Технология электронной нотариальной подписи и запечатывания документов должна создавать подпись, соответствующую юридическому определению, используемому в вашей юрисдикции, и запечатывать полученный документ таким образом, чтобы любые последующие изменения были обнаруживаемы. Если вы допустите ошибку хотя бы в одном из этих пунктов, ответственность ляжет на вас, а не на поставщика услуг. Это схема для проверки платформы на соответствие вашим обязательствам, прежде чем вы запечатаете на ней документ.
Что делает электронную подпись пригодной для нотариального заверения?
Квалифицированная электронная подпись юридически отличается от обычной подписи, выполняемой нажатием кнопки, и именно это различие делает ваше нотариальное заверение обоснованным. В ЕС Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS) определяет квалифицированную электронную подпись (КЭП) как усовершенствованную электронную подпись, созданную квалифицированным устройством для создания подписей и подкрепленную квалифицированным сертификатом, выданным контролируемым поставщиком доверительных услуг. Статья 25(2) предоставляет только этой категории безусловный юридический эквивалент рукописной подписи во всех государствах-членах.
Совет нотариатов Европейского союза, представляющий 22 национальные палаты, четко заявил, что этот порог не может быть снижен: «Всякий раз, когда по закону требуется рукописная подпись, она может быть заменена только квалифицированной электронной подписью. Стандарт ЕС не должен нарушать этот принцип, допуская также использование расширенных электронных подписей для трансграничных электронных юридических сделок». Базовая электронная подпись не имеет подтвержденной идентификации и не имеет специального устройства для подписания, именно поэтому она не подходит для нотариальных действий. Правила штатов США достигают того же результата другим путем: Техас и Флорида требуют, чтобы нотариус подписывал документы с помощью асимметричного цифрового сертификата PKI, соответствующего стандарту X.509, а не с помощью универсального продукта электронной подписи. Государственный секретарь Калифорнии публикует правила использования цифровых подписей в рамках стандартов технологий штата, а раздел 165 Кодекса правительства описывает рамки их использования в государственном управлении.
Как защита документов от подделки посредством скрепления печатью обеспечивает сохранность нотариальных записей.
Защита от подделки с помощью печати обеспечивает прикрепление подписанного документа к вашей печати с использованием криптографического хеша, сгенерированного в момент подписания. Любые последующие изменения нарушают эту связь и обнаруживаются при проверке. Департамент штата Флорида четко определяет это требование: «Технология защиты от подделки означает технологию, которая позволяет лицу, проверяющему документ, определить, было ли внесено какое-либо изменение в целостность свидетельства об электронном нотариальном действии, логически связанного с документом, или в прикрепление или связь нотариального действия с этим электронным документом».
На практике это означает, что платформа считывает отпечаток документа до того, как будет поставлена ваша подпись. Затем она запечатывает этот отпечаток вместе с вашим сертификатом и доверенной меткой времени и повторно проверяет отпечаток при каждом последующем открытии. Если после выполнения изменится хотя бы один символ, проверка печати не пройдёт. Вам не нужно знать, какой метод хеширования использует поставщик, чтобы проверить это. Попросите их показать вам, что происходит с результатом проверки, когда подписанный PDF-файл редактируется и открывается повторно. В нашей статье о том, как криптографическая метка времени защищает цифровые печати нотариусов и электронные подписи, этот механизм рассматривается более подробно.
Основные технологические возможности, необходимые для нотариальной практики.
Профессиональная система должна обеспечивать передачу файла от первого контакта до завершения и запечатывания записи без необходимости повторного ввода каких-либо данных, предоставленных клиентом. Это означает, что следующие инструменты должны работать вместе, а не представлять собой отдельные компоненты, которые вы собираете самостоятельно.
- Форма для регистрации клиента , в которой указывается тип документа, стороны и юрисдикция до назначения встречи.
- Предварительная проверка личности. Захват учетных данных и предварительная проверка личности выполняются клиентом заранее, что позволяет вам подтвердить данные, а не начинать с нуля.
- Система планирования встреч , которая блокирует время в вашем календаре и подтверждает запись без телефонного звонка.
- Сбор платежей. Оплата картой, произведенная на странице бронирования, зачисляется непосредственно на ваш собственный счет, а не в общий или сторонний реестр.
- Электронная подпись — это процесс подписания, соответствующий квалифицированным или продвинутым стандартам, которые фактически требуются в вашей юрисдикции для совершения соответствующего действия.
- Запечатывание. Описанная выше защита от несанкционированного вскрытия наносится в момент исполнения.
- Ведение электронного журнала. Запись о действии, соответствующая правилам хранения данных вашей юрисдикции и доступная по запросу.
При правильном подходе это разница между тремя повторными обращениями к клиенту с просьбой предоставить отсканированное удостоверение личности и открытием уже заполненного дела. В наших руководствах по автоматизации приема клиентов с предварительной проверкой удостоверений личности, планированию и платежам, а также по безопасному сбору платежей без раскрытия данных о транзакциях, каждый аспект рассматривается более подробно.
Соответствие технологий правилам юрисдикции
Единого свода правил, регулирующих удаленную нотариальную деятельность повсюду, не существует. Платформа, соответствующая требованиям в одном месте, может выходить за рамки ваших полномочий в другом. Приведенные ниже границы — это те, которые следует проверить перед настройкой любой системы. Ни одна из них не должна рассматриваться как утверждение того, что разрешено вашим конкретным законодательством, а лишь как общее определение границ.
| Соединенные Штаты | Дистанционное онлайн-нотариальное заверение допускается только в тех случаях, когда это разрешено государством, и только после того, как нотариус подтвердит свои личные полномочия на выполнение этой процедуры. |
|---|---|
| Евросоюз | Подлинность действия определяется в офисе нотариуса. Клиенты могут пройти процедуру регистрации, подтверждения личности и подготовки к подписанию документов удаленно, но само действие не совершается дистанционно. |
| Великобритания | Нотариальные действия, совершаемые в электронном виде, регулируются правилами факультета для нотариусов в Англии и Уэльсе, которые определяют порядок проверки личности, дееспособности и намерений. |
| Гонконг | Технологии используются лишь для приема документов в приемной, передачи документов и первоначальной проверки личности. Для исполнения требуется физическое присутствие нотариуса. |
| Объединенные Арабские Эмираты | Цифровые порталы для сотрудников офиса могут принимать черновики и подтверждающие документы для предварительного рассмотрения, но официальное заверение происходит в рамках контролируемой государством судебной системы. |
Прежде чем полагаться на что-либо из вышесказанного в реальных делах, проверьте текущую ситуацию у соответствующего регулирующего органа.Национальная ассоциация секретарей штатов отслеживает, какие штаты США в настоящее время разрешают эту практику. Для получения информации о конкретных требованиях к исполнению документов секретарь штата Техас предоставляет информацию об электронной подаче документов и нотариальном заверении в режиме онлайн. Наше руководство по соблюдению требований в разных юрисдикциях в отношении онлайн-нотариального заверения поможет вам подтвердить свой статус в каждом штате.
Меры безопасности, обеспечивающие целостность записей
Записи должны быть зашифрованы в состоянии покоя. Это минимальное требование, а не критерий выбора поставщика. Помимо шифрования, обратите внимание на средства контроля доступа, которые ограничивают круг лиц, имеющих доступ к платформе для просмотра или экспорта вашего электронного журнала, а также на журнал аудита, который регистрирует каждое действие, выполненное с файлом, а не только событие подписи.
Сроки хранения данных сильно различаются в зависимости от штата, и ваша платформа должна хранить записи как минимум столько времени, чтобы вам не приходилось самостоятельно управлять резервным копированием. В Нью-Йорке нотариусы обязаны хранить электронный журнал и аудиовизуальную запись удаленных действий не менее 10 лет. Во Флориде установлен тот же 10-летний срок. В Техасе, согласно статье 406.108 Государственного кодекса, минимальный срок хранения записей журнала и записей конференций составляет 5 лет. В Калифорнии, согласно новой статье 8231.18 Государственного кодекса, действующей с 1 января 2025 года, к срокам хранения добавляются особые требования к безопасности и технологиям. В нашей статье о поддержании целостности электронного журнала с помощью функций защиты от несанкционированного доступа рассматривается, что следует проверять, когда платформа хранит эти данные от вашего имени.
Оценка платформы на соответствие вашим обязательствам по соблюдению нормативных требований.
Оценивайте систему, сопоставляя ее с формулировками регулирующего органа, а не с рекламными текстами поставщика. Возьмите фактические правила, опубликованные вашим государственным регистрационным органом, нотариальной палатой или учебным заведением, и проверьте платформу на соответствие им построчно, вместо того чтобы полагаться на значок соответствия на рекламной странице.
Вопросы, которые следует задать любой системе, прежде чем подписать в ней досье клиента.
- Соответствует ли сертификат подписи конкретному стандарту, указанному вашим регулирующим органом, и может ли платформа отображать вам подробные сведения о сертификате, а не только подписанный PDF-файл?
- Ваши учетные данные для входа находятся исключительно под вашим контролем, без возможности совместного или делегированного доступа для сотрудников, работодателей или самой платформы?
- Соответствует ли срок хранения журналов минимальным требованиям вашей юрисдикции или превышает их, и можете ли вы экспортировать полную запись по запросу?
- Включает ли журнал аудита результаты проверки личности, метаданные сессии и метку времени, привязанную к подписанному файлу, а не только метку времени подписи?
- На каком этапе этого процесса происходит само нотариальное заверение, и соответствует ли это тому, что разрешено в вашей юрисдикции для удаленной работы?
Если поставщик не может ответить на второй и пятый вопросы в конкретных, проверяемых терминах, это повод продолжить поиски, а не принимать все как данность.
Переход от ручного ввода данных к проверке одним нажатием кнопки.
Преимущество правильного подхода заключается в том, что клиент завершает оформление документов еще до того, как вы откроете дело. Прием документов, предварительная проверка личности, запись на прием и оплата происходят в удобное для клиента время. К моменту начала приема вы уже подтверждаете личность и намерения клиента, а не вводите данные по телефону или отслеживаете пропавший документ по электронной почте. Наш обзор процесса удаленного нотариального заверения, от приема документов до проставления печати, описывает эту последовательность от начала до конца.
Это изменение не меняет требований нотариального акта. Оно меняет объем работы, которую вы будете выполнять вручную. Страница, на которой подробно описано, как выглядит квалифицированное подписание и заверение документов печатью, защищающей от подделки, в арсенале работающего нотариуса, находится здесь: электронная подпись и заверение документов печатью для нотариусов, объяснение соответствующего требованиям цифрового нотариального заверения .
Часто задаваемые вопросы
Что представляет собой квалифицированная электронная подпись для нотариусов?
В ЕС квалифицированная электронная подпись — это усовершенствованная электронная подпись, созданная квалифицированным устройством для создания подписей и подкрепленная квалифицированным сертификатом от контролируемого поставщика доверительных услуг. Она имеет безусловную юридическую эквивалентность рукописной подписи во всех государствах-членах в соответствии со статьей 25(2) eIDAS. В США такие штаты, как Техас и Флорида, требуют асимметричный цифровой сертификат PKI, соответствующий стандарту X.509, для удаленного онлайн-нотариального заверения.
Как работает защита документов от несанкционированного вскрытия?
Защита от подделки с помощью криптографического хеша, генерируемого в момент подписания, используется для привязки документа к вашей печати. Платформа считывает отпечаток документа перед подписанием, запечатывает этот отпечаток вашим сертификатом и доверенной меткой времени, а затем повторно проверяет его при каждом последующем открытии. Если после выполнения происходит изменение какого-либо символа, проверка печати завершается неудачей.
Каковы требования к дистанционному онлайн-нотариальному заверению в США?
В США дистанционное онлайн-нотариальное заверение разрешено только в тех штатах, где это разрешено, и только после того, как нотариус подтвердит свои личные полномочия на совершение этой процедуры. Как правило, требования включают проверку личности, аудиовизуальную запись, защиту от подделки и определенные сроки хранения документов, например, 10 лет во Флориде и Нью-Йорке или 5 лет в Техасе.
Как долго нотариус обязан хранить электронные записи в журнале?
Сроки хранения различаются в зависимости от юрисдикции. В Нью-Йорке и Флориде минимальный срок хранения электронных журналов и аудиовизуальных записей удаленных действий составляет 10 лет. В Техасе установлен минимальный срок в 5 лет в соответствии с разделом 406.108 Государственного кодекса. В Калифорнии с 1 января 2025 года были введены дополнительные требования к технологиям и безопасности.
