Digitale Methoden zur Identitätsprüfung bei notariellen Amtshandlungen in verschiedenen Rechtsordnungen verstehen

Digitale Methoden zur Identitätsprüfung für notarielle Tätigkeiten umfassen vier Kerntechniken: Dokumentenanalyse, wissensbasierte Authentifizierung, biometrische Lebenderkennung und Erfassung von Dokumentennachweisen. Welche davon ein Notar nutzt und in welcher Kombination, hängt von der Rechtsordnung ab, in der die Handlung vorgenommen wird, sowie vom Vertrauensniveau, das das örtliche Gesetz verlangt. Ein praktizierender Notar, der dieses Spektrum versteht, kann die Identität vor dem Termin vorprüfen und mit einer bereits vollständigen Akte erscheinen, statt bei null anzufangen.

Die vier Methoden der digitalen Identitätsprüfung erklärt

Jede Methode beantwortet eine andere Frage über die Person vor Ihnen, und die meisten Rechtsordnungen verlangen mehrere davon in Kombination. Die folgenden Definitionen spiegeln Anforderungen in staatlichen Vorschriften wider, darunter die Leitlinien des Texas Administrative Code, Florida Statutes Chapter 117 und New Yorks 19 NYCRR Part 182.

Dokumentenanalyse

Die Dokumentenanalyse ist ein automatisierter Prozess durch Dritte, der einen amtlichen Ausweis anhand öffentlicher und proprietärer Datenquellen auf seine physische, optische und datenbankgestützte Gültigkeit prüft. Das Verfahren überprüft sichtbare und eingebettete Sicherheitsmerkmale wie Barcodes, Hologramme, Schriftarten und maschinenlesbare Zonen. Der Notar führt diese Prüfung nicht manuell durch; ein unabhängiges System erledigt dies und meldet das Ergebnis. Nach den Verwaltungsvorschriften von Texas, Florida Statutes § 117.201 und 19 NYCRR § 182.2 ist die Dokumentenanalyse ein Verfahren, das von einem Dritten durchgeführt wird, der sowohl vom Notar als auch vom Unterzeichner unabhängig ist.

Wissensbasierte Authentifizierung

Die wissensbasierte Authentifizierung oder KBA stellt dem Unterzeichner dynamische Fragen zu seiner persönlichen Geschichte, die nur er beantworten können sollte. Laut dem Secretary of State von Texas ist „Identity Proofing das Mittel, mit dem der Principal (Unterzeichner eines Dokuments) seine Identität bestätigt. Dies geschieht durch einen Dritten, der dynamische wissensbasierte Authentifizierung (KBA) nutzt.“ In Texas muss der Principal innerhalb von zwei Minuten mindestens 80 % erreichen. Ein zweites Scheitern löst eine verpflichtende Sperrfrist von 24 Stunden aus, bevor der Unterzeichner sich beim selben Notar erneut testen kann.

Biometrische Lebenderkennung

Biometrische Verifizierung und Lebenderkennung bestätigen, dass die über Kommunikationstechnologie erscheinende Person mit dem Ausweisfoto übereinstimmt und in diesem Moment physisch aktiv und anwesend ist. Das Verfahren verhindert die Verwendung statischer Fotos, vorab aufgezeichneter Videoschleifen oder digitaler Masken. Es läuft typischerweise während der Live-Sitzung und nicht als Upload-Schritt, da es die menschliche Präsenz in Echtzeit und nicht nur die Gültigkeit des Dokuments feststellen soll.

Erfassung von Dokumentennachweisen

Die Erfassung von Dokumentennachweisen ist die einfachste Methode: Der Unterzeichner lädt ein Foto oder einen Scan eines Identitätsdokuments hoch. Sie bildet die Grundlage, auf der die anderen Methoden aufbauen. Ein statischer Scan allein ist manipulationsanfällig und bestätigt nicht, dass die Person, die ihn eingereicht hat, auch die Person ist, die unterschreiben wird. Der Virginia Secretary of the Commonwealth und andere Aufsichtsbehörden weisen darauf hin, dass hochgeladene statische Scans allein für die Identitätsfeststellung in Fernverfahren nicht ausreichen.

Vergleich der Verifizierungsstufen

Rahmenwerke zur Identitätssicherung definieren drei aufeinander aufbauende Strengegrade. Diese Stufen stammen aus der Durchführungsverordnung (EU) 2015/1502 im Rahmen von eIDAS, aber die konzeptionellen Stufen entsprechen weitgehend den praktischen Anforderungen der US-Bundesstaaten.

Der Sprung von niedrig zu substanziell ist wichtig, weil er ein richtig aussehendes Dokument von einem Dokument trennt, das gegen eine vertrauenswürdige Datenquelle geprüft wurde. Der Sprung von substanziell zu hoch ist wichtig, weil er biometrischen Abgleich und manipulationsresistentes Auslesen von Ausweisen ergänzt. Das macht die Fernidentifizierung vertretbar, wenn der Unterzeichner das Büro des Notars nie betritt. Ein einfacher Dokumentenupload bei niedrigem Sicherheitsniveau erfüllt in keinem US-Bundesstaat, der sie zulässt, die gesetzlichen Anforderungen für Fernbeurkundungen.

Akzeptanz nach Rechtsordnung: Wo welche Methode gilt

Die Anforderungen an die notarielle Identitätsprüfung unterscheiden sich stark zwischen Common-Law- und Zivilrechtssystemen. Ein Notar muss seine eigene Befugnis bestätigen, bevor er sich auf eine digitale Methode verlässt, denn was ein Gesetz in einer Rechtsordnung erlaubt, kann es in einer anderen verbieten.

Vereinigte Staaten: Zulassung nach Bundesstaat

In den USA ist die Online-Fernbeurkundung nur zulässig, wenn der jeweilige Bundesstaat sie genehmigt hat und der Notar seine eigene Befugnis bestätigt hat. Texas, Florida und New York schreiben jeweils eine Mehrfaktor-Identitätsprüfung vor, die Dokumentenanalyse mit KBA oder biometrischer Verifizierung verbindet. Texas Government Code Chapter 406 verlangt eine Dokumentenanalyse durch Dritte und dynamische KBA mit einer Mindestbestehensquote von 80 %. Florida Statutes § 117.201 verlangen die Dokumentenanalyse amtlicher Ausweise und die Identitätsprüfung mittels KBA oder biometrischer Verifizierung. New Yorks 19 NYCRR § 182.5 schreibt Identitätsprüfung über Kommunikationstechnologie, Dokumentenanalyse durch Dritte und Identity Proofing vor, es sei denn, der Principal ist dem elektronischen Notar persönlich bekannt.

Kalifornien nimmt eine Sonderstellung ein. Obwohl der Bundesstaat 2023 den Online Notarization Act (SB 696) verabschiedet hat, bestätigt der California Secretary of State, dass kalifornische Notare keine Online-Fernbeurkundungen vornehmen dürfen, bis der Secretary of State das Notary Automation Project 2.0 abschließt oder der 1. Januar 2030 erreicht ist, je nachdem, was früher eintritt. Bis dahin verlangt kalifornisches Recht für Anerkennungen und Jurate die persönliche physische Anwesenheit. Wie der Secretary of State erklärt: „Ein Videobild oder eine andere Form nichtphysischer Darstellung ist nach geltendem kalifornischem Recht kein persönliches Erscheinen vor einem Notar.“ Die Seite California Notary customer alerts enthält aktuelle Statusmeldungen.

Europäische Union: Vorbereitende Erfassung, vorbehaltene notarielle Handlungen

In der EU bleibt die notarielle Handlung im Büro des Notars; Kunden können lediglich die Aufnahme, Identifizierung und Unterzeichnung vorbereiten. Nach Richtlinie (EU) 2019/1151 können Kunden vorbereitende Angaben, elektronische Identifizierung und qualifizierte elektronische Signaturen aus der Ferne erledigen. Die Errichtung und Beglaubigung öffentlicher notarieller Urkunden unterliegt jedoch weiterhin der Zuständigkeit der Mitgliedstaaten. Mitgliedstaaten können im Einzelfall die physische Anwesenheit verlangen, wenn dies aus Gründen des öffentlichen Interesses gerechtfertigt ist, etwa zur Prüfung der Geschäftsfähigkeit oder zur Vermeidung von Identitätsmissbrauch. Digitale Identitätswerkzeuge unterstützen in der EU den vorbereitenden Bereich; sie verlagern die notarielle Handlung selbst nicht.

Vereinigtes Königreich: Berufsregeln regeln digitale Identitätsprüfungen

Im Vereinigten Königreich gelten Berufsregeln. Nach den Notaries Practice Rules 2019 und dem Standard for Verifying Identity Using Digital Checks des Faculty Office dürfen Notare digitale Identitätswerkzeuge einsetzen, die kryptografische Chips auslesen und Lebenderkennungen durchführen. Die Aufsicht stellt ausdrücklich klar, dass die Verantwortung des Notars nicht delegierbar ist. Das Faculty Office des Erzbischofs von Canterbury erklärt: „Es kann möglich sein, digitale Werkzeuge zur Unterstützung bei der Prüfung der Identitätsdokumente einer aus der Ferne erscheinenden Person zu nutzen. Der Notar bleibt jedoch allein für deren Identifizierung verantwortlich.“ Hochgeladene statische Scans allein gelten als manipulationsanfällig. Der Notar muss Geschäftsfähigkeit und Freiheit von Zwang beurteilen, unabhängig davon, was digitale Werkzeuge melden.

Hongkong und die VAE: Nur vorbereitender Bereich

Hongkong und die VAE erlauben nur den vorbereitenden Bereich. In Hongkong müssen Notare, die vom High Court nach der Legal Practitioners Ordinance (Cap. 159) bestellt wurden, für die formelle notarielle Beglaubigung persönlich erscheinen. Digitale Werkzeuge sind auf KYC im vorbereitenden Bereich und die Dokumentenaufnahme beschränkt. In den VAE ist die elektronische Beurkundung nach Federal Decree-Law No. 20 of 2022 nur über zugelassene staatliche Portale erlaubt, bei denen die vorläufige Identitätsprüfung und Dokumentenerstellung einer interaktiven notariellen Videobeglaubigung in Echtzeit vorausgehen. In beiden Rechtsordnungen bereitet die digitale Verifizierung die Akte vor, ersetzt aber nicht die persönliche oder portalvermittelte Beglaubigung durch den Notar.

• 2014-07-23Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) verabschiedet; sie schafft den Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste in den EU-Mitgliedstaaten
• 2017-06-01Texas erlässt Subchapter C, Chapter 406 des Texas Government Code und genehmigt zugelassene Online-Notare
• 2019-06-07Florida erlässt HB 409, kodifiziert in Chapter 117 Part II, wirksam ab 1. Januar 2020
• 2022-09-26Die VAE verkünden Federal Decree-Law No. 20/2022 zur Regelung des Notarberufs
• 2023-01-25New York erlässt 19 NYCRR Part 182 und führt elektronische Beurkundung sowie eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht ein
• 2023-09-30Kalifornien erlässt SB 696 und plant die Einführung der Online-Fernbeurkundung bis spätestens 1. Januar 2030
• 2026-06-26Das Faculty Office veröffentlicht den Standard for Verifying Identity Using Digital Checks für englische Notare

Wie digitale Verifizierung Fern- und Präsenztermine verändert

Bei zugelassenen Fernsitzungen ist die Identitätsprüfung für die Online-Fernbeurkundung der Zugangsschlüssel. Der Notar kann einen Ausweis nicht über einen Schreibtisch hinweg prüfen, daher ersetzt das Gesetz dies durch gestaffelte digitale Nachweise: Die Dokumentenanalyse bestätigt das Dokument, KBA bestätigt das Wissen der Person und biometrische Lebenderkennung ihre physische Anwesenheit in der Sitzung. Der Notar prüft die Ergebnisse vor Beginn der Sitzung, sodass die Identitätsfrage beantwortet ist, bevor der Unterzeichner auf dem Bildschirm erscheint.

Bei traditionellen Präsenzterminen wird die digitale Verifizierung von einer gesetzlichen Anforderung zu einem Vorteil für den Arbeitsablauf. Ein Kunde, der vorab eine Ausweisprüfung durchführt, sein Dokument hochlädt und einen Termin bucht, kommt mit einer bereits zusammengestellten Akte. Der Notar öffnet einen vollständigen Vorgang, bestätigt die Identität wie vorgeschrieben persönlich und geht direkt zur Ausführung über. Die wiederkehrende Verwaltungsarbeit, die manuelle Ausweisprüfung am Schalter und das Nachfassen bei Dokumenten, die den Arbeitstag eines Notars zersplittern, erfolgen sämtlich vor dem Termin.

Der praktische Unterschied ist klar: In einer Fernsitzung ist die digitale Verifizierung die gesetzlich vorgeschriebene Identitätsprüfung. In einer Präsenzsitzung ist sie ein Vorbereitungsschritt, der dem Notar ermöglicht, mit einer vollständigen statt einer leeren Akte zu beginnen.

Sicherheits- und Datenschutzaspekte bei notariellen Unterlagen

Notarielle Unterlagen, die durch digitale Verifizierung erstellt werden, sind mit derselben Haftung verbunden wie Papierunterlagen, und die Aufbewahrungspflichten sind gesetzlich geregelt. Die Vorschriften unterscheiden sich je nach Rechtsordnung teils erheblich.

Im Vereinigten Königreich und in der EU muss die Aufbewahrung notarieller Daten mit UK GDPR und Verordnung (EU) 2016/679 vereinbar sein und gesetzliche Anforderungen an notarielle Nachweise mit den Grundsätzen der Datenminimierung in Einklang bringen. Der Notar verwahrt personenbezogene Daten, biometrische Daten und Sitzungsaufzeichnungen, die allesamt sensibel sind. Unabhängig von der Rechtsordnung gelten vier Grundsätze:

• Datenminimierung: Erheben Sie nur, was das Gesetz für Identitätsprüfung und Registereintrag verlangt. Bewahren Sie Ausweisbilder nicht länger auf, als die Aufbewahrungsfrist es erfordert.
• Verschlüsselung gespeicherter Daten: Sitzungsaufzeichnungen und Registereinträge müssen so gespeichert werden, dass sie ohne Berechtigung nicht lesbar sind, unter Verwendung üblicher Schutzmaßnahmen statt eines bestimmten Algorithmus.
• Manipulationserkennbare Speicherung: Registereinträge sollten so versiegelt werden, dass jede spätere Änderung erkennbar ist.
• Aufbewahrungsgrenzen: Löschen oder archivieren Sie nach dem Zeitplan Ihrer Rechtsordnung. Eine längere Aufbewahrung als erforderlich erhöht das Risiko, ohne den Beweiswert zu steigern.

Die Haftung des Notars für Kundendaten ist persönlich und nicht delegierbar. Ein Drittsystem kann die Dokumentenanalyse durchführen, aber wenn es ausfällt oder Daten unsicher speichert, sind die Zulassung und das Register des Notars gefährdet. Zu prüfen, ob Ihre Verifizierungswerkzeuge das in Ihrer Rechtsordnung erforderliche Sicherheitsniveau erfüllen, gehört zur Aufgabe und ist keine Funktion, die Sie voraussetzen können.

Verifizierung vorverlagern, um die Handlung zu vereinfachen

Die administrative Belastung einer Notarpraxis ist nicht die notarielle Handlung selbst. Sie besteht aus allem, was davor geschieht: Aufnahmeformulare, Ausweisprüfung, Dokumentensammlung, Terminplanung, Zahlung und die Rückfragen, die einen Arbeitstag zersplittern. Die Identitätsprüfung vorzuverlagern bedeutet, dass der Kunde Aufnahme, Ausweisvorprüfung, Buchung, Zahlung und Unterzeichnung vor Beginn der Sitzung erledigt. Der Notar öffnet eine bereits vollständige Akte, prüft sie und führt die Handlung per Knopfdruck aus.

Das funktioniert sowohl für Fern- als auch für Präsenztermine. Ein Kunde, der mit verifizierter Identität, gebuchtem Termin und bezahlter Gebühr erscheint, benötigt vom Notar Bestätigung und Ausführung, nicht einen Neubeginn. Eine notarielle Kundenaufnahmeprüfung vor dem Termin ermöglicht es einer kleinen Praxis, mehr Kunden ohne zusätzliches Personal zu betreuen. Die Zeit des Notars fließt in Handlungen, die Beurteilung erfordern, nicht in das Nachfassen bei Dokumenten.

Die richtige Verifizierungsmethode für Ihre Praxis wählen

Beginnen Sie mit Ihrer Rechtsordnung. Wenn Ihr Bundesstaat die Online-Fernbeurkundung zulässt, lesen Sie das Gesetz, um festzustellen, welche Methoden vorgeschrieben sind. Texas verlangt Dokumentenanalyse plus KBA mit einer Bestehensquote von 80 %. Florida verlangt Dokumentenanalyse plus KBA oder biometrische Verifizierung. New York verlangt Kommunikationstechnologie, Dokumentenanalyse durch Dritte und Identity Proofing. Kalifornien erlaubt Fernbeurkundungen erst, wenn sein System betriebsbereit ist. Richten Sie Ihre Verifizierung nach dem Gesetz aus, nicht nach den Angeboten eines Systems.

Berücksichtigen Sie als Nächstes Ihren Kundenkreis. Wenn Ihre Kunden vor Ort sind und persönlich erscheinen, können eine Dokumentenerfassung mit niedrigem Sicherheitsniveau für die Aufnahme und Ihre persönliche Identitätsprüfung beim Termin ausreichen. Wenn Sie Kunden über große Entfernungen betreuen oder hochwertige Transaktionen bearbeiten, verlangen Gesetz und Risikoprofil ein substanzielles oder hohes Sicherheitsniveau. Die Einhaltung der notariellen Zuständigkeit sollte genau geprüft werden, wenn Ihre Praxis bundesstaatenübergreifend tätig ist.

Übertechnisieren Sie nicht. Eine Praxis, die routinemäßige Anerkennungen für Laufkundschaft bearbeitet, benötigt nicht bei jedem Termin eine biometrische Lebenderkennung auf hohem Sicherheitsniveau. Eine Praxis für Fernabschlüsse von Immobilientransaktionen dagegen schon. Die Verifizierungsmethode sollte zur Handlung, zur Rechtsordnung und zum Kunden passen. Alles, was über die gesetzlichen Anforderungen hinausgeht, verursacht Kosten und Reibung, ohne zusätzlichen Rechtsschutz zu bieten.

Ihre Praxis auf verifizierte Kundenaufnahme vorbereiten

Über ein Kundenportal können die Kunden des Notars vor der Sitzung Aufnahme, Identitätsprüfung, Terminbuchung, elektronische Unterzeichnung, manipulationssicheres Versiegeln, elektronische Register und Zahlungen direkt auf das Konto des Notars erledigen. Der Notar prüft eine vollständige Akte, bestätigt die Identität wie erforderlich und führt die Handlung aus. Dies ist das praktische Ergebnis des Verständnisses digitaler Identitätsprüfungsmethoden: ein Arbeitsablauf, bei dem die Verwaltungsarbeit vorab erledigt wird und das Urteil des Notars der Handlung selbst vorbehalten bleibt. Der Leitfaden zur Automatisierung der Kundenaufnahme beschreibt, wie die Seite all diese Schritte von der Ausweisvorprüfung bis zur Zahlung abwickelt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Dokumentenanalyse für Notare?

Die Dokumentenanalyse ist ein automatisierter Prozess durch Dritte, der einen amtlichen Ausweis anhand öffentlicher und proprietärer Datenquellen auf seine physische, optische und datenbankgestützte Gültigkeit prüft. Der Notar führt die Prüfung nicht manuell durch; ein unabhängiges System erledigt dies und meldet das Ergebnis. Texas, Florida und New York verlangen sie alle für zugelassene Online-Fernbeurkundungen.

Kann ein Notar einen gescannten Ausweis statt einer Dokumentenanalyse akzeptieren?

Ein statischer Scan allein reicht für Fernbeurkundungen in Rechtsordnungen, die sie zulassen, nicht aus. Die Erfassung von Dokumentennachweisen weist nach, dass das Dokument existiert, bestätigt aber nicht, dass die einreichende Person auch die unterzeichnende Person ist. Aufsichtsbehörden, darunter das Faculty Office des Erzbischofs von Canterbury, weisen darauf hin, dass hochgeladene statische Scans allein manipulationsanfällig sind.

Ist die Online-Fernbeurkundung in jedem US-Bundesstaat legal?

Nein. In den USA ist die Online-Fernbeurkundung nur zulässig, wenn der jeweilige Bundesstaat sie genehmigt hat und der Notar seine eigene Befugnis bestätigt hat. Kalifornien beispielsweise verabschiedete 2023 entsprechende Rechtsvorschriften, doch der California Secretary of State bestätigt, dass Fernbeurkundungen erst beginnen können, wenn das System des Bundesstaats betriebsbereit ist oder der 1. Januar 2030 erreicht ist, je nachdem, was früher eintritt. Die National Association of Secretaries of State führt ein Verzeichnis der Standards der Bundesstaaten.

Welche KBA-Bestehensquote verlangt Texas?

Texas verlangt, dass der Principal bei der dynamischen wissensbasierten Authentifizierung innerhalb von zwei Minuten mindestens 80 % erreicht. Ein zweites Scheitern löst eine verpflichtende Sperrfrist von 24 Stunden aus, bevor der Unterzeichner sich beim selben Notar erneut testen kann.

Kann die digitale Identitätsprüfung die persönliche Verantwortung des Notars ersetzen?

Nein. In jeder hier behandelten Rechtsordnung ist die Verantwortung des Notars für die Identitätsprüfung nicht delegierbar. Ein Drittsystem kann die Dokumentenanalyse durchführen, aber Zulassung und Register des Notars sind gefährdet, wenn das System ausfällt oder Daten unsicher speichert. Das Faculty Office des Erzbischofs von Canterbury erklärt: „Der Notar bleibt allein für die Identifizierung einer aus der Ferne erscheinenden Person verantwortlich.“

Wie lange muss ein Notar elektronische notarielle Unterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Texas verlangt nach Texas Government Code § 406.108(c) 5 Jahre. Florida verlangt nach Florida Statutes § 117.245(4) 10 Jahre. New York verlangt nach 19 NYCRR § 182.9 10 Jahre. Prüfen Sie das Gesetz Ihrer Rechtsordnung auf die konkrete Pflicht, die für Ihre Zulassung gilt.