Что необходимо подготовить нотариусу в США перед первой онлайн-нотариальной сессией

Перед проведением дистанционного онлайн-нотариального удостоверения в США нотариус должен иметь действующую традиционную нотариальную комиссию, получить отдельное разрешение на дистанционную работу от своего штата и убедиться, что используемые технологии соответствуют установленным законом требованиям к аудио- и видеозаписи и защите от незаметных изменений. Клиент заранее подготавливает файл, загружая документы, предоставляя данные удостоверения личности и проходя процедуру подтверждения личности. Затем нотариус подключается к сеансу в реальном времени, чтобы проверить заполненные исходные данные, подтвердить личность, засвидетельствовать подпись и оформить нотариальное свидетельство с собственной цифровой печатью.

RON законно только там, где оно разрешено законодательством штата и где нотариус подтвердил наличие собственного разрешения. Приведенные ниже шаги отражают последовательность действий нотариуса — от получения комиссии до запечатанной записи.

Подтверждение комиссии и разрешения штата

Наличие базовой нотариальной комиссии само по себе не дает права на дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение. Прежде чем совершать какие-либо действия RON, необходимо пройти отдельную процедуру подачи заявления, регистрации или повышения статуса комиссии через орган штата, выдающий нотариальные полномочия.

Требования штатов к началу работы различаются. Во Флориде, согласно Статутам Флориды § 117.225 и правилу 1N-7.001 Административного кодекса Флориды, нотариус должен пройти одобренный штатом образовательный курс, получить поручительскую гарантию на 25 000 долларов и полис страхования профессиональной ответственности на 25 000 долларов, а также подать регистрацию в Департамент штата. В Техасе, согласно Кодексу органов власти Техаса § 406.105 и 1 TAC § 87.11, действующий нотариус должен подать заявление на статус онлайн-нотариуса Государственному секретарю и зарегистрировать электронную печать вместе с цифровым сертификатом X.509. В Виргинии, согласно Кодексу Виргинии § 47.1-5 и Стандартам обеспечения электронного нотариального удостоверения Секретаря Содружества, нотариус с действующей комиссией должен подать заявление на электронную нотариальную комиссию, зарегистрировать соответствующие требованиям инструменты и предоставить электронную печать и цифровую подпись.

Напрямую уточняйте актуальные требования у Государственного секретаря или органа, выдающего комиссию, поскольку законы о RON часто меняются. Просроченная или неподтвержденная комиссия запрещает проводить любые сеансы RON. Некоторые штаты недавно обновили процедуры повышения статуса комиссии, поэтому уточняйте текущий порядок, а не полагайтесь на устаревшие рекомендации.

Вы можете ознакомиться с полным руководством по настройке дистанционного онлайн-нотариального удостоверения, чтобы понять, как выстроить практику от начала до конца.

Настройка защищенной цифровой среды

Ваше аппаратное и программное обеспечение должно соответствовать минимальным требованиям штата к синхронной двусторонней аудио- и видеозаписи, шифрованию и защите от незаметных изменений. Правила штата определяют требуемые возможности, а не конкретные марки или продукты.

Технология должна поддерживать аудио- и видеосвязь в реальном времени, записывать весь сеанс от начала до конца и хранить запись в защищенном формате с защитой от незаметных изменений. Электронная печать и цифровая подпись должны быть привязаны к цифровому сертификату X.509 инфраструктуры открытых ключей (PKI), позволяющему обнаружить любое последующее изменение документа. Оценка технологий электронной подписи и опечатывания на соответствие требованиям означает подтверждение того, что выбранные вами инструменты создают записи, отвечающие этим установленным законом пороговым требованиям.

Убедитесь, что ваша система непрерывно записывает весь аудио- и видеоматериал, система журнала не позволяет изменять записи после внесения, а технология опечатывания дает криптографически проверяемый результат. Криптографическая метка времени защищает цифровую печать от последующих споров, привязывая подпись к подтвержденному времени.

Обязанности клиента до записи на прием

Клиент подготавливает файл сделки до начала сеанса в реальном времени. Эта подготовка делает файл готовым к проверке нотариусом, но не завершает нотариальное действие. Граница между подготовкой клиента и оформлением нотариусом является строгой и установлена законом.

Согласно моделям штатов, включая 1 TAC § 87.70 Техаса, Статуты Флориды § 117.265 и Пенсильванию 57 Pa.C.S. § 306.1, клиент должен самостоятельно:

• Загрузить полный неоформленный электронный документ.
• Проверить, что его оборудование поддерживает синхронную двустороннюю аудиовизуальную передачу.
• Предоставить государственное удостоверение личности с фотографией для автоматизированного анализа.
• Пройти динамическое подтверждение личности посредством аутентификации на основе знаний.
• Внести оплату, необходимую для записи.

Нотариус не может подготавливать документы или подписывать их от имени клиента. Действия клиента формируют полный входной файл, который затем нотариус проверяет в ходе сеанса в реальном времени. Автоматизация приема клиентов с предварительной проверкой удостоверений личности, планированием и платежами помогает обеспечить поступление полного и готового файла. При обработке платежей необходимо постоянно соблюдать конфиденциальность и соответствие требованиям.

Стандарты проверки личности и виды доказательств

Если только лицо, подписывающее документ, не известно нотариусу лично или не представлено квалифицированным заслуживающим доверия свидетелем, законы о RON требуют двух отдельных механизмов проверки: автоматизированного анализа удостоверения и динамической аутентификации на основе знаний. До продолжения нотариального действия должны быть успешно пройдены оба этапа.

Автоматизированный анализ удостоверения

Анализ удостоверения использует алгоритмические проверки по открытым и частным источникам для подтверждения подлинности, формата и встроенных защитных элементов действующего государственного удостоверения личности с фотографией. Система проверяет штрихкоды, машиночитаемые зоны, голограммы и другие элементы, чтобы удостовериться в подлинности самого документа. Государственный секретарь Техаса излагает эти требования в 1 TAC § 87.70.

Динамическая аутентификация на основе знаний

Динамическая KBA формирует тест на основе записей коммерческих и публичных баз данных. Подписывающий должен ответить на вопросы, составленные по его кредитной истории и данным публичных реестров. Согласно 1 TAC § 87.70(b) Техаса и Статутам Флориды § 117.295(3)(a), тест KBA должен содержать не менее пяти вопросов, каждый как минимум с пятью вариантами ответа. Подписывающий должен правильно ответить не менее чем на 80% вопросов в течение двух минут.

Если подписывающий не проходит первоначальный тест, правила штата допускают одну повторную попытку в течение 24 часов. При повторной попытке должно быть заменено не менее 60% вопросов. Вторая неудача влечет обязательную 24-часовую блокировку, в течение которой дистанционное нотариальное удостоверение нельзя продолжить с тем же онлайн-нотариусом. Для более широкого обзора методов проверки в разных юрисдикциях см. методы цифровой проверки личности для дистанционного онлайн-нотариального удостоверения.

Что должен делать только нотариус во время сеанса

Само нотариальное действие остается личной обязанностью нотариуса. Автоматизация выполняет анализ удостоверений и маршрутизацию документов, но только нотариус совершает действия, составляющие нотариальное удостоверение.

Во время синхронной записи нотариус должен проверить полный входной файл, подготовленный клиентом, подтвердить личность подписывающего путем визуального сравнения с удостоверением, оценить дееспособность и добровольность подписывающего, устно принести требуемую присягу или принять заверение и засвидетельствовать электронное подписание клиентом. Комитет по разработке пересмотренного Единообразного закона о нотариальных действиях Комиссии по единообразному законодательству поясняет, что посредством синхронной аудио- и визуальной связи нотариус может оценить дееспособность лица и то, совершаются ли его действия осознанно и добровольно.

Нотариус обязан в целом проявлять разумную осмотрительность при исполнении своих обязанностей. Он обязан проявлять высокую степень осмотрительности при установлении личности любого лица, чья личность является предметом нотариального или электронного нотариального действия.

Генеральная ассамблея Виргинии, Кодекс Виргинии § 47.1-14

После засвидетельствования подписи нотариус лично проставляет свою электронную подпись и цифровую печать. Печать должна быть привязана к цифровому сертификату PKI X.509, который делает любое последующее изменение заметным. Нотариус, а не платформа, отвечает за подтверждение правильной работы сертификата и печати до завершения действия. Подробнее об этом уровне см. электронная подпись и опечатывание документов для нотариусов.

Требования к хранению записей и внесению записей в журнал

Каждое дистанционное онлайн-нотариальное удостоверение требует одновременного внесения записи в электронный журнал, содержащий определенные обязательные данные. Журнал должен быть защищен от незаметных изменений и содержать перекрестную ссылку на аудио- и видеозапись сеанса.

Согласно правилам штатов, включая Статуты Флориды § 117.245, 1 TAC § 87.50 Техаса и Кодекс Виргинии § 47.1-14, в электронном журнале должны быть указаны:

• Дата и время нотариального действия.
• Вид совершенного действия, например подтверждение подписи, присяга или jurat.
• Наименование или описание документа.
• Полное имя и адрес каждого подписывающего.
• Использованный метод проверки личности.
• Отметка о том, что нотариальное удостоверение проведено дистанционно с использованием аудио- и видеотехнологии.
• Прямая перекрестная ссылка на соответствующую аудиовизуальную запись.

Некоторые законы штатов о защите конфиденциальности прямо запрещают вносить в журнал полные номера государственных удостоверений личности, номера социального страхования или биометрические данные. Одним из примеров является 1 TAC § 87.50 Техаса. Записывайте тип использованного удостоверения личности, а не его полный номер. Более подробные рекомендации по операционным вопросам содержит материал передовые практики ведения электронных журналов и записей с защитой от незаметных изменений.

Онлайн-нотариус обязан вести один или несколько защищенных электронных журналов совершенных им онлайн-нотариальных удостоверений.

Законодательное собрание Флориды, Статуты Флориды, глава 117, часть II

Как долго необходимо хранить записи

Сроки хранения журналов RON и аудио- и видеозаписей различаются в зависимости от юрисдикции. В основном требования делятся на пятилетние и десятилетние.

Модельный пересмотренный Единообразный закон о нотариальных действиях устанавливает стандартный десятилетний срок хранения аудиовизуальных записей. Уточните требование непосредственно в своем штате, поскольку законодательство о хранении определяет, как долго необходимо поддерживать хранение и доступ к материалам. Операционные аспекты рассматриваются в материале обеспечение целостности электронного нотариального журнала, где объясняется, как функции защиты от незаметных изменений оберегают хранимые записи в течение всего срока хранения.

Действия при неудачной проверке личности

Если анализ удостоверения отклоняет документ или подписывающий дважды не проходит динамическую KBA, последовательность подтверждения личности юридически недействительна. Согласно Статутам Флориды § 117.295 и 1 TAC § 87.70 Техаса нотариус не может продолжить сделку.

Там, где правила ведения журнала регулируют отказы, например стандарты и административные рекомендации Кодекса Виргинии § 47.1-14, нотариус обязан зафиксировать неудачную попытку или отказ в совершении нотариального действия, указав причину прекращения без оформления свидетельства. Эта документация защищает нотариуса от ответственности за продолжение действий, когда закон это запрещает.

Не пытайтесь обойти неудачную проверку, ссылаясь на личное знакомство, если закон вашего штата требует как анализа удостоверения, так и KBA. Внимательно изучите правило своего штата, поскольку требования к исключениям на основании личного знакомства различаются.

Чтобы увидеть, как весь процесс складывается воедино, вы можете ознакомиться с руководством по настройке дистанционного онлайн-нотариального удостоверения, в котором описано выстраивание практики от начала до конца.