Безопасный приём платежей нотариусами предполагает отделение получения средств от обработки данных карт. Клиентский портал принимает оплату, а данные карты обрабатывает регулируемый платёжный сервис. Таким образом, в системах самого нотариуса никогда не хранятся конфиденциальные данные держателей карт. Это разграничение снижает ответственность, помогает соблюдать требования и защищает финансовую информацию клиентов.
В этой статье описаны технические возможности и меры соблюдения нормативных требований, необходимые нотариусу для безопасного приёма платежей через интернет. Конкретные платёжные системы, программные продукты и поставщики не упоминаются.
Приём платежей на странице записи
Приём платежей прямо на странице записи упрощает процесс для клиента, но порядок оплаты должен соответствовать виду услуги и местным правилам. Портал может принимать задаток для бронирования времени приёма или требовать полную предоплату за простое нотариальное действие. Автоматизация расписания и записи для нотариусов сокращает административную нагрузку благодаря прямой связи календаря с платёжным шлюзом.
Портал должен принимать платёж через поля, размещённые на стороне платёжного сервиса, или перенаправлять клиента на проверенную платёжную страницу. Необработанный номер карты никогда не попадает на сервер нотариуса. Такое разграничение — основа безопасного приёма платежей нотариусами через интернет. Чтобы начать работу, настройте портал так, чтобы он полностью передавал обработку данных карты внешнему сервису.
Защита финансовой информации клиентов
Чтобы защитить финансовые данные клиентов, убедитесь, что в базе данных нотариуса не хранятся конфиденциальные данные держателей карт. Портал должен шифровать данные при передаче и использовать токенизацию при хранении.
При токенизации данные карты заменяются случайной строкой. В базе данных нотариуса не остаётся конфиденциальных данных. Согласно PCI Security Standards Council, порталы, которые полностью передают обработку данных держателей карт проверенным сторонним организациям, могут заполнять опросник самооценки A (SAQ A). В этом случае требования к нотариусу ограничиваются базовыми административными мерами.
Для защиты данных нотариальных операций необходимо скрывать конфиденциальные финансовые сведения во всех журналах и записях, доступных пользователям без прав администратора. Сотрудник, просматривающий календарь записей, должен видеть замаскированный идентификатор, а не полный номер карты. От такого разграничения доступа зависят конфиденциальность и соблюдение требований при обработке платежей.
Учёт операций для соблюдения нотариальных требований
Связывайте каждую запись о платеже с конкретным нотариальным действием в электронном журнале, чтобы обеспечить прозрачность взимаемых сборов. Запись о платеже должна содержать уникальный идентификатор действия: это создаёт проверяемую связь между полученной платой и оказанной услугой.
В ряде юрисдикций США нотариусы обязаны выдавать чеки с разбивкой платежей, в которых установленные законом нотариальные сборы отделены от платы за дополнительные удобства. Согласно требованиям Генеральной ассамблеи штата Иллинойс, нотариальные сборы должны указываться отдельно от любых других платежей. Управление секретаря штата Техас требует выдавать чек с разбивкой, в котором плата за нотариальное удостоверение через интернет указана отдельно от сборов за традиционные услуги.
Все нотариусы обязаны выдавать чеки с разбивкой платежей и вести учёт платы, полученной за оказанные услуги. Нотариальные сборы должны указываться в таком чеке отдельно от любых других начисленных платежей.
Генеральная ассамблея штата Иллинойс, 5 ILCS 312/3-104(e)
Обработка платежей за дистанционное нотариальное удостоверение (RON) с соблюдением требований предполагает именно такую детализацию. Ведение электронных журналов и записей с защитой от незаметного изменения позволяет сохранять журнал операций в неизменном виде.
Сверка и отслеживание платежей
Сопоставляйте поступившие средства с завершёнными нотариальными действиями по уникальным кодам. Портал создаёт код для каждой записи на приём. Платёжная система добавляет этот код к операции. Это упрощает бухгалтерский учёт и предотвращает потери выручки.
Порядок сверки нотариальных сборов должен соответствовать местным правилам, определяющим момент возникновения обязанности по оплате. В странах ЕС с континентальной правовой системой нотариальный сбор подлежит уплате после совершения нотариального действия. Согласно Федеральному министерству юстиции Германии, нотариусы могут запросить аванс на покрытие расходов до совершения действия, но после него должны официально отчитаться за полученную сумму.
Возвраты и рассмотрение споров
Обрабатывайте запросы на возврат платежей и оспаривание операций через платёжную систему, чтобы не раскрывать личность клиента или содержание документов. Порядок разрешения споров должен соответствовать условиям страхования профессиональной ответственности.
Для защиты финансовой информации клиентов в нотариальных порталах записи о спорах должны содержать только идентификатор операции. Нотариусу не следует указывать в заметках по спору названия документов или имена подписантов. The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury требует от нотариусов предоставлять понятную информацию о плате за услуги, что способствует прозрачному разрешению споров.
Нотариусы обязаны информировать потребителей как о плате за свои услуги, так и о том, каких услуг они могут ожидать.
The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury
Местные правила приёма платежей через интернет
Дистанционное нотариальное удостоверение через интернет законно только там, где оно прямо разрешено штатом, выдавшим нотариусу полномочия, и лишь при условии, что нотариус подтвердил наличие у себя соответствующего разрешения. В США действуют установленные штатами предельные размеры нотариальных сборов. Согласно данным секретаря штата Техас и законодательного собрания Флориды, максимальный установленный законом сбор за нотариальное действие через интернет составляет $25. Согласно Кодексу Виргинии § 47.1-19, за электронные нотариальные действия разрешается взимать $25.
- 2018-07-01Техас разрешает дистанционное нотариальное удостоверение через интернет с ограничением сбора до $25
- 2020-01-01Во Флориде вступает в силу закон о дистанционном нотариальном удостоверении через интернет, ограничивающий сбор за такое действие суммой $25
- 2024-07-01Виргиния повышает стандартный сбор за нотариальные действия с бумажными документами до $10, сохраняя ограничение в $25 для электронных действий
- 2026-07-01The Faculty Office вводит в действие правила ведения счетов нотариусов Notaries (Accounts) Rules 2026 для Англии и Уэльса
В ЕС нотариальное действие по-прежнему совершается в конторе нотариуса. Клиентский портал может использоваться для приёма заявок, проверки личности и подготовки к подписанию. В Великобритании совершение нотариальных действий регулируется правилами The Faculty Office. Согласно Notaries (Accounts) Rules 2026, средства, полученные до выставления счёта, считаются средствами клиентов. Нотариус должен хранить их на отдельном клиентском банковском счёте, не смешивая с деньгами на своих коммерческих счетах. Соблюдение нотариусами требований разных юрисдикций предполагает проверку этих правил до приёма какой-либо платы.
По состоянию на 2025 год в Гонконге и ОАЭ портал разрешено использовать только для предварительного обслуживания клиентов: само нотариальное действие по-прежнему совершается при личном присутствии.
Обеспечьте безопасность приёма нотариальных платежей
Чтобы безопасно принимать платежи и соблюдать требования, настройте портал так, чтобы обработка данных карт выполнялась внешним сервисом, а операции связывались с вашим электронным журналом. Сравните тарифы и выберите подходящий вариант для своей практики.
