O processo de configuração da autenticação notarial online remota começa com a confirmação de que seu estado possui uma lei que autoriza a autenticação notarial online remota e que sua comissão individual possui uma autorização remota separada, além de sua comissão notarial padrão. Uma vez confirmados esses dois fatos, o fluxo de trabalho é sequencial e definido por lei: o cliente reúne um dossiê completo antes do início da sessão, e o trabalho do tabelião durante a consulta ao vivo é revisar esse dossiê, verificar a identidade da pessoa na câmera e realizar o ato.
Confirme sua própria autorização antes de aceitar uma assinatura remota.
A nomeação notarial padrão não inclui automaticamente a autoridade para realizar atos remotamente. Em todos os estados que permitem a autenticação notarial online remota, o tabelião deve se registrar separadamente, muitas vezes enviando amostras de selos eletrônicos e detalhes de certificados digitais ao órgão emissor, antes de realizar qualquer ato remoto.
O que verificar primeiro
Confirme duas coisas junto à Secretaria de Estado ou ao cartório de registro de notariais do seu estado: se o seu estado possui uma lei permanente sobre RON (Remote Online Publication - Publicação Remota Online) e se o seu registro de comissão específico mostra uma autorização remota ativa, e não apenas uma comissão padrão arquivada.
A base legal varia de estado para estado, mas o padrão é o mesmo. O Texas exige registro de acordo com o Subcapítulo C do Capítulo 406 do Código de Governo, a Pensilvânia de acordo com o 57 Pa.CS § 306.1, o Colorado de acordo com o CRS § 24-21-514.5 e a Flórida de acordo com o Capítulo 117, Parte II. Mais de 45 estados já possuem leis permanentes sobre RON (Notal Notal Online), mas os detalhes do registro, as informações sobre equipamentos exigidas e o ciclo de renovação variam, portanto, considere os requisitos do seu estado como os únicos relevantes para a sua prática. Um tabelião nomeado em um estado que não autoriza a prática de RON não pode realizar atos remotos, independentemente da localização do cliente.
Defina os requisitos de pré-consulta do cliente para que o arquivo chegue completo.
O cliente, e não o tabelião, realiza o trabalho preparatório antes do agendamento: o envio do documento, o preenchimento de um formulário de cadastro e a verificação de identidade, que ocorrem antes mesmo de o tabelião entrar na chamada. Essa mudança estrutural torna o trabalho remoto viável em grande escala. Em vez de o tabelião solicitar ao signatário um documento, uma foto de identificação e um horário de agendamento por meio de três e-mails separados, ele inicia uma sessão em um arquivo já criado.
- Envio de documentos: O signatário envia o documento para autenticação antes do agendamento, para que o tabelião possa analisá-lo antes do início da sessão.
- Captura de credenciais: O signatário fotografa ou digitaliza um documento de identidade emitido pelo governo para análise automatizada de credenciais, uma etapa que ocorre antes da sessão ao vivo.
- Autenticação baseada em conhecimento: O signatário responde a perguntas dinâmicas de identidade, uma verificação prévia que deve ser aprovada antes que o tabelião seja autorizado a prosseguir com a audiência presencial.
- Agendamento de consultas: O signatário reserva um horário, proporcionando ao tabelião uma sessão fixa em vez de uma troca de e-mails sem prazo definido.
De acordo com normas como a 1 Tex. Admin. Code § 87.70 e a Fla. Stat. § 117.245, essas etapas devem ser concluídas antes do início da sessão audiovisual. Uma prática que trata a integração do cliente como um processo fundamental, em vez de uma mera formalidade, garante um arquivo completo em todas as sessões, evitando a descoberta de uma página de assinatura ausente no meio da chamada.
Analise as provas de identidade e mantenha o registro conforme exigido por lei.
Nesta etapa, a função do tabelião é a comparação, não a coleta. Quando a sessão ao vivo começa, a análise das credenciais e os resultados da autenticação baseada em conhecimento já existem. O tabelião compara a pessoa na tela com o documento de identidade analisado e confirma a correspondência. O que o tabelião deve manter posteriormente é um registro da verificação realizada e dos resultados: o tipo de credencial apresentada, o resultado da verificação de identidade e uma anotação ou referência à gravação audiovisual da própria sessão.
Nada disso exige que o tabelião nomeie ou endosse um método específico de verificação de identidade no livro de registro. A lei se preocupa com as provas que foram analisadas e com a existência de um registro delas, não com a marca da ferramenta que as produziu. Esse registro passa a fazer parte do arquivo permanente do ato notarial e deve ser mantido enquanto o próprio livro de registro for exigido.
Crie o registro eletrônico no diário e mantenha-o durante o período estipulado.
Cada ato notarial remoto gera um registro com um conjunto fixo de dados, e esse registro deve ser mantido por anos, não meses. A linguagem padrão, extraída da Lei Uniforme Revisada sobre Atos Notariais e reproduzida nas legislações estaduais, exige a data e a hora do ato, o tipo de ato realizado, uma descrição do registro, o nome completo e o endereço de cada signatário, a prova de identidade apresentada, uma anotação com um link para a gravação audiovisual e a taxa cobrada, se houver.
Os prazos de retenção são definidos por lei e variam de estado para estado. O Texas exige que os registros eletrônicos e as gravações audiovisuais sejam mantidos por pelo menos 5 anos a partir da data do ato, conforme o Código de Governo do Texas, § 406.108 . A Flórida exige um prazo maior: como afirma a lei, "o registro eletrônico exigido pela subseção (1) e as gravações de comunicações audiovisuais exigidas pela subseção (2) devem ser mantidos por pelo menos 10 anos após a data do ato notarial", de acordo com o Departamento de Estado da Flórida . Colorado e Pensilvânia estabelecem o mesmo prazo mínimo de 10 anos.
| Estado | retenção mínima |
|---|---|
| Texas | 5 anos |
| Flórida | 10 anos |
| Colorado | 10 anos |
| Pensilvânia | 10 anos |
Como esses prazos variam, um tabelião que atua em diferentes estados ou que planeja mudar seu escritório de local precisa verificar a regra de retenção vigente no local onde o ato foi realizado, e não no local onde o tabelião estiver anos depois. Um formato inviolável e com registro de data e hora para o próprio livro de registro também é importante nesse caso. A forma como o registro eletrônico de documentos é normalmente estruturado pode ajudar a atender a esses prazos de retenção sem que o tabelião precise gerenciar sistemas separados em papel e digitais.
Lidar com uma falha na verificação de identidade sem violar as normas
Se um signatário falhar na autenticação baseada em conhecimento, o tabelião deve encerrar a sessão em vez de prosseguir com base em um palpite. De acordo com o Título 1 do Código Administrativo do Texas, Seção 87.70, e regras comparáveis baseadas nos padrões NASS e RULONA, um signatário deve responder a pelo menos 80% de um mínimo de cinco perguntas de múltipla escolha sobre identidade em até 2 minutos para ser aprovado. Uma primeira reprovação permite uma nova tentativa em até 24 horas, com a maioria das perguntas substituídas. Uma segunda reprovação encerra o processo naquele dia.
Conforme estabelecido pela Secretaria de Estado do Texas : "Se o solicitante falhar na primeira tentativa, poderá refazer o teste uma vez dentro de 24 horas. Se falhar na segunda tentativa, fica proibido de tentar novamente com o mesmo tabelião por pelo menos 24 horas." A obrigação do tabelião, nesse ponto, é interromper a sessão, recusar-se a autenticar o documento e registrar a recusa no livro de registro, anotando o motivo. Não há margem para contestar uma falha na verificação de identidade com base em uma ligação telefônica ou em uma voz familiar. O bloqueio é um procedimento padrão, não uma decisão que o tabelião possa tomar no momento.
Realizar o ato notarial: testemunhar, assinar e selar.
Uma vez confirmada a identidade, tudo o que acontece a seguir é de responsabilidade exclusiva do tabelião. O cliente não pode preencher previamente a assinatura, o juramento ou o selo. Essas etapas ocorrem somente ao vivo, com o tabelião presente na chamada. O tabelião administra qualquer juramento ou afirmação necessária, observa o signatário executar o documento em tempo real, aplica o selo eletrônico oficial e o certificado digital e gera o registro inviolável que vincula a assinatura, o selo e a sessão.
Esta é a parte do processo que envolve a responsabilidade pessoal do tabelião, e é propositalmente restrita. O envio do documento pelo cliente, a captura da identidade e a autenticação baseada em conhecimento são preparatórios. O ato do tabelião de testemunhar e selar o documento é a própria autenticação. O mecanismo de lacre inviolável usado para vincular o registro eletrônico é o que torna o documento final verificável posteriormente. É importante entender como funciona esse processo de registro de data e hora e selagem antes da sua primeira sessão presencial, em vez de durante ela.
A autenticação notarial online remota não é possível na fronteira do seu estado.
A autenticação notarial remota online (RON) nos EUA só existe onde a legislação de cada estado a autorizou e onde o tabelião confirmou que seu próprio registro está ativo. Não existe nenhuma lei federal sobre RON que anule esse requisito. Uma nomeação de um estado que a autoriza não confere autoridade remota a um estado que não adotou a mesma estrutura, e um tabelião nunca deve presumir a transferência de autoridade simplesmente porque um cliente está fisicamente presente em outro lugar.
Fora dos EUA, as regras divergem bastante. Na União Europeia, o ato notarial em si geralmente permanece ancorado no cartório. A Diretiva (UE) 2019/1151 permite o atendimento remoto para a constituição de empresas e o registro de filiais, mas atos substantivos como a transmissão de propriedade ou a sucessão ainda exigem a presença física do tabelião quando a identidade, a capacidade ou a intenção estiverem em questão. Na Inglaterra e no País de Gales, os tabeliães operam sob as regras do Faculty Office, que consideram o ato notarial como ocorrendo onde o tabelião estiver fisicamente presente, e não onde o cliente estiver. O comparecimento remoto só é permitido após uma avaliação de risco documentada, de acordo com o Código de Prática atualizado do Faculty Office. Em Hong Kong e nos Emirados Árabes Unidos, o trabalho remoto geralmente se limita às etapas de atendimento presencial, e não ao ato notarial em si, e os tabeliães que atuam nessas jurisdições devem confirmar as diretrizes locais vigentes antes de presumir que qualquer etapa remota seja permitida.
Nada disso é uma questão de conveniência. Um tabelião que realiza um ato remoto fora da jurisdição legal de seu estado, ou que presume que uma estrutura remota dos EUA se aplica no exterior, realizou um ato sem validade legal, independentemente de quão cuidadosamente a sessão em si tenha sido conduzida.
O que confirmar antes da sua primeira sessão
Antes de aceitar sua primeira assinatura remota
- Seu estado possui uma lei permanente sobre RON (Remote Online Computer - Computador Remoto Online) e sua comissão individual demonstra ter autorização remota ativa registrada junto à Secretaria de Estado ou ao cartório notarial.
- O processo de cadastro de clientes coleta documentos, identificação e os resultados da verificação prévia de identidade antes de você iniciar a sessão.
- O formato de registro do seu diário captura todos os dados exigidos pela legislação do seu estado, e seu sistema de armazenamento pode guardá-los durante todo o período legal.
- Você sabe exatamente o que acontece, em termos de procedimento, no momento em que uma verificação de autenticação baseada em conhecimento falha duas vezes.
Para os notários que estão planejando toda a estrutura técnica envolvida nessa sequência, o guia de configuração de autenticação notarial online remota explica como um escritório reúne os documentos de entrada, registro e autenticação dos quais esse fluxo de trabalho depende.
Perguntas frequentes
A comissão notarial padrão abrange a autenticação notarial online remota?
Não. Uma comissão padrão não inclui automaticamente autoridade remota. Em todos os estados que permitem a autenticação notarial online remota, o tabelião deve se registrar separadamente e, frequentemente, enviar amostras de selos eletrônicos e detalhes de certificados digitais ao órgão emissor antes de realizar qualquer ato remoto.
O que o cliente deve concluir antes do início da sessão remota?
O cliente deve fazer o upload do documento a ser autenticado, preencher um formulário de cadastro, fotografar ou digitalizar um documento de identidade emitido pelo governo para análise automatizada de credenciais, passar pela autenticação baseada em conhecimento e agendar um horário. Essas etapas devem ser concluídas antes do início da sessão audiovisual.
Por quanto tempo o tabelião deve guardar o livro eletrônico e a gravação audiovisual?
Os prazos de retenção são definidos por lei e variam de estado para estado. O Texas exige um prazo mínimo de retenção de 5 anos, conforme o Código de Governo do Texas, Seção 406.108. Flórida, Colorado e Pensilvânia estabelecem um prazo mínimo de 10 anos. O tabelião deve verificar a norma de retenção vigente no local onde o ato foi realizado.
O que acontece se um usuário falhar na autenticação baseada em conhecimento duas vezes?
O tabelião deve encerrar a sessão, recusar-se a autenticar o documento e registrar a recusa no livro de registro. De acordo com o Título 1 do Código Administrativo do Texas, Seção 87.70, e normas similares, o signatário que falhar na segunda tentativa fica proibido de tentar novamente com o mesmo tabelião por pelo menos 24 horas. O bloqueio é processual e o tabelião não tem discricionariedade para anulá-lo.
O cliente pode assinar ou autenticar o documento antecipadamente, antes da chamada ao vivo?
Não. O cliente não pode preencher previamente a assinatura, o juramento ou o selo. Essas etapas só ocorrem ao vivo, com o tabelião presente na chamada. O tabelião administra qualquer juramento necessário, observa o signatário executar o documento em tempo real e aplica o selo eletrônico e o certificado digital.
