Gestão de diários eletrónicos e registos à prova de adulteração para notários

Um diário notarial eletrônico em conformidade registra cada ato notarial em tempo real, sela cada lançamento com tecnologia criptográfica que evidencia adulterações e conserva os registros pelo prazo legal. O fluxo de trabalho envolve cinco etapas: criar lançamentos durante as sessões, protegê-los contra alterações, conservá-los pelos prazos exigidos, auditá-los regularmente e fazer cópias de segurança para evitar perdas. As regras variam conforme a jurisdição, mas os requisitos técnicos de integridade digital permanecem os mesmos.

A jurisdição determina o que é permitido. Nos EUA, a autenticação notarial remota on-line (RON) só é permitida quando um estado específico a autoriza e o notário confirma que possui autorização para realizá-la. Nas jurisdições de direito civil da UE, o ato notarial permanece no cartório; as ferramentas digitais cuidam do recebimento de informações, da verificação de identidade e da transmissão de documentos. O Reino Unido segue as regras emitidas pelo Faculty Office do Arcebispo de Canterbury. Hong Kong e os Emirados Árabes Unidos permitem apenas fluxos de trabalho digitais de atendimento inicial. Não trate a regra de uma jurisdição como universal.

Criação de lançamentos no diário durante os atos notariais

Cada lançamento no diário deve ser criado no momento em que ocorre o ato notarial. O registro simultâneo ao ato é o requisito básico em todas as jurisdições. Lançamentos retroativos introduzem discrepâncias que aparecem nas auditorias. O lançamento é selado imediatamente após o ato, e nenhum campo é editado depois disso.

A redigitação manual dos dados do diário após a sessão é uma fonte comum de erros. Se os dados do signatário forem transcritos de gravações ou documentos, em vez de capturados ao vivo, os erros de digitação se acumulam. O diário deve obter os dados diretamente do fluxo de trabalho da sessão para que o notário confirme cada campo à medida que o ato avança. Para os profissionais que configuram fluxos de recebimento de informações capazes de alimentar o diário automaticamente, automatizar a coleta de informações dos clientes reduz os riscos de transcrição.

Os campos de dados normalmente exigidos em um lançamento no diário eletrônico incluem:

• Data e hora do ato notarial
• Nome completo e assinatura do signatário
• Método de verificação da identidade do signatário, incluindo o tipo de documento de identidade ou a análise de credenciais utilizada
• Descrição e título do documento autenticado
• Tipo de ato notarial realizado (reconhecimento de assinatura, declaração sob juramento, certificação de cópia)
• Valor cobrado pelo ato
• No caso de RON, localização do signatário e do notário no momento do ato

A legislação da Califórnia ilustra o requisito de controle. A California State Legislature estabelece que "O notário público deve manter um único diário sequencial ativo por vez, contendo todos os atos oficiais realizados como notário público. O diário deve ser mantido em local trancado e seguro, sob o controle direto e exclusivo do notário."

Para os profissionais que recebem pagamentos durante a sessão, o campo referente ao valor cobrado no diário deve corresponder exatamente ao registro da transação. Integrar a cobrança segura de pagamentos evita divergências entre o lançamento no diário e o registro do pagamento.

Proteção dos lançamentos com tecnologia que evidencia adulterações

Uma tecnologia que evidencia adulterações torna imediatamente visível, por meio de verificação criptográfica, qualquer alteração feita em um lançamento do diário após a selagem. Isso não significa que o sistema impeça tentativas de alterar os dados. A distinção é importante: essa tecnologia produz uma prova matemática de que o estado atual corresponde ao estado no momento da selagem. Qualquer modificação, exclusão ou inserção pode ser verificada de forma independente como uma alteração.

O mecanismo funciona por meio de funções de hash criptográfico. Quando um lançamento no diário é selado, o sistema calcula um resumo hash dos dados do lançamento. Esse resumo é vinculado ao registro por meio de um certificado digital, geralmente em conformidade com os padrões ITU-T X.509 e os algoritmos NIST FIPS. Qualquer alteração posterior produz um hash diferente, que deixa de corresponder ao resumo selado. Essa divergência comprova a adulteração.

Os códigos administrativos estaduais definem expressamente esse requisito. O Arizona Administrative Code R2-12-1204 define tecnologia que evidencia adulterações como um processo eletrônico logicamente vinculado ao registro, de modo que qualquer modificação após a aposição da assinatura e do selo possa ser verificada de forma independente. Illinois e Oregon adotaram padrões semelhantes.

O selo digital é aplicado ao próprio lançamento no diário, não apenas ao documento autenticado. Quando um notário conclui um ato, dois elementos são selados: o documento eletrônico com a assinatura do notário e o lançamento no diário que registra o ato. O lançamento recebe seu próprio selo criptográfico. Para saber como os selos digitais e os carimbos de data e hora criptográficos funcionam em conjunto, consulte o guia sobre carimbos de data e hora criptográficos para selos digitais notariais.

As penalidades pelo descumprimento desse padrão são concretas. O Pennsylvania Department of State aplicou suspensões de 24 meses da autorização para atuar e multas civis de $2,000 a notários que mantinham diários eletrônicos em formatos que não evidenciavam adulterações.

Políticas de conservação de registros por jurisdição

Os prazos de conservação variam conforme a jurisdição e o tipo de registro. Lançamentos no diário, gravações de áudio e vídeo e dados das sessões estão sujeitos a prazos mínimos legais distintos. A tabela abaixo resume os requisitos confirmados nas principais jurisdições até 2024.

O requisito de Nova York, em vigor desde 25 de janeiro de 2023, aplica-se a todos os notários autorizados que realizam atos notariais tradicionais, eletrônicos ou remotos on-line. De acordo com o Title 19 NYCRR Part 182, os registros, incluindo gravações de áudio e vídeo de atos notariais remotos, devem ser conservados por pelo menos 10 anos e apresentados quando solicitados.

O Texas distingue os registros do diário das gravações das sessões. Nos termos da Texas Government Code Section 406.014, o notário deve conservar os registros dos atos notariais até o 10º aniversário da data do ato. No caso de RON, a gravação audiovisual deve ser conservada por pelo menos cinco anos.

A Flórida exige que os lançamentos em diários eletrônicos e as gravações audiovisuais de sessões remotas sejam conservados por pelo menos dez anos, nos termos da Florida Statutes Section 117.245, conforme confirmado pelo Florida Department of State.

A Califórnia adota uma abordagem diferente. Em vez de estabelecer um prazo de conservação, exige que os notários entreguem os diários ao secretário do condado quando sua autorização para atuar terminar. Nos termos da California Government Code Section 8209, se um notário renunciar, for desqualificado ou destituído, ou deixar sua autorização expirar sem renovação no prazo de 30 dias, deverá entregar todos os diários e documentos ao secretário em até 30 dias.

Na Inglaterra e no País de Gales, o Faculty Office supervisiona a manutenção de registros digitais. De acordo com as Notaries Practice Rules 2019, os atos notariais em forma pública devem ser preservados permanentemente, enquanto os atos em forma privada devem ser conservados por pelo menos 12 anos. Qualquer notário que preserve registros por meio de um sistema digital deve fornecer as credenciais de acesso diretamente ao Registrar.

O notário que preservar registros por meio de um sistema digital ou outro sistema eletrônico, de acordo com as regras 24.3 e 24.4, deverá informar ao Registrar qualquer nome de usuário e senha necessários para acessar tal sistema digital ou eletrônico, e o Registrar deverá manter essas informações confidenciais.

Charles Richard George QC, Master of the Faculties of the Archbishop of Canterbury

Para os profissionais que atuam em vários estados dos EUA, o guia sobre conformidade notarial em diferentes jurisdições aborda como acompanhar os diferentes requisitos estaduais.

Auditoria e revisão de diários eletrônicos

Autoauditorias periódicas identificam lacunas antes que elas apareçam em uma inspeção regulatória ou disputa com um cliente. Uma auditoria estruturada verifica três pontos: se cada ato notarial tem um lançamento correspondente no diário, se cada lançamento contém todos os campos de dados exigidos e se a integridade do selo criptográfico de cada lançamento é confirmada.

Realize a auditoria em intervalos fixos: mensalmente para profissionais com atividade regular e, no mínimo, trimestralmente. O processo abrange quatro verificações:

1. Verificação da completudeCompare seu registro de agendamentos ou sessões com os lançamentos no diário. Cada ato notarial concluído deve ter um lançamento correspondente. Sinalize os lançamentos ausentes e investigue-os imediatamente.
2. Verificação dos camposConfirme que cada lançamento contém todos os campos de dados exigidos em sua jurisdição. Verifique se o método de verificação da identidade do signatário, a descrição do documento, o tipo de ato notarial e o valor cobrado estão preenchidos. Campos vazios ou com texto provisório representam falhas de conformidade.
3. Verificação da integridadeExecute a função de verificação de adulterações em cada lançamento. O sistema deve confirmar que o hash selado corresponde ao hash do conteúdo atual. Qualquer divergência indica que o lançamento foi alterado após a selagem.
4. Revisão do cronograma de conservaçãoConfirme que os lançamentos ainda sujeitos ao prazo de conservação estão acessíveis e que aqueles cujo prazo terminou são descartados de acordo com as regras de sua jurisdição. Documente o descarte.

Documente cada auditoria. Registre quando ela foi realizada, quem a realizou, o que foi verificado e quais discrepâncias foram encontradas e resolvidas. Se um órgão regulador solicitar provas de conformidade, seu registro de auditorias demonstrará diligência contínua. Comece agora com um sistema que ofereça relatórios de auditoria integrados, para que essas verificações se tornem rotineiras em vez de manuais.

Recuperação e cópia de segurança dos dados do diário

Os diários notariais são registros legais, e sua perda gera riscos de responsabilização. O armazenamento redundante e um plano de recuperação testado protegem contra falhas de equipamentos, exclusões acidentais e perda das instalações. A estratégia deve separar o armazenamento em dispositivos pessoais do armazenamento criptografado na nuvem ou em um portal, para que a perda ou o comprometimento de um dispositivo não implique a perda dos registros.

A separação entre o dispositivo pessoal e o armazenamento na nuvem é importante para a segurança e a continuidade do acesso. Se o computador portátil de um notário for perdido ou roubado, os lançamentos do diário deverão poder ser recuperados da cópia criptografada na nuvem. Se o serviço de nuvem ficar indisponível, a cópia local no dispositivo permitirá a continuidade das operações. Nenhuma das cópias é suficiente por si só.

Nas sessões de RON, a gravação de áudio e vídeo exige o mesmo rigor nas cópias de segurança que os lançamentos no diário. Tanto a Flórida quanto Nova York exigem que essas gravações sejam conservadas por dez anos. Um profissional que perder a gravação de uma sessão durante esse período não poderá apresentá-la quando solicitada. O plano de cópias de segurança deve abranger os lançamentos no diário, as gravações das sessões e os próprios documentos assinados.

O acesso às cópias de segurança deve ser registrado e revisado. Toda recuperação, exportação ou visualização de um lançamento do diário no repositório de cópias de segurança deve gerar um registro de acesso. Isso cria uma trilha de auditoria para a própria trilha de auditoria, demonstrando que os registros foram preservados e protegidos contra acesso não autorizado.

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Separação do armazenamento e gestão do acesso

A prática recomendada para separar o armazenamento no dispositivo pessoal do armazenamento criptografado na nuvem ou em um portal consiste em manter no dispositivo local do notário uma cópia de trabalho para as sessões do dia e, na nuvem ou no portal criptografado, o registro oficial. A cópia na nuvem é a apresentada aos órgãos reguladores. A cópia local existe para facilitar as operações durante a sessão.

Em uma pequena operação com um a cinco notários, cada notário deve ter suas próprias credenciais para o sistema de diário. Contas compartilhadas eliminam a responsabilização individual e tornam as trilhas de auditoria inúteis. Quando surge uma discrepância, é preciso saber qual notário criou cada lançamento e quando.

Para os profissionais que estão configurando sua estrutura de RON, o guia sobre o que um notário dos EUA precisa configurar antes de seu primeiro ato notarial remoto on-line apresenta a lista completa de infraestrutura necessária, incluindo a configuração do diário.

Cronologia das principais mudanças regulatórias por jurisdição

Várias jurisdições atualizaram recentemente seus requisitos para atos notariais eletrônicos e diários. A cronologia abaixo apresenta os marcos regulatórios que moldam a prática atual.

• Novembro de 2019O Faculty Office do Reino Unido coloca em vigor as Notaries Practice Rules 2019, exigindo o fornecimento de credenciais digitais ao Registrar
• Fevereiro de 2021O Oregon Secretary of State adota a Administrative Rule 160-100-0855, que exige a identificação de adulterações e a conservação por 10 anos
• Junho de 2021O Pennsylvania Secretary of the Commonwealth emite decisões disciplinares contra o uso de diários que não evidenciam adulterações
• Janeiro de 2023Entra em vigor o Title 19 NYCRR Part 182 do New York Department of State, que exige a conservação dos diários por 10 anos
• Junho de 2023O Illinois Secretary of State implementa regras administrativas nos termos do 14 Ill. Admin. Code 176 para selos digitais que evidenciam adulterações
• Setembro de 2025O Texas Senate Bill 693 estende o prazo de conservação dos registros até o 10º aniversário do ato notarial