Для успешного внедрения технологий электронной подписи и заверения документов нужна платформа, которая поддерживает квалифицированные цифровые подписи, криптографически привязанную печать, позволяющую обнаружить изменения, и журнал аудита, фиксирующий IP-адрес подписанта, цифровой отпечаток его устройства и время каждого действия. Цель — снизить риски. Необходимо выбрать технологию, отвечающую требованиям законодательства вашей юрисдикции и сохраняющую доказательственную силу нотариального действия.
Удалённое нотариальное удостоверение через интернет допускается только там, где оно разрешено законодательством штата, а нотариус подтвердил наличие у себя соответствующих полномочий. В Европейском союзе нотариальное действие по-прежнему совершается при личном присутствии в конторе. Цифровые инструменты используются для приёма обращений, проверки личности и подготовки к подписанию. В Великобритании действуют правила, установленные уполномоченным органом. В Гонконге и ОАЭ цифровые инструменты разрешены только для предварительной работы с клиентами. Платформа, не учитывающая эти различия между юрисдикциями, создаёт для вашей практики риск привлечения к ответственности.
Выбор соответствующих требованиям способов подписания и заверения
Выбирайте платформу, поддерживающую квалифицированные цифровые подписи, которые отвечают техническим требованиям вашей юрисдикции к удалённому нотариальному удостоверению через интернет. Разница между видами подписей заключается в их юридической силе. Простая электронная подпись, например введённое с клавиатуры имя или отметка в поле, не обеспечивает криптографического подтверждения, необходимого для соблюдения установленных законом требований к нотариальному действию.
Согласно Регламенту ЕС № 910/2014 (eIDAS), электронные подписи подразделяются на простые, усиленные и квалифицированные. Только квалифицированная электронная подпись, созданная с помощью квалифицированного устройства для её создания и подтверждённая квалифицированным сертификатом аккредитованного поставщика доверенных услуг, юридически равнозначна собственноручной подписи. В штатах США, где разрешено удалённое нотариальное удостоверение через интернет, закон требует, чтобы электронные подписи и печати были логически связаны с электронным нотариальным свидетельством способом, допускающим независимую проверку.
При оценке платформы убедитесь, что она поддерживает современные криптографические стандарты. Согласно стандарту Национального института стандартов и технологий (NIST) FIPS 186-5, одобренными алгоритмами цифровой подписи являются RSA, ECDSA и EdDSA. Устаревший алгоритм DSA больше не рекомендуется использовать для создания подписей. Для обеспечения приемлемого базового уровня безопасности длина ключей RSA должна составлять не менее 2048 бит. Не указывайте поставщиков программного обеспечения в закупочной документации. Вместо этого опишите необходимые функции. Если вам нужна помощь в определении этих функций с учётом вашей юрисдикции, начните работу с платформой, которая настроит их для вас.
Настройка цифрового заверения и обнаружения изменений
Надлежащая цифровая печать неразрывно связывает подпись нотариуса, достоверную отметку времени и содержимое документа. Стандарт для цифровых печатей — возможность обнаружить изменения, а не полная защита от них. Такая печать позволяет установить, изменялся ли документ после заверения. Утверждение о полной защите печатью от изменений подразумевает, что изменить документ невозможно, но для цифрового файла, который может распространяться в копиях, это технически недостижимо. Платформа должна позволять обнаружить любое последующее изменение электронной записи.
В ряде штатов США это обязательное требование. Законопроект Сената Калифорнии № 696, вступивший в силу 1 января 2024 года, требует, чтобы электронные подписи и печати допускали независимую проверку и позволяли обнаружить любые последующие изменения. В Огайо правило 111:6-1-05 Административного кодекса обязывает нотариусов, работающих через интернет, отказывать в удостоверении, если используемая технология не может криптографически гарантировать обнаружение изменений. Законодательные изменения 2024 года в Южной Дакоте закрепили аналогичные определения электронных печатей, позволяющих обнаружить изменения. При настройке необходимо проверить, что печать привязана к криптографическому хешу документа, а не просто наложена на него как изображение. Вы можете сравнить тарифы, чтобы убедиться, что выбранный тариф поддерживает такой уровень криптографического заверения.
Подтверждение происхождения и целостности
Для подтверждения происхождения и целостности необходим подробный журнал аудита, в котором фиксируются IP-адрес, цифровой отпечаток устройства и время каждого этапа операции. Журнал аудита позволяет проследить документ с момента его загрузки клиентом до получения окончательного заверенного экземпляра. Он содержит сведения, необходимые для доказательства того, кто, что и когда подписал.
Платформа должна регистрировать каждое событие. В том числе результаты проверки личности подписанта, момент открытия документа, точное время проставления подписи и наложение цифровой печати. Обязанность нотариуса удостовериться в намерении подписанта и понимании им своих действий сохраняется и в цифровой среде. Прежде чем наложить печать, подтвердите личность и намерение подписанта с помощью видео- или других средств связи платформы.
Закон устанавливает конкретные требования к электронным реестрам. Во Флориде, Техасе и Калифорнии обязательны такие поля метаданных, как дата и время удостоверения, вид нотариального действия, название или описание электронной записи, имя и адрес каждого участника, а также способ проверки личности. Подробнее о том, как такая проверка проводится в разных юрисдикциях, читайте в нашем руководстве о способах цифровой проверки личности для нотариусов в разных юрисдикциях. Выбранная платформа должна автоматически собирать эти метаданные и связывать их с журналом аудита заверенного документа. Чтобы узнать, как система, отвечающая требованиям, обрабатывает эти данные, вы можете начать бесплатно.
Встраивание цифрового нотариального удостоверения в рабочий процесс
Встройте подписание и заверение в процесс от приёма обращения до завершения работы, чтобы сократить повторный ввод данных вручную и снизить риск ошибок. В рабочем процессе цифрового нотариального удостоверения, отвечающем требованиям, результаты проверки личности напрямую передаются в модуль подписания. После того как клиент подтвердит свою личность, платформа должна перенести данные проверки в нотариальное свидетельство без повторного ввода нотариусом.
Приём обращения — основа рабочего процесса, отвечающего требованиям. Автоматизация приёма клиентов упрощает работу нотариуса и сокращает число ошибок. В хорошо интегрированной системе данные, полученные при приёме обращения, автоматически вносятся в запись реестра и нотариальное свидетельство. Подробнее об этом читайте в нашей статье о том, как автоматизировать приём клиентов, чтобы упростить работу нотариуса и сократить число ошибок. Перед наложением печати нотариус всё равно должен проверить правильность внесённых данных. Рабочий процесс также следует связать со сбором платежей и обеспечением безопасности операций в клиентских порталах нотариуса, чтобы плата поступала до совершения нотариального действия.
Проверка целостности цифровой подписи
Проверка целостности цифровой подписи позволяет подтвердить, что подписанный документ не изменялся после наложения печати и что подпись принадлежит указанному подписанту. Для этого платформа сравнивает криптографический хеш содержимого документа с хешем, зафиксированным в момент подписания. Если хеши совпадают, документ не изменён. Если они различаются, целостность заверенного документа нарушена и он недействителен.
Нотариус должен иметь возможность повторять такую проверку по запросу. Если суд, компания, проверяющая права на недвижимость, или получатель запросит подтверждение целостности, платформа должна повторно сформировать отчёт о проверке без необходимости обращаться к закрытым ресурсам сервера поставщика. В отчёте должны быть указаны личность подписанта, использованная служба отметок времени, алгоритм подписи и результат сравнения хешей. Эти сведения подтверждают нотариальное действие и спустя долгое время после завершения сеанса.
Управление версиями документов и архивами
Разделяйте черновые и окончательные версии, чтобы случайно не удостоверить черновик без печати. Платформа должна чётко разграничивать черновики и окончательные заверенные документы. После заверения документ следует заблокировать и отправить в архив в режиме только для чтения. Надёжное долгосрочное архивирование должно сохранять доступность документа и его криптографическую целостность с течением времени.
Сроки хранения существенно различаются в зависимости от юрисдикции. В США Флорида, Техас и Калифорния требуют хранить электронные реестры и аудиовидеозаписи не менее 10 лет. В Англии и Уэльсе Правила нотариальной практики 2019 года, изданные Master of the Faculties, требуют бессрочно хранить нотариальные акты в публичной форме, а записи об актах в частной форме — не менее 12 лет. Регулятор заявил:
Faculty Office не будет требовать от нотариусов работы с электронными документами или использования удалённого присутствия. Он уважает решение нотариусов, которые отказываются от этого, потому что им неудобно пользоваться такими технологиями или они считают это слишком рискованным.
Master of the Faculties, регулятор деятельности нотариусов в Англии и Уэльсе
Срок хранения определяется местным законодательством. Вы обязаны хранить записи в течение срока, установленного в вашей юрисдикции: для реестров он обычно составляет 10 лет или более. Стратегия архивирования должна учитывать необходимость сохранять возможность проверки криптографической печати в долгосрочной перспективе. Более подробные рекомендации приведены в нашей статье о лучших практиках ведения электронных реестров и хранения записей, позволяющих обнаружить изменения, в нотариальной практике.
Часто задаваемые вопросы
Разрешено ли удалённое нотариальное удостоверение через интернет во всех штатах США?
Нет. Удалённое нотариальное удостоверение через интернет допускается только там, где оно разрешено законодательством штата, а нотариус подтвердил наличие у себя соответствующих полномочий. Прежде чем проводить такое удостоверение, необходимо проверить конкретные требования законодательства вашего штата.
Чем печать, позволяющая обнаружить изменения, отличается от печати, полностью защищающей от них?
Первая позволяет установить, изменялся ли документ после заверения. Вторая предположительно полностью предотвращает изменения, что технически невозможно для цифрового файла, который может распространяться в копиях. Стандарты нотариальных технологий требуют использовать печати, позволяющие обнаружить изменения.
Какие криптографические алгоритмы разрешены для цифровых подписей?
Согласно NIST FIPS 186-5, одобренными алгоритмами цифровой подписи являются RSA, ECDSA и EdDSA. Устаревший алгоритм DSA больше не рекомендуется использовать для создания подписей. Длина ключей RSA должна составлять не менее 2048 бит.
Могут ли цифровые инструменты заменить нотариальное действие в ЕС?
Нет. В Европейском союзе нотариальное действие по-прежнему совершается при личном присутствии в конторе. Цифровые инструменты используются для приёма обращений, проверки личности и подготовки к подписанию, но само действие не совершается через интернет.
Как долго нотариусы должны хранить записи электронного реестра?
Сроки хранения зависят от юрисдикции. В США Флорида, Техас и Калифорния требуют хранить электронные реестры и аудиовидеозаписи не менее 10 лет. В Англии и Уэльсе записи об актах в частной форме необходимо хранить не менее 12 лет, а акты в публичной форме — бессрочно. Вы обязаны хранить записи в течение срока, установленного в вашей юрисдикции.
Настройте рабочий процесс цифрового нотариального удостоверения в соответствии с требованиями
Выберите платформу, поддерживающую квалифицированные цифровые подписи, криптографически привязанные печати, позволяющие обнаружить изменения, и журналы аудита с учётом требований вашей юрисдикции. Обеспечьте соответствие вашей практики законодательным требованиям к цифровому нотариальному удостоверению.
