Métodos de verificação de identidade digital para notários por jurisdição

Os métodos de verificação de identidade digital para notários variam conforme a jurisdição, e o método selecionado deve corresponder aos requisitos legais específicos da sua nomeação. Um notário no Texas deve usar uma combinação de técnicas diferente da usada por um notário na Inglaterra ou em Dubai. Este guia explica os três principais métodos, como funcionam em conjunto e quais são as regras nos EUA, UE, Reino Unido, Hong Kong e EAU.

A autenticação notarial remota online só é permitida nos estados dos EUA que a tenham autorizado expressamente, e apenas quando o notário tiver confirmado a sua própria autorização específica. Na UE, o ato notarial permanece no escritório do notário. As ferramentas digitais tratam da admissão, da identidade e da preparação para assinatura. O Reino Unido está sujeito às regras da Faculty Office. Hong Kong e os EAU permitem a verificação digital apenas no atendimento administrativo.

O papel da verificação de identidade na integridade notarial

A verificação de identidade protege a validade jurídica de um ato notarial ao confirmar que a pessoa que assina é quem afirma ser. A fraude notarial depende da falsificação de identidade, e a nomeação do notário depende de evitá-la.

Há uma distinção entre verificar a pessoa e verificar o documento. A análise de credenciais verifica se um documento de identificação emitido pelo governo é genuíno e não foi alterado. A prova biométrica de vida verifica se a pessoa que possui esse documento está fisicamente presente e viva durante a sessão. A autenticação baseada em conhecimento verifica se a pessoa consegue responder a perguntas que apenas o verdadeiro titular da identidade saberia responder. Um ato notarial que ignore qualquer camada exigida corre o risco de ser contestado ou invalidado.

A responsabilidade recai sobre o notário. Se um signatário usar um documento falsificado ou se passar por outra pessoa, o notário que não seguir o protocolo de verificação exigido poderá enfrentar responsabilidade civil, revogação da nomeação ou encaminhamento criminal. A National Association of Secretaries of State mantém normas de autenticação notarial eletrónica que refletem como cada estado espera que os seus notários reduzam esse risco.

Técnicas comuns de verificação de identidade digital

Três técnicas constituem a base da comprovação de identidade na autenticação notarial remota online. As jurisdições exigem combinações diferentes, mas os próprios métodos são padronizados em todo o setor.

Autenticação baseada em conhecimento (KBA)

A KBA apresenta ao signatário um questionário cronometrado extraído de fontes de dados públicas e proprietárias. O signatário deve responder dentro de um prazo definido. Nos estados que exigem KBA, o questionário normalmente inclui pelo menos cinco perguntas, cada uma com cinco respostas possíveis, e o signatário deve obter pelo menos 80% para ser aprovado. Se o signatário falhar, poderá fazer um novo teste uma vez dentro de 24 horas, com parte das perguntas substituída. Uma segunda falha aciona um bloqueio obrigatório, impedindo nova tentativa com aquele notário específico durante 24 horas.

Análise de credenciais

A análise de credenciais utiliza tecnologia automatizada para digitalizar um documento de identificação com fotografia emitido pelo governo em busca de recursos de segurança visuais, físicos ou criptográficos. O sistema verifica se a credencial é fraudulenta ou alterada e pode cruzar os registos com bases de dados das entidades emissoras. O notário então realiza uma comparação visual durante a sessão ao vivo de áudio e vídeo, confirmando que a pessoa na câmara corresponde à fotografia da credencial analisada.

Deteção biométrica de prova de vida

A deteção biométrica de prova de vida confirma que a pessoa na câmara é um ser humano vivo, e não uma fotografia, reprodução de vídeo ou deepfake. A tecnologia pode pedir ao signatário que mova a cabeça, pisque ou siga uma instrução no ecrã. Alguns sistemas usam correspondência de geometria facial para comparar a imagem ao vivo com a fotografia da credencial analisada. As regras da Faculty Office na Inglaterra e no País de Gales consideram que as partes biométricas e legíveis por máquina de um passaporte proporcionam um elevado nível de segurança porque verificam diretamente esses elementos.

Variações jurisdicionais nos EUA para comprovação de identidade na autenticação notarial remota online

Nos EUA, a autenticação notarial remota online só é juridicamente válida quando a lei estadual a autoriza expressamente. O Secretário de Estado de cada estado determina qual combinação de métodos de comprovação de identidade um notário deve usar. Não existe norma federal, e um notário nomeado num estado não pode presumir que as regras de outro estado se aplicam.

Texas: KBA rigorosa e análise de credenciais

Segundo as regras do Secretário de Estado do Texas, a comprovação de identidade deve ser executada por meio de KBA dinâmica com pelo menos cinco perguntas e cinco opções de resposta. O signatário deve obter 80% em dois minutos. Os signatários que falharem podem repetir o teste uma vez em 24 horas, com pelo menos 60% das perguntas substituídas. Uma segunda falha aciona um bloqueio obrigatório de 24 horas. A análise automatizada de credenciais deve confirmar os recursos de segurança e cruzar os registos com bases de dados oficiais, seguida da comparação visual do notário durante comunicação ao vivo por áudio e vídeo.

A comprovação de identidade é o meio pelo qual o principal (signatário de um documento) confirma a sua identidade. Isto é feito por meio de um terceiro que utiliza autenticação dinâmica baseada em conhecimento (KBA).

Office of the Texas Secretary of State, Notary Public Licensing Authority

Florida: KBA e análise de credenciais básicas

A Florida exige a mesma estrutura de KBA: cinco perguntas, cinco opções, dois minutos, 80% para aprovação. A análise de credenciais deve verificar recursos visuais, físicos ou criptográficos de uma credencial com fotografia emitida pelo governo. A Florida também impõe um requisito de retenção de 10 anos para livros eletrónicos e gravações de áudio e vídeo de sessões RON. O Secretário de Estado da Florida disponibiliza um portal para serviços de notário público remoto online.

Virginia: vias alternativas

A Virginia disponibiliza vias alternativas de comprovação de identidade, em vez de depender exclusivamente de KBA. Nos termos do Código da Virginia § 47.1-2, evidência satisfatória exige conhecimento pessoal, juramento de uma testemunha credível ou satisfação de pelo menos dois métodos de validação independentes. Estes podem incluir análise de credenciais, comprovação prévia de identidade presencial, métodos legais autorizados ou um certificado digital válido acedido por meio de dados biométricos.

Quadros regulatórios da UE e do Reino Unido para identidade digital

Na União Europeia, o ato notarial permanece ancorado no escritório do notário. As ferramentas digitais são usadas para admissão, preparação da identidade e fluxo de assinatura. O próprio ato notarial não passa a ser online.

UE: eIDAS e competência notarial nacional

O quadro eIDAS, ao abrigo do Regulamento (UE) n.º 910/2014 e da sua reformulação de 2024, estabelece regras para assinaturas eletrónicas, selos e serviços de confiança qualificados. Uma assinatura eletrónica qualificada tem equivalência jurídica a uma assinatura manuscrita. No entanto, o eIDAS não harmoniza atos notariais substantivos nem autentica instrumentos públicos além-fronteiras. Os instrumentos autênticos continuam sujeitos à legislação notarial nacional e às normas das câmaras. Um cliente remoto pode concluir digitalmente a admissão preliminar, as pré-verificações de identidade digital e a preparação para assinatura, mas o instrumento autêntico permanece dentro da jurisdição do escritório do notário.

Reino Unido: regras da Faculty Office e inspeção física como padrão

Na Inglaterra e no País de Gales, os notários operam sob a Faculty Office do Arcebispo de Canterbury. O padrão básico é a inspeção presencial de credenciais físicas. As verificações de identidade digital são permitidas apenas quando as ferramentas verificam os elementos de segurança legíveis por máquina e criptográficos ou biométricos da credencial. Imagens digitais simples ou digitalizações são expressamente inadequadas.

Uma cópia digitalizada de um passaporte, por exemplo, não é uma forma segura de verificar a identidade, uma vez que o documento poderia ser facilmente falsificado. Por outro lado, a utilização das partes biométricas e legíveis por máquina de um passaporte proporciona um elevado nível de segurança, se não absoluto.

The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury, Regulator of Notaries Public in England and Wales

O notário deve permanecer fisicamente na Inglaterra ou no País de Gales durante a sessão, estabelecer um fator de conexão suficiente com a jurisdição e confirmar que a jurisdição destinatária aceita atos executados por comparência remota.

Hong Kong e EAU: conformidade no atendimento administrativo

Em Hong Kong e nos EAU, as ferramentas de verificação de identidade digital servem à admissão e à manutenção de registos no atendimento administrativo. O próprio ato notarial continua vinculado à execução física ou a plataformas digitais controladas pelo Estado.

Hong Kong: padrão de execução física

Nos termos da Notaries Public Ordinance de Hong Kong (Cap. 159), os notários públicos são nomeados pelo Tribunal Superior entre advogados experientes. Estão sujeitos aos padrões de execução física da common law. A verificação de identidade ocorre mediante inspeção presencial de documentos físicos originais. A verificação remota de identidade digital limita-se à admissão administrativa: recolha de informações do cliente, digitalização de documentos para análise preliminar e preparação do processo antes de o cliente comparecer pessoalmente.

EAU: plataformas controladas pelo Estado

Nos termos do Decreto-Lei Federal n.º 46 de 2021 e dos regulamentos judiciais locais, como a Resolução de Dubai n.º 137 de 2022, os atos notariais remotos são permitidos exclusivamente por meio de plataformas digitais oficiais controladas pelo governo. Estas plataformas integram-se no registo nacional de identidade digital. Os notários privados não podem realizar de forma independente autenticações notariais por videochamada fora desses portais estatais autorizados. A utilização de verificação de identidade digital por um notário privado limita-se à preparação administrativa: verificar a identidade do cliente antes de este comparecer no escritório ou antes de o encaminhar para a plataforma governamental oficial para a execução do ato.

Otimizar o fluxo de pré-verificação do cliente

O fluxo de pré-verificação antecipa a verificação de identidade e a admissão de documentos para antes da marcação ao vivo. O notário analisa um pacote completo antes de o signatário aparecer na câmara, reduzindo os obstáculos durante a sessão e detetando problemas antecipadamente.

1. Envie a ligação de admissão após a marcaçãoO cliente recebe uma ligação para um portal seguro onde carrega o seu documento de identificação emitido pelo governo e conclui qualquer questionário KBA exigido. Isto ocorre de forma assíncrona, antes da marcação.
2. Execute automaticamente a análise de credenciais e KBAO sistema analisa o documento de identificação em busca de recursos de segurança e cruza os dados com bases de dados emissoras. Se a KBA for exigida, o cliente realiza o questionário cronometrado. O notário recebe os resultados.
3. Analise o pacote concluídoAntes da sessão ao vivo, o notário confirma que a análise de credenciais foi aprovada, a KBA foi aprovada (ou não era exigida) e os documentos carregados correspondem ao ato notarial solicitado. O processo é preparado.
4. Realize a sessão ao vivo para confirmação visualDurante a chamada de áudio e vídeo, o notário realiza a comparação visual exigida pela maioria das leis de RON: a pessoa na câmara corresponde à fotografia da credencial analisada.

Tratar a admissão de forma assíncrona significa que o notário entra na sessão ao vivo com um processo preparado, em vez de descobrir problemas em tempo real. Automatizar a admissão de clientes para poupar tempo e reduzir erros na gestão da prática notarial explica a mecânica deste fluxo de trabalho.

Considerações sobre segurança jurídica e tratamento de dados

O armazenamento de documentos de identidade aciona obrigações ao abrigo das leis de privacidade de dados. Na UE, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados rege a forma como os dados pessoais são recolhidos, tratados e conservados. Na Califórnia, a California Consumer Privacy Act impõe requisitos semelhantes. Os notários devem compreender quais regras se aplicam aos seus clientes com base no local onde esses clientes se encontram.

Documentos de identidade, dados biométricos e gravações de sessões são informações pessoais sensíveis. A transmissão deve ser encriptada. O armazenamento deve evidenciar adulterações, o que significa que qualquer alteração de um registo armazenado deve ser detetável. Práticas recomendadas para gerir livros eletrónicos e registos que evidenciam adulterações numa prática notarial aborda as normas de manutenção de registos que protegem tanto o notário como o cliente.

Os períodos de retenção são legais. A Florida exige 10 anos. O Texas tem os seus próprios requisitos. O notário deve conhecer a regra de retenção específica da sua jurisdição e garantir que o seu sistema de armazenamento a aplica automaticamente, em vez de depender da eliminação manual.

Protocolo para tentativas de verificação falhadas

Quando um cliente falha na KBA ou na análise de credenciais, o notário não deve prosseguir. Não adivinhe. Não execute o ato e tente resolver a situação mais tarde. A presunção legal de identidade falhou, e o ato notarial não pode ser concluído.

1. Termine a sessão imediatamenteSe o signatário falhar na KBA após todas as tentativas permitidas ou se a análise de credenciais rejeitar o documento de identidade, pare. Não tente contornar a situação nem faça perguntas sugestivas para salvar a sessão.
2. Registe a falha no livro notarialRegiste a data, hora, identidade alegada do principal, ato notarial solicitado, método específico de verificação tentado, motivo da não conclusão e confirmação da recusa. Esta documentação protege o notário se o signatário posteriormente alegar que o ato deveria ter sido concluído.
3. Conserve as gravações e os registos da sessãoAs gravações de áudio e vídeo e os registos da sessão da tentativa falhada devem ser conservados durante o período legal. A Florida exige 10 anos ao abrigo do Fla. Stat. § 117.245. Consulte o requisito específico da sua jurisdição.
4. Ofereça análise manual ou remarcação, quando adequadoSe a falha se deveu a um problema técnico, como uma sala mal iluminada que causou a falha de uma verificação biométrica, ofereça a possibilidade de remarcar. Se a falha foi substantiva, como um documento de identificação falsificado sinalizado pela análise de credenciais, recuse a autenticação notarial.
5. Observe as regras de bloqueioNo Texas, um signatário que falha duas vezes na KBA fica impedido de tentar novamente com aquele notário específico durante 24 horas. Não ignore isto. Não encaminhe o signatário para outro notário da mesma prática para contornar o bloqueio.

A distinção entre uma falha técnica e uma falha substantiva depende do julgamento do notário. Em caso de dúvida, recuse. Perder um cliente é preferível a comprometer a sua nomeação. Conformidade notarial entre jurisdições aborda como lidar com estas decisões quando a sua prática atende clientes em vários estados.

O que fazer a seguir

Faça corresponder o seu método de verificação à sua jurisdição antes de aceitar o próximo cliente remoto. Confirme qual combinação de KBA, análise de credenciais e prova biométrica de vida o seu estado ou país exige. Crie o seu fluxo de pré-verificação para que as etapas de identidade, o carregamento de documentos e a validação inicial ocorram antes da sessão ao vivo, deixando-lhe um processo preparado para análise. Quando uma verificação falhar, siga o protocolo: termine, registe, conserve e remarque ou recuse.

Um portal de cliente personalizado que trata da admissão, pré-verificação de identidade, marcação e recolha segura de documentos num só fluxo oferece-lhe um pacote preparado antes de o signatário aparecer. Pode ver os preços ou começar com uma configuração que corresponda aos requisitos da sua jurisdição. O Senado da Florida publica o texto completo da Lei de Autenticação Notarial Online, e o Secretário de Estado de Nova Iorque detalha os requisitos de licenciamento de notários públicos. Se a sua prática tratar transações nos EAU, a autoridade do Abu Dhabi Global Market publica o seu próprio quadro de transações eletrónicas.