Die Automatisierung der Mandantenaufnahme für Notariate bedeutet, die Dateneingabe am Entstehungsort auf den Mandanten zu verlagern. Ein Mandant füllt ein strukturiertes Formular aus, lädt Dokumente über ein Portal hoch, durchläuft eine Vorabprüfung der Identität, bucht einen Termin und zahlt eine Kartengebühr auf der Buchungsseite. Der Notar öffnet dann eine bereits vollständige Akte, prüft die vorbereiteten Informationen und fährt fort, ohne Namen, Daten oder Dokumentenreferenzen erneut eingeben zu müssen. Diese einzelne Umstellung beseitigt die sich am häufigsten wiederholende Arbeit in einer notariellen Praxis und die damit verbundenen Übertragungsfehler.
Die Funktionsweise ist unkompliziert. Digitale Formulare erfassen erforderliche Felder einmalig und ordnen sie dem Register des Notars zu. Ein Dokumenten-Upload-Portal ersetzt E-Mail-Anhänge. Eine Vorabprüfung der Identität leitet den Mandanten durch die Analyse von Ausweisdokumenten und gegebenenfalls durch wissensbasierte Authentifizierung. Terminplanung und eine auf der Buchungsseite erhobene Kartenzahlung schließen den Kreislauf. Die Rolle des Notars verlagert sich von der Dateneingabe auf Prüfung und Durchführung.
Im Folgenden wird praxisnah erläutert, wie jede Komponente funktioniert, wie sie zusammenwirken und wo die Grenzen der Rechtsordnungen liegen. Im Mittelpunkt stehen operative Abläufe, nicht der Verkauf eines Konzepts.
Warum die manuelle Aufnahme mehr Zeit kostet als die notarielle Amtshandlung selbst
Bei der manuellen Aufnahme verliert ein arbeitendes Notariat Stunden. Ein Mandant sendet ein eingescanntes Dokument per E-Mail. Der Notar lädt es herunter, prüft den Dateityp und speichert es in einem Aktenordner. Der Mandant schreibt seinen Namen und seine Anschrift in eine E-Mail. Der Notar übernimmt diese Angaben in das Register. Ein anderer Mandant sendet ein schräg aufgenommenes Foto eines Führerscheins. Der Notar bittet um eine deutlichere Kopie. Zwei Tage vergehen, bis der Ersatz eintrifft.
Jeder dieser Schritte ist eine eigene Aufgabe, die alles andere unterbricht, womit der Notar gerade beschäftigt war. Bis die Akte bearbeitungsbereit ist, hat der Notar dieselben Informationen mindestens zweimal bearbeitet: einmal beim Eingang vom Mandanten und einmal bei der erneuten Eingabe in das Register. Jede erneute Eingabe bietet die Möglichkeit, eine Ziffer in einer Passnummer zu vertauschen, einen Nachnamen falsch zu schreiben oder ein falsches Datum einzutragen.
Übertragungsfehler sind das häufigste vermeidbare Problem in einer notariellen Praxis. Ein falsch geschriebener Name in einem Register, der vom Namen auf dem Dokument abweicht, kann die Integrität der Aufzeichnung infrage stellen. Dasselbe gilt für ein falsches Datum. Wenn der Notar diese Einträge selbst tippt, liegt die Fehlerquote unmittelbar in seinem eigenen Verantwortungsbereich.
Die Alternative besteht darin, den Mandanten seine Daten einmalig an der Quelle in ein strukturiertes Formular eingeben zu lassen, das Eingaben fortlaufend validiert. Der Notar prüft, statt erneut zu tippen.
Woraus ein automatisiertes Verfahren zur Mandantenaufnahme besteht
Ein automatisiertes Aufnahmeverfahren hat drei Kernkomponenten: ein digitales Formular, ein Dokumenten-Upload-Portal und eine strukturierte Datenausgabe, die den Aufzeichnungspflichten des Notars zugeordnet wird.
Das digitale Formular erfasst die erforderlichen Felder einmalig. Welche Felder dies sind, hängt von der Rechtsordnung ab. Nach Texas Government Code § 406.014 muss ein Notar das Datum jeder Urkunde, das Datum der Beurkundung, den Namen und die Postanschrift des Unterzeichners, die Art der Identifizierung und Angaben zu Identitätszeugen festhalten. Nach California Government Code § 8206 umfassen die erforderlichen Felder Datum und Uhrzeit, die Art jeder Urkunde, die Unterschrift jeder Person, deren Unterschrift beglaubigt wird, die Art des Identitätsnachweises sowie einen Abdruck des rechten Daumens bei Grundstücksurkunden und Vollmachten. Das Formular sollte so konfiguriert sein, dass es genau das erfasst, was das einschlägige Gesetz verlangt – nicht mehr und nicht weniger.
Das Dokumenten-Upload-Portal ersetzt E-Mail-Anhänge. Ein Mandant lädt eine PDF- oder Bilddatei über eine sichere Seite hoch. Die Datei gelangt mit einem Zeitstempel in den Aktenordner des Notars. Der Notar muss keinen Posteingang durchsuchen, und die Datei liegt nicht auf einem Mailserver und wartet auf den Download.
Die strukturierte Datenausgabe verbindet das Formular mit dem Register. Wenn der Mandant das Formular absendet, sollten die Daten unmittelbar den Feldern zugeordnet werden, die der Notar erfassen muss. Bei elektronischen Registern bedeutet dies, dass die Aufnahmedaten den Registereintrag ohne erneute Eingabe ausfüllen. In Rechtsordnungen, die ein gebundenes Papierregister verlangen, können die Aufnahmedaten ein ausgedrucktes Arbeitsblatt erzeugen, das der Notar während der Amtshandlung abschreibt oder als Referenz verwendet. In jedem Fall hat der Mandant die Dateneingabe vorgenommen, und der Notar verfügt über einen strukturierten Datensatz, mit dem er arbeiten kann.
Was das Registerformat zulässt
Texas erlaubt elektronische Register für alle Amtshandlungen nach 1 TAC § 87.51, sofern die Aufzeichnungen auf einem körperlichen Medium wiedergegeben werden können. Kalifornien schreibt nach Government Code § 8206(a)(1) ein einziges gebundenes physisches Register vor. Konfigurieren Sie die Aufnahme entsprechend den Vorgaben Ihrer Rechtsordnung.
Wie die Aufnahme mit Vorabprüfungen der Identität und der Terminplanung verbunden wird
Ein automatisierter Aufnahmeablauf endet nicht mit dem Absenden des Formulars. Er führt den Mandanten durch Identitätsprüfung und Terminplanung, ohne dass der Notar jede Phase per E-Mail koordinieren muss.
Bei der Fernonlinebeurkundung in den Vereinigten Staaten ist die Identitätsprüfung ein zweistufiger Prozess. Nach Florida Statutes § 117.265 und Texas Administrative Code 1 TAC § 87.70 muss das Aufnahmeverfahren, wenn dem Notar die beteiligte Person nicht persönlich bekannt ist, eine Analyse des Ausweisdokuments und eine Identitätsprüfung umfassen. Die Dokumentenanalyse nutzt automatisierte Technologie zur Prüfung der Sicherheitsmerkmale, Datenlesbarkeit und Datenbankgültigkeit eines amtlichen Lichtbildausweises. Die Identitätsprüfung verwendet eine dynamische wissensbasierte Authentifizierung: mindestens fünf Fragen aus öffentlichen oder Kreditunterlagen mit einer Bestehensschwelle von 80 % innerhalb von zwei Minuten oder die Erfüllung der Anforderungen von NIST Identity Assurance Level 2.
Der Aufnahmeablauf sollte diese Prüfungen durchführen, bevor der Mandant die Terminplanungsseite erreicht. Scheitert die Identitätsprüfung, kann der Mandant keinen Termin buchen. Besteht er sie, sieht der Mandant verfügbare Termine und wählt einen aus. Der Notar muss keine Nachrichten austauschen, um einen Termin zu finden; der Kalender ist bereits geöffnet.
Eine umfassendere Darstellung der Methoden zur Identitätsprüfung in verschiedenen Rechtsordnungen finden Sie in unserem Leitfaden zu digitalen Methoden der Identitätsprüfung für notarielle Amtshandlungen.
Anpassung der Aufnahme an örtliche Vorschriften und Grenzen
Die automatisierte Aufnahme ist vorbereitend. Was sie leisten kann und was nicht, hängt vollständig davon ab, wo der Notar tätig ist. Die Grenzen zwischen den Rechtsordnungen sind klar, und Fehler dabei begründen Haftungsrisiken.
Vereinigte Staaten: Fernonlinebeurkundung, wo sie zugelassen ist
In den USA ist die Fernonlinebeurkundung nur dort möglich, wo der jeweilige Bundesstaat sie zulässt, und nur wenn der Notar seine eigene Zulassung bestätigt hat. Ein in einem Bundesstaat bestellter Notar kann keine Fernonlinebeurkundung für einen Unterzeichner in einem anderen Bundesstaat vornehmen, es sei denn, die Gesetze des Bestellungsstaats erlauben dies und der Notar hat die zusätzlich erforderliche Zulassung dieses Staates erhalten. Florida, Texas und New York verfügen über gesetzliche Regelungen für die Fernonlinebeurkundung. Jede Regelung enthält eigene Anforderungen an Identitätsprüfung, Registerformat und Aufbewahrung. Die Informationen des Florida Secretary of State zur Fernonlinebeurkundung und die Seite des New York Secretary of State zu Notary Public erläutern die Bestellungs- und Zulassungsanforderungen der jeweiligen Rechtsordnungen.
Aufnahmeformulare in den USA sollten so konfiguriert sein, dass sie die vom Bestellungsstaat vorgeschriebenen Felder erfassen. Texas verbietet nach Texas Administrative Code Title 1 § 87.50 die Aufzeichnung amtlicher Seriennummern, Sozialversicherungsnummern oder biometrischer Daten im Register. Florida und New York verlangen die Aufzeichnung von Datum, Uhrzeit, Art der notariellen Amtshandlung, Dokumentenart, Identitätsnachweisen des Unterzeichners und der verwendeten Kommunikationstechnologie. Das Aufnahmeformular sollte nicht nach Angaben fragen, die das Gesetz verbietet, und muss nach den Angaben fragen, die das Gesetz verlangt.
Europäische Union: Die öffentliche Urkunde bleibt im Notariat
In der EU bleibt die notarielle Amtshandlung im Notariat. Mandanten können die Aufnahme, Identifizierung und Unterzeichnung vorbereiten. Nach Leitlinien des Rats der Notariate der Europäischen Union und nationaler Stellen wie dem französischen Conseil supérieur du notariat und der deutschen Bundesnotarkammer wird die automatisierte Mandantenaufnahme ausschließlich als vorbereitende Aktenverwaltung anerkannt: Zusammenstellung von Dokumenten, Dateneingabe und erstmaliges Hochladen von Identitätsnachweisen.
Die notarielle Kernhandlung, die Errichtung der öffentlichen Urkunde, verbleibt im rechtlichen Zuständigkeitsbereich des Notars. Der Notar muss Geschäftsfähigkeit persönlich prüfen, unparteiischen Rechtsrat erteilen, den übereinstimmenden Willen bestätigen und die Ausführung unter Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen überwachen, die den eIDAS-Standards entsprechen. Der CNUE hat dies ausdrücklich klargestellt:
Wenn eine handschriftliche Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist, kann sie nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Der EU-Standard darf hinter diesem Grundsatz nicht zurückbleiben, indem er für grenzüberschreitende elektronische Rechtsgeschäfte auch fortgeschrittene elektronische Signaturen zulässt.
Rat der Notariate der Europäischen Union
Das französische Recht hat eine enge Ausnahme für das Fernerscheinen geschaffen. Frankreich erließ im November 2020 das Dekret Nr. 2020-1422, das notariellen Vollmachten, die mittels Fernerscheinen errichtet werden, einen dauerhaften Rechtsstatus verlieh, während öffentliche Urkunden sicheren, von der Notarkammer zugelassenen Systemen vorbehalten bleiben. David Ambrosiano, damals Präsident des Conseil supérieur du notariat, beschrieb die Grenze klar: Das Fernerscheinen ersetzt nichts. Es fügt eine neue Form der Vornahme einer notariellen Amtshandlung hinzu.
Vereinigtes Königreich: Vorbehaltlich der Regeln des Faculty Office
Im Vereinigten Königreich gelten die Regeln des Faculty Office. Nach den Notaries Practice Rules 2019 (Rule 24) und dem Standard des Faculty Office for Verifying Identity Using Digital Checks muss das Mandantenaufnahmeverfahren Datum der Amtshandlung, die Person, die die Amtshandlung beantragt, beteiligte Parteien und Vertretungsbefugnisse, die Art der Amtshandlung sowie die konkrete Identifizierungsmethode feststellen und dokumentieren. Aufzeichnungen müssen bei privaten Amtshandlungen mindestens 12 Jahre und bei Amtshandlungen in öffentlicher Form dauerhaft aufbewahrt werden.
Das Faculty Office hat klar dargelegt, wo digitale Werkzeuge eingesetzt werden können. In seinen Hinweisen heißt es:
Es kann möglich sein, digitale Werkzeuge zur Unterstützung bei der Prüfung der Identitätsdokumente einer aus der Ferne erscheinenden Person einzusetzen. Der Notar bleibt jedoch allein für die Identifizierung einer aus der Ferne erscheinenden Person verantwortlich.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury, Notarial Regulator for England and Wales
Die digitale Aufnahme kann die Identitätsprüfung unterstützen. Sie überträgt die Verantwortung des Notars dafür nicht.
Hongkong und die VAE: nur Frontoffice
In Hongkong beglaubigen Notary Public nach Part IV of the Legal Practitioners Ordinance (Cap. 159), der unter der Aufsicht des High Court verwaltet wird, Dokumente zur internationalen und rechtlichen Anerkennung; dies erfordert das persönliche Erscheinen vor dem Notar. Digitale Aufnahmeplattformen fungieren ausschließlich als administrative Frontoffice-Mechanismen für das Hochladen von Dokumenten, die Konfliktprüfung und die Kundensorgfaltspflicht.
In den VAE werden digitale Anträge und die Identitätsaufnahme nach Federal Decree-Law No. 20 of 2022 Regulating the Notary Profession und Cabinet Resolution No. 16 of 2024 als Frontoffice-Angelegenheiten bearbeitet. Offizielle elektronische Beurkundungen dürfen ausschließlich über die zertifizierten Plattformen der Justizbehörde unter direkter Aufsicht eines zugelassenen öffentlichen oder privaten Notars vorgenommen werden. Das Aufnahmesystem bereitet die Akte vor. Der Notar und die Justizplattform führen die Amtshandlung durch.
| Rechtsordnung | Mandant kann über die Aufnahme vorbereiten | Notar muss persönlich durchführen |
|---|---|---|
| Vereinigte Staaten (zugelassene RON-Bundesstaaten) | Aufnahmeformular, Dokumenten-Upload, Dokumentenanalyse, KBA-Identitätsprüfung, Terminplanung, Zahlung, Unterzeichnung | Notarielle Amtshandlung, Registereintrag, Anbringung des Siegels, Audio-Video-Aufzeichnung |
| Europäische Union | Aufnahmeformular, Zusammenstellung von Dokumenten, erstmaliges Hochladen von Identitätsnachweisen | Öffentliche Urkunde, Prüfung der Geschäftsfähigkeit, Rechtsrat, übereinstimmender Wille, Überwachung qualifizierter elektronischer Signaturen |
| Vereinigtes Königreich | Aufnahmeformular, Upload von Identitätsdokumenten, vorläufige Transaktionsdaten | Identitätsprüfung (nicht delegierbar), notarielle Amtshandlung, Registereintrag, Siegel |
| Hongkong | Dokumenten-Upload, Konfliktprüfung, Kundensorgfaltspflicht | Persönliches Erscheinen, Beglaubigung, unmittelbare Durchführung |
| Vereinigte Arabische Emirate | Digitaler Antrag, Identitätsaufnahme, Frontoffice-Aktenanlage | Durchführung auf zertifizierten Plattformen der Justizbehörde unter Aufsicht eines zugelassenen Notars |
Wie die Verlagerung der Dateneingabe auf den Mandanten Fehler reduziert
Der zentrale Vorteil der automatisierten Aufnahme besteht darin, dass der Mandant seine eigenen Daten am Entstehungsort eingibt. Der Notar öffnet eine bereits vollständige Akte und prüft sie, statt sie von Grund auf aufzubauen.
Betrachten Sie, was in einem manuellen Ablauf geschieht. Ein Mandant schreibt seinen Namen in eine E-Mail. Der Notar liest ihn, öffnet das Register und tippt ihn ein. Wenn der Mandant „Süß“ mit einem diakritischen Zeichen geschrieben hat und die Tastatur oder Registersoftware des Notars dies nicht unterstützt, wird aus dem Namen „Suss“ oder „Sus“. Der Fehler entstand beim erneuten Eingeben, nicht beim Mandanten. Bei einer automatisierten Aufnahme tippt der Mandant seinen Namen in ein Formular ein, das Unicode akzeptiert. Die Formulardaten fließen ohne Zwischenschritt in das Register. Was der Mandant eingegeben hat, wird im Register erfasst.
Dasselbe Prinzip gilt für Daten, Anschriften, Dokumententitel und Angaben zu Identitätsnachweisen. Ein strukturiertes Formular kann Eingaben während der Eingabe validieren: ein Datumsfeld, das den 31. Februar ablehnt, ein Adressfeld, das ein Postleitzahlenformat verlangt, ein Feld für den Dokumententitel, das Freitext akzeptiert, aber markiert, wenn es leer bleibt. Diese Prüfungen erfolgen, bevor der Notar die Akte sieht, nicht danach.
Der Prüfschritt des Notars ist der Punkt, an dem fachliches Urteilsvermögen in den Prozess einfließt. Der Notar liest die vorbereitete Aufnahme, vergleicht sie mit dem hochgeladenen Dokument, bestätigt das Ergebnis der Vorabprüfung der Identität und entscheidet, ob er fortfährt. Das ist eine andere Art von Arbeit als erneutes Tippen. Es ist die Arbeit, für die der Notar tatsächlich ausgebildet und bestellt ist.
Mehr dazu, wie elektronische Register strukturierte Aufnahmedaten verarbeiten und manipulationssichere Aufzeichnungen führen, finden Sie in unserem Leitfaden zur Verwaltung elektronischer Register und manipulationssicherer Aufzeichnungen in einer notariellen Praxis.
Schutz der während der Aufnahme erhobenen personenbezogenen Daten
Aufnahmeformulare erfassen sensible personenbezogene Daten: Namen, Anschriften, Angaben zu Identitätsnachweisen und Dokumenteninhalte. Der Schutz dieser Daten ist sowohl eine gesetzliche Pflicht als auch eine Frage der beruflichen Haftung.
Die Grundanforderungen sind Verschlüsselung gespeicherter Daten, sichere Übertragung, Zugriffskontrollen und manipulationssichere Speicherung. Verschlüsselung gespeicherter Daten bedeutet, dass die Daten auf dem Server oder Speichergerät verschlüsselt sind, auf dem sie nach Absenden des Formulars durch den Mandanten liegen. Sichere Übertragung bedeutet, dass die Verbindung zwischen dem Browser des Mandanten und dem Aufnahmeportal verschlüsselt ist, sodass die Daten während der Übertragung nicht abgefangen werden können. Zugriffskontrollen bedeuten, dass nur der Notar und befugte Mitarbeiter die übermittelten Daten einsehen können und jeder Zugriff protokolliert wird.
Manipulationssichere Speicherung bedeutet, dass der Datensatz nicht ohne eine Spur verändert werden kann. Dies ist in mehreren US-Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben. Florida Statutes § 117.245(4) und New York 19 NYCRR § 182.9(b) schreiben vor, dass elektronische Register und zugehörige Audio-Video-Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre nach dem Datum der Amtshandlung sicher aufbewahrt werden. Texas 1 TAC § 87.51 verlangt, dass elektronische Notaraufzeichnungen angemessen gesichert und auf Anfrage auf einem körperlichen Medium wiedergegeben werden können. Diese Vorschriften verlangen, dass elektronische Aufzeichnungen unter der unmittelbaren und ausschließlichen Kontrolle des Notars oder eines zugelassenen Verwahrers verbleiben und durch manipulationssichere Schutzmaßnahmen unbefugte Änderungen verhindert werden.
Der Notar sollte bestätigen, dass das gewählte Aufnahmesystem diese vier Anforderungen erfüllt, bevor er Mandantendaten darin speichert. Ein System, das Daten im Klartext speichert, unverschlüsselt überträgt, unkontrollierten Zugriff ermöglicht oder keine Manipulationssicherheit bietet, stellt unabhängig von der Benutzerfreundlichkeit seiner Formulare ein Haftungsrisiko dar.
Für Praxen, die auch bewerten müssen, wie die Technologie für Unterzeichnung und Siegel selbst die Compliance-Standards erfüllt, gilt dieselbe Sorgfalt: Prüfen Sie zunächst, was die Vorschriften verlangen, und dann, ob das System dies bereitstellt. Wie die Automatisierung notarieller Arbeitsabläufe Aufnahme, Terminplanung und sichere Dokumentenbearbeitung an einem Ort ermöglicht, zeigt unser Überblick über die Automatisierung der notariellen Praxis im gesamten Prozess.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung der Mandantenaufnahme für Notare
Verändert die automatisierte Aufnahme die rechtlichen Pflichten des Notars?
Nein. Die automatisierte Aufnahme ist ein vorbereitendes Werkzeug. Der Notar bleibt für die Identitätsprüfung, die Bestätigung der Geschäftsfähigkeit, die Anbringung des Siegels und die Führung des Registers verantwortlich. Die Aufnahme verlagert die Dateneingabe auf den Mandanten, aber die berufliche Haftung bleibt beim Notar.
Kann ein Notar die automatisierte Aufnahme in jeder Rechtsordnung nutzen?
Das Aufnahmeformular selbst ist vorbereitend und breit einsetzbar. Was sich je nach Rechtsordnung ändert, ist, wozu die Aufnahme führen kann. In den USA ist die Fernonlinebeurkundung nur verfügbar, wenn der Bundesstaat sie zulässt. In der EU bleibt die öffentliche Urkunde im Notariat. Im Vereinigten Königreich gelten die Regeln des Faculty Office. Hongkong und die VAE erlauben nur die Frontoffice-Aufnahme.
Wie reduziert die automatisierte Aufnahme Fehler bei der Dateneingabe?
Der Mandant gibt seine Daten einmalig in ein strukturiertes Formular ein, das Eingaben validiert. Die Daten werden ohne zwischengeschalteten erneuten Eingabeschritt direkt dem Register zugeordnet. Dadurch werden Übertragungsfehler wie falsch geschriebene Namen, vertauschte Ziffern und verlorene diakritische Zeichen beseitigt.
Welche Sicherheit sollte ein Notar bei einem Aufnahmesystem erwarten?
Verschlüsselung gespeicherter Daten, verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrollen mit protokolliertem Zugriff sowie manipulationssichere Speicherung. Mehrere US-Bundesstaaten schreiben manipulationssichere elektronische Register und Mindestaufbewahrungsfristen von 10 Jahren oder mehr vor.
