Как автоматизировать процессы приема клиентов, чтобы оптимизировать работу нотариуса и сократить количество ошибок

Автоматизация процессов приема клиентов заменяет повторный ввод данных, ручную проверку удостоверений личности и электронные письма с запросами документов структурированными цифровыми формами, автоматизированными предварительными проверками личности и самостоятельной записью. Цель — сократить ошибки нотариуса на этапе сбора данных, передавать точные записи в ваш защищенный от изменений электронный журнал и высвободить время для оплачиваемой работы. Можно автоматизировать всё до совершения нотариального действия: прием клиента, предварительную проверку личности, сбор документов, запись и напоминания. Само нотариальное действие, включая личную проверку личности и проставление печати, должно выполняться вручную или под непосредственным контролем.

Граница между автоматизацией и личной обязанностью нотариуса различается в зависимости от юрисдикции. В США штаты, разрешающие удаленное онлайн-нотариальное удостоверение (RON), допускают автоматизированный анализ удостоверений и аутентификацию на основе знаний для выполнения установленных законом требований к подтверждению личности до сеанса — и только если нотариус подтвердил свои полномочия. В ЕС нотариальный акт остается в конторе нотариуса; автоматизированный прием охватывает только административное оформление клиента. В Великобритании действуют правила профессионального органа, согласно которым проверка личности является не подлежащей делегированию личной обязанностью. Гонконг и ОАЭ допускают цифровой прием клиентов на начальном этапе, однако официальное оформление по-прежнему регулируется местными предписаниями. Вы можете начать работу, настроив процесс с учетом границ, установленных вашей юрисдикцией.

Почему ручной прием создает риски несоблюдения требований

Ручной прием вносит ошибки в момент внесения данных в нотариальный журнал, и эти ошибки становятся частью официальной записи. Когда нотариус или сотрудник повторно вводит имя клиента, адрес или данные удостоверения из электронного письма либо телефонного разговора, опечатки переносятся в запись журнала. Если в журнале неверно написано имя доверителя или переставлены цифры в номере удостоверения, запись неточна уже в момент совершения действия.

Ответственность не ограничивается опечатками. Неполные предварительные проверки могут привести к тому, что клиент придет на встречу с просроченным удостоверением, без подтверждающих документов или с расхождением между именем в удостоверении и документе. Тогда нотариусу приходится выбирать: отказать в совершении действия и потерять запись либо продолжить при недостаточной проверке и рисковать личной ответственностью. Автоматизированный процесс приема выявляет эти проблемы до подтверждения встречи.

Правила хранения усугубляют риск. Согласно данным Законодательного собрания Флориды и Департамента штата Нью-Йорк, Флорида, Нью-Йорк и Огайо требуют хранить электронный журнал и аудиовизуальную запись не менее 10 лет. Техас устанавливает срок не менее 5 лет согласно разделу 406.108 Кодекса законов Техаса. Управление факультета Великобритании требует хранить акты, не составленные в публичной форме, не менее 12 лет, а протоколы публичных форм — постоянно. Если данные приема неверны, ошибка сохраняется в записи более десяти лет.

Разработка анкеты для приема с учетом юрисдикции

Соответствующая требованиям анкета для приема собирает только те данные, которые требуются вашей юрисдикцией для записи в журнале, и ничего более. Сбор избыточной персональной информации создает ненужные риски для конфиденциальности, не улучшая соблюдение требований.

В юрисдикциях США законодательные нормы штатов требуют указывать в электронных журналах дату и время действия, вид нотариального действия, описание или название документа, печатное имя и адрес каждого доверителя, а также сведения, подтверждающие личность. Подтверждением личности может быть заявление о личном знании либо данные удостоверения, включая тип, выдавший орган и дату истечения срока действия. Для сеансов RON журналы в Техасе, Флориде и Огайо также должны содержать сведения об использованной технологической системе, ссылки на аудио- и видеозаписи, подтверждение проверки личности и географическое местоположение доверителя во время сеанса.

Калифорния устанавливает дополнительные требования. Согласно разделу 8206 Кодекса законов Калифорнии, для сделок по передаче недвижимости и доверенностей требуются собственноручные подписи в последовательных бумажных журналах и отпечатки правого большого пальца. Ваша цифровая форма для сделки с недвижимостью в Калифорнии должна содержать поля для отпечатка пальца и номера строки в физическом журнале, даже если остальная часть приема автоматизирована.

Структурируйте анкету по разделам, повторяющим запись в журнале. Первый блок содержит идентификационные данные доверителя: полное юридическое имя, адрес, телефон и электронную почту. Второй блок содержит данные удостоверения: тип, выдавший орган, номер и дату истечения срока действия. Третий блок содержит сведения о сделке: название документа, запрашиваемый вид нотариального действия и все требуемые законом уведомления. Настройте обязательные поля так, чтобы форму нельзя было отправить при отсутствии данных. Более подробно о различиях между юрисдикциями в методах проверки личности читайте в нашем руководстве по цифровым методам проверки личности для нотариусов в разных юрисдикциях.

Для процессов RON добавьте поля для физического местонахождения доверителя во время сеанса и флажок подтверждения завершения проверки личности. Эти поля напрямую используются в записях журнала RON, требуемых разделом 147.65 Пересмотренного кодекса Огайо и соответствующими законами Флориды и Техаса.

Интеграция предварительных проверок личности в процесс

Предварительные проверки личности работают по-разному в зависимости от юрисдикции. Законы США о RON разрешают автоматизированный анализ удостоверений и динамическую аутентификацию на основе знаний для выполнения требований по подтверждению личности до встречи. Правила профессионального органа Великобритании этого не допускают. Согласно Notaries Practice Rules 2019, проверка личности, дееспособности и полномочий — это не подлежащая делегированию обязанность, лично возложенная на нотариуса. Нотариус в Великобритании не может передать проверку личности автоматизированному приложению для оформления клиентов.

В штатах США, разрешающих RON, настройте автоматизированные проверки личности, которые запускаются после отправки анкеты приема, но до подтверждения встречи. Система должна предложить клиенту загрузить фотографию лицевой и обратной сторон государственного удостоверения личности, а затем выполнить автоматизированный анализ удостоверения для извлечения имени, даты рождения и даты истечения срока действия. Для сеансов RON далее проводится динамическая аутентификация на основе знаний, обычно требующая от подписанта ответить на пять вопросов в установленный законом двухминутный срок.

Истечение срока действия удостоверения — распространенная проблема. Флорида и Техас требуют действующих, непросроченных удостоверений на момент нотариального действия, поэтому ваш процесс должен определять дату истечения срока при приеме и блокировать запись, если она наступает раньше встречи. Калифорния разрешает полагаться на удостоверение, выданное в течение предыдущих пяти лет, а Огайо принимает государственные удостоверения личности с фотографией, просроченные не более чем на три года. Настройте логику проверки срока действия в соответствии с правилом вашей юрисдикции, а если вы практикуете в нескольких штатах — отдельно для каждой юрисдикции.

Учитывайте известные сбои. Динамическая аутентификация на основе знаний может заблокировать подписантов с недостаточной кредитной историей, включая недавних иммигрантов и молодых людей, по которым невозможно сформировать достаточные данные кредитных бюро. Оптический анализ удостоверений может отклонить действительное удостоверение из-за бликов камеры, недостаточного разрешения датчика или скрытых голографических элементов. Ваш процесс должен направлять неудачные предварительные проверки в очередь ручной проверки, а не автоматически отклонять клиента.

Подробные рекомендации по настройке портала для RON приведены в нашем обзоре настройки фирменного клиентского портала для удаленного онлайн-нотариального удостоверения. Вы также можете посмотреть цены на инструменты, поддерживающие эту настройку.

Начать работу

Эффективный сбор и проверка документов клиентов

Защищенный клиентский портал для загрузки документов устраняет риски несоблюдения требований, связанные с вложениями в электронной почте, и позволяет проверить полноту файлов до встречи. Настройте портал так, чтобы он запрашивал только исходные документы, необходимые для нотариального действия, например документ для нотариального удостоверения, подтверждающие документы личности и формы уведомлений, предусмотренные законом.

Установите автоматизированные правила проверки при загрузке. Требуйте определенные типы файлов, например PDF для документов и JPEG или PNG для изображений удостоверений личности. Ограничьте максимальный размер файлов, чтобы предотвратить злоупотребления порталом. Настройте проверку полноты, которая удостоверяется, что все обязательные категории документов загружены до того, как система позволит клиенту перейти к записи. Например, если сделка касается документа о передаче недвижимости в Калифорнии, система должна требовать документ, государственное удостоверение личности с фотографией и подтверждение того, что клиент понимает: у него будет взят отпечаток пальца.

Защищайте конфиденциальную персональную информацию во время сбора. Загружаемые файлы должны шифроваться при передаче и хранении. Не собирайте банковские реквизиты, номера социального страхования или иную непубличную персональную информацию, если этого не требует конкретное нотариальное действие. После завершения сделки и внесения записи в журнал общие нормы конфиденциальности и правила штатов требуют от нотариусов удалять излишние загруженные исходные документы, содержащие конфиденциальную информацию. Настройте политику хранения, которая автоматически удаляет исходные документы после определенного периода после сделки, сохраняя при этом запись в журнале и запись сеанса в течение установленного законом срока хранения.

Если вам также нужно обрабатывать платежи по сделкам наряду со сбором документов, наше руководство о том, как нотариусы могут безопасно принимать платежи и защищать данные сделок описывает требования к соблюдению норм.

Автоматизация записи на встречу и напоминаний

Логика планирования должна учитывать доступность нотариуса, часовые пояса юрисдикций и требование закона о том, что удостоверение личности клиента должно быть действительным на момент встречи. Настройте календарь записи так, чтобы встречи предлагались только в доступные для нотариуса интервалы, и блокируйте пересекающиеся записи, если ваша практика проводит по одному сеансу за раз.

Для сеансов RON система планирования должна учитывать географическое местонахождение доверителя. Доверитель должен физически находиться в юрисдикции, где нотариус уполномочен выполнять RON. Ваша анкета приема должна собирать информацию о предполагаемом местонахождении доверителя во время сеанса, а логика записи должна проверять, допустимо ли это местонахождение, до подтверждения встречи.

Автоматические напоминания выполняют функцию соблюдения требований, а не только удобства. В напоминаниях следует повторно указывать требования к удостоверению личности, включая конкретные типы удостоверений, принимаемые в вашей юрисдикции, и необходимость действительности удостоверения на момент сеанса. Для RON во Флориде и Техасе напоминание должно предписывать клиенту подготовить действующее государственное удостоверение личности с фотографией. Для Калифорнии в напоминании можно указать, что принимается удостоверение, выданное в течение последних пяти лет. Настройте отправку напоминаний при подтверждении записи, за 24 часа до встречи и за час до сеанса.

Подробный обзор автоматизации планирования с учетом нотариальных требований читайте в нашей статье об автоматизации планирования для нотариусов.

Как избежать распространенных ошибок при приеме

Наиболее частые ошибки автоматизированного приема — несовпадение имен в удостоверении личности и документе, просроченные или близкие к истечению срока удостоверения и отсутствие предусмотренных законом уведомлений. Настройте процесс так, чтобы выявлять каждую из этих проблем до подтверждения встречи.

Несовпадения имен возникают, когда юридическое имя в удостоверении личности клиента отличается от имени в документе или анкете приема. Автоматизированный анализ удостоверения должен извлекать имя из изображения удостоверения и сравнивать его с полем имени в анкете приема и загруженном документе. Если имена не совпадают, направьте дело на ручную проверку с просьбой к клиенту загрузить подтверждающий документ, например свидетельство о браке или судебное постановление, объясняющее расхождение.

Просроченные удостоверения выявляются сравнением даты истечения срока действия удостоверения с назначенной датой встречи. Как отмечалось выше, правило различается: Флорида и Техас требуют непросроченные удостоверения, Калифорния принимает удостоверения, выданные в течение пяти лет, а Огайо — удостоверения, просроченные не более чем на три года. Настройте логику для каждой юрисдикции и отмечайте любое удостоверение, срок действия которого истечет между приемом и встречей.

Отсутствие установленных законом уведомлений возникает, когда анкета приема не требует от клиента подтвердить ознакомление с конкретными уведомлениями, относящимися к типу сделки. Например, доверенность, связанная с недвижимостью в Калифорнии, требует специальных уведомлений, предусмотренных законом. Ваша анкета приема должна включать обязательный флажок или поле цифровой подписи для каждого применимого уведомления, а система должна блокировать отправку при отсутствии любого обязательного подтверждения.

Сбои биометрического контроля и определения живого присутствия могут возникать во время предварительных проверок RON. Протоколы определения живого присутствия могут конфликтовать со световыми артефактами, а алгоритмы биометрического сопоставления могут давать сбой, если внешность клиента отличается от старой фотографии в удостоверении. Ваш процесс должен допускать повторные попытки и направлять устойчивые сбои на ручную проверку, а не сразу отклонять клиента.

Поддержание целостности данных и аудиторских следов

Автоматизированные записи приема должны корректно поступать в ваш защищенный от изменений электронный журнал, чтобы данные, собранные при приеме, становились учетными данными без ручного повторного ввода. Форма приема должна напрямую соответствовать полям журнала, требуемым вашей юрисдикцией, включая дату, время, вид действия, описание документа, имя и адрес доверителя, а также сведения, подтверждающие личность.

Аудиторский след должен фиксировать каждый этап процесса приема с отметками времени: отправку формы, загрузку удостоверения личности, запуск анализа удостоверения, завершение подтверждения личности, запись на встречу и отправку напоминаний. Каждый шаг должен регистрироваться способом, исключающим последующее изменение. Этот аудиторский след поддерживает проверки соблюдения требований и доказывает, что ваша практика следовала правильной процедуре для каждой сделки.

Хранение данных должно соответствовать требованиям закона. Настройте систему на хранение электронного журнала и записей сеансов в течение срока, требуемого вашей юрисдикцией: не менее 10 лет во Флориде, Нью-Йорке и Огайо; не менее 5 лет в Техасе; и не менее 12 лет в Великобритании для актов, не составленных в публичной форме. Исходные документы, содержащие конфиденциальную персональную информацию, следует удалять после определенного периода после сделки. Передовые практики ведения записей в защищенном от изменений электронном журнале приведены в нашем руководстве по ведению электронных журналов и защищенных от изменений записей.

В ЕС граница между приемом клиента и нотариальным действием четко определена. Во Франции дистанционное присутствие ограничено удостоверением аутентичных доверенностей с использованием авторизованной инфраструктуры нотариальной сети, а основные содержательные документы по-прежнему оформляются перед нотариусом в конторе. В Германии онлайн-процедуры через портал Bundesnotarkammer разрешены исключительно для определенных операций с корпоративным реестром и ограниченного числа случаев учреждения компаний. Как заявил Martin Thelen, пресс-секретарь Федеральной нотариальной палаты: «Цифровизация не должна идти в ущерб безопасности. Поэтому надежная идентификация необходима и в онлайн-мире». Ваш автоматизированный прием в этих юрисдикциях должен выполнять только административное оформление клиентов.

В ОАЭ цифровая нотариальная система Министерства юстиции в электронном виде собирает данные сторон, Emirates ID или паспорта и проекты актов, однако формальная проверка и оформление требуют официальных проверочных процедур и видеослушаний у уполномоченных нотариусов. Нотариусы Гонконга сохраняют строгую непосредственную проверку приема клиентов. В обеих системах автоматизация поддерживает работу на начальном этапе, но не заменяет установленную законом роль нотариуса.

Для более широкого контекста о том, как штаты США подходят к стандартам электронного нотариального удостоверения, National Association of Secretaries of State предоставляет информацию об инициативах в сфере дистанционного электронного нотариального удостоверения. Требования Флориды к RON описывает Florida Division of Corporations, представляющее услуги штата по удаленному онлайн-нотариальному удостоверению.

Когда ваш процесс приема передает точные данные в электронный журнал, а аудиторский след сохранен, следующим шагом становится настройка уровней планирования и оплаты, завершающих клиентский путь. Чтобы узнать, как работает полный процесс настройки удаленного онлайн-нотариального удостоверения — от приема до печати, прочитайте наше руководство по настройке от приема до печати и начните бесплатно настраивать собственный процесс приема.