Обеспечение целостности электронного журнала нотариуса и соответствие требованиям защиты от несанкционированного доступа.

Целостность и соответствие требованиям электронного нотариального журнала зависят от четырех ключевых элементов, работающих вместе: формат записи, обеспечивающий защиту от несанкционированного изменения, позволяющий обнаруживать любые правки, журнал аудита, показывающий, кто и когда получил доступ к записи или внес в нее изменения, средства контроля доступа, обеспечивающие исключительный контроль над журналом со стороны нотариуса, и процесс внесения исправлений, запрещающий редактирование уже внесенных записей. Надлежащая реализация всех этих элементов гарантирует юридическую допустимость журнала при проверках или судебных разбирательствах. Несоответствие хотя бы одному из этих аспектов может сделать запись ненадежной и юридически уязвимой.

Правила, регулирующие эти компоненты, значительно различаются в зависимости от юрисдикции. Нотариусы, работающие в разных штатах или внедряющие цифровые рабочие процессы, должны проверить, какие законы применяются, прежде чем выбирать или разрабатывать свои процессы.

Правовые требования к электронным нотариальным журналам в уполномоченных юрисдикциях.

В мире не существует единого стандарта, регулирующего электронные нотариальные журналы, и дистанционное онлайн-нотариальное заверение (РОЗ) разрешено только там, где это прямо разрешено законодательством. В Соединенных Штатах нотариус должен подтвердить разрешение своего штата, прежде чем выполнять дистанционное нотариальное заверение. Наличие полномочий в одном штате не дает права на РОЗ в другом. Во Флориде, Техасе, Вирджинии, Огайо, Южной Каролине, Миссури, Пенсильвании, Аризоне и Иллинойсе действуют законы или правила, определяющие содержание электронных журналов, требования к их хранению и безопасности.

В Калифорнии 1 января 2024 года вступил в силу закон об онлайн-нотариальном заверении, обязывающий нотариусов вести как бумажные, так и электронные журналы, согласно распоряжению государственного секретаря Калифорнии. В Массачусетсе с той же даты разрешено постоянное дистанционное нотариальное заверение, но полная реализация ожидается после разработки нормативных актов и проведения обучения под руководством государственного секретаря. В Алабаме разрешено дистанционное нотариальное заверение чернилами, при котором подтверждение происходит посредством аудио-видеосвязи, но документы по-прежнему требуют подписи чернилами; полноценные платформы дистанционного нотариального заверения там не разрешены.

За пределами США нормативно-правовая база различается. В Европейском Союзе нотариальное действие должно быть совершено непосредственно в нотариальной конторе; удаленные действия с клиентом ограничиваются приемом, проверкой личности и подготовкой документов перед личным подписанием. Нотариусы Соединенного Королевства следуют Кодексу практики Управления факультета, обновленному в июне 2026 года новыми главами, посвященными электронным документам, нотариальным действиям и удаленному присутствию. В Гонконге и Объединенных Арабских Эмиратах нотариальные действия ограничены приемом в офисе, хотя обе юрисдикции признают электронные подписи и записи в качестве подтверждающих документов в соответствии с местным законодательством.

Нотариусам, расширяющим свою практику на удаленную работу, следует проверять статус авторизации в каждом штате. Пошаговое руководство по созданию соответствующей требованиям практики удаленной работы содержит подробные инструкции по проверке авторизации в соответствующей юрисдикции.

Что означает наличие защиты от подделки для электронного нотариального журнала?

В таких штатах, как Флорида, Огайо, Южная Каролина, Миссури, Пенсильвания и Иллинойс, электронные журналы должны вестись в форматах, защищенных от несанкционированного доступа, что предотвращает вставку, удаление или замену записей. Эти требования закреплены в статьях 117.255 Законодательства Флориды ( источник ) и 147.65 Свода законов Огайо ( источник ). Аризона идет еще дальше, устанавливая использование цифровых сертификатов, соответствующих стандарту X.509 или эквивалентной отраслевой технологии, связанных с каждой записью и печатью нотариуса, как указано в статье R2-12-1204 Административного кодекса Аризоны ( источник ).

На практике, защищенный от подделки электронный журнал включает в себя три интегрированных компонента: криптографическую печать, создающую уникальный цифровой отпечаток для каждой записи при сохранении, гарантируя, что последующие изменения приведут к появлению других отпечатков; цифровую подпись, связывающую эту печать с учетными данными нотариуса для подтверждения авторства; и журнал аудита с однократной записью, который хранит записи и все последующие действия в последовательном формате с возможностью добавления, предотвращая изменение порядка или перезапись. Эти возможности определяют, что нотариус должен подтверждать при внедрении любой системы электронного журнала, не полагаясь на названия поставщиков. Подробное объяснение см. в руководстве по управлению защищенными от подделки записями электронного журнала для соответствия требованиям RON .

Журналы аудита и лучшие практики контроля доступа

Передовые методы контроля доступа требуют, чтобы журнал нотариуса оставался исключительно под контролем нотариуса, а каждое действие доступа и изменения регистрировалось отдельно вне содержимого журнала. Правила Южной Каролины и Миссури предусматривают защиту от несанкционированного доступа с помощью паролей, биометрической верификации или токенов. В Миссури обязательна двухфакторная аутентификация для доступа к журналу в соответствии с Кодексом правил Южной Каролины §113-480 ( источник ). В Иллинойсе и Флориде требуется, чтобы журналы оставались исключительно в распоряжении нотариуса и были защищены от несанкционированного разглашения или использования (правило Иллинойса: источник ).

Для небольших фирм система контроля доступа должна включать в себя:

• Для каждого нотариуса создаются уникальные учетные данные, которые никогда не передаются другим сотрудникам или практикующим специалистам.
• Многофакторная аутентификация на любом устройстве или в любой сессии с доступом к журналу.
• Неизменяемый, отдельный журнал доступа, записывающий каждое действие входа в систему, просмотра и ввода данных независимо от содержимого журнала.
• Отсутствуют административные права, позволяющие изменять сохраненные записи, даже со стороны нотариуса, имеющего собственную лицензию.

Проверка учетных данных так же важна, как и технические средства контроля. В фирмах с несколькими нотариусами каждая запись в журнале должна быть четко отнесена к конкретному нотариусу. Объединение записей под общими учетными записями нарушает политику единоличного контроля, которая требуется во многих штатах.

Интеграция электронных журналов в процесс нотариального заверения для обеспечения точности и проверки.

Записи в нотариальном электронном журнале наиболее точны и надежны, если они являются заключительным этапом процесса нотариального заверения, а не выполняются отдельно или по памяти. Последовательный рабочий процесс снижает риск пропуска полей или несоответствия данных между журналом и нотариально заверенными документами.

1. Предварительный сбор информации о клиенте и предварительная проверка. Перед началом сессии соберите информацию о типе документа, подписателе и деталях встречи, чтобы предварительно заполнить проверенные данные в бухгалтерской записи.
2. Проверка личности. Запишите используемый метод идентификации (например, анализ учетных данных, аутентификация на основе знаний или персональные знания) на момент проверки.
3. Подписание и заверение печатью. Завершите нотариальное действие и поставьте электронную подпись и печать; подробности можно найти в руководстве по соответствующей требованиям электронной подписи и заверению документов для нотариусов .
4. Запись в журнале и печать. Сохраните запись в журнале сразу после совершения действия и наклейте защитную печать перед закрытием сессии, чтобы предотвратить разрыв между действием и его записью.
5. Проверка. Перед архивированием сверьте запечатанную бухгалтерскую запись с подписанным документом, убедившись в совпадении дат, имен и описаний.

Обработка расхождений и исправлений в электронных нотариальных записях.

После сохранения электронные записи в журнале, как правило, нельзя редактировать или удалять. Исправления должны вноситься в виде новых, отдельно датированных аннотаций без изменения исходной записи. Правила Южной Каролины и Миссури прямо запрещают удаление или изменение электронных записей после их хранения (см. правила Южной Каролины об электронных записях). В Калифорнии требуется, чтобы ошибки исправлялись путем повторного нотариального заверения документа в качестве нового акта, без исправления первоначального нотариального заверения.

К распространённым расхождениям относятся опечатки в датах документов, ошибки в написании имён подписавших лиц или дублирующиеся записи, возникшие из-за прерванных сессий. Правильная процедура заключается в том, чтобы оставить исходные записи без изменений и создать аннотированную последующую запись, ссылающуюся на оригинал, с описанием ошибки и способа её исправления. Если в самом документе обнаружена ошибка, его следует заверить у нотариуса повторно в новой бухгалтерской записи.

Обеспечение соответствия требованиям в ходе аудитов и проверок регулирующих органов.

В ходе проверки эксперты убеждаются в полноте и полноте записей в журнале, наличии необходимых полей, целостности и проверяемости защитной пломбы, а также в возможности нотариуса предоставить журнал в течение установленного срока хранения. Требования к сроку хранения различаются: во Флориде, Южной Каролине и Миссури требуется не менее 10 лет; в Вирджинии — 5 лет ( источник ). В Южной Каролине правоохранительные органы могут без ограничений изучать и копировать электронные нотариальные записи во время официальных расследований, поэтому своевременный и проверяемый экспорт записей в журнал имеет решающее значение.

Нотариусам, работающим в разных штатах, следует напрямую ознакомиться с действующими правилами своего уполномоченного органа, поскольку правила хранения и содержания документов регулярно меняются. Страница учета документов на сайте секретаря штата Техас и аналогичные сайты штатов служат авторитетными источниками информации.

Интеграция электронных нотариальных журналов в полноценную цифровую практику.

Электронный журнал с защитой от подделки действительно приносит пользу только тогда, когда он интегрирован в рабочий процесс, последовательно обрабатывающий прием заявок, проверку личности и планирование в документированной последовательности. Компании, использующие отдельные бумажные формы приема заявок, несколько инструментов планирования и ручные процессы ведения журнала, рискуют допустить ошибки, которые приведут к нарушению требований законодательства. Объединение приема заявок, записи сеансов, подписания документов и ведения журнала в единой последовательности снижает эти риски без изменения законодательных требований.

Начните с проверки действующих законов вашей юрисдикции на соответствие приведенному выше контрольному списку готовности к аудиту. Перед следующим аудитом убедитесь, что функции проверки экспорта и печатей вашего журнала работают корректно. В руководстве по журналам и сессиям объясняется, как оформляются записи, протоколы сессий и печати для проверки регулирующими органами.