Электронный журнал нотариуса с защитой от незаметных изменений использует криптографическое хеширование: любое изменение запечатанной записи становится заметным. Это позволяет соблюдать требования штата к ведению записей без ручной проверки. Каждый штат США, разрешающий дистанционное нотариальное удостоверение через интернет, требует надежного резервного копирования журнала, его хранения под исключительным контролем нотариуса и возможности независимой проверки. В этом руководстве рассматриваются настройка полей, автоматическая фиксация данных дистанционных сеансов, ограничение доступа и хранение записей в течение срока, установленного законодательством вашей юрисдикции.
Что означает защита электронного журнала нотариуса от незаметных изменений
Такая защита представляет собой электронный механизм, позволяющий обнаружить признаки любого последующего изменения. National Association of Secretaries of State дает простое определение: «Любые изменения электронного документа должны оставлять видимые признаки». Нормы штатов закрепляют этот принцип. В Неваде требуется, чтобы электронный документ отображал признаки любого изменения после завершения оформления. Во Флориде предписано обеспечить возможность независимой проверки нотариальных записей с помощью технологии обнаружения изменений, а в Колорадо электронные журналы должны позволять обнаруживать изменения и надежно резервироваться.
На практике для этого используется цепочка хешей. При запечатывании записи журнала система вычисляет криптографический хеш — строку фиксированной длины, созданную на основе содержимого записи, — и связывает его с хешем предыдущей записи. Если изменить хотя бы один символ в прежней записи, цепочка нарушится. Хеш следующей записи перестанет совпадать, и любой, кто запустит проверку, увидит признаки вмешательства. Этим соответствующий требованиям электронный журнал отличается от электронной таблицы, в которой содержимое любой ячейки можно незаметно перезаписать.
Почему электронные таблицы не соответствуют требованиям
В обычной электронной таблице нет ни цепочки хешей, ни запечатанных записей, ни журнала изменений. Содержимое любой ячейки можно перезаписать без следа. Правила штатов требуют, чтобы изменения оставляли признаки, а электронная таблица не отвечает этому требованию.
Здесь важно различать неизменяемую запись и журнал, позволяющий отслеживать действия. Неизменяемую запись нельзя изменить после запечатывания. Журнал действий фиксирует каждое действие, включая исправления. Правила большинства штатов требуют и того и другого: изменение запечатанной записи должно быть обнаруживаемым, а система должна фиксировать, кто, когда и какие действия выполнял в журнале. Если исправления разрешены, их вносят в виде новых записей со ссылками на исходную, а не путем незаметной перезаписи.
Настройка полей записей журнала в соответствии с требованиями
В каждой юрисдикции США установлен основной набор сведений, которые необходимо включать в каждую запись журнала. Сделайте соответствующие поля обязательными в шаблоне электронного журнала, чтобы система не позволяла запечатать неполную запись.
| Поле | Что указывать |
|---|---|
| Дата и время | Точное время сеанса, синхронизированное с часами платформы для подписания документов |
| Имя и адрес заявителя | Полное имя по документам и адрес проживания каждого заявителя |
| Тип документа | Название или описание нотариально удостоверяемого документа |
| Способ установления личности | Вид предъявленного удостоверения личности, результаты проверки документа и подтверждения личности |
| Вид нотариального действия | Удостоверение признания подписи, удостоверение заявления под присягой, подтверждение или иное разрешенное действие |
| Средство связи | Название платформы, использованной для проведения сеанса |
| Ссылка на аудиовидеозапись | Перекрестная ссылка или логическая связь с сохраненным файлом записи |
Согласно Кодексу государственного управления Техаса, § 406.108, и Законам Флориды, § 117.245, записи о дистанционном нотариальном удостоверении через интернет должны содержать все перечисленные сведения, включая результаты проверки удостоверения личности и логическую ссылку на аудиовидеозапись. Настройте в шаблоне каждое поле так, чтобы система отклоняла записи с незаполненными полями. Если система поддерживает дополнительные поля, добавьте поле для отпечатка большого пальца или биометрических данных, если это требуется в вашей юрисдикции: в Калифорнии за неполучение обязательного отпечатка предусмотрен гражданский штраф в размере 2 500 долларов.
Свяжите каждое поле с конкретным источником данных, чтобы ничего не приходилось вводить повторно. Имя заявителя должно поступать из сеанса проверки личности, отметка времени — с серверных часов платформы для подписания, а тип документа — из метаданных загруженного файла или структурированной формы приема заявок. При ручном вводе возникают ошибки, а неполные записи, сделанные непосредственно при совершении действия, относятся к основным причинам дисциплинарных мер. Если вы настраиваете процесс приема заявок одновременно с журналом, руководство по автоматизации приема клиентов для сокращения ошибок поможет настроить эту часть работы.
Автоматическое создание записей при дистанционном нотариальном удостоверении через интернет
Автоматическое ведение журнала напрямую связывает сеанс проверки личности и подписание с записью в журнале. Это избавляет от повторного ручного ввода и связанных с ним ошибок. По завершении дистанционного сеанса система должна автоматически создавать запись, получая из самого сеанса отметку времени, данные заявителя, результаты проверки удостоверения личности и ссылку на запись сеанса.
С технической точки зрения важнее всего синхронизация времени. Серверные часы платформы для подписания и часы журнала должны показывать одно и то же время. Если они расходятся, отметка времени в журнале может не совпасть со встроенным временным кодом аудиовидеозаписи. Регулятор или адвокат противоположной стороны сможет использовать это расхождение в качестве доказательства. Настройте журнал так, чтобы он получал отметку времени из того же достоверного источника, который использует платформа сеанса, и фиксировал событие синхронизации в журнале действий.
Дистанционное нотариальное удостоверение через интернет законно только там, где оно разрешено штатом, и только при условии, что нотариус подтвердил наличие у себя соответствующих полномочий. Прежде чем настраивать автоматизацию, убедитесь, что ваш штат разрешает такую процедуру и вы получили необходимое разрешение. В руководстве о том, что нужно нотариусу в США перед первым сеансом дистанционного нотариального удостоверения, описана такая проверка. Получив разрешение, вы можете посмотреть цены на платформы с автоматическим ведением журнала и приступить к настройке.
Настройка контроля доступа и журналов действий
Средства контроля доступа определяют, кто может просматривать записи журнала, добавлять их и управлять ими. Журналы действий фиксируют каждое действие в системе. Законы штатов прямо требуют исключительного контроля нотариуса над журналом. В Техасе нотариус обязан хранить журнал под своим исключительным контролем и защищать резервные копии от несанкционированного использования. Во Флориде пароли или коды должны находиться под единоличным контролем нотариуса. Нью-Йорк допускает хранение у третьей стороны только при условии защиты с помощью пароля и возможности незамедлительно предоставить записи секретарю штата.
Нотариус должен вести один действующий последовательный журнал всех совершенных им официальных нотариальных действий. Журнал должен храниться в запираемом и защищенном месте под непосредственным и исключительным контролем нотариуса.
Секретарь штата Калифорния, орган штата по назначению нотариусов
Настройте права так, чтобы сотрудники могли добавлять новые записи, но не могли изменять запечатанные. Возможность редактировать запечатанную запись следует полностью отключить. Если ваша юрисдикция разрешает исправления, оформляйте их отдельной записью со ссылкой на исходную. У исправления должны быть собственный хеш и отметка времени; также необходимо указать, кто его внес. Исходная запись остается неизменной и защищенной от незаметных изменений.
Подготовьте отчеты о действиях в системе до любой проверки регулятора. Отчет должен показывать каждый вход в систему, каждую просмотренную и добавленную запись, а также каждое внесенное исправление. Невада требует, чтобы нотариусы, работающие с электронными документами, предоставляли записи журнала в течение 10 дней после запроса секретаря штата. Создайте шаблон отчета сейчас, чтобы не собирать его в спешке. Если нотариальная практика включает прием платежей, принципы, изложенные в материале об обеспечении конфиденциальности и соблюдении требований при обработке платежей, в равной мере применимы к управлению доступом к журналу.
Правила безопасного долгосрочного хранения
В зависимости от юрисдикции электронные журналы нотариуса необходимо хранить от пяти лет до передачи на постоянное хранение. Техас требует хранить записи о дистанционном нотариальном удостоверении не менее 5 лет. Во Флориде, Нью-Йорке и Колорадо установлен срок 10 лет. В Калифорнии нотариусы обязаны передать все журналы секретарю округа в течение 30 дней после истечения срока полномочий, ухода с должности или отзыва полномочий.
Шифруйте хранящиеся данные с помощью AES-256 — стандарта симметричного шифрования, упомянутого в рекомендациях штатов по электронному нотариальному удостоверению и федеральных программах цифрового обеспечения. Для шифрования передаваемых данных используйте TLS 1.2 или TLS 1.3, как указано в специальной публикации NIST 800-52. Цифровые сертификаты, используемые для защиты от незаметных изменений, должны соответствовать стандартам X.509 и использовать ключи RSA длиной не менее 2048 бит или ключи ECDSA с хешированием SHA-256.
Отделяйте текущие рабочие данные от архивных записей. Действующий журнал, в который ежедневно добавляют записи, находится в рабочей среде с контролируемым доступом. Архивные записи после завершения соответствующего периода хранения переносят в отдельное защищенное хранилище с ограниченным доступом. Такое разделение предотвращает случайное изменение старых записей в ходе повседневной работы и упрощает выгрузку данных для проверки. Если местные законы о конфиденциальности этого требуют, храните персональные данные клиентов отдельно от метаданных журнала, связывая их только внутренним идентификатором, по которому нотариус при необходимости сможет найти сведения.
Резервное копирование и восстановление важных записей
Резервные копии должны сохранять метаданные, позволяющие обнаруживать изменения в исходных записях. Иначе восстановленный файл утратит значение для подтверждения соблюдения требований. Правило 3-2-1 применительно к работе нотариуса означает три копии журнала на двух разных типах носителей, причем одна копия хранится за пределами основного места работы. Копировать нужно не только сами данные, но и цепочку хешей, журнал действий и связывающие их криптографические подписи.
- Настройте автоматическое ежедневное резервное копированиеНастройте систему на создание полной резервной копии базы данных журнала, журнала действий и цепочки хешей каждую ночь. Убедитесь, что копия содержит все криптографические метаданные.
- Храните резервные копии на разных носителяхОдну копию храните в локальном зашифрованном хранилище, а другую — в защищенном хранилище, расположенном в другом регионе. Доступ к обеим копиям должен контролироваться, а хранящиеся данные — шифроваться с помощью AES-256.
- Проверяйте восстановление раз в кварталВосстановите резервную копию в тестовой среде и сверьте хеши с оригиналом. Если восстановленная цепочка хешей не совпадает с исходной, копия повреждена. Ее необходимо создать заново до следующего цикла хранения.
- Опишите порядок восстановленияЗапишите каждый этап восстановления: кто его выполняет, как проводится проверка и как восстановленный журнал возвращается в работу. Регуляторы могут запросить эту документацию при проверке.
Во Флориде и Техасе резервные копии должны быть защищены от несанкционированного доступа. В Нью-Йорке записи, хранящиеся у третьей стороны, должны быть доступны для немедленного предоставления секретарю штата. Если вы никогда не проверяли резервную копию, нельзя быть уверенным, что сможете предоставить данные. Вы можете сравнить тарифы, включающие автоматическую проверку резервных копий, чтобы сократить объем ручного тестирования.
Форматы выгрузки для проверок регулятора
Когда регулятор запрашивает журнал, от формата выгрузки зависит, пройдут ли записи проверку. Требованиям большинства проверок штатов отвечают два формата: PDF/A — для запечатанных копий отдельных записей или записей за определенный период, доступных только для чтения, и CSV с проверкой хешей — для анализа больших объемов данных.
PDF/A — архивный стандарт PDF. Он включает в файл все шрифты и необходимые ресурсы, чтобы документ со временем не перестал отображаться из-за отсутствия внешних компонентов. Выгружайте отдельные записи или их наборы в формате PDF/A, указывая криптографический хеш в самом документе или его метаданных. Тогда регулятор сможет повторно вычислить хеш и сравнить его со значением, хранящимся в журнале.
Выгрузка в CSV с проверкой хешей подходит для массовых проверок. Каждая строка соответствует одной записи, а последний столбец содержит ее хеш. Регулятор импортирует файл CSV, повторно вычисляет хеш каждой записи по данным полей и отмечает строки, в которых вычисленный хеш не совпадает с сохраненным. Этот формат ускоряет проверку записей за длительный период, но требует, чтобы инструменты регулятора поддерживали проверку хешей. В ответ на запрос предлагайте оба формата.
Создайте шаблоны выгрузки заранее. Установленный в Неваде срок предоставления записей — 10 дней — не оставляет времени разбираться с форматированием в спешке. Проверьте выгрузку собственным инструментом проверки хешей, убедитесь, что журнал действий выгружается вместе с записями, и сохраните шаблоны там, где сотрудники смогут их найти. Полная последовательность настройки работы — от журнала и автоматизации приема заявок до подготовки сеансов — описана в руководстве по настройке дистанционного нотариального удостоверения через интернет.
Настройте журнал с защитой от незаметных изменений без лишних сложностей
После внедрения системы настройка журнала, управление доступом и проверка резервных копий станут частью единого рабочего процесса. Начните со стандартного шаблона, соответствующего требованиям, а затем настройте срок хранения и поля согласно правилам вашего штата.
