Ведение электронных журналов и защищённых от незаметного изменения записей нотариуса

Электронный журнал нотариуса, соответствующий требованиям, фиксирует каждое нотариальное действие в момент его совершения, защищает каждую запись криптографическими средствами, позволяющими выявить изменения, и хранит записи в течение установленного законом срока. Работа с журналом включает пять этапов: создание записей во время сеансов, защиту от изменений, хранение в течение обязательного срока, регулярные проверки и резервное копирование на случай утраты данных. Правила различаются в зависимости от юрисдикции, но технические требования к целостности цифровых данных остаются неизменными.

Допустимые действия определяются юрисдикцией. В США дистанционное нотариальное удостоверение через интернет (RON) разрешено только в тех штатах, где оно прямо предусмотрено законом, и только если нотариус подтвердил наличие у себя соответствующих полномочий. В странах ЕС с континентальной системой права нотариальное действие совершается в нотариальной конторе; цифровые инструменты используются для приёма заявок, проверки личности и передачи документов. В Великобритании действуют правила, изданные Faculty Office архиепископа Кентерберийского. В Гонконге и ОАЭ цифровые процессы разрешены только на этапе взаимодействия с клиентом. Не считайте правила одной юрисдикции универсальными.

Создание записей в журнале при совершении нотариальных действий

Каждую запись в журнале необходимо создавать в момент совершения нотариального действия. Своевременная фиксация — базовое требование во всех юрисдикциях. Внесение записи задним числом приводит к расхождениям, которые выявляются при проверках. Запись заверяется сразу после совершения действия, и впоследствии ни одно её поле не редактируется.

Повторный ручной ввод данных в журнал после сеанса — распространённый источник ошибок. Если сведения о подписанте переписывают из записей сеанса или документов, а не фиксируют непосредственно во время сеанса, накапливаются опечатки. Данные должны поступать в журнал напрямую из рабочего процесса сеанса, чтобы нотариус подтверждал каждое поле по мере совершения действия. Если вы настраиваете приём заявок с автоматической передачей данных в журнал, автоматизация приёма данных клиентов снижает риск ошибок при переносе сведений.

Запись в электронном журнале обычно должна содержать следующие сведения:

• Дата и время нотариального действия
• Полное имя и подпись подписанта
• Способ проверки личности подписанта, включая тип документа, удостоверяющего личность, или способ проверки представленных удостоверений
• Описание и название нотариально удостоверяемого документа
• Вид совершённого нотариального действия (удостоверение подписи, заверение заявления под присягой, удостоверение копии)
• Плата за совершение действия
• Для RON — местонахождение подписанта и нотариуса в момент совершения действия

Требование о контроле иллюстрирует закон Калифорнии. Законодательное собрание штата Калифорния устанавливает: «Нотариус должен вести одновременно один действующий журнал с последовательными записями обо всех совершённых им официальных действиях. Журнал должен храниться в запираемом и защищённом месте под непосредственным и исключительным контролем нотариуса».

Если оплата производится во время сеанса, указанная в журнале сумма должна в точности совпадать с записью о платеже. Внедрение безопасного приёма платежей помогает избежать расхождений между записью в журнале и платёжными данными.

Защита записей с помощью технологии обнаружения изменений

Возможность обнаружения изменений означает, что любое изменение записи после её заверения сразу выявляется при криптографической проверке. Это не означает, что система предотвращает попытки изменить данные. Разница существенна: такая технология даёт математическое доказательство того, что текущее состояние записи совпадает с её состоянием на момент заверения. Любое изменение, удаление или добавление можно независимо подтвердить.

В основе механизма лежит криптографическое хеширование. При заверении записи система вычисляет хеш-сумму её данных. Эта сумма связывается с записью посредством цифрового сертификата, обычно соответствующего стандартам ITU-T X.509 и алгоритмам NIST FIPS. Любое последующее изменение создаёт другую хеш-сумму, которая уже не совпадает с заверенной. Такое несовпадение служит доказательством вмешательства.

Это требование прямо закреплено в административных правилах штатов. Административный кодекс Аризоны R2-12-1204 определяет технологию обнаружения изменений как электронный процесс, логически связанный с записью и позволяющий независимо установить любое изменение после проставления подписи и печати. Аналогичные стандарты приняты в Иллинойсе и Орегоне.

Цифровая печать ставится не только на удостоверяемый документ, но и на саму запись в журнале. По завершении нотариального действия заверяются два объекта: электронный документ с подписью нотариуса и запись в журнале об этом действии. Запись в журнале получает собственную криптографическую печать. О совместном использовании цифровых печатей и криптографических отметок времени читайте в руководстве по криптографической отметке времени для цифровых печатей нотариуса.

За несоблюдение этого стандарта предусмотрены конкретные санкции. Государственный департамент Пенсильвании приостанавливал полномочия нотариусов на 24 месяца и назначал штрафы в размере $2,000 за ведение электронных журналов в формате, не позволяющем выявлять изменения.

Сроки хранения записей по юрисдикциям

Сроки хранения зависят от юрисдикции и типа записи. Для записей в журнале, аудиовидеозаписей и данных сеанса установлены разные минимальные сроки. В таблице ниже приведены подтверждённые требования основных юрисдикций по состоянию на 2024 год.

Требование Нью-Йорка, вступившее в силу 25 января 2023 года, распространяется на всех уполномоченных нотариусов, совершающих традиционные, электронные или дистанционные нотариальные действия через интернет. Согласно разделу 19 NYCRR, часть 182, записи, включая аудиовидеозаписи дистанционных нотариальных действий, необходимо хранить не менее 10 лет и предоставлять по требованию.

Техас различает записи в журнале и записи сеансов. Согласно разделу 406.014 Кодекса законов Техаса об органах власти, нотариус обязан хранить записи о нотариальных действиях до десятой годовщины даты их совершения. Аудиовидеозапись RON необходимо хранить не менее пяти лет.

Во Флориде электронные записи в журнале и аудиовидеозаписи дистанционных сеансов необходимо хранить не менее десяти лет согласно разделу 117.245 законодательства штата, что подтверждает Государственный департамент Флориды.

В Калифорнии действует другой подход. Вместо установления срока хранения штат требует, чтобы нотариусы передавали журналы окружному секретарю по прекращении полномочий. Согласно разделу 8209 Кодекса законов Калифорнии об органах власти, если нотариус уходит в отставку, лишается права на осуществление деятельности, отстраняется или срок его полномочий истекает без повторного назначения в течение 30 дней, он обязан передать секретарю все журналы и документы в течение 30 дней.

В Англии и Уэльсе за ведением цифровых записей следит Faculty Office. Согласно Notaries Practice Rules 2019, нотариальные акты в публичной форме необходимо хранить бессрочно, а акты в частной форме — не менее 12 лет. Нотариус, хранящий записи в цифровой системе, должен предоставить данные для доступа непосредственно Регистратору.

Нотариус, хранящий записи с помощью цифровой или иной электронной системы в соответствии с правилами 24.3 и 24.4, обязан сообщить Регистратору имя пользователя и пароль, необходимые для доступа к такой системе; Регистратор обязан сохранять конфиденциальность этих сведений.

Charles Richard George QC, глава Faculty Office архиепископа Кентерберийского

Если вы работаете в нескольких штатах США, руководство по соблюдению нотариальных требований в разных юрисдикциях поможет учитывать различия между требованиями штатов.

Проверка электронных журналов

Регулярные внутренние проверки позволяют выявить пробелы до того, как их обнаружат при проверке надзорного органа или в ходе спора с клиентом. Проверка по установленной процедуре подтверждает три вещи: каждому нотариальному действию соответствует запись в журнале, каждая запись содержит все обязательные сведения, а целостность криптографической печати каждой записи подтверждается.

Проводите проверки по фиксированному графику: ежемесячно при активной работе и как минимум раз в квартал в остальных случаях. Процедура включает четыре проверки:

1. Проверка полнотыСопоставьте расписание приёмов или журнал сеансов с записями в нотариальном журнале. Каждому совершённому нотариальному действию должна соответствовать запись. Отмечайте отсутствующие записи и незамедлительно выясняйте причины.
2. Проверка полейУбедитесь, что каждая запись содержит все сведения, обязательные в вашей юрисдикции. Проверьте, заполнены ли поля способа проверки личности подписанта, описания документа, вида нотариального действия и суммы платы. Пустые поля или значения-заглушки означают несоблюдение требований.
3. Проверка целостностиПроверьте каждую запись с помощью функции обнаружения изменений. Система должна подтвердить совпадение хеш-суммы заверенной записи с хеш-суммой её текущего содержимого. Любое несовпадение указывает на изменение записи после заверения.
4. Проверка сроков храненияУбедитесь, что записи, срок хранения которых не истёк, доступны, а записи с истекшим сроком уничтожены согласно правилам вашей юрисдикции. Зафиксируйте факт уничтожения.

Документируйте каждую проверку. Фиксируйте дату, имя проверяющего, предмет проверки, выявленные расхождения и принятые меры. Если надзорный орган запросит доказательства соблюдения требований, журнал проверок подтвердит, что вы постоянно уделяете этому внимание. Начните работать с системой, в которой предусмотрены встроенные отчёты о проверках: так проверки станут привычной процедурой и потребуют меньше ручной работы.

Восстановление и резервное копирование данных журнала

Нотариальные журналы — юридически значимые записи, и их утрата создаёт риск ответственности. Избыточное хранение данных и проверенный план восстановления защищают от поломки оборудования, случайного удаления и утраты данных в месте хранения. Стратегия должна предусматривать раздельное хранение данных на личном устройстве и в зашифрованном облачном хранилище или на портале, чтобы компрометация или потеря устройства не приводила к утрате записей.

Разделение хранения между личным устройством и облаком важно для безопасности и непрерывного доступа. Если ноутбук нотариуса потерян или украден, записи журнала должны восстанавливаться из зашифрованной облачной копии. Если облачный сервис временно недоступен, локальная копия на устройстве позволяет продолжать работу. Одной копии недостаточно в обоих случаях.

Аудиовидеозаписи сеансов RON требуют такого же подхода к резервному копированию, как и записи в журнале. Во Флориде и Нью-Йорке эти записи необходимо хранить десять лет. Если запись сеанса будет утрачена в течение этого срока, её нельзя будет предоставить по требованию. План резервного копирования должен охватывать записи в журнале, записи сеансов и сами подписанные документы.

Доступ к резервным копиям необходимо регистрировать и проверять. Каждое извлечение, экспорт или просмотр записи журнала в резервном хранилище должны фиксироваться. Так создаётся история доступа к журналу учёта действий, подтверждающая, что записи сохранены и защищены от несанкционированного доступа.

Посмотрите цены на системы со встроенными зашифрованным облачным хранилищем, автоматической синхронизацией и регистрацией доступа.

Раздельное хранение данных и управление доступом

При разделении хранения между личным устройством и зашифрованным облаком или порталом рекомендуется держать на локальном устройстве нотариуса рабочую копию для сеансов текущего дня, а в облаке или на портале — основную запись. Именно облачная копия предоставляется надзорным органам. Локальная копия нужна для удобства работы во время сеанса.

В небольшой организации, где работают от одного до пяти нотариусов, у каждого должны быть собственные учётные данные для доступа к журналу. Общие учётные записи исключают персональную ответственность и лишают историю действий смысла. При обнаружении расхождения необходимо установить, какой нотариус и когда создал запись.

Если вы настраиваете работу с RON, в руководстве о том, что нотариусу в США нужно подготовить перед первым дистанционным нотариальным удостоверением через интернет, приведён полный список необходимых компонентов, включая настройку журнала.

Хронология основных изменений законодательства по юрисдикциям

В последнее время в нескольких юрисдикциях обновились требования к электронному нотариальному удостоверению и ведению журналов. Ниже перечислены важные изменения, определяющие действующие правила работы.

• Ноябрь 2019 годаБританское Faculty Office вводит в действие Notaries Practice Rules 2019, требующие предоставлять Регистратору данные для доступа к цифровой системе
• Февраль 2021 годаСекретарь штата Орегон принимает административное правило 160-100-0855, предусматривающее возможность обнаружения изменений в электронных документах и десятилетний срок хранения
• Июнь 2021 годаСекретарь штата Пенсильвания издаёт постановления о дисциплинарных мерах за использование журналов без возможности обнаружения изменений
• Январь 2023 годаВступает в силу часть 182 раздела 19 NYCRR Государственного департамента Нью-Йорка, устанавливающая десятилетний срок хранения журналов
• Июнь 2023 годаСекретарь штата Иллинойс вводит административные правила согласно 14 Ill. Admin. Code 176 для цифровых печатей, позволяющих обнаруживать изменения
• Сентябрь 2025 годаЗаконопроект Сената Техаса № 693 продлевает срок хранения записей до десятой годовщины совершения нотариального действия