إعداد التوثيق الإلكتروني عن بُعد: دليل واضح للموثقين والشركات

يتطلب إنشاء ممارسة توثيق إلكتروني عن بُعد متوافقة مع القوانين التأكد من أن ولايتك تُجيز هذا النوع من التوثيق، واختيار منصة تتوافق مع قواعد التحقق من الهوية وحفظ السجلات في ولايتك، وإنشاء آلية عمل آمنة من لحظة استلام المعاملة وحتى إدخالها في السجل، واختبار كل شيء قبل أول مُوقِّع مباشر. قد يؤدي إغفال أي من هذه الخطوات إلى رفض طلبات التوثيق، أو مطالبات الكفالة، أو تعليق الترخيص. يقدم هذا الدليل خطة عمل مُفصَّلة خطوة بخطوة، بدءًا من الحصول على الترخيص وحتى أول جلسة توثيق مباشرة.

ما هو التوثيق الإلكتروني عن بُعد ولماذا أصبح رقم تعريف السجل الوطني (RIN) قديمًا؟

التوثيق الإلكتروني عن بُعد (RON) هو إجراء توثيقي يتم عبر جلسة صوتية ومرئية تفاعلية مباشرة، حيث يتحقق الموثق من هوية المُوقِّع، ويُطبِّق توقيعًا إلكترونيًا وختمًا مدعومًا بشهادة رقمية، ويُنشئ سجلًا غير قابل للتلاعب للمعاملة. على عكس التوثيق الإلكتروني الحضوري (IPEN)، الذي يتطلب وجود المُوقِّع والموثق في نفس المكان، لا يتطلب التوثيق الإلكتروني عن بُعد أي مساحة مشتركة.

يختلف التوثيق بالحبر عن بُعد (RIN). ففي هذا النظام، يتواصل الموثق والموقّع عبر الفيديو، لكن الموقّع يقوم بطباعة المستند وتوقيعه بالحبر، ثم يرسله بالبريد أو يسلمه شخصيًا. وقد سُمح باستخدام التوثيق بالحبر عن بُعد كإجراء مؤقت خلال فترة الجائحة في الولايات التي تفتقر إلى قوانين دائمة للتوثيق عن بُعد.

تأكد من أن ولايتك تسمح بالتسجيل عن بعد قبل المتابعة.

راجع قانون العمل عن بُعد (RON) وملحق اللجنة في ولايتك قبل اختيار منصة. تختلف متطلبات العمل عن بُعد، وقوائم التقنيات المعتمدة، وحدود الرسوم، لذا قد لا تكون إجراءات العمل المصممة لولاية ما قابلة للتطبيق في ولاية أخرى.

بحسبالرابطة الوطنية لأمناء الولايات ، لم تُسنّ ولايات ألاباما وجورجيا وميسيسيبي وكارولاينا الجنوبية قوانين دائمة للتوثيق عن بُعد. أما كاليفورنيا، فقد أقرت تشريعًا للتوثيق عن بُعد (مشروع قانون مجلس الشيوخ رقم 696) في عام 2023، ولكن من المقرر أن يبدأ تطبيقه الكامل في 1 يناير 2030. لذا، ينبغي على الموثقين هناك الالتزام بالجدول الزمني الذي يحدده وزير الخارجية بدلاً من افتراض التوافر الكامل.

نظراً لاختلاف القوانين بين الولايات، لا تعتمد على متطلبات ولاية واحدة كنموذج. ابدأ بدليل NASS، ثم راجع قانون ولايتك ولوائحها الإدارية، مثل قوانين فلوريدا أو أحكام RON في فرجينيا. قبل الاستثمار في أي منصة، تأكد من النقاط الخمس التالية:

• الحاجة إلى تسجيل رقم تعريف تسلسلي منفصل أو ملحق يتجاوز العمولة القياسية.
• متطلبات الولاية للتدريب أو الامتحان الخاص بـ RON.
• سواء كانت ولايتك تحتفظ بقائمة بمزودي التكنولوجيا المعتمدين أو تسمح بالمنصات التي تستوفي المعايير القانونية.
• مبالغ الكفالة والتأمين ضد الأخطاء والسهو، وما إذا كانت كفالتك الحالية تغطي أعمال RON.
• تحديد سقف للرسوم وقواعد بشأن الرسوم الإضافية المتعلقة بالتكنولوجيا أو الخدمات الإضافية.

تستند هذه الأرقام إلى قوانين الولايات أو توجيهات الوكالات، بما في ذلك قواعد تكساس لحفظ سجلات التوثيق الإلكتروني وبرنامج التوثيق عن بُعد والتوثيق الإلكتروني في أريزونا . يُرجى التحقق من قوانين ولايتك قبل تحديد رسومك أو جداول الاحتفاظ بالوثائق.

اختر منصة تلبي متطلبات التشغيل عن بعد في ولايتك

لا تقتصر وظيفة المنصة المتوافقة على تمكين التوقيع الإلكتروني فحسب، بل يجب أن تُنشئ المستندات والسجلات المحددة التي تتطلبها ولايتك، لتكون جاهزة للتدقيق أو الطعن القانوني. قيّم الموردين باستخدام قائمة مرجعية ثابتة، وليس عروض المبيعات.

اطلب من البائعين تحديد كل ميزة بدقة وفقًا للقانون الذي تتوافق معه. راجع المنصات المدرجة من قِبل الرابطة الوطنية للموثقين . إذا كنت تتعامل مع مستندات الرهن العقاري، فتحقق من حصولك على شهادة MISMO RON سارية المفعول. تأكد من حالة الشهادة مع البائعين، حيث يتم تحديث قائمة MISMO باستمرار. إذا كانت ولايتك تحتفظ بقائمة مزودي خدمات معتمدين، مثل ميشيغان أو ويسكونسن، فإن خياراتك ستكون محدودة بتلك القائمة.

التحقق من الهوية وتحسين تجربة المستخدم

تتطلب معظم قوانين التحقق عن بُعد إجراءات متعددة للتحقق من الهوية: تحليل بيانات الهوية الحكومية، والتحقق من السجل الجنائي، بالإضافة إلى جلسة مرئية ومسموعة مباشرة للمقارنة البصرية. تشترط ولاية فلوريدا تقديم الهوية الحكومية عن بُعد مع تحليل بياناتها والتحقق من السجل الجنائي؛ وتستخدم ولايات تكساس وفرجينيا وواشنطن وأريزونا معايير مماثلة. كما تسمح ولايتا فرجينيا وواشنطن بالاستعانة بالمعرفة الشخصية أو شهود موثوق بهم كبدائل.

تُنشئ خدمة التحقق من الهوية عبر قاعدة المعرفة (KBA) أسئلة التحقق من الهوية من مصادر بيانات عامة وخاصة. يجب على المُوقِّعين الإجابة بشكل صحيح خلال عدد مُحدد من المحاولات. تختلف معايير النجاح باختلاف الولاية؛ لذا يُرجى الرجوع إلى وثائق الامتثال الخاصة بمنصتك. في حال فشل تحليل بيانات الاعتماد أو التحقق عبر قاعدة المعرفة، تسمح القوانين عادةً بالرجوع إلى المعرفة الشخصية أو الشهود الموثوق بهم حيثما يسمح القانون بذلك.

قلل من حالات الفشل عن طريق إعداد العملاء قبل الجلسات باستخدام قائمة مرجعية:

• يجب أن تكون بطاقة الهوية الشخصية الصادرة عن جهة حكومية سارية المفعول وغير تالفة.
• انضم من غرفة هادئة ومضاءة جيداً مع اتصال إنترنت مستقر.
• استخدم جهازًا مزودًا بكاميرا وميكروفون يعملان بشكل صحيح؛ وتجنب استخدام شبكات الواي فاي العامة.
• احتفظ بهاتف أو جهاز احتياطي جاهز في حال لزم إعادة إرسال رابط قاعدة المعرفة.
• تعرف على الوثيقة التي سيتم توقيعها، وتأكد من وجود أي شهود مشاركين جاهزين في الجلسة في الوقت المحدد.

يمكنك أتمتة التذكيرات باستخدام نظام تأكيد المواعيد. تعرف على كيفية مساهمة نظام البريد الإلكتروني المخصص وسير عمل صندوق الصادر في الحفاظ على اتساق قوائم المهام.

قم بتهيئة الأجهزة ومساحة العمل والشبكة لجلسات موثوقة

قد تؤدي الجلسات المتقطعة أو صور الهوية ذات الجودة الرديئة إلى إبطال التوثيق. تعامل مع تقنياتك كبنية تحتية للامتثال. استخدم كاميرا ويب عالية الدقة (1080p على الأقل)، وسماعة رأس أو ميكروفون خارجي لتقليل الضوضاء، وإضاءة أمامية تُظهر جميع المشاركين بوضوح.

حافظ على خلفية بسيطة وخالية من الفوضى لتجنب أي لبس حول مكان التوثيق. يُفضّل استخدام اتصال إيثرنت سلكي بدلاً من الواي فاي، مع توفير اتصال احتياطي مثل نقطة اتصال محمولة لتجنب انقطاع الاتصال. قبل كل جلسة، اختبر الكاميرا والصوت واتصال المنصة، وتأكد من وجود مساحة تخزين كافية للتسجيل. يُساعد نظام تزويد الطاقة غير المنقطع (UPS) على منع فقدان البيانات أثناء انقطاع التيار الكهربائي. بالنسبة للمكاتب التي تضم أكثر من كاتب عدل، يُنصح بتوحيد المعدات والإجراءات لتجنب أي ثغرات أمنية قد تؤثر على عملية التدقيق.

ضمان الأمن والخصوصية وحفظ السجلات بشكل صحيح

قم بتشفير جميع التسجيلات والمذكرات ووثائق الهوية أثناء التخزين والنقل. واقتصر الوصول على الموظفين المصرح لهم فقط. فعّل المصادقة متعددة العوامل (MFA) على حسابات المنصة والبريد الإلكتروني وأي مساحة تخزين سحابية.

حافظ على تحديث أنظمة التشغيل وقم بتفعيل تشفير القرص الكامل على محطات العمل. احتفظ بنسخ احتياطية تلقائية للسجلات والملفات المسجلة بشكل منفصل عن الأجهزة الرئيسية.

ينبغي أن تسجل مجلتك الإلكترونية نقاط البيانات التالية لكل عملية توثيق:

• التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية
• نوع التوثيق
• عنوان المستند أو وصفه
• اسم المُوقِّع ونوع هويته
• طريقة التحقق من الهوية المستخدمة (تحليل بيانات الاعتماد، قاعدة المعرفة، المعرفة الشخصية، شاهد موثوق)
• الرسوم المفروضة
• معرّف جلسة المنصة ومرجع التسجيل
• ملاحظات حول المخالفات أو حالات الرفض

احتفظ بالتسجيلات ومدخلات اليوميات وفقًا لما يقتضيه قانون الولاية، خمس سنوات في تكساس، وعشر سنوات في فلوريدا، على سبيل المثال. تأكد من إمكانية تصدير كليهما معًا من خلال منصتك لتلبية طلبات الجهات التنظيمية أو المحاكم. ضع خطة استجابة موجزة للحوادث، تُحدد فيها إجراءات الإبلاغ والجداول الزمنية وخطوات حفظ الأدلة في حالة فقدان الجهاز أو صدور أوامر استدعاء. استخدم سجلًا منظمًا لليوميات والجلسات لتبسيط الاستجابات.

قم بإنشاء سير عمل جلسة قابل للتكرار من البداية إلى النهاية

تضمن إجراءات العمل المتسقة الامتثال والكفاءة، سواءً كان التوقيع فرديًا أو متعدد الأطراف. درّب كل موثق على اتباع التسلسل نفسه:

1. الحجز والفحوصات المسبقة: جمع تفاصيل الموقع، ونوع المستند، والمنطقة الزمنية؛ إرسال قائمة التحقق قبل الجلسة وإفصاح الموافقة مسبقًا.
2. استلام المستندات : تأكد من أن المستندات كاملة، ومنسقة للتوقيع الإلكتروني، وغير مستثناة بموجب قانون الولاية.
3. جمع بيانات الهوية والموافقة : التقاط بيانات الهوية الصادرة عن الحكومة لتحليل المؤهلات والحصول على موافقة مسجلة على عملية التوثيق عن بعد قبل التوثيق الفعلي.
4. الفحص التقني قبل بدء التسجيل: التحقق من جودة الصوت والفيديو واتصال الإنترنت لجميع المشاركين قبل بدء التسجيل.
5. جلسة مباشرة: تشغيل قاعدة المعرفة، والتحقق من الهوية بصريًا، وإدارة القسم، وتوثيق التوقيعات في الوقت الفعلي.
6. التوقيع الإلكتروني، والختم الإلكتروني، والإنهاء: قم بتطبيق توقيع الشهادة الرقمية والختم، ثم قم بتأمين المستند في حالة مقاومة للتلاعب.
7. إصدار نسخ وإدخالات دفتر اليومية: إرسال نسخ مصدقة، وإكمال إدخالات دفتر اليومية، والتأكد من التخزين والاحتفاظ بالتسجيلات بشكل صحيح.
8. الدفع والإيصال: تحصيل الرسوم داخل حدود الولاية وإصدار إيصالات مفصلة.

في جلسات التوقيع المتعدد أو جلسات الشهود، يجب تضمين جميع الأطراف في نفس المكالمة، والتحقق من هوية كل طرف على حدة، وتسجيل ترتيب التوقيع. يمكن للعملاء الدائمين تخطي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتحقق المسبق بعد التحقق من الهوية وإعداد الجهاز، ولكن يجب عليهم مع ذلك إكمال تحليل قاعدة المعرفة وبيانات الاعتماد على المستندات الجديدة.

ينبغي أن تنصّ صيغة الموافقة على أن الموقّع يوافق على الظهور عن بُعد، ويدرك أن الجلسة مسجلة، ويوافق على التوقيع والختم الإلكترونيين. يُرجى تعديل هذه الصيغة بالتشاور مع مستشار قانوني؛ فهي ليست استشارة قانونية رسمية.

وضع السياسات، وإدارة الرسوم، والحد من المخاطر

يجب وضع سياسات مكتوبة قبل قبول الحجوزات. يجب تحديد الوثائق المقبولة، وأسباب الرفض، وكيفية التعامل مع حالات فشل التحقق من المؤهلات أو بيانات الاعتماد، وإعادة الجدولة، والاحتفاظ بالسجلات بما يتجاوز الحد الأدنى القانوني.

حدد الرسوم عند الحد الأقصى المسموح به في ولايتك أو أقل منه. أفصح بوضوح عن أي رسوم تقنية منفصلة قبل الجلسات، حيث أن العديد من الولايات تحدد سقفًا لرسوم التوثيق ولكنها تتعامل بشكل مختلف مع رسوم الراحة أو رسوم البريد السريع. لا تفرض رسومًا على السفر للتوثيق عن بُعد، حيث لا يتطلب الأمر أي سفر؛ ففرضها قد يُعرّضك للشكاوى. راجع خدماتك وهيكل التسعير الخاص بك وفقًا للحد الأقصى المسموح به في ولايتك قبل النشر.

تأكد من تغطية سندك واحصل على تأمين ضد الأخطاء والسهو خاص بالتوثيق عن بُعد، حيث قد لا تغطي سندات التوثيق العادية للتوثيق الحضوري التوثيق عن بُعد. وثّق كل رفض أو فشل في التحقق من الهوية؛ فالسجلات الدقيقة تدعم موقفك القانوني في حال نشوب نزاعات. بعض المستندات، مثل بعض الوصايا أو الصناديق الاستئمانية أو صكوك العقارات، مستثناة من التوثيق عن بُعد في بعض الولايات. تحقق من استثناءات ولايتك قبل توثيق أي مستندات غير مألوفة، وارفض بدلاً من التخمين.

اختبر نظامك، ودرب الموظفين، وابدأ العمليات

أجرِ عدة جلسات اختبار مع الزملاء أو المتطوعين قبل بدء التشغيل الفعلي. اختبر جميع الخطوات: قاعدة المعرفة، وتحليل بيانات الاعتماد، والتسجيل، وتطبيق الختم الإلكتروني، وإكمال السجل، والتصدير. ستتكرر حالات الفشل التي تحدث أثناء الاختبار مع العملاء.

أعدّ حزمة وثائق مختصرة تتضمن: إجراءات التشغيل القياسية، وإفصاحات العملاء، ونماذج الموافقة، ودليل مرجعي سريع لحالات فشل التحقق من الهوية. درّب جميع موظفيك على نفس البروتوكول لضمان تقديم تجارب متسقة للعملاء بغض النظر عن كاتب العدل المناوب.

راقب هذه المقاييس شهريًا: معدل نجاح الجلسة، ومتوسط مدة الجلسة، ومعدل فشل التحقق من الهوية. عادةً ما يشير ارتفاع معدل الفشل إلى وجود خلل في استعداد العميل، وهو ما يمكنك معالجته بتوفير تعليمات أوضح قبل الجلسة.

التعامل مع الموقعين الدوليين والعابرين للحدود

لا تُقبل التوثيقات عن بُعد تلقائيًا عبر الحدود. تأكد من أن الدولة أو المؤسسة المقصودة تقبل التوثيق عن بُعد الصادر من الولايات المتحدة قبل تحديد موعد. تعتمد التوثيقات الأمريكية على شهادات رقمية صادرة عن الولاية مرتبطة بترخيص كاتب العدل. يستخدم إطار عمل eIDAS التابع للاتحاد الأوروبي التوقيعات الإلكترونية المؤهلة (QES) الصادرة عن جهات موثوقة معتمدة؛ وهذه الأنظمة غير قابلة للتبادل افتراضيًا.

قد تتطلب المستندات الموثقة بموجب نظام التوثيق عن بعد الأمريكي (RON) تصديقات أبوستيل أو مصادقة إضافية في الخارج، وذلك حسب الوجهة ونوع المستند.

بالنسبة للموقّعين الدوليين الذين يمثلون أمام كاتب عدل أمريكي، يكون التحقق من هوياتهم أكثر صعوبة لأن العديد من المنصات مُصممة خصيصاً لهويات المواطنين الأمريكيين. لذا، تأكد من أن منصتك تدعم جوازات السفر وهويات المواطنين الأجانب قبل تحديد موعد، وامنح نفسك وقتاً إضافياً لإجراءات التحقق من الهوية.

غالباً ما تواجه وثائق مثل سندات الملكية العقارية، وبعض أوراق التركات، أو تلك التي تتطلب تصديقاً رسمياً، صعوبات في القبول في مختلف الأنظمة القضائية، بغض النظر عن جودة التصديق الإلكتروني. ناقش هذه الأمور مسبقاً لتحديد توقعات العميل.

قبل جلستك الدولية الأولى، احصل على متطلبات الجهة المتلقية كتابيًا واحتفظ بنسخة منها. قم بإجراء تجربة مع زميل يقوم بدور المُوقِّع لتجنب أي مفاجآت.