Как внедрить методы цифровой проверки личности в нотариальную практику

Внедрение цифровой проверки личности в нотариальную практику означает, что при приёме клиентов вы последовательно используете автоматизированный анализ удостоверений личности, биометрическую проверку присутствия живого человека и проверку на основе персональных сведений, а затем фиксируете результат в электронном журнале с защитой от незаметного изменения. Конкретные действия зависят от юрисдикции. В США дистанальное нотариальное удостоверение разрешено только там, где оно предусмотрено законодательством штата и у нотариуса есть действующие полномочия на работу онлайн. В ЕС нотариальное действие совершается в помещении нотариальной конторы, а цифровые инструменты используются только для приёма клиентов и подготовки документов. В Великобритании действуют правила Faculty Office, а в таких юрисдикциях, как Гонконг и ОАЭ, разрешён цифровой приём клиентов на предварительном этапе.

В этом руководстве рассматриваются разработка процесса проверки личности для нотариальной практики, выбор видов подтверждающих данных, интеграция проверки в процесс приёма клиентов, действия при неудачной проверке и ведение записей в соответствии с требованиями законодательства. Если вы хотите начать работу с системой, поддерживающей эти этапы, следующие разделы помогут определить, что именно нужно настроить.

Разработка процесса проверки личности с соблюдением требований законодательства

В таком процессе клиент последовательно проходит четыре этапа: предоставление документов, подтверждающих личность, автоматизированный анализ удостоверения личности, биометрическую проверку присутствия живого человека и внесение результата в журнал. Для перехода к нотариальному действию каждый этап должен завершиться положительным или отрицательным результатом. Процесс необходимо организовать так, чтобы при неудаче на любом этапе запускался заранее определённый порядок действий, а не применялось импровизированное решение.

Сначала клиент предоставляет документы, подтверждающие личность, через интерфейс автоматического считывания удостоверений. Он считывает машиночитаемую зону и данные встроенного чипа, если он есть. Затем система сравнивает изображение удостоверения с образцами выдавшего его органа и с помощью механизма биометрического сопоставления сравнивает фотографию клиента, сделанную в реальном времени, с фотографией на удостоверении, одновременно проверяя, нет ли попытки подмены биометрических данных. Если юрисдикция требует проверки на основе персональных сведений, клиент отвечает на динамически формируемые вопросы, основанные на данных кредитных бюро и общедоступных реестров. Каждый результат регистрируется с указанием времени, типа удостоверения и использованного метода проверки.

Подробное описание того, как этот процесс вписывается в организацию нотариальной практики, приведено в нашем руководстве по настройке дистанционного нотариального удостоверения.

Выбор нескольких видов подтверждения личности для многоуровневой проверки

Одного вида подтверждения недостаточно. Многоуровневый подход объединяет сканирование документов, биометрическое сопоставление и проверку на основе персональных сведений, создавая несколько рубежей защиты от подмены и подделки. Рекомендации NIST по подтверждению личности задают основу, на которую ссылается большинство штатов США при определении допустимых сочетаний подтверждающих данных.

Сканирование документов и анализ удостоверений личности

При автоматизированном анализе удостоверения личности, выданного государственным органом, проверяются его защитные элементы: голограммы, микропечать, ультрафиолетовые элементы и машиночитаемые зоны. Система считывает данные с помощью оптического распознавания символов и, если удостоверение это поддерживает, проверяет встроенный чип NFC. Британский Faculty Office прямо указал, что обычных сканированных изображений недостаточно. В своём стандарте проверки личности с помощью цифровых средств регулятор отмечает:

Например, сканированная копия паспорта не является надёжным способом проверки личности, поскольку документ легко мог быть подделан. Использование же биометрических и машиночитаемых данных паспорта обеспечивает высокий, хотя и не абсолютный, уровень безопасности.

Faculty Office of the Archbishop of Canterbury

Поэтому при анализе удостоверения необходимо считывать и проверять данные чипа и машиночитаемой зоны, а не принимать фотографию документа.

Биометрическая проверка присутствия живого человека

Системы биометрического сопоставления сравнивают фотографию клиента, сделанную в реальном времени, с фотографией на удостоверении. Ключевой компонент — выявление попыток подмены биометрических данных: он позволяет отличить живого человека от распечатанной фотографии, объёмной маски, видеозаписи или подменённого сигнала камеры. Стандарт ISO/IEC 30107-3 определяет показатели испытаний: частота ошибочного распознавания атаки как подлинного предъявления (APCER) показывает, как часто системе не удаётся распознать атаку, а частота ошибочного отклонения подлинного предъявления (BPCER) — как часто отклоняется настоящий пользователь. Для нотариальной практики систему проверки присутствия живого человека должна оценить аккредитованная независимая испытательная лаборатория на уровне 2 или 3.

Проверка на основе персональных сведений и её ограничения

Проверка на основе персональных сведений (KBA) формирует динамические вопросы по данным кредитных бюро и общедоступных реестров. Клиент должен ответить на них за ограниченное время; предполагается, что ответы известны только настоящему владельцу удостоверения личности. Однако у KBA есть документально подтверждённые недостатки. Согласно специальной публикации NIST 800-63-3, ответы на такие вопросы не считаются допустимым секретом для цифрового подтверждения личности, поскольку их можно узнать из утечек данных или общедоступных реестров.

Кроме того, проверка KBA часто заканчивается неудачей. При первой попытке её не проходят от 15% до 30% добросовестных заявителей; особенно часто это затрагивает пожилых людей, недавно прибывших иммигрантов и людей с ограниченной кредитной историей. NIST официально отказался от рекомендации использовать KBA в пользу альтернативных способов подтверждения личности. Ваш процесс должен предусматривать запасные способы на случай неудачной проверки KBA.

Интеграция проверки с приёмом клиентов и записью на приём

Для безопасного приёма клиентов нотариусу следует включить проверку личности непосредственно в процесс записи и сбора данных: клиент не должен иметь возможности записаться на нотариальное действие, не пройдя проверку удостоверения личности. Это предотвращает запись клиентов с незавершённой проверкой и даёт вам время разобраться с исключительными ситуациями до встречи. Форма приёма должна запрашивать тип удостоверения, запускать его автоматическое считывание при записи и открывать выбор времени только клиентам, прошедшим проверку.

Интегрированный процесс выглядит так: клиент заполняет форму, загружает или сканирует удостоверение, проходит биометрическую проверку и получает подтверждение записи только при положительном результате всех проверок. Если какая-либо проверка не пройдена, система направляет клиента по предусмотренному для таких случаев пути, а не подтверждает запись. Это сокращает число клиентов, которые не приходят на встречу, поскольку не смогли бы пройти проверку личности при подписании документов. Если ваша нынешняя система не позволяет проверять удостоверения до записи, вы можете сравнить тарифные планы, в которых есть такая возможность.

Подробнее о роли автоматизации приёма клиентов в общем процессе читайте в нашем руководстве по автоматизации приёма клиентов с предварительной проверкой удостоверения личности, записью и оплатой.

Действия при неудачной проверке и в нестандартных ситуациях

Прежде чем запустить систему, определите чёткий порядок действий при неудачной проверке. Если клиент не прошёл автоматические проверки, должен быть предусмотрен конкретный дальнейший путь, а не автоматический переход к ручному подтверждению. Важно точно знать, когда требуется проверка человеком, а когда следует отказать в проведении сеанса.

Клиенты без стандартного удостоверения личности государственного образца

У некоторых клиентов нет стандартного удостоверения личности, выданного государственным органом. Это могут быть недавно прибывшие иммигранты, люди, чьи документы утеряны или украдены, либо клиенты в иных переходных обстоятельствах. Если законодательство вашей юрисдикции допускает подтверждение личности заслуживающим доверия свидетелем, процесс должен предусматривать такую возможность. Согласно § 117.209 законодательства Флориды и аналогичным нормам других штатов, заслуживающий доверия свидетель, лично знакомый с заявителем и имеющий действующее удостоверение личности, может подтвердить его личность под присягой во время сеанса аудиовидеосвязи. В журнале необходимо указать имя и адрес свидетеля, а также зафиксировать его заявление под присягой.

Настройте систему так, чтобы привлечение заслуживающего доверия свидетеля было осознанно выбранным и зарегистрированным исключением, а не незаметной заменой стандартной процедуры. Прежде чем сеанс продолжится, свидетель должен сам пройти проверку личности.

Ведение защищённых от незаметного изменения записей о проверке личности для соблюдения требований при аудите

Электронный журнал должен хранить результат каждой проверки личности в формате, позволяющем выявить изменения. Это требование закона. Согласно 19 NYCRR § 182.9, § 117.245 законодательства Флориды и § 406.108 Правительственного кодекса Техаса, для каждого нотариального действия в журнале необходимо фиксировать определённые сведения, подтверждающие соблюдение требований.

Не храните запрещённые данные. Законодательство штатов ограничивает внесение в журнал исходных биометрических записей и номеров социального страхования. В журнале фиксируется результат проверки, а не биометрические данные, на которых она основана.

Сроки хранения длительные. Во Флориде, Нью-Йорке и Калифорнии электронные журналы и аудиовидеозаписи необходимо хранить по 10 лет. Британский Faculty Office требует хранить их 12 лет. В Техасе минимальный срок хранения записей дистанционных нотариальных действий исторически составлял 5 лет, хотя недавние законодательные изменения приближают его к 10 годам. Закон Флориды требует, чтобы запись была непрерывной и неотредактированной:

Поставщик услуг дистанционного нотариального удостоверения обязан хранить непрерывную и неотредактированную копию записи аудиовидеосвязи, в ходе которой совершается дистанционное нотариальное действие.

The Florida Legislature

Подробнее о сохранности записей читайте в нашем руководстве по обеспечению целостности электронного журнала с помощью средств выявления изменений.

Правила цифровой проверки личности в разных юрисдикциях

Возможности клиента действовать дистанционно и необходимость физического присутствия у нотариуса зависят от юрисдикции. Не считайте дистанционное нотариальное удостоверение повсеместно доступной процедурой.

• 2020-01-01Во Флориде вступает в силу постоянный закон о дистанционном нотариальном удостоверении, устанавливающий 10-летний срок хранения записей и правила многоуровневого анализа удостоверений личности
• 2023-01-25В Нью-Йорке вводится часть 182 правил 19 NYCRR, требующая ведения электронных журналов и хранения записей в течение 10 лет
• 2023-09-30В Калифорнии принимается закон SB 696, поэтапно вводящий правовую основу и обязательный 10-летний срок хранения записей
• 2026-06-26Британский Faculty Office выпускает стандарт проверки личности с помощью цифровых средств, требующий проверки чипа и машиночитаемых данных

США: дистанционное нотариальное удостоверение там, где оно разрешено

В США дистанционное нотариальное удостоверение возможно только в штатах, принявших соответствующие законы, и только при наличии у нотариуса действующих подтверждённых полномочий на работу онлайн. Государственный секретарь Калифорнии опубликовал уведомления для клиентов с разъяснением: несмотря на существование правовой основы, дистанционное нотариальное удостоверение будет недоступно до завершения процедуры технической сертификации в штате. Прежде чем предлагать дистанционные услуги, нотариусы должны убедиться, что имеют на это полномочия. Государственный департамент Флориды публикует аналогичные рекомендации для нотариусов штата, работающих онлайн.

ЕС: подготовка и совершение нотариального действия

В странах континентальной Европы с романо-германской правовой системой основное нотариальное действие должно совершаться в помещении нотариальной конторы. Цифровые инструменты можно использовать для предварительного сбора документов, подтверждающих личность, приёма данных клиента и подготовки документов, но при совершении самого нотариального действия заявитель должен присутствовать лично. Различие между подготовкой и совершением действия принципиально. Дистанционная цифровая проверка личности помогает подготовить документы, но не заменяет личное присутствие при совершении нотариального действия.

Великобритания: правила Faculty Office

В Англии и Уэльсе нотариусы работают в соответствии с указаниями и рекомендациями Faculty Office. Стандарт проверки личности с помощью цифровых средств 2026 года разрешает предварительную цифровую проверку с чтением биометрических чипов и машиночитаемых данных, но не допускает использование обычных сканов. Личная проверка с предъявлением оригиналов документов по-прежнему допустима.

Гонконг и ОАЭ: только предварительный приём клиентов

В Гонконге и ОАЭ цифровая проверка может облегчить предварительное оформление и приём клиентов, но не заменяет обязательные формальности, установленные законом для совершения нотариального действия. Цифровой процесс помогает в подготовке; само нотариальное действие совершается согласно местному законодательству.

О требованиях каждой юрисдикции отдельно читайте в нашем руководстве по методам цифровой проверки личности для нотариусов в разных юрисдикциях.

Часто задаваемые вопросы

Как организовать цифровую проверку личности при приёме клиентов для совершения нотариальных действий с соблюдением требований законодательства?

Для этого клиент должен последовательно пройти четыре этапа: предоставить документы, подтверждающие личность, пройти автоматизированный анализ удостоверения личности и биометрическую проверку присутствия живого человека, после чего результат вносится в журнал. Для перехода к нотариальному действию каждый этап должен завершиться положительным или отрицательным результатом.

Каковы стандарты подтверждения личности при дистанционном нотариальном удостоверении?

Стандарты подтверждения личности при дистанционном нотариальном удостоверении, на которые ссылается большинство штатов США, основаны на рекомендациях NIST. Они требуют многоуровневой проверки, сочетающей сканирование документов, биометрическое сопоставление и проверку на основе персональных сведений. NIST больше не рекомендует использовать KBA как самостоятельный метод подтверждения личности.

Что делать нотариусу, если клиент не прошёл проверку личности?

Направьте случай на ручную проверку, если удостоверение подлинное, но результат биометрического сопоставления ниже порога из-за освещения или качества камеры либо если несовпадение имени связано с написанием через дефис или транслитерацией. Откажите в проведении сеанса, если удостоверение не проходит проверку защитных элементов или биометрическая проверка выявляет попытку подмены данных.

Как долго нотариус должен хранить записи о проверке личности?

Во Флориде, Нью-Йорке и Калифорнии электронные журналы и аудиовидеозаписи необходимо хранить по 10 лет. Британский Faculty Office требует хранить их 12 лет. В Техасе минимальный срок исторически составлял 5 лет, хотя недавние законодательные изменения приближают его к 10 годам.

Чтобы ознакомиться с полным пошаговым руководством по внедрению методов цифровой проверки личности, вернитесь на страницу регистрации, где можно настроить каждый из описанных выше этапов проверки.