Процесс настройки дистанционного онлайн-нотариального заверения начинается с подтверждения того, что в вашем штате существует закон, разрешающий дистанционное онлайн-нотариальное заверение, и что ваша индивидуальная лицензия предусматривает отдельное разрешение на дистанционное заверение в дополнение к стандартной нотариальной лицензии. После подтверждения этих двух фактов рабочий процесс становится последовательным и регламентируется законом: клиент собирает полный пакет документов до начала сеанса, а задача нотариуса во время онлайн-встречи — проверить этот пакет, подтвердить личность лица, находящегося перед камерой, и совершить акт.
Перед принятием удалённой подписи подтвердите свои полномочия.
Стандартная нотариальная лицензия не включает в себя автоматически право на дистанционное нотариальное заверение. В каждом штате, разрешающем дистанционное онлайн-нотариальное заверение, нотариус должен зарегистрироваться отдельно, часто предоставляя в уполномоченный орган образцы электронных печатей и данные цифрового сертификата, прежде чем совершить хотя бы одно дистанционное действие.
Что проверить в первую очередь
Уточните у секретаря штата или в нотариальной палате два момента: действует ли в вашем штате постоянный закон о дистанционном зачислении, и подтверждаете ли вы наличие в вашей конкретной нотариальной записи действующего разрешения на дистанционное зачисление, а не просто стандартного удостоверения.
Законодательная основа различается в зависимости от штата, но общая схема одинакова. В Техасе требуется регистрация в соответствии с подразделом C главы 406 Государственного кодекса, в Пенсильвании — в соответствии с 57 Pa.CS § 306.1, в Колорадо — в соответствии с CRS § 24-21-514.5, а во Флориде — в соответствии с главой 117, частью II. Более 45 штатов в настоящее время имеют действующие законы о дистанционном нотариальном заверении, но особенности подачи регистрационной заявки, требования к раскрытию информации об оборудовании и цикл продления различаются, поэтому рассматривайте требования вашего штата как единственные, которые имеют значение для вашей практики. Нотариус, уполномоченный в штате, не имеющем такой возможности, не может совершать дистанционные операции вообще, независимо от местонахождения клиента.
Установите для клиента требования к предварительной записи, чтобы файл был предоставлен в полном объеме.
Подготовительную работу перед встречей выполняет клиент, а не нотариус: загружает документ, заполняет анкету и проходит проверку личности, которая происходит до того, как нотариус подключается к звонку. Это структурное изменение, которое делает удаленную работу управляемой при больших объемах. Вместо того чтобы отправлять подписанту три отдельных электронных письма с просьбой предоставить документ, удостоверение личности с фотографией и назначить время встречи, нотариус открывает сессию для уже подготовленного файла.
- Загрузка документа. Подписывающий отправляет документ на нотариальное заверение до назначенного времени, чтобы нотариус мог проверить его до начала звонка.
- Захват учетных данных. Подписант фотографирует или сканирует удостоверение личности, выданное государственным органом, для автоматического анализа учетных данных. Этот этап происходит до начала сеанса.
- Аутентификация на основе знаний. Подписывающее лицо отвечает на динамические идентификационные вопросы — предварительную проверку, которую необходимо пройти, прежде чем нотариусу будет разрешено приступить к очному заседанию.
- Назначение встречи. Подписывающий бронирует временной интервал, предоставляя нотариусу фиксированную встречу, а не бесконечную переписку по электронной почте.
В соответствии с такими положениями, как 1 Tex. Admin. Code § 87.70 и Fla. Stat. § 117.245, эти шаги должны быть выполнены до начала аудиовизуальной сессии. Практика, рассматривающая регистрацию клиента как этап, а не как второстепенную задачу, позволяет каждый раз получать полный файл, а не обнаруживать отсутствие страницы с подписью в середине звонка.
Проверьте документы, удостоверяющие личность, и сохраните записи, требуемые законом.
На данном этапе задача нотариуса — сравнение, а не сбор данных. К моменту начала сеанса в режиме реального времени анализ учетных данных и результаты аутентификации на основе знаний уже существуют. Нотариус сравнивает человека на экране с проанализированным удостоверением личности и подтверждает их совпадение. После этого нотариус должен сохранить запись о том, что проверка была проведена и что она показала: тип представленных учетных данных, результат проверки личности и пометку или ссылку на аудиовизуальную запись самого сеанса.
Ничто из этого не требует от нотариуса указывать или подтверждать в журнале конкретный метод проверки личности. Закон касается того, какие доказательства были проверены и существует ли запись об этом, а не марки инструмента, который их извлек. Эта запись становится частью постоянного архива нотариального акта и должна сохраняться до тех пор, пока необходимо вести сам журнал.
Создайте электронную бухгалтерскую запись и сохраните ее в течение установленного срока.
Каждое дистанционное нотариальное действие влечет за собой запись в журнале с фиксированным набором данных, и эта запись должна храниться годами, а не месяцами. Типовая формулировка, взятая из пересмотренного Единого закона о нотариальных действиях и отраженная в законах штатов, требует указания даты и времени совершения действия, типа совершенного действия, описания записи, полного имени и адреса каждого подписанта, представленных документов, удостоверяющих личность, примечания со ссылкой на аудиовизуальную запись и взимаемой платы, если таковая имеется.
Сроки хранения устанавливаются законом и различаются в зависимости от штата. В Техасе электронные журнальные записи и аудиовизуальные записи должны храниться не менее 5 лет с даты совершения нотариального акта в соответствии с разделом 406.108 Кодекса правительства Техаса . Во Флориде установлен более длительный срок: как указано в законе, «электронный журнал, требуемый в соответствии с подпунктом (1), и записи аудио-видеосообщений, требуемые в соответствии с подпунктом (2), должны храниться не менее 10 лет после даты совершения нотариального акта», согласно Департаменту штата Флорида . В Колорадо и Пенсильвании установлен тот же 10-летний срок.
| Состояние | Минимальный срок удержания |
|---|---|
| Техас | 5 лет |
| Флорида | 10 лет |
| Колорадо | 10 лет |
| Пенсильвания | 10 лет |
Поскольку эти сроки различаются, нотариусу, работающему в другом штате или планирующему перенести свою практику, необходимо проверить правила хранения документов, действующие в том месте, где было совершено действие, а не там, где он находится спустя годы. Здесь также важен формат журнала с защитой от подделки и отметкой времени. Типичная структура ведения электронных журналов может помочь соблюсти эти сроки хранения без необходимости для нотариуса управлять отдельными бумажными и цифровыми системами.
Обработка ошибок проверки личности без нарушения требований соответствия
Если нотариус не проходит проверку подлинности на основе знаний, он должен остановить сеанс, а не продолжать его, полагаясь на интуицию. Согласно статье 87.70 Административного кодекса Техаса (1 Tex. Admin. Code § 87.70) и аналогичным правилам, основанным на стандартах NASS и RULONA, для успешного прохождения проверки нотариус должен ответить как минимум на 80% из пяти вопросов с вариантами ответов в течение 2 минут. Первая неудача позволяет пройти проверку один раз в течение 24 часов, при этом большинство вопросов заменяются. Вторая неудача завершает рассмотрение дела на этот день.
Как поясняет секретарь штата Техас : «Если директор не проходит проверку с первой попытки, он может пересдать тест один раз в течение 24 часов. Если директор не проходит проверку со второй попытки, ему запрещается повторно обращаться к тому же нотариусу в течение как минимум 24 часов». В этот момент обязанностью нотариуса является прекращение сеанса, отказ в заверении и регистрация отказа в журнале с указанием причины. Нет возможности отменить неудачную проверку личности на основании телефонного звонка или знакомого голоса. Блокировка является процедурной, а не решением, которое нотариус принимает в данный момент.
Совершите нотариальное действие: засвидетельствуйте, подпишите и закрепите печатью.
После подтверждения личности все дальнейшие действия выполняются исключительно нотариусом. Клиент не может заранее заполнить форму подписи, присяги или печати. Эти шаги происходят только в режиме реального времени, в присутствии нотариуса во время звонка. Нотариус принимает необходимую присягу или подтверждение, наблюдает за тем, как подписант заполняет документ в режиме реального времени, ставит официальную электронную печать и цифровой сертификат, а также создает защищенную от подделки запись, которая связывает подпись, печать и весь процесс.
Это та часть процесса, которая влечет за собой личную ответственность нотариуса, и она намеренно ограничена. Загрузка документов клиентом, получение идентификационных данных и аутентификация на основе знаний являются подготовительными этапами. Сам акт засвидетельствования и проставления печати нотариусом и есть нотариальное заверение. Механизм защиты от подделки, используемый для скрепления электронной записи, делает готовый документ поддающимся проверке в дальнейшем. Понимание того, как работает этот процесс проставления временных меток и проставления печати, стоит получить до первого очного сеанса, а не во время него.
Дистанционное онлайн-нотариальное заверение прекращается на границе вашего штата.
Дистанционное онлайн-нотариальное заверение в США существует только там, где это разрешено законодательством соответствующего штата и где нотариус подтвердил наличие действующей регистрации. Федерального закона о дистанционном онлайн-нотариальном заверении, отменяющего это требование, не существует. Полномочия, выданные уполномоченным штатом, не предоставляют права на дистанционное нотариальное заверение в штате, не принявшем аналогичную систему, и нотариус никогда не должен предполагать, что полномочия передаются просто потому, что клиент физически находится в другом месте.
За пределами США правила резко различаются. В Европейском Союзе нотариальное действие, как правило, осуществляется в нотариальной конторе. Директива (ЕС) 2019/1151 разрешает дистанционный прием для регистрации компаний и филиалов, но для таких существенных действий, как передача имущества или наследование, физическое присутствие нотариуса по-прежнему необходимо, если возникают вопросы о личности, дееспособности или намерениях. В Англии и Уэльсе нотариусы работают в соответствии с правилами Управления по делам нотариусов, которые рассматривают нотариальное действие как совершаемое там, где физически находится нотариус, а не там, где находится клиент. Дистанционное присутствие допускается только после документально подтвержденной оценки рисков в соответствии с обновленным Кодексом практики Управления по делам нотариусов. В Гонконге и ОАЭ дистанционная работа, как правило, ограничивается этапами приема в офисе, а не самим нотариальным действием, и нотариусам, работающим в этих юрисдикциях, следует уточнить действующие местные правила, прежде чем предполагать, что какой-либо этап дистанционно разрешен.
Всё это не вопрос удобства. Нотариус, совершающий дистанционное действие вне рамок законодательства своего штата или предполагающий, что за границей действуют американские правила дистанционного нотариального заверения, совершил действие, не имеющее юридической силы, независимо от того, насколько тщательно было проведено само заседание.
Что нужно уточнить перед первым сеансом
Перед принятием первого удалённого подписания
- В вашем штате действует постоянный закон о дистанционном зачислении, и в вашем удостоверении личности должно быть указано действующее разрешение на дистанционное зачисление, зарегистрированное в офисе государственного секретаря или нотариальной палате.
- В процессе приема клиента перед началом сессии собираются документы, удостоверение личности и результаты предварительной проверки личности.
- Формат ваших бухгалтерских записей фиксирует все данные, требуемые законодательством вашего штата, а ваша система хранения может хранить их в течение всего установленного законом периода.
- Вы точно знаете, что происходит на процедурном уровне в тот момент, когда проверка подлинности на основе знаний дважды терпит неудачу.
Для нотариусов, определяющих полную техническую структуру этой последовательности действий, руководство по настройке удаленного онлайн-нотариального заверения пошагово описывает, как фирма собирает необходимые документы для приема документов, ведения журнала и заверения печати, от которых зависит этот рабочий процесс.
Часто задаваемые вопросы
Распространяется ли стандартная нотариальная лицензия на дистанционное онлайн-нотариальное заверение?
Нет. Стандартная лицензия не включает в себя автоматически право на дистанционное нотариальное заверение. В каждом штате, где разрешено дистанционное онлайн-нотариальное заверение, нотариус должен зарегистрироваться отдельно и часто предоставить образцы электронных печатей и данные цифрового сертификата в уполномоченный орган, прежде чем совершить хотя бы одно дистанционное действие.
Что должен выполнить клиент до начала удаленной сессии?
Клиент должен загрузить документ для нотариального заверения, заполнить анкету, сфотографировать или отсканировать удостоверение личности государственного образца для автоматического анализа учетных данных, пройти проверку подлинности на основе знаний и записаться на прием. Эти шаги должны быть выполнены до начала аудиовизуальной сессии.
Как долго нотариус обязан хранить электронный журнал и аудиовизуальную запись?
Сроки хранения устанавливаются законом и различаются в зависимости от штата. В Техасе, согласно статье 406.108 Кодекса правительства Техаса, требуется хранение не менее 5 лет. Во Флориде, Колорадо и Пенсильвании установлен минимальный срок в 10 лет. Нотариус должен проверить действующие правила хранения в том месте, где было совершено действие.
Что произойдет, если подписант дважды не пройдет аутентификацию на основе знаний?
Нотариус обязан остановить сеанс, отказаться от заверения и зарегистрировать отказ в журнале. В соответствии с разделом 87.70 Административного кодекса Техаса (1 Tex. Admin. Code § 87.70) и аналогичными правилами, лицу, которому не удалось заверить документ во второй раз, запрещается повторно обращаться к тому же нотариусу в течение как минимум 24 часов. Блокировка носит процедурный характер, и нотариус не имеет права ее отменять.
Может ли клиент предварительно подписать или заверить документ печатью до начала телефонного разговора?
Нет. Клиент не может предварительно заполнить форму подписи, присяги или печати. Эти шаги выполняются только в режиме реального времени, в присутствии нотариуса во время звонка. Нотариус принимает необходимую присягу, наблюдает за тем, как подписывающий лицо заполняет документ в режиме реального времени, и ставит электронную печать и цифровой сертификат.
