A tecnologia de assinatura eletrônica e selagem de documentos notariais deve produzir uma assinatura que atenda à definição legal utilizada em sua jurisdição e selar o documento resultante de forma que qualquer alteração posterior seja detectável. Se qualquer uma dessas etapas falhar, a responsabilidade será sua, não do fornecedor. Este é um modelo para testar uma plataforma em relação às suas obrigações antes de você confiar seu selo a ela.
O que torna uma assinatura eletrônica qualificada para uso notarial?
Uma assinatura eletrônica qualificada é legalmente distinta de uma simples assinatura digital, e essa distinção é o que torna sua autenticação válida. Na UE, o Regulamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS) define uma Assinatura Eletrônica Qualificada (AEQ) como uma assinatura eletrônica avançada criada por um dispositivo qualificado de criação de assinaturas e respaldada por um certificado qualificado emitido por um prestador de serviços de confiança supervisionado. O artigo 25.º, n.º 2, confere apenas a essa categoria equivalência jurídica incondicional a uma assinatura manuscrita em todos os Estados-Membros.
O Conselho dos Notariados da União Europeia, representando 22 câmaras nacionais, foi explícito ao afirmar que esse padrão não pode ser rebaixado: "Sempre que uma assinatura manuscrita for exigida por lei, ela só poderá ser substituída por uma assinatura eletrônica qualificada. O padrão da UE não deve ficar aquém desse princípio, permitindo também assinaturas eletrônicas avançadas para transações jurídicas eletrônicas transfronteiriças." Uma assinatura eletrônica básica não possui vínculo de identidade verificada nem um dispositivo de assinatura dedicado, e é exatamente por isso que ela não se aplica a atos notariais. As normas estaduais dos EUA chegam ao mesmo resultado por um caminho diferente: o Texas e a Flórida exigem que o tabelião assine com um certificado digital PKI assimétrico em conformidade com o padrão X.509, e não com um produto genérico de assinatura eletrônica. A Secretaria de Estado da Califórnia publica regulamentações sobre assinaturas digitais de acordo com os padrões tecnológicos do estado, e a Seção 165 do Código de Governo define a estrutura para seu uso no governo estadual.
Como o lacre inviolável de documentos protege o registro notarial
A lacre inviolável vincula o documento assinado ao seu selo usando um hash criptográfico gerado no momento da assinatura. Qualquer edição posterior quebra essa vinculação e fica visível na inspeção. O Departamento de Estado da Flórida define o requisito claramente: "Tecnologia inviolável significa tecnologia que permite que uma pessoa que inspeciona um registro determine se houve qualquer adulteração na integridade de um certificado de ato notarial eletrônico logicamente associado a um registro ou com a vinculação ou associação do ato notarial a esse documento eletrônico."
Na prática, isso significa que a plataforma cria uma impressão digital no documento antes da sua assinatura ser aplicada. Em seguida, ela sela essa impressão digital juntamente com seu certificado e um carimbo de data/hora confiável, e verifica novamente a impressão digital a cada abertura subsequente. Se um único caractere for alterado após a execução, o selo falha na verificação. Você não precisa saber qual método de hash um fornecedor usa para testar isso. Peça a ele para mostrar o que acontece com o resultado da verificação quando um PDF assinado é editado e reaberto. Nosso artigo sobre como a criptografia com carimbo de data/hora protege selos digitais de cartório e assinaturas eletrônicas aborda os mecanismos com mais detalhes.
As principais competências tecnológicas exigidas para um escritório de serviços notariais são as seguintes:
Um sistema de qualidade profissional deve acompanhar um processo desde o primeiro contato até o prontuário finalizado e lacrado, sem que você precise reinserir nenhuma informação já fornecida pelo cliente. Isso significa que os seguintes elementos devem funcionar em conjunto, e não como ferramentas separadas que você utiliza individualmente.
- Formulário de cadastro do cliente: Um formulário que registra o tipo de documento, as partes envolvidas e a jurisdição antes da nomeação.
- Pré-verificação de identidade: A captura de credenciais e a triagem preliminar de identidade são concluídas pelo cliente com antecedência, permitindo que você apenas confirme as informações em vez de começar do zero.
- Agendamento online que bloqueia sua agenda e confirma o compromisso sem necessidade de ligação telefônica.
- Cobrança de pagamento: Um pagamento com cartão realizado na página de reserva é creditado diretamente em sua conta, e não em um sistema centralizado ou de terceiros.
- Assinatura eletrônica: Um processo de assinatura que atende ao padrão qualificado ou avançado que sua jurisdição exige para o ato em questão.
- Lacração: O lacre inviolável descrito acima é aplicado no momento da assinatura.
- Gestão de periódicos eletrônicos: Um registro do ato que atende às normas de retenção da sua jurisdição e pode ser apresentado sob demanda.
Se gerenciado corretamente, isso faz toda a diferença entre ter que pedir a um cliente um documento de identidade digitalizado três vezes e abrir um arquivo que já está completo. Nossos guias sobre como automatizar o cadastro de clientes com verificação prévia de identidade, agendamento e pagamentos , e sobre como receber pagamentos com segurança sem expor os dados da transação, abordam cada um desses aspectos com mais detalhes.
Adequação da tecnologia às regras jurisdicionais
Não existe um conjunto único de regras que regule o trabalho notarial remoto em todos os lugares. Uma plataforma que esteja em conformidade em um local pode colocá-lo fora de sua jurisdição em outro. Os limites abaixo são os que devem ser verificados antes de configurar qualquer sistema. Nenhum deles deve ser interpretado como uma declaração do que sua legislação específica permite, mas sim como uma definição geral dos limites.
| Estados Unidos | A autenticação notarial online remota só é permitida onde o Estado a autoriza e somente após o notário confirmar sua própria autorização pessoal para realizá-la naquele local. |
|---|---|
| União Europeia | O ato autêntico permanece dentro do cartório. Os clientes podem concluir o cadastro, a verificação de identidade e a preparação da assinatura remotamente, mas o ato em si não é lavrado à distância. |
| Reino Unido | Os atos notariais realizados eletronicamente estão sujeitos às normas do Escritório da Faculdade para notários na Inglaterra e no País de Gales, que regem a forma como a identidade, a capacidade e a intenção são verificadas. |
| Hong Kong | A tecnologia se limita ao atendimento presencial, transmissão de documentos e verificação inicial de identidade. A formalização exige a presença física do tabelião. |
| Emirados Árabes Unidos | Os portais digitais de acesso público podem receber rascunhos e documentos comprobatórios para pré-análise, mas a autenticação formal ocorre dentro do sistema judicial supervisionado pelo Estado. |
Antes de utilizar qualquer uma dessas informações para um assunto em andamento, verifique a situação atual junto ao órgão regulador competente. Ainiciativa de autenticação eletrônica remota da Associação Nacional de Secretários de Estado monitora quais estados americanos atualmente autorizam essa prática. Para requisitos específicos de execução, a Secretaria de Estado do Texas disponibiliza informações online sobre arquivamento eletrônico e autenticação notarial. Nosso guia de conformidade para autenticação notarial online em diferentes jurisdições explica como confirmar sua situação em cada estado.
Medidas de segurança que preservam a integridade dos registros
Os registros devem ser criptografados em repouso. Isso é um requisito mínimo, não um diferencial entre fornecedores. Além da criptografia, procure por controles de acesso que restrinjam quem, dentro da plataforma, pode visualizar ou exportar seu periódico eletrônico, e por um registro de auditoria que registre todas as ações realizadas em um arquivo, não apenas o evento de assinatura.
Os períodos de retenção variam bastante de estado para estado, e sua plataforma precisa armazenar os registros por pelo menos esse período, sem que você precise gerenciar os backups. Nova York exige que os cartórios mantenham o registro eletrônico e a gravação audiovisual de atos remotos por um mínimo de 10 anos. A Flórida estabelece o mesmo prazo mínimo de 10 anos. O Código de Governo do Texas, Seção 406.108, define um mínimo de 5 anos para registros em diário e gravações de conferências. O padrão mais recente da Califórnia, em vigor sob a Seção 8231.18 do Código de Governo desde 1º de janeiro de 2025, adiciona requisitos específicos de segurança e tecnologia, além do período de retenção. Nosso artigo sobre como manter a integridade do diário eletrônico com recursos à prova de adulteração aborda o que verificar quando uma plataforma armazena esses dados em seu nome.
Avaliando uma plataforma em relação às suas obrigações de conformidade.
Avalie um sistema com base na linguagem do seu órgão regulador, não no texto de marketing do fornecedor. Consulte a norma publicada pelo seu órgão estadual de registro, cartório ou faculdade e verifique a plataforma linha por linha, em vez de confiar em um selo de conformidade em uma página de vendas.
Perguntas a fazer a qualquer sistema antes de assinar o arquivo de um cliente.
- O certificado de assinatura atende ao padrão específico exigido pelo seu órgão regulador? A plataforma consegue exibir os detalhes do certificado, e não apenas um PDF assinado?
- Suas credenciais de acesso estão sob seu controle exclusivo, sem compartilhamento ou delegação de acesso para funcionários, empregadores ou para a própria plataforma?
- O período de retenção do diário corresponde ou excede o mínimo exigido pela sua jurisdição? E é possível exportar o registro completo mediante solicitação?
- O registro de auditoria captura os resultados da verificação de identidade, os metadados da sessão e um carimbo de data/hora vinculado ao arquivo assinado, e não apenas o carimbo de data/hora da assinatura?
- Em que etapa desse fluxo de trabalho ocorre o ato notarial em si, e isso corresponde ao que sua jurisdição permite que você faça remotamente?
Se um fornecedor não puder responder à segunda e à quinta perguntas de forma específica e verificável, isso é motivo para continuar procurando, e não um detalhe para aceitar sem questionar.
Transição da entrada manual para uma revisão com um único botão.
A vantagem de fazer isso corretamente é que o cliente finaliza a documentação antes mesmo de você abrir o arquivo. O cadastro, a verificação prévia de identidade, o agendamento e o pagamento acontecem no tempo do cliente. Quando você se senta para conversar, já está confirmando a identidade e a intenção, não digitando detalhes de uma ligação telefônica ou correndo atrás de um documento perdido por e-mail. Nossa visão geral de como funciona o processo de configuração de autenticação remota, do cadastro à assinatura, detalha essa sequência de ponta a ponta.
Essa mudança não altera o que o ato notarial exige de você. Ela altera a quantidade de trabalho manual que você realiza no âmbito administrativo. Uma página que explica detalhadamente como a assinatura eletrônica e o selo inviolável se apresentam no conjunto de ferramentas de um tabelião está disponível aqui: assinatura eletrônica e selo de documentos para tabeliães, autenticação digital em conformidade explicada .
Perguntas frequentes
O que é uma assinatura eletrônica qualificada para notários?
Na UE, uma assinatura eletrónica qualificada é uma assinatura eletrónica avançada criada por um dispositivo de criação de assinaturas qualificado e respaldada por um certificado qualificado emitido por um prestador de serviços de confiança supervisionado. Possui equivalência legal incondicional a uma assinatura manuscrita em todos os Estados-Membros, nos termos do artigo 25.º, n.º 2, do eIDAS. Nos EUA, estados como o Texas e a Flórida exigem um certificado digital PKI assimétrico em conformidade com a norma X.509 para autenticação notarial online remota.
Como funciona o lacre inviolável de documentos?
A lacre inviolável utiliza um hash criptográfico gerado no momento da assinatura para vincular o documento ao seu selo. A plataforma cria uma impressão digital no documento antes da assinatura, sela essa impressão digital com seu certificado e um carimbo de data/hora confiável e verifica novamente a cada abertura subsequente. Se qualquer caractere for alterado após a execução, o selo falha na verificação.
Quais são os requisitos para autenticação notarial online remota nos EUA?
Nos Estados Unidos, a autenticação notarial online remota só é permitida onde o estado específico a autorizou e somente após o tabelião confirmar sua própria autorização para realizar o ato. Os requisitos normalmente incluem verificação de identidade, gravação audiovisual, lacre inviolável e períodos específicos de retenção do registro, como 10 anos na Flórida e em Nova York ou 5 anos no Texas.
Por quanto tempo um tabelião deve manter os registros eletrônicos do diário?
Os prazos de retenção variam conforme a jurisdição. Nova York e Flórida exigem um mínimo de 10 anos para o registro eletrônico e a gravação audiovisual de atos remotos. O Texas estabelece um mínimo de 5 anos, conforme o Código de Governo § 406.108. A Califórnia adicionou requisitos específicos de tecnologia e segurança, em vigor desde 1º de janeiro de 2025.
