaktionen
Regeln zur Zahlungsabwicklung überschneiden sich mit regionalen notariellen Rahmenbedingungen in einer Weise, die bestimmt, was ein digitales Portal tun darf und wo die Amtshandlung selbst erfolgen muss. Die Rechtsordnung ist wichtig, weil sie festlegt, ob das Portal der Ort der Ausführung oder lediglich das Frontoffice ist.
In den USA ist die Online-Fernbeurkundung nur in Bundesstaaten zulässig, die entsprechende Ermächtigungsgesetze erlassen haben, und nur für Notare, die ihre eigene Zulassung nach diesen Gesetzen bestätigt haben. Chapter 117 Part II der Florida Statutes, das im Januar 2020 in Kraft trat, kodifizierte dauerhafte Verfahren für die Online-Fernbeurkundung und verlangt die elektronische Erfassung der für notarielle Online-Amtshandlungen erhobenen Gebühren im Journal, mit einer
In der EU bleibt die notarielle Amtshandlung selbst an die physische Anwesenheit im Büro des Notars gebunden. Nach zivilrechtlichen Rahmenbedingungen, wie sie vom Council of the Notariats of the European Union vertreten werden, erfordert die Ausfertigung einer öffentlichen Urkunde die hoheitliche Prüfung von Geschäftsfähigkeit und Einwilligung durch den Notar als Amtsträger. Digital vorbereiten kann ein Mandant die Aufnahme, die Identitätsprüfung und die Unterzeichnung. Die Abwicklung von Mandantenzahlungen ist ein separater treuhänderischer Buchhaltungsvorgang. In Frankreich verbietet das Arrête du 29 janvier 2024 Notaren, eine öffentliche Urkunde entgegenzunehmen, ohne eine vorherige Deckung für Auslagen, gesetzliche Vergütungen, durchlaufende Kosten und Steuern sicherzustellen; Mandantengelder müssen auf offiziellen gesetzlichen Verwahrkonten und nicht auf allgemeinen Betriebskonten getrennt geführt werden.
Im Vereinigten Königreich werden Notare durch den Master of the Faculties unter dem Faculty Office des Archbishop of Canterbury reguliert. Die Notaries Accounts Rules 2026, die am 1. Juli 2026 in Kraft treten, schreiben vor, dass alle Mandantengelder auf ein bestimmtes Mandantenkonto bei einer anerkannten Bank oder Bausparkasse eingezahlt werden, wobei Mandantengelder vollständig von Kanzleigeldern zu trennen sind und jährliche unabhängige Buchprüfungen erfolgen müssen.
- Januar 2020Florida Statutes Chapter 117 Part II tritt in Kraft und kodifiziert dauerhafte Online-Fernbeurkundung sowie Standards zur elektronischen Erfassung von Gebühren im Journal
- Januar 2023New York führt verbindliche Vorschriften zur Journalführung gemäß 19 NYCRR Part 182 ein, wonach alle Notare Amtshandlungen und Gebühren für einen Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren erfassen müssen
- Januar 2024Frankreich veröffentlicht das Arrête du 29 janvier 2024 und setzt die laufende Buchführung sowie detaillierte Gebührenaufstellungen für Notare durch
- Juli 2026Die UK Faculty Office Notaries Accounts Rules 2026 treten in Kraft und bündeln Vorschriften zu Mandantenkonten, Einlagenzinsen und Treuhandkonten
In Hongkong und den VAE sind digitale Portale auf Frontoffice-Funktionen beschränkt. Nach der Hong Kong Legal Practitioners Ordinance und den Notaries Public (Practice) Rules erfordern notarielle Amtshandlungen das persönliche Erscheinen vor dem Notar, und das Register notarieller Amtshandlungen muss mindestens
Sicherung von Zahlungsinformationen in Mandantenportalen
Ein Portal, das auf der Buchungsseite Kartenzahlungen entgegennimmt, sollte sicherstellen, dass rohe Kartendaten niemals den eigenen Server des Notars berühren. Der Standardmechanismus ist die Tokenisierung, die sensible Daten am Eingabepunkt durch ein nicht sensibles Äquivalent ersetzt. Der Browser sendet die Kartendaten direkt an das Zahlungsgateway, das Gateway gibt einen Token zurück, und in der Datenbank des Portals wird nur der Token gespeichert. Die Aufnahmedatensätze und Journaleinträge des Notars enthalten niemals die primäre Kontonummer oder den Kartenprüfwert.
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung der EU müssen Verantwortliche Datenminimierung, Zweckbindung und technische Sicherheitsmaßnahmen einschließlich Verschlüsselung und Pseudonymisierung umsetzen. Ein Portal eines Notars, das als Verantwortlicher tätig ist, darf keine rohen Karteninhaberdaten in lokalen Kanzleidatenbanken speichern, noch dürfen Finanzdaten mit offiziellen notariellen Journalen kombiniert werden. In den USA bekräftigen kommerzielle und staatliche Datenschutzregelungen, einschließlich der Bestimmungen des California Consumer Privacy Act, dasselbe Prinzip: Die Tokenisierung stellt sicher, dass das Portal Zahlungen durch direkte Übertragung vom Browser zum Gateway abwickelt und die zentralen Aufnahmedatensätze des Notars von Karteninhaberdaten isoliert.
Was Tokenisierung schützt
- Primäre Kontonummern werden ersetzt, bevor sie die Datenbank des Notars erreichen
- Kartenprüfwerte werden niemals gespeichert oder protokolliert
- Wiederkehrende oder erneute Zahlungen verwenden den Token, nicht die Karte
- Bei einem Datenleck in den Aufnahmedatensätzen des Portals werden keine nutzbaren Kartendaten offengelegt
Was Tokenisierung nicht leistet
- Sie ersetzt nicht die Notwendigkeit einer verschlüsselten Übertragung während der Zahlung
- Sie entbindet den Notar nicht von der Pflicht, den Token selbst zu sichern
- Sie erlaubt nicht, den Token im notariellen Journal zu speichern
- Sie ändert nicht die Aufbewahrungsregeln für den Finanztransaktionsdatensatz
Der Zahlungsablauf sollte auch von der Dokumentenspeicherung getrennt sein. Ein Mandant, der Identitätsdokumente und Unterlagen zur Unterzeichnung über das Portal hochlädt, sollte diese Dateien in einem Dokumentenbereich speichern lassen, der vom Zahlungsbuch getrennt ist. Wenn ein Prüfer oder Mitarbeiter die Gebührenerhebung überprüfen muss, sollte er auf die Zahlungsunterlagen zugreifen können, ohne die unterzeichneten Dokumente anzutasten, und umgekehrt.
Bewährte Verfahren zum Schutz finanzieller Mandantendaten
Operative Gewohnheiten sind ebenso wichtig wie technische Kontrollen. Die häufigste Ursache für die Offenlegung von Zahlungsdaten in kleinen Notarkanzleien ist die Rechnungs-E-Mail, die oft vollständige Finanzdaten im Klartext enthält und unbegrenzt im Postfach eines Mandanten bleibt. Ein Portal, das Zahlungen bei der Buchung einzieht, macht Rechnungen per E-Mail vollständig überflüssig und stellt sicher, dass die Transaktion über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt.
- Zahlung bei der Buchung einziehen, nicht nach der AmtshandlungWenn der Mandant über das Portal bucht, erledigt er Aufnahme, vorläufige Identitätsprüfung, Terminplanung und Zahlung, bevor der Notar die Akte öffnet. Es wird keine Rechnung per E-Mail versandt.
- Mitarbeiterzugriff auf Zahlungsprotokolle nach Rollen beschränkenIn einer Kanzlei mit ein bis fünf Personen muss nicht jeder vollständige Zahlungsbücher einsehen. Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass die Person, die die Aufnahme vorbereitet, nur das sieht, was sie benötigt.
- Finanzdaten niemals per E-Mail sendenWenn ein Mandant eine Quittung anfordert, sollte das Portal sie als herunterladbares Dokument erstellen, das nur die letzten vier Ziffern der Karte, den Betrag und das Transaktionsdatum enthält.
- Das Zahlungsbuch wöchentlich mit dem Journal abgleichenEine kurze wöchentliche Prüfung bestätigt, dass jede Amtshandlung im Journal einen passenden Zahlungseintrag hat und kein Zahlungseintrag auf eine nicht erfolgte Amtshandlung verweist.
Den Zugriffskontrollen für Mitarbeiter sollte besondere Aufmerksamkeit gelten. In einer kleinen Kanzlei erledigt der Notar möglicherweise alles persönlich; sobald jedoch ein Assistent oder ein zweiter Notar hinzukommt, sollte das Portal rollenbasierte Berechtigungen durchsetzen. Ein Aufnahmeassistent, der Mandantenakten vorbereitet, benötigt keinen Zugriff auf das vollständige Zahlungsbuch, und ein Juniornotar, der Amtshandlungen erfasst, muss keine Bankdaten zum Betriebskonto der Kanzlei sehen. Automatisierung der Mandantenaufnahme mit Identitätsvorprüfung, Terminplanung und Zahlungen stellt sicher, dass diese Schritte in der richtigen Reihenfolge erfolgen und Zugriff nach Rolle statt aus Bequemlichkeit gewährt wird.
Trennung von Zahlungsunterlagen und notariellem Journal
Das E-Journal und das Zahlungsbuch müssen getrennte Systeme bleiben, die durch Referenzen verknüpft sind, statt Felder gemeinsam zu nutzen. Manipulationssichere Versiegelung gilt für den Journaleintrag zur notariellen Amtshandlung und dokumentiert, was, wann, für wen und zu welcher gesetzlichen Gebühr vorgenommen wurde. Das Zahlungsbuch erfasst die Finanztransaktion, einschließlich Token, abgerechneten Betrag und Zeitstempel. Beide sind über eine gemeinsame Referenzkennung verbunden, die einem Prüfer ermöglicht, eine Zahlung zu einer Amtshandlung zurückzuverfolgen, ohne dass eines der Systeme die Daten des anderen enthält.
Betrachten Sie den Unterschied zwischen den Inhalten der einzelnen Datensätze. Der Journaleintrag enthält, wie nach den Vorschriften von Kalifornien, Texas, Florida und New York erforderlich, Datum und Uhrzeit der Amtshandlung, die Art der Amtshandlung, Name und Unterschrift des Unterzeichners, die verwendete Identifikationsmethode sowie die erhobene Gebühr. Der Eintrag im Zahlungsbuch enthält die Transaktions-ID, den Abrechnungsbetrag, den Token, die Art der Zahlungsmethode und die Mandantenreferenz. Die erhobene Gebühr erscheint in beiden, Kartendaten jedoch weder im Journal noch in der Dokumentenspeicherung. Bewährte Verfahren für die Verwaltung von E-Journalen und manipulationssicheren Unterlagen gelten für den Datensatz der Amtshandlung, während für den Zahlungsdatensatz die üblichen Finanzkontrollen gelten.
| Feld | Notarielles Journal | Zahlungsbuch |
|---|---|---|
| Datum und Uhrzeit der Amtshandlung | Ja | Nein |
| Art der notariellen Amtshandlung | Ja | Nein |
| Name des Unterzeichners und ID-Methode | Ja | Nein |
| Erhobene gesetzliche Gebühr | Ja | Ja |
| Transaktions-ID | Nein | Ja |
| Zahlungstoken | Nein | Ja |
| Kartennummer (vollständig) | Nein | Nein |
| Letzte vier Ziffern der Karte | Nein | Ja |
| Abrechnungsbetrag | Nein | Ja |
| Gemeinsame Referenz-ID | Ja | Ja |
Die gemeinsame Referenz-ID ist die Verknüpfung, die Prüfungen ermöglicht. Wenn ein Prüfer fragt, ob die im Journal erfasste Gebühr dem tatsächlich eingezogenen Betrag entspricht, kann er mithilfe der Referenz-ID von einem Datensatz zum anderen wechseln, ohne dass der Notar Kartenabrechnungen vorlegen oder eine transaktionsbezogene Finanzhistorie offenlegen muss, die über das für die Prüfung Erforderliche hinausgeht.
Dokumentation der Zahlungskonformität für Prüfungen
Bei einer Compliance-Prüfung, ob durch einen Vollzugsbeamten des Secretary of State in den USA, einen Reporting Accountant nach den Faculty-Regeln des Vereinigten Königreichs oder einen Kammerinspektor in Frankreich, muss der Notar nachweisen, dass Gebühren ordnungsgemäß erhoben wurden, ohne unnötige Finanzhistorien von Mandanten offenzulegen. Das Portal sollte exportierbare, mit Zeitstempeln versehene Protokolle erstellen, die Transaktions-IDs, Zeitstempel, Beträge, Mandantenreferenzen und Gebührenkategorien zeigen, wobei primäre Kartennummern unterdrückt werden.
In den USA erfordern Prüfungen typischerweise den Abgleich der Gebührenspalte des fortlaufenden Journals mit Rechnungen und Bankeinzahlungen. Nach Abschnitt 87.50 des Texas Administrative Code und Abschnitt 8206 des California Government Code prüft der Prüfer, ob für jede Amtshandlung eine Gebühr erfasst wurde und ob die Gebühren den eingezahlten Beträgen entsprechen. Ein exportierbares Zahlungsbuch aus dem Portal ermöglicht den bankseitigen Abgleich, ohne dass der Notar Kartenabrechnungen ausdrucken oder vollständige Transaktionsunterlagen übergeben muss.
In Frankreich verpflichtet das Arrête du 29 janvier 2024 Notare, eine detaillierte Gebührenaufstellung auszustellen, die gesetzliche Vergütungen, Auslagen für Dritte, staatliche Eintragungssteuern und nicht regulierte Gebühren getrennt ausweist. Das Portal sollte diese Aufschlüsselung pro Amtshandlung oder pro Mandant erstellen können, wobei jede Kategorie entsprechend der regulatorischen Definition gekennzeichnet ist.
Ein Notar muss seinem Reporting Accountant Angaben zu allen Konten machen, die er im Zusammenhang mit seinem Notargeschäft während des Rechnungszeitraums, auf den sich der Bericht bezieht, bei einer Bank oder Bausparkasse geführt oder betrieben hat.
Rosalind Morag Ellis KC, Master of the Faculties des Archbishop of Canterbury
Im Vereinigten Königreich verlangt das Faculty Office jährlich einen Bericht des Reporting Accountant, der die Einhaltung der Buchführungsregeln und den Abgleich des Mandantenkontos bestätigt. Die Zahlungsunterlagen des Portals sollten diesen Bericht unterstützen, indem sie einzelne Mandantenkontoblätter bereitstellen, die jede Transaktion in der Angelegenheit dieses Mandanten ausweisen und Mandantengelder klar von Kanzleigeldern unterscheiden.
Der prüfungsbereite Export sollte nur das enthalten, was der Prüfer benötigt. Ein gut strukturiertes Portal erstellt eine CSV- oder PDF-Datei mit Transaktionsdatum, Mandantenreferenz, Gebührenkategorie, Betrag, Art der Zahlungsmethode und Abrechnungsstatus. Es lässt die vollständige Kartennummer, den Kartenprüfwert und alle Bankleitzahldaten weg, für deren Prüfung der Prüfer keine gesetzliche Grundlage hat. Zahlungssicherheit und Transaktionstransparenz für Notare hängen von dieser Disziplin ab: Der Prüfer sieht genug, um die Konformität zu überprüfen, und die finanzielle Offenlegung des Mandanten bleibt minimal.
Nächste Schritte zur Strukturierung Ihres Portals
Beginnen Sie damit, jedes Datenfeld, das Ihr Portal derzeit erfasst, dem oben beschriebenen Zwei-Datensatz-Modell zuzuordnen. Identifizieren Sie jedes Feld, das sowohl im Journal als auch im Zahlungsbuch vorkommt, und stellen Sie sicher, dass sich weder Kartendaten, Sicherheitscodes noch Bankleitzahldaten im Journal oder in der Dokumentenspeicherung befinden. Wenn Ihr aktueller Ablauf Rechnungen per E-Mail oder die erneute manuelle Eingabe von Zahlungsdaten in ein separates Buchhaltungssystem umfasst, ersetzen Sie ihn durch eine Zahlung auf der Buchungsseite, die bei der Eingabe tokenisiert wird und direkt in das Zahlungsbuch geschrieben wird.
Konfigurieren Sie anschließend den rollenbasierten Zugriff so, dass jede Person in der Kanzlei nur die Unterlagen sieht, die sie für ihre Arbeit benötigt. Führen Sie wöchentlich einen Abgleich zwischen der Gebührenspalte des Journals und der Abrechnungsspalte des Zahlungsbuchs durch. Wenn die nächste Prüfung oder Kammerinspektion ansteht, exportieren Sie das mit Zeitstempeln versehene, nicht sensible Protokoll und reichen es ein. Die Plattform übernimmt Mandantenaufnahme, Identitätsprüfung, Buchung, elektronische Unterzeichnung mit qualifizierten Signaturen, manipulationssichere Versiegelung, E-Journale und Zahlungen direkt auf das Konto des Notars.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Kartennummern in meinem notariellen Journal speichern?
Nein. Das notarielle Journal erfasst die Amtshandlung, die gesetzliche Gebühr und Identifikationsangaben. Kartennummern, Sicherheitscodes und Bankleitzahldaten gehören in ein separates Zahlungsbuch. Bundesstaaten wie Texas verbieten ausdrücklich die Erfassung finanzieller Identifikatoren in Journaleinträgen, weil diese Einträge zu öffentlichen Unterlagen werden können.
Was ist Tokenisierung und wie schützt sie die Zahlungssicherheit von Notaren?
Die Tokenisierung ersetzt sensible Kartendaten am Eingabepunkt durch ein nicht sensibles Äquivalent. Der Browser sendet Kartendaten direkt an das Zahlungsgateway, das einen Token zurückgibt. In der Datenbank des Portals wird nur der Token gespeichert, sodass die Aufnahmedatensätze und Journaleinträge des Notars niemals die primäre Kontonummer oder den Kartenprüfwert enthalten.
Wie dokumentiere ich die Einhaltung notarieller Gebühren für eine Prüfung?
Erstellen Sie exportierbare, mit Zeitstempeln versehene Protokolle mit Transaktions-IDs, Zeitstempeln, Beträgen, Mandantenreferenzen und Gebührenkategorien, bei denen primäre Kartennummern unterdrückt werden. Das Portal sollte eine CSV- oder PDF-Datei erstellen, mit der der Prüfer die Gebührenspalte des Journals mit Bankeinzahlungen abgleichen kann, ohne auf vollständige Karteninhaberdaten zuzugreifen.
Welche Unterlagen muss ein Notar für digitale Zahlungsdatensätze führen?
Das Zahlungsbuch sollte die Transaktions-ID, den Abrechnungsbetrag, den Token, die Art der Zahlungsmethode und die Mandantenreferenz erfassen. Das Journal erfasst Datum, Art der Amtshandlung, Namen des Unterzeichners, Identifikationsmethode und gesetzliche Gebühr. Beide werden über eine gemeinsame Referenzkennung verknüpft, anstatt Felder gemeinsam zu nutzen.
Wie beeinflusst der CCPA Zahlungsdaten von Notaren in den USA?
Der California Consumer Privacy Act bekräftigt den Grundsatz, dass das Portal eines Notars keine rohen Karteninhaberdaten in lokalen Kanzleidatenbanken speichern sollte. Die Tokenisierung stellt sicher, dass das Portal Zahlungen durch direkte Übertragung vom Browser zum Gateway abwickelt und die zentralen Aufnahmedatensätze des Notars von Karteninhaberdaten isoliert.
Erstellen Sie ein Portal, das Zahlungsdaten getrennt und prüfungsbereit hält
Ihr notarielles Journal erfasst die Amtshandlung und die Gebühr. Ihr Zahlungsbuch erfasst die Transaktion. Die Plattform hält beides verknüpft, aber getrennt, mit tokenisierter Kartenabwicklung und exportierbaren Protokollen, die die Anforderungen von Prüfern staatlicher Stellen, Kammern und Faculties erfüllen, ohne finanzielle Mandantendetails offenzulegen.
