Het opzetten van een cliëntenportaal voor online notarisdiensten op afstand betekent dat alle voorbereidende taken bij de ondertekenaar liggen voordat u inlogt. De cliënt uploadt documenten, voltooit de identiteitsverificatie, boekt de sessie, betaalt en zet via uw portaal zijn elektronische handtekening. U opent een compleet dossier, controleert de identiteitsbewijzen, voert de live audio-videosessie uit en plaatst uw zegel. Het portaal verzorgt de voorbereiding; u verricht de notariële handeling.
Voordat u iets configureert, moet u bevestigen dat u bevoegd bent om online notariële diensten op afstand te verlenen. In de VS is online notariële dienstverlening op afstand alleen toegestaan waar de staat dit toestaat en waar de notaris de eigen bevoegdheid bij de relevante toezichthouder heeft bevestigd. Uw reguliere benoeming is een vereiste, maar is op zichzelf niet voldoende.
Uw benoeming en bevoegdheid bevestigen voordat u iets opzet
De eerste stap is bij de Secretary of State van uw staat, of een gelijkwaardige toezichthouder, verifiëren dat u een actieve benoeming en specifieke bevoegdheid hebt om online notariële handelingen op afstand te verrichten. U kunt dit niet overslaan. Een standaardbenoeming als notary public verleent niet automatisch de bevoegdheid voor online notariële dienstverlening op afstand. U moet een afzonderlijke aanvraag of registratie indienen en de vereisten verschillen per rechtsgebied.
Op grond van Texas Government Code Chapter 406 Subchapter C moet een aanvrager een actieve benoeming hebben, een onlineaanvraag invullen en vóór het verrichten van handelingen een elektronisch zegel en digitaal certificaat verkrijgen. Florida vereist dat notarissen een door de staat goedgekeurde opleiding van twee uur volgen, een borgstelling en verzekering tegen fouten en nalatigheden afsluiten en hun technologieaanbieders registreren bij het Department of State. In New York moeten notarissen op grond van 19 NYCRR Part 182 zich via het licentieportaal van de staat registreren als Electronic Notary en vóór het uitvoeren van transacties op afstand een elektronisch specimen van hun handtekening en officieel zegel indienen bij het Department of State.
Rechtsgebiedgrenzen buiten de VS
In de EU blijft de notariële handeling op het kantoor van de notaris en is wat een cliënt op afstand kan voorbereiden beperkt tot intake, identiteit en ondertekening. Het VK is onderworpen aan beroepsregels. Hongkong en de VAE vereisen aanwezigheid aan de balie, en portalen op afstand zijn beperkt tot administratieve intake of officiële platforms onder toezicht van de rechtbank.
Waarom een portaal met uw merk de rol van de notaris verandert van administratief medewerker naar ambtenaar
Door de intake van e-mail naar een portaal onder uw eigen domein te verplaatsen, verschuift de voorbereidingslast naar de cliënt. U hoeft niet meer achter documenten aan te gaan, gegevens opnieuw in te voeren en identiteitsbewijzen handmatig te controleren. In plaats daarvan opent u een compleet dossier en beoordeelt u dit. Uw tijd gaat naar de daadwerkelijke notariële handeling en het oordeel dat daarvoor nodig is.
Een notarisportaal met uw merk betekent ook dat de cliëntervaring zich op uw domein afspeelt, niet op een landingspagina van een derde partij. De ondertekenaar heeft voortdurend contact met uw praktijk. U bepaalt welke velden de cliënt invult, welke documenten deze uploadt en aan welke voorwaarden moet zijn voldaan voordat een sessie kan worden geboekt. Deze controle maakt de rest van de workflow mogelijk. Het automatiseren van cliëntenintake op uw eigen portaal zorgt ervoor dat niets onvolledigs in uw agenda terechtkomt.
Cliëntenintake en voorafgaande identiteitscontroles buiten de sessie instellen
Het portaal moet zo worden geconfigureerd dat de cliënt documenten uploadt, biografische gegevens invoert en de verzameling van identiteitsbewijzen voltooit vóór de afspraak. Hier wordt het onderscheid tussen cliënttaken en notaristaken cruciaal. De cliënt moet vóór de sessie het volgende doen: documenten uploaden, de voorafgaande identiteitscontrole voltooien, boeken, betalen en ondertekenen. Wat alleen de notaris tijdens de live sessie mag doen, is identiteitsbewijzen verifiëren, getuige zijn en handtekening en zegel aanbrengen.
Identiteitsverificatie voor online notariële dienstverlening op afstand berust op een proces in twee stappen dat vóór de live sessie moet plaatsvinden. De eerste stap is geautomatiseerde documentanalyse, die de authenticiteit, geldigheid en machineleesbare gegevens van een niet-verlopen identiteitsbewijs met foto van de overheid bevestigt. De tweede stap is dynamische authenticatie op basis van kennis, of KBA.
Op grond van Maryland Code State Government Section 18-223 en vergelijkbare wetten in Florida en Texas vereist dynamische KBA een quiz van minstens 5 vragen uit eigen en openbare databases, met minstens 5 meerkeuzeantwoorden per vraag. De ondertekenaar moet minstens 80 procent scoren om te slagen en de volledige quiz moet binnen een strikt tijdsvenster van 2 minuten worden voltooid. Het is u als notaris wettelijk verboden de quizvragen of antwoorden te zien.
Wat gebeurt er wanneer de identiteitscontrole van een cliënt mislukt
Als een ondertekenaar niet slaagt voor de eerste KBA-quiz, leggen wettelijke regels strikte beperkingen op aan nieuwe pogingen. Op grond van Ohio Administrative Code Rule 111:6-1-05 en vergelijkbare bepalingen in Texas en Maryland mag de ondertekenaar binnen 24 uur een tweede quiz proberen. Bij deze herkansing moet minstens 40 tot 60 procent van de vragen worden vervangen door nieuwe. Als de ondertekenaar niet slaagt voor de tweede poging, moet het portaal de toegang blokkeren en een nieuwe authenticatie bij dezelfde notaris gedurende minstens 24 uur verbieden.
Deze blokkering gebeurt automatisch. Het portaal handelt dit af zonder dat u handmatig hoeft in te grijpen. De cliënt ontvangt een melding waarin de mislukking en de wachttijd worden uitgelegd, en uw agenda blijft vrij totdat de ondertekenaar het opnieuw kan proberen. Dit voorkomt dat u in identiteitsgeschillen wordt betrokken en houdt de mislukking buiten uw dossier. Inzicht in deze methoden voor digitale identiteitsverificatie voordat u het portaal configureert, zorgt ervoor dat uw intakeworkflow vanaf dag één aan de wettelijke vereisten voldoet.
De identiteitsbewijzen die tijdens dit proces worden verzameld, waaronder de resultaten van de documentanalyse en het bewijs van slagen voor KBA, worden onderdeel van het sessiedossier. Het portaal slaat deze bewijzen op en koppelt ze aan het dossier van de cliënt, zodat u ze tijdens de live sessie kunt beoordelen en ernaar kunt verwijzen in uw journaalregistratie. U kunt aan de slag met een portaal dat deze voorafgaande controles automatisch uitvoert, zodat mislukte identiteitsverificatie nooit op uw bureau belandt.
Conform boeken automatiseren zonder handmatig heen-en-weercontact
De planning moet in het portaal zijn geïntegreerd, zodat de cliënt pas een beschikbaar tijdslot kiest nadat intake en voorafgaande identiteitscontroles zijn voltooid. Het portaal mag uw agenda niet tonen aan een cliënt die het uploaden van documenten en de identiteitsverificatie niet heeft voltooid. Deze volgorde voorkomt dat onvolledige dossiers op uw agenda terechtkomen.
Wanneer de cliënt de boekingspagina bereikt, heeft het portaal de documenten, biografische gegevens en identiteitsbewijzen al vastgelegd. De boeking bevat alle noodzakelijke context voor uw agenda: het documenttype, de naam van de ondertekenaar, het aangevraagde type notariële handeling en de status van de identiteitsverificatie. U ziet deze context wanneer u het dossier opent, niet pas nadat de sessie is begonnen. Een op maat gemaakt boekingsportaal zorgt ervoor dat elk tijdslot in uw agenda deze context bevat.
Betaling veilig innen voordat de afspraak begint
Het verwerken van kaartbetalingen moet rechtstreeks in de boekingspagina zijn ingebed, zodat de betaling vóór de sessie is veiliggesteld. De cliënt betaalt bij het boeken, niet na de afspraak. Dit elimineert facturering na de afspraak en de bijbehorende incassoproblemen. Het transactieoverzicht wordt automatisch gekoppeld aan het dossier van de cliënt, zodat betaling, identiteitsbewijs en document op één plaats staan wanneer u het opent.
De betalingsverwerker handelt de transactie veilig af. Uw taak is te bevestigen dat de betaling is verwerkt voordat de sessie begint. Het portaal moet de betalingsstatus naast de status van de identiteitsverificatie en het uploaden van documenten weergeven, zodat u in één oogopslag kunt zien dat alles in orde is. Als u wilt begrijpen hoe betalingsverwerking past binnen bredere naleving, behandelt vertrouwelijkheid en naleving bij betalingsverwerking de verplichtingen die op uw praktijk van toepassing zijn.
Het vastleggen van e-handtekeningen en fraudebestendige verzegeling inbedden
Het portaal stelt de cliënt in staat vooraf een handtekening op het document te zetten, terwijl uw handtekening en digitale zegel strikt voor de live sessie worden gereserveerd. De handtekening van de cliënt wordt op het document klaargezet, maar de notariële handeling zelf, uw handtekening en zegel, kan niet asynchroon plaatsvinden. Staatswetten verbieden ondertekenaars strikt om zelfstandig notariële handelingen te verrichten.
Op grond van de RON-wetten van Texas, Florida en New York moet u een live, realtime, gelijktijdige audio-videoconferentie in twee richtingen houden. Tijdens deze sessie moet u de ondertekenaar visueel vergelijken met de afbeelding op diens overheidsdocument, de geestelijke bekwaamheid en afwezigheid van dwang beoordelen, mondeling een eed of bevestiging afnemen of een formele erkenning vastleggen, de uitvoering of bevestiging van de handtekening observeren en rechtstreeks het officiële elektronische zegel en de digitale handtekening aanbrengen. Het portaal automatiseert de notariële handeling niet. U ondertekent en verzegelt het document zelf tijdens de live sessie.
Het elektronische zegel en de handtekening moeten worden beveiligd met een standaard cryptografische hash met behulp van een asymmetrisch cryptografisch systeem met een digitaal certificaat. De toegepaste technologie maakt het document fraudebestendig, zodat elke wijziging in het dossier nadat uw digitale certificaat is aangebracht, gemakkelijk detecteerbaar is en de cryptografische handtekening ongeldig maakt. Als iemand het document wijzigt nadat u het hebt verzegeld, is de manipulatie onmiddellijk zichtbaar. Voor een diepere blik op de werking van deze technologie behandelt het beoordelen van technologie voor e-handtekeningen en verzegeling de nalevingsvereisten.
E-journalen en sessiedossiers digitaal beheren
Het portaal genereert automatisch de journaalregistratie op basis van de verzamelde gegevens. Wat de cliënt tijdens de intake heeft ingevoerd, de identiteitsbewijzen uit documentanalyse en KBA, de documentgegevens, het betalingsbewijs en het tijdstempel van de sessie vullen allemaal de journaalregistratie in zonder dat u iets opnieuw hoeft in te voeren. U controleert de registratie op juistheid en vergrendelt deze na de sessie.
Het dossier met identiteitsbewijzen omvat de resultaten van de geautomatiseerde documentanalyse en het bewijs van slagen voor KBA. Deze worden opgeslagen als onderdeel van de elektronische journaalregistratie en gekoppeld aan de audio-video-opname van de sessie. De journaalregistratie moet worden bewaard gedurende de periode die door de regelgeving van uw staat wordt voorgeschreven.
Bewaartermijnen verschillen aanzienlijk per rechtsgebied. Texas en Virginia vereisen minimaal 5 jaar. Florida en New York vereisen minimaal 10 jaar. Volgens het Handbook for Virginia Notaries Public schrijft Virginia voor dat het elektronische dossier minstens 5 jaar wordt bewaard. De wet van Florida is expliciet:
Het elektronische journaal dat krachtens subsectie (1) is vereist en de opnamen van audio-videocommunicatie die krachtens subsectie (2) zijn vereist, moeten ten minste 10 jaar na de datum van de notariële handeling worden bewaard.
Florida Legislature
De regelgeving van New York voegt een controlevereiste toe. Volgens het New York Department of State moet de controle over beveiligingsaspecten zoals wachtwoorden, tokenapparaten, biometrie, pincodes, zinnen en software op beveiligde hardware uitsluitend bij de notary public blijven. Dit betekent dat uw digitale zegel, uw inloggegevens en uw toegang tot het journaal onder uw controle moeten blijven. Het portaal kan het journaal opslaan, maar u bent verantwoordelijk voor de beveiliging van uw zegel en handtekening.
Na de sessie controleert u de journaalregistratie op volledigheid, bevestigt u dat de identiteitsbewijzen, het document, de betaling en de opname allemaal zijn bijgevoegd, en vergrendelt u de registratie. Na vergrendeling wordt de registratie fraudebestendig. Best practices voor het beheren van e-journalen kunnen u helpen bewaartermijnen en vergrendelingsregels te configureren die overeenkomen met de vereisten van uw staat. U kunt abonnementen vergelijken om een portaal te vinden dat de bewaartermijn van uw rechtsgebied ondersteunt.
Het complete dossier openen: uw laatste controle en handeling
Hier betaalt de opzet zich uit. U logt in en het dossier is al compleet. Intake, identiteitsverificatie, boeking, betaling en de handtekening van de cliënt zijn allemaal aanwezig. U hoeft nergens achteraan. U beoordeelt het pakket, bevestigt de identiteitsbewijzen en start de live sessie.
- Open het dossier en beoordeel het pakketBevestig dat het document is geüpload, de handtekening van de cliënt klaarstaat, de identiteitsverificatie is geslaagd en de betaling is verwerkt.
- Verifieer de identiteitsbewijzenControleer de resultaten van de documentanalyse en het bewijs van slagen voor KBA dat in het dossier is opgeslagen.
- Start de live audio-videosessieVergelijk de ondertekenaar visueel met diens overheidsdocument, beoordeel de bekwaamheid en afwezigheid van dwang, en neem de eed af of leg de erkenning vast.
- Breng uw handtekening en digitale zegel aanBreng het officiële elektronische zegel en de digitale handtekening aan tijdens de live sessie. Het document wordt op dit moment fraudebestendig.
- Controleer en vergrendel de journaalregistratieBevestig dat de registratie compleet is met alle vereiste gegevens en opnamen, en vergrendel deze vervolgens voor de bewaartermijn die uw staat voorschrijft.
Het portaal heeft alles tot en met stap één afgehandeld. Stap twee tot en met vijf zijn aan u. Dat is het belangrijke onderscheid: de cliënt bereidt het dossier voor en u verricht de handeling. begin gratis met een portaal dat rond deze taakverdeling is gebouwd, en uw eerste sessie op afstand komt compleet en klaar voor beoordeling binnen. Om te begrijpen hoe het opzetten van een cliëntenportaal voor online notarisdiensten op afstand van toepassing is op uw specifieke staat en praktijk, houdt de National Association of Secretaries of State de autorisatiestatus van elke staat bij, en publiceert de Colorado Secretary of State de vereisten voor haar programma voor online notariële dienstverlening op afstand.
Uw volgende sessie op afstand komt compleet binnen
Wanneer uw portaal intake, identiteitsverificatie, boeking, betaling en handtekeningen van cliënten afhandelt voordat u inlogt, opent u een compleet dossier en besteedt u uw tijd aan de notariële handeling zelf. Bekijk prijzen om het abonnement te vinden dat past bij uw praktijk en rechtsgebied.
