Beheer van elektronische registers en manipulatiebestendige gegevens voor notarissen

Een elektronisch notarieel register dat aan de voorschriften voldoet, legt elke notariële handeling in realtime vast, verzegelt elke registratie met cryptografische technologie die wijzigingen aantoonbaar maakt en bewaart de gegevens gedurende de wettelijke termijn. Het proces bestaat uit vijf fasen: registraties aanmaken tijdens sessies, ze beveiligen tegen wijzigingen, ze gedurende de voorgeschreven termijn bewaren, ze regelmatig controleren en back-ups maken om verlies te voorkomen. De regels verschillen per rechtsgebied, maar de technische vereisten voor digitale integriteit blijven gelijk.

Het rechtsgebied bepaalt wat is toegestaan. In de VS is notariële bekrachtiging op afstand via internet (RON) alleen toegestaan als een specifieke staat dit toestaat en de notaris heeft bevestigd daartoe zelf bevoegd te zijn. In EU-landen met een continentaal rechtsstelsel vindt de notariële handeling plaats op het notariskantoor; digitale hulpmiddelen worden gebruikt voor de intake, identiteitsverificatie en verzending van documenten. Het Verenigd Koninkrijk hanteert regels van de Faculty Office van de aartsbisschop van Canterbury. Hongkong en de VAE staan alleen digitale processen voor de voorbereidende werkzaamheden toe. Ga er niet van uit dat een regel uit één rechtsgebied overal geldt.

Registervermeldingen aanmaken tijdens notariële handelingen

Elke registervermelding moet worden aangemaakt op het moment dat de notariële handeling plaatsvindt. Gelijktijdige vastlegging is in alle rechtsgebieden het uitgangspunt. Achteraf ingevoerde vermeldingen veroorzaken afwijkingen die bij controles aan het licht komen. De vermelding wordt direct na de handeling verzegeld; daarna wordt geen enkel veld meer bewerkt.

Het na de sessie handmatig opnieuw invoeren van registergegevens is een veelvoorkomende bron van fouten. Als de gegevens van de ondertekenaar uit opnamen of documenten worden overgenomen in plaats van direct te worden vastgelegd, ontstaan er steeds meer typefouten. Het register moet gegevens rechtstreeks uit het sessieproces overnemen, zodat de notaris elk veld kan bevestigen terwijl de handeling plaatsvindt. Voor kantoren die intakeprocessen inrichten waarmee registergegevens automatisch worden aangeleverd, vermindert het automatiseren van de cliëntintake de kans op overschrijffouten.

De gegevensvelden die doorgaans voor een elektronisch register vereist zijn, omvatten:

• Datum en tijdstip van de notariële handeling
• Volledige naam en handtekening van de ondertekenaar
• De gebruikte methode voor identiteitsverificatie van de ondertekenaar, waaronder het type identiteitsbewijs of de uitgevoerde analyse van identiteitsgegevens
• Beschrijving en titel van het notarieel bekrachtigde document
• Soort uitgevoerde notariële handeling (erkenning van de handtekening, beëdigde verklaring, waarmerking van een kopie)
• Voor de handeling in rekening gebracht tarief
• Bij RON: de locatie van de ondertekenaar en de notaris op het moment van de handeling

De wet van Californië illustreert het vereiste van directe controle. Volgens de California State Legislature geldt: "Een notaris mag op elk moment slechts één actief, doorlopend genummerd register bijhouden van alle officiële handelingen die hij als notaris verricht. Het register moet worden bewaard op een afgesloten en beveiligde plaats, onder de directe en exclusieve controle van de notaris."

Bij kantoren die tijdens de sessie betalingen verwerken, moet het tariefveld in het register exact overeenkomen met de transactiegegevens. Door veilige betalingsverwerking te integreren, voorkomt u verschillen tussen de registervermelding en de betalingsgegevens.

Vermeldingen beveiligen met technologie die wijzigingen aantoonbaar maakt

Dat wijzigingen aantoonbaar zijn, betekent dat elke wijziging aan een registervermelding na verzegeling onmiddellijk zichtbaar wordt door cryptografische verificatie. Het betekent niet dat het systeem pogingen om gegevens te wijzigen verhindert. Dit onderscheid is belangrijk: de technologie levert wiskundig bewijs dat de huidige staat overeenkomt met de staat op het moment van verzegeling. Elke wijziging, verwijdering of toevoeging kan onafhankelijk als zodanig worden vastgesteld.

Dit gebeurt met cryptografische hashing. Wanneer een registervermelding wordt verzegeld, berekent het systeem een hashwaarde van de gegevens in de vermelding. Die waarde wordt met een digitaal certificaat aan de registratie gekoppeld, doorgaans conform de ITU-T X.509-normen en de NIST FIPS-algoritmen. Elke latere wijziging levert een andere hashwaarde op, die niet meer overeenkomt met de verzegelde waarde. Die afwijking vormt het bewijs van manipulatie.

Administratieve voorschriften van staten omschrijven dit vereiste uitdrukkelijk. Arizona Administrative Code R2-12-1204 omschrijft technologie die wijzigingen aantoonbaar maakt als een elektronisch proces dat logisch aan de registratie is gekoppeld, zodat elke wijziging na het aanbrengen van de handtekening en het zegel onafhankelijk kan worden vastgesteld. Illinois en Oregon hebben vergelijkbare normen aangenomen.

Het digitale zegel wordt aangebracht op de registervermelding zelf, niet alleen op het document dat notarieel wordt bekrachtigd. Wanneer een notaris een handeling afrondt, worden twee zaken verzegeld: het elektronische document met de handtekening van de notaris en de registervermelding waarin de handeling is vastgelegd. De registervermelding krijgt een eigen cryptografisch zegel. Lees voor meer informatie over de samenwerking tussen digitale zegels en cryptografische tijdstempels de gids over cryptografische tijdstempels voor digitale notariële zegels.

De sancties voor het niet naleven van deze norm zijn concreet. Het Pennsylvania Department of State heeft notarissen schorsingen van hun bevoegdheid van 24 maanden en civielrechtelijke boetes van $2,000 opgelegd wegens het bijhouden van elektronische registers in een formaat waarin wijzigingen niet aantoonbaar zijn.

Bewaarbeleid per rechtsgebied

Bewaartermijnen verschillen per rechtsgebied en type registratie. Voor registervermeldingen, audiovisuele opnamen en sessiegegevens gelden elk wettelijke minimumtermijnen. De onderstaande tabel vat de bevestigde vereisten in belangrijke rechtsgebieden samen, zoals die in 2024 golden.

Het vereiste van New York, dat op 25 januari 2023 van kracht werd, geldt voor alle bevoegde notarissen die traditionele, elektronische of online notariële handelingen op afstand verrichten. Volgens Title 19 NYCRR Part 182 moeten gegevens, waaronder audiovisuele opnamen van notariële handelingen op afstand, ten minste 10 jaar worden bewaard en op verzoek worden verstrekt.

Texas maakt onderscheid tussen registervermeldingen en sessieopnamen. Volgens Texas Government Code Section 406.014 moet een notaris gegevens over notariële handelingen bewaren tot tien jaar na de datum van de notariële bekrachtiging. Bij RON moet de audiovisuele opname ten minste vijf jaar worden bewaard.

Florida vereist dat elektronische registervermeldingen en audiovisuele opnamen van sessies op afstand ten minste tien jaar worden bewaard op grond van Florida Statutes Section 117.245, zoals bevestigd door het Florida Department of State.

Californië hanteert een andere aanpak. In plaats van een bewaartermijn vast te stellen, verplicht Californië notarissen om hun registers bij beëindiging van hun bevoegdheid over te dragen aan de county clerk. Volgens California Government Code Section 8209 moet een notaris die ontslag neemt, wordt gediskwalificeerd of ontslagen, of wiens bevoegdheid afloopt zonder binnen 30 dagen te worden verlengd, alle registers en documenten binnen 30 dagen aan deze functionaris overhandigen.

In Engeland en Wales houdt de Faculty Office toezicht op digitale archivering. Volgens de Notaries Practice Rules 2019 moeten notariële handelingen in openbare vorm permanent worden bewaard, terwijl handelingen in onderhandse vorm minimaal 12 jaar moeten worden bewaard. Een notaris die gegevens in een digitaal systeem bewaart, moet de toegangsgegevens rechtstreeks aan de Registrar verstrekken.

Een notaris die gegevens bewaart met behulp van een digitaal of ander elektronisch systeem overeenkomstig de regels 24.3 en 24.4, stelt de Registrar op de hoogte van alle gebruikersnamen en wachtwoorden die nodig zijn om toegang te krijgen tot dat digitale of elektronische systeem. De Registrar behandelt deze informatie vertrouwelijk.

Charles Richard George QC, Master of the Faculties of the Archbishop of Canterbury

Voor kantoren die in meerdere Amerikaanse staten actief zijn, behandelt de gids over naleving van notariële voorschriften in verschillende rechtsgebieden hoe u uiteenlopende staatsvereisten kunt bijhouden.

Elektronische registers controleren en beoordelen

Periodieke interne controles brengen hiaten aan het licht voordat ze bij een inspectie door de toezichthouder of een geschil met een cliënt naar voren komen. Een gestructureerde controle verifieert drie zaken: voor elke notariële handeling bestaat een bijbehorende registervermelding, elke vermelding bevat alle vereiste gegevensvelden en het cryptografische zegel op elke vermelding blijkt bij verificatie intact.

Voer de controle volgens een vast schema uit: maandelijks voor actieve kantoren en minimaal elk kwartaal. Het proces omvat vier controles:

1. Controle op volledigheidVergelijk uw afspraken- of sessieoverzicht met uw registervermeldingen. Elke voltooide notariële handeling moet een bijbehorende vermelding hebben. Markeer ontbrekende vermeldingen en onderzoek ze onmiddellijk.
2. Controle van gegevensveldenControleer of elke vermelding alle gegevensvelden bevat die in uw rechtsgebied vereist zijn. Ga na of de methode voor identiteitsverificatie van de ondertekenaar, de documentbeschrijving, het soort notariële handeling en het in rekening gebrachte tarief zijn ingevuld. Lege velden of tijdelijke aanduidingen duiden op gebrekkige naleving.
3. IntegriteitscontroleGebruik voor elke vermelding de functie waarmee wijzigingen aantoonbaar worden gemaakt. Het systeem moet bevestigen dat de verzegelde hashwaarde overeenkomt met de hashwaarde van de huidige inhoud. Elke afwijking wijst erop dat de vermelding na verzegeling is gewijzigd.
4. Controle van bewaartermijnenControleer of vermeldingen waarvoor de bewaartermijn nog loopt toegankelijk zijn en of vermeldingen waarvan de bewaartermijn is verstreken volgens de regels van uw rechtsgebied worden vernietigd. Leg de vernietiging vast.

Documenteer elke controle. Leg vast wanneer de controle is uitgevoerd, door wie, wat er is gecontroleerd en welke afwijkingen zijn gevonden en verholpen. Als een toezichthouder om bewijs van naleving vraagt, toont uw controlelogboek aan dat u voortdurend zorgvuldig te werk gaat. Ga aan de slag met een systeem met ingebouwde rapportage over controles, zodat deze controles routine worden in plaats van handwerk.

Registergegevens herstellen en back-ups maken

Notariële registers zijn officiële gegevens en verlies ervan brengt aansprakelijkheidsrisico's met zich mee. Opslag op meerdere locaties en een getest herstelplan beschermen tegen hardwarestoringen, onbedoelde verwijdering en verlies van een locatie. De strategie moet opslag op persoonlijke apparaten gescheiden houden van versleutelde opslag in de cloud of een portaal, zodat een gecompromitteerd of verloren apparaat niet leidt tot verlies van gegevens.

De scheiding tussen persoonlijke apparaten en cloudopslag is belangrijk voor de beveiliging en voortdurende toegankelijkheid. Als de laptop van een notaris verloren gaat of wordt gestolen, moeten de registervermeldingen uit de versleutelde kopie in de cloud kunnen worden hersteld. Als de clouddienst uitvalt, zorgt de lokale kopie op het apparaat ervoor dat het werk kan doorgaan. Geen van beide kopieën is op zichzelf voldoende.

Voor RON-sessies vereisen audiovisuele opnamen dezelfde zorgvuldige back-upprocedure als registervermeldingen. Florida en New York vereisen beide dat deze opnamen tien jaar worden bewaard. Een kantoor dat in die periode een sessieopname verliest, kan deze niet op verzoek verstrekken. Het back-upplan moet registervermeldingen, sessieopnamen en de ondertekende documenten zelf omvatten.

Toegang tot back-ups moet worden geregistreerd en gecontroleerd. Elke keer dat een registervermelding in de back-upopslag wordt opgehaald, geëxporteerd of bekeken, moet er een toegangsregistratie worden aangemaakt. Zo ontstaat een controlespoor voor het controlespoor, waaruit blijkt dat de gegevens zijn bewaard en beschermd tegen onbevoegde toegang.

Bekijk de prijzen van systemen met versleutelde cloudopslag, automatische synchronisatie en ingebouwde toegangsregistratie.

Opslag scheiden en toegang beheren

Bij het scheiden van opslag op persoonlijke apparaten van versleutelde opslag in de cloud of een portaal is het verstandig om op het lokale apparaat van de notaris een werkkopie voor de sessies van die dag te bewaren, terwijl de officiële registratie versleuteld in de cloud of het portaal staat. De cloudkopie wordt aan toezichthouders verstrekt. De lokale kopie dient voor praktisch gebruik tijdens de sessie.

Bij een klein kantoor met één tot vijf notarissen moet elke notaris eigen toegangsgegevens voor het registersysteem hebben. Gedeelde accounts maken individuele verantwoording onmogelijk en ontnemen controlesporen hun betekenis. Als er een afwijking ontstaat, moet u kunnen vaststellen welke notaris welke vermelding heeft aangemaakt en wanneer.

Voor kantoren die hun RON-voorzieningen inrichten, bevat de gids over wat een Amerikaanse notaris moet regelen vóór de eerste online notariële handeling op afstand de volledige infrastructuurchecklist, inclusief de inrichting van het register.

Tijdlijn van belangrijke wijzigingen in de regelgeving per rechtsgebied

Verschillende rechtsgebieden hebben hun vereisten voor elektronische notariële handelingen en registers onlangs bijgewerkt. De onderstaande tijdlijn geeft de wijzigingen in de regelgeving weer die de huidige werkwijze bepalen.

• November 2019De Britse Faculty Office laat de Notaries Practice Rules 2019 in werking treden, die vereisen dat digitale toegangsgegevens aan de Registrar worden verstrekt
• Februari 2021De Oregon Secretary of State neemt Administrative Rule 160-100-0855 aan voor een weergave waarin wijzigingen aantoonbaar zijn en een bewaartermijn van 10 jaar
• Juni 2021De Pennsylvania Secretary of the Commonwealth legt disciplinaire maatregelen op wegens het gebruik van registers waarin wijzigingen niet aantoonbaar zijn
• Januari 2023Title 19 NYCRR Part 182 van het New York Department of State treedt in werking en schrijft een bewaartermijn van 10 jaar voor registers voor
• Juni 2023De Illinois Secretary of State voert administratieve regels in op grond van 14 Ill. Admin. Code 176 voor digitale zegels waarmee wijzigingen aantoonbaar zijn
• September 2025Texas Senate Bill 693 verlengt de bewaartermijn voor gegevens tot tien jaar na de notariële handeling