A implementação bem-sucedida de tecnologias de assinatura eletrónica e selagem de documentos exige uma plataforma que ofereça assinaturas digitais qualificadas, um selo criptograficamente vinculado que permita detetar alterações e um registo de auditoria que inclua o endereço IP do signatário, a impressão digital do dispositivo e a data e hora de cada ação. O objetivo é reduzir os riscos. Deve selecionar uma tecnologia que cumpra os requisitos legais da sua jurisdição sem comprometer a integridade probatória do ato notarial.
A autenticação notarial remota online só é permitida quando a legislação estadual a autoriza e o notário confirmou que está habilitado a realizá-la. Na União Europeia, o ato notarial continua a ser presencial e realizado no cartório. As ferramentas digitais servem para a recolha inicial de dados, a verificação de identidade e a preparação da assinatura. O Reino Unido está sujeito às regras da autoridade reguladora dos notários. Hong Kong e os Emirados Árabes Unidos apenas permitem ferramentas digitais para as etapas preparatórias. Uma plataforma que não respeite estas distinções jurisdicionais exporá a sua atividade a responsabilidade legal.
Selecionar métodos de assinatura e selagem conformes
Escolha uma plataforma que ofereça assinaturas digitais qualificadas e cumpra as normas tecnológicas da sua jurisdição para a autenticação notarial remota online. A distinção entre os tipos de assinatura diz respeito ao seu valor jurídico. Uma assinatura eletrónica simples, como um nome escrito ou uma caixa de seleção assinalada, não oferece a prova criptográfica necessária para cumprir os requisitos legais de um ato notarial.
Nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), as assinaturas eletrónicas classificam-se como simples, avançadas ou qualificadas. Só uma assinatura eletrónica qualificada, gerada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas eletrónicas e sustentada por um certificado qualificado emitido por um prestador de serviços de confiança acreditado, tem valor jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita. Nos estados dos EUA que autorizam a autenticação notarial remota online, a legislação exige que as assinaturas e os selos eletrónicos estejam logicamente associados ao certificado notarial eletrónico de forma a permitir uma verificação independente.
Ao avaliar uma plataforma, confirme que esta suporta as normas criptográficas atuais. Segundo o National Institute of Standards and Technology (NIST) FIPS 186-5, os algoritmos de assinatura digital aprovados são RSA, ECDSA e EdDSA. O DSA antigo já não é recomendado para gerar assinaturas. As chaves RSA devem ter, no mínimo, 2048 bits para manter um nível de segurança básico aceitável. Não indique fornecedores de software nos seus documentos de aquisição. Descreva antes as funcionalidades exigidas. Se precisar de ajuda para definir essas funcionalidades para a sua jurisdição, comece já com uma plataforma que as configura por si.
Configurar a selagem digital e a deteção de alterações
Um selo digital conforme vincula de forma irreversível a assinatura do notário, uma marca temporal fidedigna e o conteúdo do documento. O requisito aplicável aos selos digitais é que permitam detetar alterações, não que as impeçam. Um selo que permite detetar alterações revela se um documento foi modificado após a selagem. Um selo que alegadamente impede alterações promete evitá-las por completo, o que é tecnicamente impossível num ficheiro digital distribuído. A sua plataforma deve tornar visível qualquer alteração posterior ao registo eletrónico.
Vários estados dos EUA exigem esta capacidade. O projeto de lei 696 do Senado da Califórnia, em vigor desde 1 de janeiro de 2024, exige que as assinaturas e os selos eletrónicos possam ser verificados de forma independente e que permitam detetar qualquer alteração posterior. No Ohio, a regra 111:6-1-05 do Código Administrativo exige que os notários online recusem a autenticação se a tecnologia subjacente não conseguir garantir criptograficamente que as alterações sejam detetáveis. As alterações legislativas de 2024 no Dakota do Sul consagraram definições semelhantes para selos eletrónicos que permitem detetar alterações. O seu processo de configuração deve confirmar que o selo está vinculado ao resumo criptográfico do documento, e não apenas sobreposto visualmente. Pode comparar os planos para garantir que o plano escolhido suporta este nível de selagem criptográfica.
Garantir a prova de origem e integridade
A prova de origem e integridade depende de um registo de auditoria completo que inclua o endereço IP, a impressão digital do dispositivo e a data e hora de cada etapa da transação. O registo de auditoria estabelece a cadeia de custódia desde o carregamento pelo cliente até ao documento final selado. Constitui o registo probatório necessário para demonstrar quem assinou o quê e quando.
A sua plataforma deve registar todos os eventos. Isto inclui os resultados da verificação de identidade do signatário, o momento em que o documento foi aberto, a hora exata em que a assinatura foi aposta e a aplicação do selo digital. O dever do notário de verificar a intenção e a consciência do signatário também se aplica no meio digital. Antes de aplicar o selo, confirme a identidade e a intenção do signatário através das ferramentas de vídeo ou comunicação da plataforma.
Os requisitos legais para os livros de registo eletrónicos são específicos. A Flórida, o Texas e a Califórnia exigem campos de metadados que incluam a data e hora da autenticação notarial, o tipo de ato notarial, o título ou a descrição do registo eletrónico, o nome e a morada de cada interveniente e o método de verificação de identidade. Para compreender melhor como estas verificações de identidade funcionam em diferentes jurisdições, consulte o nosso guia sobre métodos de verificação de identidade digital para notários por jurisdição. A plataforma escolhida deve recolher estes metadados automaticamente e vinculá-los ao registo de auditoria do documento selado. Para ver como um sistema conforme gere estes dados, pode começar gratuitamente.
Integrar o fluxo de trabalho da autenticação notarial digital
Integre a assinatura e a selagem no processo, desde a recolha inicial de dados até à conclusão, para reduzir a introdução manual repetida de dados e o risco de erro humano. Um fluxo de trabalho de autenticação notarial digital conforme sincroniza os resultados da verificação de identidade diretamente com o módulo de assinatura. Quando um cliente conclui a comprovação de identidade, a plataforma deve transferir esses dados de verificação para o certificado notarial sem que o notário tenha de os introduzir novamente.
A recolha inicial de dados é a base de um fluxo de trabalho conforme. Automatizar esta etapa simplifica o trabalho do notário e reduz os erros. Um sistema bem integrado utiliza os dados recolhidos nesta fase para preencher antecipadamente a entrada no livro de registo e o certificado notarial. Para saber mais, leia o nosso artigo sobre como automatizar a recolha inicial de dados dos clientes para simplificar o trabalho do notário e reduzir os erros. O notário deve, ainda assim, verificar a exatidão dos dados preenchidos antecipadamente antes de aplicar o selo. O fluxo de trabalho também deve integrar-se com a cobrança de pagamentos e a segurança das transações nos portais de clientes dos notários para garantir que os honorários são cobrados antes do ato.
Verificar a integridade da assinatura digital
A verificação da integridade da assinatura digital consiste em confirmar que um documento assinado não foi alterado desde a aplicação do selo e que a assinatura pertence ao signatário identificado. A plataforma efetua esta verificação comparando o resumo criptográfico do conteúdo do documento com o resumo registado no momento da assinatura. Se os dois resumos coincidirem, o documento está intacto. Se forem diferentes, o selo foi quebrado e o documento é inválido.
O notário deve poder repetir esta verificação sempre que necessário. Se um tribunal, uma empresa de títulos de propriedade ou um destinatário solicitar uma prova de integridade, a plataforma deve conseguir gerar novamente o relatório de verificação sem depender de acesso exclusivo ao servidor de um fornecedor. O relatório de verificação deve apresentar a identidade do signatário, a autoridade de certificação temporal utilizada, o algoritmo de assinatura e o resultado da comparação dos resumos criptográficos. Esta é a prova que sustenta o ato notarial muito depois de terminada a sessão.
Gerir versões e arquivos de documentos
Faça a gestão das versões de rascunho e finais para evitar a autenticação acidental de um rascunho não selado. A plataforma deve impor uma separação clara entre os rascunhos e os documentos finais selados. Depois de selado, o documento deve ser bloqueado e arquivado em modo só de leitura. As estratégias de arquivo seguro a longo prazo devem manter os documentos acessíveis e preservar a sua integridade criptográfica ao longo do tempo.
As regras de conservação variam significativamente consoante a jurisdição. Nos Estados Unidos, a Flórida, o Texas e a Califórnia exigem a conservação dos livros de registo eletrónicos e das gravações audiovisuais durante, pelo menos, 10 anos. Em Inglaterra e no País de Gales, as Notaries Practice Rules 2019, emitidas pelo Master of the Faculties, exigem que os atos notariais em forma pública sejam conservados permanentemente, enquanto os registos de atos em forma privada devem ser conservados durante, no mínimo, 12 anos. A autoridade reguladora declarou:
O Faculty Office não exigirá que os notários trabalhem com documentos eletrónicos ou utilizem a comparência remota. Respeita a posição dos notários que optem por não o fazer, seja por não se sentirem à vontade com a tecnologia, seja por considerarem que apresenta demasiados riscos.
Master of the Faculties, autoridade reguladora dos notários em Inglaterra e no País de Gales
A conservação dos registos está sujeita à legislação local. Deve conservá-los durante o prazo exigido pela sua jurisdição, que é geralmente de 10 anos ou mais para os livros de registo. A sua estratégia de arquivo deve ter em conta a validade do selo criptográfico a longo prazo. Para obter orientações mais detalhadas sobre este tema, consulte as nossas boas práticas para gerir livros de registo eletrónicos e registos que permitem detetar alterações na atividade notarial.
Perguntas frequentes
A autenticação notarial remota online é legal em todos os estados dos EUA?
Não. A autenticação notarial remota online só é permitida quando a legislação estadual a autoriza e o notário confirmou que está habilitado a realizá-la. Deve verificar os requisitos legais específicos do seu estado antes de realizar uma autenticação notarial remota online.
Qual é a diferença entre um selo que permite detetar alterações e um selo que impede alterações?
Um selo que permite detetar alterações revela se um documento foi modificado após a selagem. Um selo que alegadamente impede alterações promete evitá-las por completo, o que é tecnicamente impossível num ficheiro digital distribuído. As normas tecnológicas aplicáveis aos notários exigem selos que permitam detetar alterações.
Que algoritmos criptográficos estão aprovados para assinaturas digitais?
Segundo o NIST FIPS 186-5, os algoritmos de assinatura digital aprovados são RSA, ECDSA e EdDSA. O DSA antigo já não é recomendado para gerar assinaturas. As chaves RSA devem ter, no mínimo, 2048 bits.
As ferramentas digitais podem substituir o ato notarial na UE?
Não. Na União Europeia, o ato notarial continua a ser presencial e realizado no cartório. As ferramentas digitais servem para a recolha inicial de dados, a verificação de identidade e a preparação da assinatura, mas o ato em si não é realizado online.
Durante quanto tempo devem os notários conservar os registos dos livros de registo eletrónicos?
Os prazos de conservação variam consoante a jurisdição. Nos Estados Unidos, a Flórida, o Texas e a Califórnia exigem a conservação dos livros de registo eletrónicos e das gravações audiovisuais durante, pelo menos, 10 anos. Em Inglaterra e no País de Gales, os registos de atos em forma privada devem ser conservados durante, no mínimo, 12 anos, enquanto os atos em forma pública são conservados permanentemente. Deve conservar os registos durante o prazo exigido pela sua jurisdição.
Configure um fluxo de trabalho de autenticação notarial digital conforme
Adote uma plataforma que suporte assinaturas digitais qualificadas, selos criptograficamente vinculados que permitam detetar alterações e registos de auditoria adaptados à jurisdição. Garanta que a sua atividade cumpre os requisitos legais da autenticação notarial digital.
