Die Optimierung des Kunden-Onboardings für Notare umfasst die Organisation aller Schritte von der ersten Anfrage des Kunden bis zur vollständigen, zur Prüfung bereiten Akte. Dies beinhaltet die Erfassung der Kundendaten, die Identitätsprüfung, die Terminbestätigung, die Zahlungsabwicklung und die Sicherstellung der Einhaltung der Dokumentationsvorschriften. Ein vollständig integrierter Prozess vermeidet Doppelarbeit, reduziert Fehler und liefert vollständige Kundenakten, die die Beglaubigungsprüfung erleichtern.
Kosten manueller notarieller Mandantenaufnahmeprozesse
Die manuelle Kundenaufnahme führt in kleinen Notariatskanzleien immer wieder zu Problemen: Informationen werden mehrfach eingegeben, Ausweisdokumente treffen verspätet oder gar nicht ein, und die Identitätsprüfungen variieren je nach Personal. Laut dem Gesetz zur Unterstützung älterer Menschen kommt es häufig zu Verzögerungen bei Beglaubigungen, wenn Unterzeichner unvorbereitet erscheinen oder Dokumente unvollständig sind, was oft erst während des Termins festgestellt wird.
- Kundendaten werden mehrfach manuell in Terminplanungssysteme und Journale eingegeben.
- Die Anforderung von Ausweisdokumenten erst nach der Buchung führt zu Diskrepanzen in letzter Minute oder zu abgelaufenen Ausweisen.
- Die Zahlungen werden oft erst nach der notariellen Beglaubigung eingezogen, was eine zusätzliche Nachbearbeitung erfordert.
- Die Einhaltung der Vorschriften wird uneinheitlich erfasst oder erst nach der Ernennung hinzugefügt.
Diese Probleme resultieren aus nicht zusammenhangsbezogenen Arbeitsschritten und nicht aus mangelnden notariellen Fähigkeiten.
Schlüsselelemente für ein effizientes Onboarding von Notarkunden
Ein effektiver Onboarding-Prozess integriert fünf Schlüsselkomponenten, die jeweils Ergebnisse liefern, die von der nächsten Phase genutzt werden können, anstatt isolierte Datensätze zu erzeugen.
- Ein strukturiertes Aufnahmeformular erfasst einmalig Kundeninformationen, Dokumenttyp und notarielle Handlung und generiert Daten, die direkt in die Terminplanung und Journaleinträge fließen.
- Identitäts-Vorabprüfung: Überprüft den von der Regierung ausgestellten Ausweis vor dem Termin und stellt so sicher, dass die Identitätsprüfung vor der notariellen Beglaubigung erfolgt.
- Die Terminbestätigung sichert einen Termin, der mit dem Kundendatensatz und dem beabsichtigten notariellen Akt verknüpft ist.
- Die Zahlungsabwicklung erfolgt gleichzeitig mit der Buchung , um sicherzustellen, dass die Gebühren vor der notariellen Beurkundung beglichen sind.
- Der Compliance-Checkpoint prüft, ob alle erforderlichen Felder, Bestätigungen und Dokumente vollständig sind, bevor die Datei zur Überprüfung freigegeben wird.
Der eigentliche Effizienzgewinn ergibt sich aus den Übergaben zwischen diesen Schritten und nicht aus einer einzelnen Aktion allein.
Kombination von Notaridentitätsprüfung und Dokumentenerfassung
Die Erfassung und Überprüfung der Identität parallel zur Dokumenteneinreichung bei der Terminvereinbarung ermöglicht es Notaren, die Identitätsprüfung vor dem Termin abzuschließen. Bei der Online-Beglaubigung (RON) in den USA verlangen die meisten Bundesstaaten eine mehrstufige Verifizierung, einschließlich der Prüfung von amtlichen Ausweisdokumenten und einer wissensbasierten Authentifizierung (KBA), bei der die Unterzeichner Fragen zu ihrer persönlichen und finanziellen Situation beantworten. Die National Notary Association (NNA) erläutert, dass eine typische KBA die korrekte Beantwortung der meisten Fragen innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens und nach Erreichen einer bestimmten Punktzahl erfordert.
Dieses kombinierte Verfahren erkennt Abweichungen zwischen der ID des Unterzeichners und dem Unterschriftenfeld des Dokuments oder fehlende Seiten, bevor Termine bestätigt werden. Dadurch werden Verzögerungen vermieden, die bei notariellen Beglaubigungen aufgrund unvollständiger oder widersprüchlicher Unterlagen häufig auftreten.
Terminplanung und Zahlung als integrale Onboarding-Schritte
Die Vereinbarung eines Termins und die Zahlungsabwicklung bei Einreichung der Dokumente gewährleisten Verbindlichkeit, bevor der Notar die Akte vorbereitet. Werden Terminvereinbarung und Zahlung getrennt abgewickelt, führen sie zu Nachfragen bezüglich der Gebühren und bergen das Risiko von unbezahltem Nichterscheinen oder kurzfristigen Absagen. Die Integration dieser Prozesse in das Kunden-Onboarding stellt sicher, dass jeder bestätigte Termin die Identitätsprüfung und die Zahlungsabwicklung bei der Buchung beinhaltet.
Diese Abfolge spiegelt eher eine praxisorientierte Arbeitsablaufgestaltung als strikte Vorschriften wider. In den VAE beispielsweise sind standardisierte Gebühren gemäß Kabinettsbeschluss Nr. 16 von 2024 direkt an die notarielle Beglaubigung gekoppelt. Notare prüfen daher häufig, wie Terminplanungssoftware die Einhaltung von Vorschriften integrieren und Zahlungen sicher bei der Buchung abwickeln kann, anstatt dies erst im Nachhinein zu berücksichtigen.
Vervollständigung der Kundendateien vor der Compliance-Prüfung
Eine Kundenakte ist erst dann für die Compliance-Prüfung bereit, wenn Identitätsnachweis, Dokumente, Beglaubigungen, Termindetails und Zahlungsbestätigungen vollständig und einheitlich vorliegen. In den USA umfasst dies einen Journaleintrag, der Datum, Uhrzeit, Art des Vorgangs, Dokumentenbeschreibung, Angaben zum Unterzeichner, Identitätsnachweis und Gebühr der Beglaubigung dokumentiert. Online-Beglaubigungen erfordern sichere elektronische Journale und eine audiovisuelle Aufzeichnung der Sitzung, die für einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise die in Florida vorgeschriebenen zehn Jahre, aufbewahrt wird.
Pennsylvania schreibt beispielsweise die Erfassung der Identifikationsmethode vor, verbietet aber die Speicherung vollständiger Ausweis- oder Sozialversicherungsnummern. Die korrekte Erfassung dieser Daten bei der Aufnahme verhindert spätere Korrekturen. Die langfristige Datenspeicherung orientiert sich häufig an Richtlinien für manipulationssichere und datenschutzkonforme elektronische Akten, die direkt aus den Aufnahmedaten generiert werden.
Befugnis zur Fernbeglaubigung
Die Möglichkeit, Beglaubigungen per Fernzugriff durchzuführen, hängt von der Bestellung und der bestätigten Zulassung des Notars in der jeweiligen Gerichtsbarkeit ab. Ein optimierter Onboarding-Prozess ändert nichts an diesen rechtlichen Rahmenbedingungen.
Wie sich das Onboarding je nach Gerichtsbarkeit unterscheidet
Der Umfang der Kundenregistrierung hängt vom Standort des Notars und des Kunden ab. Laut Angaben der National Notary Association erlauben seit 2024 47 US-Bundesstaaten sowie Washington, D.C. die Online-Beglaubigung, allerdings nur für Notare, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes in ihrem jeweiligen Bundesstaat zugelassen und physisch ansässig sind.
| Zuständigkeit | Typische Remote-Onboarding-Funktionen |
|---|---|
| Vereinigte Staaten | Aufnahme, Identitätsprüfung, Terminvereinbarung und Bezahlung können aus der Ferne erfolgen; notarielle Beurkundungen hängen von der Genehmigung und dem Ort ab. |
| europäische Union | Die Aufnahme der Dokumente, die Identitätsprüfung und die Vorbereitung der Unterzeichnung erfolgen per Fernzugriff, die notariellen Beurkundungen selbst finden jedoch in der Regel im Büro statt, insbesondere bei wichtigen Urkunden, gemäß den eIDAS-Vorschriften. |
| Vereinigtes Königreich | Das Onboarding erfolgt per Fernzugriff, die notarielle Beglaubigung per Fernzugriff unterliegt jedoch den jeweiligen Fakultätsregeln. |
| Hongkong | Das Onboarding findet im Empfangsbereich statt; die notarielle Beglaubigung erfolgt persönlich. |
| Vereinigte Arabische Emirate | Gestattet die IT-gestützte Identitätsprüfung gemäß Kabinettsbeschluss Nr. 16 von 2024 über autorisierte Plattformen; die tägliche notarielle Beglaubigung erfolgt weiterhin im Kundenservice. |
Die im April 2024 verabschiedete EU-Richtlinie eIDAS 2.0 zielt darauf ab, bis 2026 eine europäische digitale Identitäts-Wallet einzuführen und damit potenziell die digitale Standardisierung voranzutreiben. Bis dahin variieren die Regelungen in den einzelnen Ländern: Einige erlauben digitale notarielle Dienstleistungen für Unternehmensangelegenheiten, während andere persönliche Beurkundungen vorschreiben.
Praktische Vorteile eines korrekt strukturierten Onboarding-Prozesses für Notare
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass jeder Schritt Daten liefert, die direkt in den nächsten einfließen und so doppelte Dateneingaben vermeiden. Einmal erfasste Kundendaten werden automatisch in Terminplanung, Zahlungsabwicklung und Journalaufzeichnungen übernommen. Frühe Identitäts- und Dokumentenprüfungen decken Probleme vor den Terminen auf und beseitigen häufige Ursachen für Ablehnungen oder Verzögerungen.
Änderungen, die sich aus dem optimierten Onboarding ergeben
- Die Kundendaten werden einmalig erfasst und während der gesamten Aufnahme, Terminplanung und Protokollierung wiederverwendet.
- Unstimmigkeiten bei Identität und Dokumenten treten vor den Terminen zutage.
- Die Zahlung wird bei der Buchung bestätigt, sodass keine Nachrechnungen erfolgen.
- Die Compliance-Daten werden bereits bei der Aufnahme erfasst, wodurch eine spätere Rekonstruktion vermieden wird.
Definition einer vollständigen Kundenakte in der Überprüfungsphase
Eine vollständige Akte ermöglicht es dem Notar, die Einsatzbereitschaft in einem Durchgang zu überprüfen, indem er Identitätsnachweis, Dokumente, Termindetails, Zahlungsbelege und die Einhaltung der Vorschriften kontrolliert. Im Gegensatz dazu erhöhen Akten mit einzelnen Scans, unbestätigten Terminen oder ausstehenden Zahlungen das Risiko von Verzögerungen oder Beanstandungen durch unvollständige Aufzeichnungen.
Kanzleien, die diese Onboarding-Methode anwenden, können kundenorientierte Abläufe gestalten, die zu finalisierten Dateien für die Überprüfung führen, die mit den individuellen Compliance-Richtlinien übereinstimmen und ohne die Vorgabe bestimmter Software oder Anbieter zu ermöglichen.
