Методы цифровой проверки личности для нотариусов различаются в зависимости от юрисдикции, и выбранный вами метод должен соответствовать конкретным правовым требованиям вашей нотариальной комиссии. Нотариус в Техасе должен использовать иной набор методов, чем нотариус в Англии или Дубае. В этом руководстве объясняются три основных метода, их совместная работа и правила, действующие в США, ЕС, Великобритании, Гонконге и ОАЭ.
Удалённое онлайн-нотариальное удостоверение разрешено только в штатах США, которые прямо его разрешили, и только после того, как нотариус подтвердил собственные полномочия. В ЕС нотариальное действие остаётся в офисе нотариуса. Цифровые инструменты используются для приёма клиентов, проверки личности и подготовки к подписанию. В Великобритании действуют правила Faculty Office. Гонконг и ОАЭ разрешают цифровую проверку только на этапе первичного приёма.
Что рассматривается в этой статье
- Три основных метода проверки: KBA, анализ удостоверения и биометрическая проверка присутствия
- Как штаты США, государства — члены ЕС, Великобритания, Гонконг и ОАЭ по-разному регулируют эти методы
- Структурированный процесс предварительной проверки для выполнения этапов идентификации до сеанса связи
- Пошаговый порядок действий при неудачной проверке
Роль проверки личности в обеспечении достоверности нотариальных действий
Проверка личности защищает юридическую действительность нотариального действия, подтверждая, что подписывающее лицо является тем, за кого себя выдаёт. Нотариальное мошенничество основано на выдаче себя за другое лицо, а полномочия нотариуса зависят от предотвращения этого.
Следует различать проверку лица и проверку документа. Анализ удостоверения проверяет, является ли государственное удостоверение личности подлинным и неизменённым. Биометрическая проверка присутствия устанавливает, что лицо, предъявляющее это удостоверение, физически присутствует и находится в живых во время сеанса. Аутентификация на основе знаний проверяет, может ли человек ответить на вопросы, ответы на которые известны только настоящему владельцу личности. Нотариальное действие, при котором пропущен любой обязательный уровень проверки, может быть оспорено или признано недействительным.
Ответственность несёт нотариус. Если подписант использует поддельный документ или выдаёт себя за другого человека, нотариус, не соблюдавший обязательный протокол проверки, может столкнуться с гражданской ответственностью, отзывом полномочий или передачей дела в уголовные органы. The National Association of Secretaries of State поддерживает стандарты электронного нотариального удостоверения, отражающие способы, которыми каждый штат ожидает от своих нотариусов снижения этого риска.
Распространённые методы цифровой проверки личности
Три метода составляют основу установления личности при удалённом онлайн-нотариальном удостоверении. Юрисдикции требуют разные их сочетания, однако сами методы являются отраслевым стандартом.
Аутентификация на основе знаний (KBA)
KBA предлагает подписанту ограниченный по времени тест, сформированный на основе общедоступных и закрытых источников данных. Подписант должен ответить в установленный срок. В штатах, где KBA является обязательной, тест обычно включает не менее пяти вопросов, по пять вариантов ответа на каждый, и для прохождения необходимо набрать не менее 80%. Если подписант не проходит проверку, он может повторить её один раз в течение 24 часов, при этом часть вопросов заменяется. Вторая неудача влечёт обязательную блокировку, не позволяющую повторить попытку у этого конкретного нотариуса в течение 24 часов.
Анализ удостоверения
Анализ удостоверения использует автоматизированные технологии для сканирования государственного удостоверения личности с фотографией на предмет визуальных, физических или криптографических защитных признаков. Система проверяет, не является ли удостоверение поддельным или изменённым, и может сверять записи с базами данных выдавших его органов. Затем нотариус проводит визуальное сравнение во время аудиовидеосеанса в реальном времени, подтверждая, что человек в кадре соответствует фотографии в проанализированном удостоверении.
Биометрическое обнаружение присутствия
Биометрическое обнаружение присутствия подтверждает, что человек в кадре — живой человек, а не фотография, повтор видеозаписи или дипфейк. Технология может попросить подписанта повернуть голову, моргнуть или выполнить указание на экране. Некоторые системы используют сопоставление геометрии лица, чтобы сравнить изображение в реальном времени с фотографией в проанализированном удостоверении. Правила Faculty Office в Англии и Уэльсе считают биометрические и машиносчитываемые элементы паспорта обеспечивающими высокий уровень безопасности, поскольку они проверяют эти элементы напрямую.
Простых сканов никогда недостаточно
Ни одна юрисдикция не принимает PDF- или JPEG-копию удостоверения, отправленную по электронной почте, в качестве проверки личности. Такие файлы легко подделать. Цифровые инструменты должны проверять машиносчитываемые, криптографические или биометрические защитные элементы самого удостоверения.
Различия между юрисдикциями США при установлении личности для удалённого онлайн-нотариального удостоверения
В США удалённое онлайн-нотариальное удостоверение имеет юридическую силу только там, где оно прямо разрешено законодательством штата. Государственный секретарь каждого штата определяет, какое сочетание методов установления личности обязан использовать нотариус. Федерального стандарта не существует, и нотариус, получивший полномочия в одном штате, не может считать, что правила другого штата применимы.
| Штат | Требуется KBA | Требуется анализ удостоверения | Проходной балл | Ключевое отличие |
|---|---|---|---|---|
| Техас | Да, 5 вопросов, 5 вариантов | Да, через независимую третью сторону | 80% за 2 минуты | Две неудачи приводят к блокировке на 24 часа у этого нотариуса |
| Флорида | Да, 5 вопросов, 5 вариантов | Да, автоматизированная технология | 80% за 2 минуты | Электронный журнал хранится 10 лет |
| Виргиния | Альтернативный порядок | Да, или другие методы подтверждения | Н/П (многоуровневый подход) | Вместо обязательной KBA требуются два независимых метода подтверждения |
Техас: строгие требования к KBA и анализу удостоверения
Согласно правилам Государственного секретаря Техаса, установление личности должно осуществляться посредством динамической KBA, включающей не менее пяти вопросов и пяти вариантов ответа. Подписант должен набрать 80% в течение двух минут. Подписанты, не прошедшие проверку, могут повторить её один раз в течение 24 часов, при этом должно быть заменено не менее 60% вопросов. Вторая неудача влечёт обязательную блокировку на 24 часа. Автоматизированный анализ удостоверения должен подтвердить защитные признаки и сверить записи с авторитетными базами данных, после чего нотариус проводит визуальное сравнение в ходе аудиовидеосвязи в реальном времени.
Установление личности — это способ, посредством которого принципал (подписант документа) подтверждает свою личность. Это делается через третью сторону, использующую динамическую аутентификацию на основе знаний (KBA).
Office of the Texas Secretary of State, орган лицензирования нотариусов
Флорида: базовые KBA и анализ удостоверения
Флорида требует такую же структуру KBA: пять вопросов, пять вариантов, две минуты, 80% для прохождения. Анализ удостоверения должен проверять визуальные, физические или криптографические признаки государственного удостоверения личности с фотографией. Флорида также устанавливает 10-летний срок хранения электронных журналов и аудиовидеозаписей сеансов RON. Государственный секретарь Флориды предоставляет портал услуг удалённого онлайн-нотариуса.
Виргиния: альтернативные способы
Виргиния предусматривает альтернативные способы установления личности, а не полагается исключительно на KBA. Согласно Кодексу Виргинии § 47.1-2, достаточные доказательства требуют личного знания, присяги заслуживающего доверия свидетеля либо выполнения как минимум двух независимых методов подтверждения. Они могут включать анализ удостоверения, предшествующее личное установление личности, разрешённые законом методы или действительный цифровой сертификат, доступ к которому осуществляется с помощью биометрических данных.
Подтвердите свои полномочия до первого сеанса
Разрешение RON штатом не означает автоматически разрешения для каждого нотариуса. Прежде чем провести хотя бы один удалённый сеанс, вы должны подтвердить свой статус назначения и любую дополнительную регистрацию, требуемую вашим штатом. Что нотариусу США необходимо подготовить до первого сеанса удалённого онлайн-нотариального удостоверения описывает необходимые условия.
Нормативные основы цифровой идентификации в ЕС и Великобритании
В Европейском союзе нотариальное действие остаётся привязанным к офису нотариуса. Цифровые инструменты предназначены для приёма клиентов, подготовки к идентификации и организации подписания. Само нотариальное действие не переносится в онлайн.
ЕС: eIDAS и национальная нотариальная компетенция
Система eIDAS в соответствии с Регламентом (ЕС) № 910/2014 и его редакцией 2024 года устанавливает правила для электронных подписей, печатей и квалифицированных доверительных услуг. Квалифицированная электронная подпись юридически равнозначна собственноручной подписи. Однако eIDAS не унифицирует содержательные нотариальные действия и не удостоверяет публичные документы между странами. Аутентичные документы по-прежнему регулируются национальным нотариальным законодательством и стандартами палат. Удалённый клиент может в цифровом формате пройти предварительный приём, предварительные проверки цифровой личности и подготовку к подписанию, но аутентичный документ остаётся в юрисдикции офиса нотариуса.
Великобритания: правила Faculty Office и приоритет физической проверки
В Англии и Уэльсе нотариусы действуют под надзором Faculty Office архиепископа Кентерберийского. Базовым правилом является личный осмотр физических удостоверений. Цифровые проверки личности допустимы только тогда, когда инструменты проверяют машиносчитываемые, криптографические или биометрические защитные элементы удостоверения. Простые цифровые изображения или сканы прямо признаются недостаточными.
Например, отсканированная копия паспорта не является надёжным способом проверки личности, поскольку документ мог быть легко подделан. Использование биометрических и машиносчитываемых частей паспорта, напротив, обеспечивает высокий, хотя и не абсолютный, уровень безопасности.
Faculty Office архиепископа Кентерберийского, регулятор нотариусов в Англии и Уэльсе
Нотариус должен физически находиться в Англии или Уэльсе во время сеанса, установить достаточную связь с юрисдикцией и подтвердить, что принимающая юрисдикция признаёт действия, совершённые при удалённом участии.
Гонконг и ОАЭ: соблюдение требований на этапе первичного приёма
В Гонконге и ОАЭ инструменты цифровой проверки личности используются для первичного приёма клиентов и ведения учёта. Само нотариальное действие остаётся связанным с физическим совершением или контролируемыми государством цифровыми платформами.
Гонконг: стандарт физического совершения
Согласно Гонконгскому ордонансу о нотариусах (Cap. 159), нотариусы назначаются Высоким судом из числа опытных солиситоров. К ним применяются стандарты физического совершения действий, основанные на общем праве. Проверка личности проводится путём личного осмотра оригиналов физических документов. Удалённая цифровая проверка личности ограничена административным первичным приёмом: сбором информации о клиенте, сканированием документов для предварительного рассмотрения и подготовкой дела до личного появления клиента.
ОАЭ: контролируемые государством платформы
Согласно Федеральному декрету-закону № 46 от 2021 года и местным судебным нормативным актам, таким как Резолюция Дубая № 137 от 2022 года, удалённые нотариальные действия разрешены исключительно через официальные цифровые платформы, контролируемые государством. Эти платформы интегрированы с национальным реестром цифровой идентификации. Частные нотариусы не могут самостоятельно проводить нотариальное удостоверение по видеосвязи вне этих одобренных государственных порталов. Использование частным нотариусом цифровой проверки личности ограничивается подготовкой на этапе первичного приёма: проверкой личности клиента до его появления в офисе либо до направления его на официальную государственную платформу для совершения действия.
| Юрисдикция | Первичный приём (разрешён) | Удалённое совершение нотариального действия (ограничено) |
|---|---|---|
| Гонконг | Сбор информации о клиенте, сканирование документов для предварительного рассмотрения, подготовка дела | Требуется физическое совершение; цифровая проверка личности носит только административный характер |
| ОАЭ | Предварительная проверка личности, загрузка документов, подготовка до подачи на государственную платформу | Только через официальные цифровые платформы под контролем государства, интегрированные с национальным реестром удостоверений личности |
Оптимизация процесса предварительной проверки клиента
Процесс предварительной проверки переносит установление личности и приём документов на этап до сеанса в реальном времени. Нотариус проверяет полный пакет до появления подписанта в кадре, что снижает сложности во время сеанса и позволяет своевременно выявить проблемы.
- Отправьте ссылку для приёма после записиКлиент получает ссылку на защищённый портал, где загружает государственное удостоверение личности и проходит обязательный тест KBA. Это происходит асинхронно, до встречи.
- Автоматически проведите анализ удостоверения и KBAСистема сканирует удостоверение на защитные признаки и сверяет данные с базами выдавших органов. Если требуется KBA, клиент проходит тест с ограничением по времени. Нотариус получает результаты.
- Проверьте полный пакетДо сеанса в реальном времени нотариус подтверждает, что анализ удостоверения пройден, KBA пройдена (или не требовалась), а загруженные документы соответствуют запрошенному нотариальному действию. Дело подготавливается.
- Проведите сеанс в реальном времени для визуального подтвержденияВо время аудиовидеозвонка нотариус выполняет визуальное сравнение, требуемое большинством законов о RON: человек в кадре соответствует фотографии в проанализированном удостоверении.
Асинхронная обработка первичного приёма означает, что нотариус приступает к сеансу в реальном времени с подготовленным делом, а не обнаруживает проблемы по ходу работы. Автоматизация приёма клиентов для экономии времени и снижения ошибок в управлении нотариальной практикой подробно объясняет механику этого процесса.
Вопросы юридической защиты и обработки данных
Хранение документов, удостоверяющих личность, влечёт обязанности по законам о защите конфиденциальности данных. В ЕС Общий регламент по защите данных регулирует сбор, обработку и хранение персональных данных. В Калифорнии Закон о конфиденциальности потребителей Калифорнии устанавливает аналогичные требования. Нотариусы должны понимать, какие правила применяются к их клиентам в зависимости от места нахождения этих клиентов.
Документы, удостоверяющие личность, биометрические данные и записи сеансов являются конфиденциальной персональной информацией. Передача должна быть зашифрована. Хранение должно обеспечивать обнаружение вмешательства, то есть любое изменение сохранённой записи должно быть выявляемо. Передовые практики ведения электронных журналов и записей с обнаружением вмешательства в нотариальной практике описывает стандарты ведения записей, защищающие и нотариуса, и клиента.
Сроки хранения установлены законом. Флорида требует 10 лет. В Техасе действуют собственные требования. Нотариус должен знать конкретное правило о сроке хранения для своей юрисдикции и обеспечить его автоматическое соблюдение системой хранения, а не полагаться на ручное удаление.
Порядок действий при неудачных попытках проверки
Если клиент не проходит KBA или анализ удостоверения, нотариус не должен продолжать. Не гадайте. Не совершайте действие в расчёте разобраться позже. Законная презумпция личности не подтверждена, и нотариальное действие не может быть завершено.
- Немедленно прекратите сеансЕсли подписант не проходит KBA после всех разрешённых попыток или анализ удостоверения отклоняет документ, удостоверяющий личность, остановитесь. Не пытайтесь обойти требования и не задавайте наводящих вопросов, чтобы спасти сеанс.
- Зафиксируйте неудачу в нотариальном журналеУкажите дату, время, заявленную личность принципала, запрошенное нотариальное действие, конкретный использованный метод проверки, причину незавершения и подтверждение отказа. Эта документация защищает нотариуса, если подписант позднее заявит, что действие следовало совершить.
- Сохраните записи и журналы сеансаАудиовидеозаписи и журналы сеанса неудачной попытки должны храниться в течение установленного законом срока. Флорида требует 10 лет согласно Fla. Stat. § 117.245. Проверьте конкретное требование вашей юрисдикции.
- При необходимости предложите ручную проверку или переносЕсли неудача вызвана технической проблемой, например недостаточным освещением, из-за которого не пройдена биометрическая проверка, предложите перенести встречу. Если причина существенная, например анализ удостоверения выявил поддельный документ, откажите в нотариальном удостоверении.
- Соблюдайте правила блокировкиВ Техасе подписант, дважды не прошедший KBA, не может повторить попытку у этого конкретного нотариуса в течение 24 часов. Не отменяйте это ограничение. Не направляйте подписанта к другому нотариусу в той же практике, чтобы обойти блокировку.
Когда переносить встречу
- Техническая неисправность: плохое освещение, проблемы со звуком, несовместимость браузера
- Анализ удостоверения не пройден из-за истёкшего документа, который клиент может обновить
- KBA не пройдена из-за недавней смены адреса или имени, которую клиент может документально подтвердить
Когда отказывать
- Анализ удостоверения отмечает документ как поддельный или изменённый
- Человек в кадре не соответствует фотографии в удостоверении
- Подписант не может ответить на базовые вопросы о подписываемом документе
Разграничение между технической и существенной неудачей — вопрос профессионального суждения нотариуса. Если сомневаетесь, откажите. Потеря клиента предпочтительнее компрометации нотариальных полномочий. Соблюдение нотариальных требований в разных юрисдикциях рассматривает, как принимать такие решения, когда ваша практика обслуживает клиентов в нескольких штатах.
Что делать дальше
Приведите метод проверки в соответствие с вашей юрисдикцией до принятия следующего удалённого клиента. Подтвердите, какое сочетание KBA, анализа удостоверения и биометрической проверки присутствия требуется в вашем штате или стране. Организуйте процесс предварительной проверки так, чтобы установление личности, загрузка документов и первоначальное подтверждение происходили до сеанса в реальном времени, оставляя вам подготовленное дело для проверки. При неудачной проверке следуйте порядку: прекратите, зафиксируйте, сохраните и либо перенесите встречу, либо откажите.
Фирменный клиентский портал, объединяющий первичный приём, предварительную проверку личности, планирование и безопасный сбор документов в одном процессе, предоставляет вам подготовленный пакет до появления подписанта. Вы можете посмотреть цены или начать работу с настройкой, соответствующей требованиям вашей юрисдикции. Сенат Флориды публикует полный текст Закона об онлайн-нотариальном удостоверении, а Государственный секретарь Нью-Йорка подробно описывает требования к лицензированию нотариусов. Если ваша практика занимается сделками в ОАЭ, орган Abu Dhabi Global Market публикует собственную систему регулирования электронных сделок.
