Antes de realizar uma autenticação notarial remota on-line nos EUA, o tabelião deve ter uma comissão tradicional ativa, obter uma autorização remota separada do seu estado e verificar se sua tecnologia atende aos requisitos legais de gravação de áudio e vídeo e selagem à prova de adulteração. O cliente prepara o arquivo antecipadamente carregando documentos, enviando dados de identificação e concluindo a comprovação de identidade. Em seguida, o tabelião entra na sessão ao vivo para analisar o processo de admissão concluído, confirmar a identidade, testemunhar a assinatura e executar o certificado notarial com seu próprio selo digital.
A RON é legal apenas onde a lei estadual a autoriza e apenas onde o tabelião confirmou sua própria autorização. As etapas abaixo seguem a sequência vivenciada por um tabelião, desde a nomeação até o registro selado.
Confirmação da sua comissão e autorização estadual
Sua comissão básica de tabelião, por si só, não permite a autenticação notarial remota on-line. Você deve concluir uma solicitação, registro ou atualização de comissão separados junto à autoridade de nomeação do seu estado antes de realizar qualquer ato de RON.
Os requisitos estaduais de integração variam. Na Flórida, nos termos dos Estatutos da Flórida § 117.225 e da Regra 1N-7.001 do Código Administrativo da Flórida, o tabelião deve concluir um curso de educação aprovado pelo estado, obter uma caução de garantia de US$ 25.000 e uma apólice de seguro contra erros e omissões de US$ 25.000, e protocolar um registro junto ao Departamento de Estado. No Texas, nos termos do Código Governamental do Texas § 406.105 e 1 TAC § 87.11, um tabelião ativo deve enviar uma solicitação de tabelião on-line ao Secretário de Estado e registrar um selo eletrônico juntamente com um certificado digital X.509. Na Virgínia, nos termos do Código da Virgínia § 47.1-5 e das Normas de Garantia de Autenticação Eletrônica do Secretário da Commonwealth, um tabelião nomeado deve solicitar uma comissão de tabelião eletrônico, registrar ferramentas compatíveis e fornecer um selo eletrônico e uma assinatura digital.
Entre em contato diretamente com o seu Secretário de Estado ou órgão de nomeação para obter os requisitos atuais, pois as leis de RON mudam com frequência. Uma comissão expirada ou não verificada impede você de conduzir qualquer sessão de RON. Alguns estados atualizaram recentemente seus processos de atualização de comissão, portanto, confirme o procedimento atual em vez de se basear em orientações antigas.
Você pode consultar o guia completo de configuração da autenticação notarial remota on-line para entender como a estrutura operacional se integra de ponta a ponta.
Configuração do ambiente digital seguro
Seu hardware e software devem atender aos padrões mínimos estaduais para gravação síncrona bidirecional de áudio e vídeo, criptografia e selagem à prova de adulteração. As regras estaduais especificam as capacidades exigidas, não marcas ou produtos específicos.
A tecnologia deve oferecer suporte à comunicação de áudio e vídeo ao vivo, gravar toda a sessão do início ao fim e armazenar essa gravação em um formato seguro e à prova de adulteração. O selo eletrônico e a assinatura digital devem ser vinculados a um certificado digital X.509 de Infraestrutura de Chaves Públicas (PKI) que torne detectável qualquer modificação posterior do documento. Avaliar a tecnologia de assinatura eletrônica e selagem quanto à conformidade significa confirmar que as ferramentas escolhidas produzem registros que atendem a esses limites legais.
Verifique se sua configuração captura continuamente o registro completo de áudio e vídeo, se o sistema de diário impede alterações após o lançamento e se a tecnologia de selagem produz um resultado verificável criptograficamente. A marcação criptográfica de tempo protege o selo digital contra disputas posteriores ao vincular a assinatura a um horário verificado.
Responsabilidades do cliente antes do agendamento
O cliente prepara o arquivo da transação antes do início da sessão ao vivo. Essa preparação deixa o arquivo pronto para a análise do tabelião, mas não conclui o ato notarial. A divisão entre a preparação do cliente e a execução pelo tabelião é rigorosa e legal.
Nos modelos estaduais, incluindo Texas 1 TAC § 87.70, Estatutos da Flórida § 117.265 e Pensilvânia 57 Pa.C.S. § 306.1, o cliente deve, de forma independente:
- Carregar o documento eletrônico completo e não assinado.
- Verificar se seu equipamento oferece suporte à transmissão síncrona bidirecional de áudio e vídeo.
- Enviar um documento de identificação com foto emitido pelo governo para análise automatizada.
- Concluir a comprovação dinâmica de identidade por meio de autenticação baseada em conhecimento.
- Efetuar qualquer pagamento exigido para o agendamento.
O tabelião não pode preparar nem assinar em nome do cliente. O trabalho do cliente produz um arquivo de admissão completo que o tabelião então analisa na sessão ao vivo. Automatizar a admissão do cliente com pré-verificação de identificação, agendamento e pagamentos ajuda a garantir que o arquivo chegue completo e pronto. Para o processamento de pagamentos, a confidencialidade e a conformidade devem ser mantidas durante todo o processo.
Padrões de verificação de identidade e tipos de evidência
A menos que a pessoa seja pessoalmente conhecida do tabelião ou apresentada por uma testemunha idônea qualificada, os estatutos de RON exigem dois mecanismos de verificação distintos: análise automatizada de credenciais e autenticação dinâmica baseada em conhecimento. Ambos devem ser aprovados antes que o ato notarial possa prosseguir.
Análise automatizada de credenciais
A análise de credenciais utiliza verificações algorítmicas de fontes públicas e proprietárias para confirmar a autenticidade, o formato e os recursos de segurança incorporados de uma identificação com foto válida emitida pelo governo. O sistema inspeciona códigos de barras, zonas legíveis por máquina, hologramas e outros recursos para verificar se a própria credencial é genuína. O Secretário de Estado do Texas descreve esses requisitos nos termos de 1 TAC § 87.70.
Autenticação dinâmica baseada em conhecimento
A KBA dinâmica gera um questionário a partir de registros de bancos de dados comerciais e públicos. O signatário deve responder a perguntas extraídas de seu histórico de crédito e dados de registros públicos. Nos termos de Texas 1 TAC § 87.70(b) e Estatutos da Flórida § 117.295(3)(a), o questionário KBA deve apresentar pelo menos cinco perguntas com um mínimo de cinco opções de múltipla escolha por pergunta. O signatário deve responder corretamente a pelo menos 80% em um período de dois minutos.
Se o signatário não for aprovado no questionário inicial, os regulamentos estaduais permitem uma nova tentativa dentro de 24 horas. Pelo menos 60% das perguntas devem ser substituídas na nova tentativa. Uma segunda reprovação aciona um bloqueio obrigatório de 24 horas, durante o qual a autenticação remota não pode prosseguir com o mesmo tabelião on-line. Para uma visão mais ampla dos métodos de verificação entre jurisdições, consulte métodos de verificação de identidade digital para autenticação notarial remota on-line.
O que somente o tabelião deve fazer durante a sessão
O próprio ato notarial continua sendo pessoal do tabelião. A automação trata da análise de credenciais e do encaminhamento de documentos, mas somente o tabelião realiza os atos que constituem a autenticação.
Durante a gravação síncrona, o tabelião deve analisar o arquivo de admissão completo preparado pelo cliente, confirmar a identidade do signatário por comparação visual com a credencial, avaliar a capacidade e a vontade do signatário, administrar verbalmente qualquer juramento ou declaração exigida e testemunhar a assinatura eletrônica do cliente. O comitê de redação da Lei Uniforme Revisada sobre Atos Notariais da Uniform Law Commission explica que, por meio de comunicação síncrona de áudio e vídeo, o tabelião pode avaliar a capacidade da pessoa e se seus atos são realizados de forma consciente e voluntária.
Um tabelião deve exercer cuidado razoável no desempenho de seus deveres em geral. Deve exercer um elevado grau de cuidado ao verificar a identidade de qualquer pessoa cuja identidade seja objeto de um ato notarial ou ato notarial eletrônico.
Assembleia Geral da Virgínia, Código da Virgínia § 47.1-14
Após testemunhar a assinatura, o tabelião aplica pessoalmente sua assinatura eletrônica e seu selo digital. O selo deve ser vinculado a um certificado digital PKI X.509 que torne qualquer modificação posterior evidente como adulteração. O tabelião, e não a plataforma, é responsável por confirmar que o certificado e o selo funcionam corretamente antes da conclusão do ato. Para saber mais sobre essa camada, consulte assinatura eletrônica e selagem de documentos para tabeliães.
Requisitos de retenção de registros e lançamento no diário
Toda autenticação notarial remota on-line exige lançamento simultâneo em um diário eletrônico que capture dados obrigatórios específicos. O diário deve ser seguro e à prova de adulteração, e deve fazer referência cruzada à gravação de áudio e vídeo da sessão.
De acordo com regras estaduais, incluindo Estatutos da Flórida § 117.245, Texas 1 TAC § 87.50 e Código da Virgínia § 47.1-14, o diário eletrônico deve registrar:
- A data e a hora do ato notarial.
- O tipo de ato realizado, como reconhecimento, juramento ou jurat.
- O título ou a descrição do documento.
- O nome completo e o endereço de cada signatário.
- O método de verificação de identidade utilizado.
- Uma observação de que a autenticação foi conduzida remotamente por meio de tecnologia de áudio e vídeo.
- Uma referência cruzada direta à gravação audiovisual correspondente.
Determinadas leis estaduais de privacidade proíbem expressamente o registro de números completos de identificação governamental, números de Seguro Social ou dados biométricos no diário. Texas 1 TAC § 87.50 é um exemplo. Registre o tipo de identificação utilizado, não o número completo. Para orientações mais detalhadas, as melhores práticas para gerenciar diários eletrônicos e registros à prova de adulteração abordam os detalhes operacionais.
Um tabelião público on-line deve manter um ou mais diários eletrônicos seguros das autenticações on-line realizadas por ele.
Legislatura da Flórida, Estatutos da Flórida Capítulo 117 Parte II
Por quanto tempo você deve manter as gravações
Os períodos de retenção para diários de RON e gravações de áudio e vídeo variam conforme a jurisdição. A divisão ocorre principalmente entre exigências de cinco e dez anos.
| Jurisdição | Período mínimo de retenção | Autoridade competente |
|---|---|---|
| Flórida | 10 anos a partir da data da transação | Estatutos da Flórida § 117.245(4) |
| Pensilvânia | 10 anos a partir da data da transação | 57 Pa.C.S. § 306.1; 49 Pa. Code § 167.86 |
| Texas | 5 anos a partir da data da transação | Código Governamental do Texas § 406.108(b) |
| Virgínia | 5 anos a partir da data da transação | Código da Virgínia § 47.1-14(C) |
O modelo de Lei Uniforme Revisada sobre Atos Notariais estabelece um padrão padrão de retenção de dez anos para gravações audiovisuais. Confirme diretamente o requisito do seu estado, pois a lei de retenção determina por quanto tempo você deve manter o armazenamento e o acesso. No aspecto operacional, a manutenção da integridade do diário eletrônico notarial aborda como os recursos à prova de adulteração protegem os registros armazenados durante todo o período de retenção.
Tratamento de falha na verificação de identidade
Se a análise de credenciais rejeitar a identificação ou o signatário falhar duas vezes na KBA dinâmica, a sequência de comprovação de identidade será legalmente inválida. Nos termos dos Estatutos da Flórida § 117.295 e Texas 1 TAC § 87.70, o tabelião não pode prosseguir com a transação.
Se a verificação for aprovada
- Prossiga para a sessão de áudio e vídeo ao vivo e realize o ato notarial.
- Registre o método de verificação utilizado no lançamento do diário.
- Guarde o resultado da análise de credenciais e o resultado da KBA como parte do registro da sessão.
Se a verificação falhar
- Interrompa a sessão imediatamente e não execute o certificado notarial.
- Documente a tentativa fracassada e o motivo da interrupção no diário.
- Informe o cliente sobre o bloqueio de 24 horas antes de uma nova tentativa com o mesmo tabelião.
Quando os regulamentos sobre diários abordam recusas, como as normas e diretrizes administrativas do Código da Virgínia § 47.1-14, o tabelião deve registrar a tentativa fracassada ou a recusa em realizar o ato notarial, anotando o motivo da interrupção sem executar o certificado. Essa documentação protege o tabelião de responsabilidade por prosseguir quando a lei o proíbe.
Não tente anular uma verificação reprovada com base em conhecimento pessoal se o estatuto do seu estado exigir tanto análise de credenciais quanto KBA. Leia atentamente a regra do seu estado, pois os requisitos para exceções de conhecimento pessoal variam.
Para ver como todo o processo se integra, você pode consultar o guia de configuração da autenticação notarial remota on-line, que aborda a estrutura operacional de ponta a ponta.
Lista de verificação de conformidade antes da sua primeira sessão de RON
- Comissão básica ativa confirmada junto ao seu Secretário de Estado.
- Autorização remota ou atualização de comissão aprovada e arquivada.
- A tecnologia atende aos padrões estaduais de gravação de áudio e vídeo e selagem à prova de adulteração.
- O sistema de diário eletrônico captura todos os dados obrigatórios.
- Período de retenção confirmado para sua jurisdição: cinco ou dez anos.
- Protocolo estabelecido para tratar falhas na verificação de identidade e documentar a recusa.
