Wie die automatisierte Terminplanung und -buchung für Notare den Verwaltungsaufwand verringert

Die automatisierte Terminplanung und -buchung für Notare ersetzt E-Mail-Ketten, manuelle Kalenderabgleiche und wiederholte Dateneingaben durch einen einzigen Ablauf, den Mandanten selbstständig durchlaufen. Notare, die Stunden mit der Aufnahme von Mandantendaten, dem erneuten Erfassen von Angaben und dem Anfordern von Unterlagen verbringen, können diese Aufgaben einem automatisierten Buchungsportal überlassen. Dabei behalten sie die volle Kontrolle über die Einhaltung der Vorschriften, die Integrität ihrer Aufzeichnungen und die für sie geltenden rechtlichen Bestimmungen. Das Ergebnis: weniger versäumte Termine, zuverlässigere Aufzeichnungen und mehr Zeit für die notarielle Amtshandlung selbst.

Wo manuelle Terminplanung Notaren Zeit raubt

Jeder per E-Mail oder Telefon vereinbarte Termin verursacht Verwaltungsaufwand, der sich im Laufe einer Woche summiert. Der Notar öffnet eine Nachricht, gleicht den Kalender mit privaten und beruflichen Verpflichtungen ab, schlägt zwei oder drei Termine vor, wartet auf eine Antwort, bestätigt den Termin und überträgt anschließend die Angaben des Mandanten in ein Register oder Fallverwaltungssystem. Wenn der Mandant den Termin verschiebt, beginnt alles von vorn. Nutzen zwei Mitarbeitende denselben Kalender, besteht bei jedem Schritt die Gefahr einer Doppelbuchung.

Die größten Zeitfresser wirken für sich genommen oft unbedeutend. Ein Mandant fragt per E-Mail, ob Dienstag um 14 Uhr passt. Der Notar prüft den Kalender, sagt zu und fragt nach der Art des Dokuments und dem Namen des Unterzeichners. Der Mandant antwortet nur teilweise. Der Notar fragt nach. Daraufhin schickt der Mandant eine gescannte PDF-Datei mit der falschen Auflösung. Bis der Termin beginnt, hat der Notar mehr Zeit mit der Koordination als mit der Beglaubigung verbracht. Bei fünfzehn oder zwanzig Terminen pro Woche wird der Verwaltungsaufwand so zum größten Kostenfaktor der Kanzlei.

Fehler bei der Dateneingabe verschärfen das Problem. Ein falsch geschriebener Name des Unterzeichners, ein falsches Geburtsdatum oder eine Dokumentenbeschreibung, die nicht zu dem vom Mandanten mitgebrachten Dokument passt, kann den Registereintrag ungültig machen oder einen Neubeginn erforderlich machen. Die automatisierte Aufnahme von Mandantendaten macht die erneute Eingabe überflüssig: Der Mandant gibt seine Angaben bei der Buchung einmal selbst ein, und die Daten fließen ohne manuelle Übertragung in den Termineintrag.

Was ein automatisiertes Buchungssystem für Notare leisten muss

Ein wirksames Buchungssystem für eine Notarkanzlei muss die Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigen, Termine automatisch bestätigen und sich in die bestehende Fallverwaltung einfügen, ohne einen separaten Datenbestand für Mandanten anzulegen. Die wichtigsten Funktionen ergeben sich aus den besonderen Anforderungen notarieller Arbeit.

• Verfügbarkeit in Echtzeit auf Grundlage des tatsächlichen Kalenders des Notars, einschließlich Gerichtsterminen, Bürozeiten und Fahrtzeiten für auswärtige Termine.
• Automatische Bestätigungen und Erinnerungen an den Mandanten bei der Buchung sowie 24 Stunden und eine Stunde vor dem Termin.
• Individuell einstellbare Terminarten mit unterschiedlicher Dauer und unterschiedlichen Pufferzeiten für die Beglaubigung einer einzelnen Unterschrift beziehungsweise ein Darlehenspaket mit mehreren Unterzeichnern.
• Eingabefelder, die Namen der Unterzeichner, Dokumentenkategorien, Art des Ausweisdokuments und besondere Anforderungen erfassen, bevor der Mandant zum Notar kommt.
• Eine Funktion zum Hochladen von Dokumenten, damit der Mandant das zu beglaubigende Schriftstück bereits bei der Buchung beifügt, statt unangekündigt damit zu erscheinen.

Das System muss die Haftungsgrenzen des Notars beachten. Es darf weder ein rechtliches Ergebnis versprechen noch eine feste Gebühr garantieren oder den Eindruck erwecken, der Termin selbst stelle bereits die notarielle Amtshandlung dar. Die Buchung ist ein Verwaltungsvorgang. Die notarielle Amtshandlung findet statt, wenn der Notar die Identität prüft, den freien Willen bestätigt, das Siegel anbringt und den Vorgang im Register erfasst. Ein individuell angepasstes Buchungsportal hält diese beiden Vorgänge getrennt und verknüpft sie zugleich nachvollziehbar für Prüfzwecke.

Portale zur selbstständigen Terminbuchung durch Mandanten

Über ein Portal im Erscheinungsbild der Kanzlei können Mandanten selbst erledigen, was der Notar sonst manuell übernehmen müsste: einen Termin auswählen, ihre Angaben eingeben, Dokumente hochladen und erste Schritte zur Identitätsprüfung abschließen. Der Notar prüft die eingegangenen Informationen, statt sie einzeln anfordern zu müssen. So lässt sich der wiederholte Kommunikationsaufwand einer Kanzlei am stärksten verringern.

Das Portal sollte nur die Terminarten anzeigen, die der Notar anbietet, und klar beschreiben, was jeweils benötigt wird. Ein Mandant, der die Beglaubigung einer Unterschrift auf einer einzelnen Seite bucht, sieht einen 15-minütigen Termin und ein Feld zum Hochladen des Dokuments. Wer einen Termin für die Unterlagen einer Immobilienrefinanzierung bucht, sieht einen 45-minütigen Termin, Felder für die Namen aller Unterzeichner und den Hinweis, einen amtlichen Lichtbildausweis mitzubringen. Der Mandant füllt das Formular einmal aus. Der Notar sieht die vollständigen Angaben vor dem Termin auf einen Blick in der Übersicht.

Bei notariellen Online-Amtshandlungen aus der Ferne sind die Vorprüfungen der Identität besonders wertvoll. Der Mandant lädt ein Foto seines Ausweisdokuments hoch und durchläuft vor der Sitzung eine kurze Prüfung des Dokuments. Der Notar erhält das Ergebnis und kann Probleme wie einen abgelaufenen Führerschein oder abweichende Namen vor Beginn der Sitzung kennzeichnen. Die Verfahren zur digitalen Identitätsprüfung unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Deshalb muss der Notar im Portal festlegen können, welche Prüfungen für welche Terminart und welchen Ort erforderlich sind.

Kalenderabgleich und Vermeidung von Terminkonflikten

Ein beidseitiger Kalenderabgleich verhindert Doppelbuchungen, wenn ein Notar oder ein kleines Team mehrere Geräte und Kalender nutzt oder sowohl Büro- als auch auswärtige Termine wahrnimmt. Das Buchungssystem liest die bestehenden Kalender aller Notare aus und trägt Termine darin ein. So wird ein auf dem Telefon eingetragener Gerichtstermin innerhalb von Sekunden im Buchungsportal als nicht verfügbar angezeigt. Eine neue Buchung über das Portal blockiert den entsprechenden Zeitraum in allen verbundenen Kalendern.

Pufferzeiten sind die zweite Maßnahme gegen Terminkonflikte. Ein Notar kann Registereinträge, die Prüfung von Dokumenten und die Identitätsfeststellung nicht unmittelbar zwischen zwei Terminen erledigen. Zur sorgfältigen Berufsausübung gehören daher feste Zeitabstände zwischen Buchungen. Für Amtshandlungen mit einer einzelnen Unterschrift sind davor und danach in der Regel jeweils 10 bis 15 Minuten nötig, um Dokumente und Ausweise zu prüfen und anschließend den Registereintrag vorzunehmen. Bei komplexen Terminen mit mehreren Unterzeichnern, Eigentumsübertragungen oder ausländischen Urkunden sind 30 bis 45 Minuten erforderlich, damit eine Verzögerung nicht den gesamten restlichen Tagesplan durcheinanderbringt. Das Buchungssystem sollte diese Pufferzeiten standardmäßig automatisch berücksichtigen, statt darauf zu vertrauen, dass der Notar sie jedes Mal selbst einstellt.

Für eine Kanzlei mit zwei bis fünf Notaren muss das System auch gemeinsam genutzte Ressourcen verwalten. Gibt es nur einen Besprechungsraum, muss das Buchungssystem ihn als buchbare Ressource behandeln, damit ihn nicht zwei Notare gleichzeitig reservieren. Bearbeitet ein weniger erfahrener Notar nur bestimmte Arten von Amtshandlungen, sollte das Portal entsprechende Termine dieser Person zuweisen und sie nur dann im Kalender eines erfahrenen Notars eintragen, wenn sie ihm ausdrücklich zugewiesen werden.

Terminverschiebungen, Absagen und Nichterscheinen verwalten

Bei Terminverschiebungen werden die Schwächen der manuellen Planung besonders deutlich. Ein Mandant schreibt am Montag, dass er seinen Termin am Mittwoch auf Freitag verschieben möchte. Der Notar prüft den Kalender, stellt eine Überschneidung fest, schlägt Donnerstag vor, wartet auf die Bestätigung und aktualisiert anschließend manuell den vorläufigen Registereintrag, den Kalender und die Erinnerungen. Ein automatisiertes System erledigt das in Sekunden. Der Mandant wählt anhand der aktuellen Verfügbarkeit einen neuen Termin aus, der bisherige Termin wird sofort für andere Buchungen frei und die Erinnerungen werden neu terminiert.

Die Bedingungen für Terminabsagen muss der Notar selbst festlegen können; sie dürfen nicht vom System vorgegeben werden. Eine Kanzlei kann kostenfreie Absagen bis 24 Stunden vor dem Termin zulassen, bei späteren Absagen eine Gebühr erheben oder versäumte Termine vollständig in Rechnung stellen. Das Buchungsportal sollte die vom Notar festgelegten Bedingungen anwenden, sie dem Mandanten bei der Buchung anzeigen und den Termin nach einer Absage automatisch wieder für andere Mandanten freigeben.

Wenn Mandanten nicht erscheinen, entstehen nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern auch Einnahmeausfälle. Ein ungenutzter Termin lässt sich nur noch vergeben, wenn das System das Nichterscheinen erkennt, den Termin als verfügbar markiert und Mandanten auf einer Warteliste benachrichtigt. Eine automatische Warteliste, über die sich Mandanten über früher frei werdende Termine informieren lassen können, ist für Kanzleien mit hoher Nachfrage und begrenzten täglichen Kapazitäten besonders nützlich.

Einhaltung der für Termine geltenden rechtlichen Vorschriften

Automatisierung setzt die geltenden Gesetze nicht außer Kraft. Ein Buchungssystem kann eine Videositzung aus der Ferne ansetzen, Ausweisdokumente erfassen und Erinnerungen über Staats- und Landesgrenzen hinweg versenden. Ob der Notar die Amtshandlung rechtmäßig vornehmen darf, hängt jedoch ausschließlich von der Rechtsordnung ab, in der er bestellt wurde, und in vielen Fällen davon, wo er sich zum Zeitpunkt der Vornahme tatsächlich befindet.

Vereinigte Staaten: Zulassung notarieller Online-Amtshandlungen nach Bundesstaatsrecht

In den Vereinigten Staaten sind notarielle Online-Amtshandlungen aus der Ferne nur zulässig, wenn das jeweilige Bundesstaatsrecht sie erlaubt und der Notar seine eigene Berechtigung geprüft hat. Kein Bundesgesetz hat die Zuständigkeit der Bundesstaaten für die Bestellung von Notaren abgelöst. Nach Regelungen wie dem Texas Government Code § 406.101 et seq., den Florida Statutes § 117.201 et seq. und dem New York Executive Law § 137-a muss sich der bestellte Notar bei der Vornahme der Amtshandlung innerhalb der Grenzen des Bundesstaats befinden, in dem er bestellt wurde. Nach dem Recht von Texas und Florida kann sich ein aus der Ferne teilnehmender Unterzeichner überall auf der Welt befinden, solange der Notar im jeweiligen Bundesstaat ist. Der Florida Secretary of State und das Florida Remote Online Notary portal veröffentlichen die Zulassungs- und Registrierungsanforderungen des Bundesstaats für notarielle Online-Amtshandlungen aus der Ferne.

Eine elektronische Beglaubigung ist nicht dasselbe wie eine notarielle Online-Amtshandlung aus der Ferne. In Texas kann ein herkömmlich bestellter Notar eine elektronische Beglaubigung vornehmen. Obwohl die Unterzeichnung des Dokuments und die Beglaubigung elektronisch erfolgen, müssen sowohl der beglaubigende Notar als auch die unterzeichnende Person zum Zeitpunkt der Beglaubigung persönlich anwesend sein.

Office of the Texas Secretary of State

In Kalifornien wurde der Online Notarization Act 2023 mit dem Senate Bill 696 verabschiedet. Seine Bestimmungen zur Durchführung notarieller Online-Amtshandlungen aus der Ferne gelten für kalifornische Notare jedoch erst, wenn der California Secretary of State das entsprechende Technologieprojekt zertifiziert, spätestens aber ab dem 1. Januar 2030. Ein Buchungssystem, das vorher eine solche Amtshandlung für einen kalifornischen Notar ansetzt, plant eine Handlung, die dieser rechtlich noch nicht vornehmen darf. Das System muss dem Notar ermöglichen, Terminarten entsprechend der Rechtsordnung seiner Bestellung und seiner aktuellen Berechtigung einzuschränken.

Europäische Union: Die Amtshandlung bleibt am Amtssitz

In den 22 EU-Mitgliedstaaten mit lateinischem Notariat, die im Rat der Notariate der Europäischen Union vertreten sind, bleibt die öffentliche notarielle Urkunde an den örtlichen Amtssitz des Notars gebunden. Selbst wenn Rechtsvorschriften wie die EU-Digitalisierungsrichtlinie 2019/1151, die durch nationale Gesetze wie das deutsche DiRUG umgesetzt wurde, Online-Verfahren für bestimmte Angelegenheiten wie Unternehmensgründungen erlauben, erfolgt die Amtshandlung rechtlich am Amtssitz des Notars unter Nutzung der dafür vorgesehenen staatlichen Infrastruktur. Buchungssysteme für Mandanten übernehmen Aufgaben der Mandantenbetreuung: die Erfassung von Angaben, die Übermittlung von Dokumenten, die Vorprüfung der Identität und die Terminplanung. Sie ersetzen nicht die förmliche Ausübung notarieller Befugnisse. In Deutschland verdeutlicht das offizielle Online-Notarportal diese Grenze: Mandanten können die Erfassung ihrer Angaben, die Identitätsprüfung und die Unterzeichnung digital vorbereiten, die notarielle Amtshandlung selbst erfolgt jedoch am Amtssitz des Notars.

Vereinigtes Königreich: Berufsvorschriften regeln Dienstleistungen aus der Ferne

Für Notare im Vereinigten Königreich gelten Berufsvorschriften zu Dienstleistungen aus der Ferne. Unter der Aufsicht des Master of the Faculties und des Faculty Office of the Archbishop of Canterbury richtet sich die Teilnahme aus der Ferne nach den Notaries Practice Rules und besonderen Kapiteln des Code of Practice über elektronische Dokumente und die Teilnahme aus der Ferne.

Nach Auffassung des Faculty Office wird eine notarielle Urkunde nach englischem Recht an dem Ort ausgestellt, an dem sich der Notar tatsächlich befindet, nicht am Aufenthaltsort eines Mandanten. Das gilt auch dann, wenn der Mandant an der notariellen Amtshandlung beteiligt ist und die Urkunde unterzeichnet. Die Bestellung eines Notars ist auf das Gebiet von England und Wales beschränkt und berechtigt ihn nicht dazu, notarielle Urkunden auszustellen, während er sich außerhalb von England und Wales aufhält.

The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury

Bei bestimmten Urkunden, etwa solchen, die unter Section 1(3) des Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989 fallen, und nach den vom HM Land Registry durchgesetzten Vorschriften für Grundstücksübertragungen ist weiterhin die persönliche Anwesenheit eines Zeugen erforderlich. Eine Zeugenschaft per Video kann die persönliche Anwesenheit in diesen Fällen nicht ersetzen. Das Buchungssystem muss zwischen Terminen unterscheiden, die aus der Ferne stattfinden dürfen, und solchen, bei denen dies nicht zulässig ist. Der Notar muss diese Unterscheidung nach Dokumentenart und Rechtsordnung des Empfängerlands einstellen können.

Hongkong und die VAE: nur vorbereitende Verwaltungsaufgaben

In Hongkong werden Notare nach der Legal Practitioners Ordinance bestellt und unterliegen der Aufsicht der Hong Kong Judiciary und der Hong Kong Society of Notaries. Die Beglaubigung von Urkunden und Bestätigungen zur Verwendung im Ausland erfordert die etablierten Verfahren zur Bezeugung nach dem Common Law. Digitale Buchungen und elektronische Portale sind auf die Erfassung von Mandantendaten und die Terminplanung beschränkt. In den VAE regeln das Federal Decree-Law No. 20 of 2022 und die Cabinet Resolution No. 16 of 2024 die Tätigkeit staatlicher und privater Notare. Sie erlauben elektronische Vorgänge über Justizportale, die vom Ministry of Justice und den Dubai Courts verwaltet werden. Die Erfassung von Angaben, die Dokumentenprüfung und die Terminplanung können über vorbereitende Verwaltungsabläufe erfolgen. Eine Amtshandlung aus der Ferne erfordert jedoch eine amtliche Authentifizierung der Identitätsnachweise und eine beaufsichtigte Teilnahme über zugelassene Justizplattformen. Das E-Notarportal des Justizministeriums der VAE verwaltet diese offiziellen Verfahren.

Aufbewahrungsvorschriften für Buchungsdaten

Wenn ein Buchungssystem Angaben zur Identität von Mandanten, Dokumentenkategorien, Terminzeitpunkte und Kommunikationsnachweise erfasst, sind diese Daten häufig Teil der offiziellen notariellen Aufzeichnungen oder dienen als deren Beleg. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Notare können lediglich entscheiden, die Unterlagen länger aufzubewahren.

Eine Buchungsplattform, die Sitzungsdaten speichert, muss diese Mindestaufbewahrungsfristen einhalten. Ist der Notar in mehreren Rechtsordnungen tätig, muss das System für alle Aufzeichnungen die längste anwendbare Frist vorsehen, nicht die kürzeste. Einen Buchungseintrag nach drei Jahren zu löschen, weil die für den Notar vorrangig geltende Rechtsordnung dies erlaubt, könnte gegen die Aufbewahrungsvorschriften der Rechtsordnung verstoßen, in der die Amtshandlung für denselben Mandanten vorgenommen wurde. Am sichersten ist es, die längste anwendbare Mindestfrist einzustellen und diese Entscheidung in den Unterlagen der Kanzlei zur Einhaltung der Vorschriften festzuhalten.

Die Buchung mit der Identitätsprüfung und elektronischen Registern verknüpfen

Die Buchung sollte das erste Glied einer Kette sein, die von der Erfassung der Mandantendaten über die Identitätsprüfung bis zum Eintrag im elektronischen Register reicht. So ist jeder Schritt der notariellen Amtshandlung mit einem Zeitstempel versehen und nachvollziehbar mit dem vorherigen Schritt verbunden. Diese Kette prüfen Aufsichtsstellen oder Behörden im Empfängerland, wenn sie die Zuverlässigkeit notarieller Aufzeichnungen beurteilen.

1. Die Buchung legt einen vorläufigen Eintrag anBei der Buchung erstellt das System einen vorläufigen Eintrag mit Terminzeit, Angaben zum Unterzeichner, Dokumentenart und hochgeladenen Unterlagen. Dieser Eintrag ist die Vorstufe eines noch nicht abgeschlossenen Registereintrags.
2. Die Identitätsprüfung beginnt vor der SitzungDer Mandant durchläuft im Portal die Prüfung seines Ausweisdokuments und eine wissensbasierte Identitätsprüfung. Der Notar sieht die Ergebnisse beim Buchungseintrag und kann sie vor Sitzungsbeginn bestätigen, kennzeichnen oder ablehnen.
3. Bei der Sitzung entsteht der RegistereintragWenn Notar und Unterzeichner zusammenkommen, bringt der Notar das Siegel an und dokumentiert die Amtshandlung. Das System übernimmt die Buchungsdaten automatisch in den Registereintrag. So entfällt die manuelle Übertragung, und die endgültige Aufzeichnung bleibt mit dem Zeitpunkt der ursprünglichen Buchung verknüpft.
4. Aufbewahrung und Prüfprotokolle folgen der gesamten KetteFür den abgeschlossenen Registereintrag, die Ergebnisse der Identitätsprüfung, die Dokumentenkopien und die Sitzungsaufzeichnung (sofern erforderlich) gelten die Aufbewahrungsfrist und das Prüfprotokoll der ursprünglichen Buchung.

Die automatisierte Terminplanung und -buchung verringert den Verwaltungsaufwand, weil die manuelle Abstimmung, Dateneingabe und wiederholte Versendung von Erinnerungen entfallen, die Notaren viel Arbeitszeit kosten. Sie ändert weder die rechtlichen Anforderungen an die notarielle Amtshandlung noch die rechtlichen Grenzen für Amtshandlungen aus der Ferne oder die persönliche Haftung des Notars für die Identitätsprüfung und die Feststellung des freien Willens. Ein fertiges Beispiel für eine Seite, auf der Notare ihre aktuelle Verfügbarkeit veröffentlichen und Buchungen entgegennehmen können, ist das Buchungsportal für selbstständige Notarterminbuchungen. Es vereint die Erfassung von Mandantendaten, den Kalenderabgleich und automatische Erinnerungen in einem Ablauf.